淺析檔案信息資源開發(fā)以及利用存在的問題及對策

摘 要：這幾年社會上對于檔案信息資源的開發(fā)應用有了很大的關注，并且在內容、結構以及模式上都所改變，比如根據(jù)時代的發(fā)展將信用檔案、民生信息以及文化遺產(chǎn)的管理信息都納入了檔案信息的管理范圍，但是在很多方面仍然有許多不合理需要改進的地方。本文將首先分析當下存在的信息資源開發(fā)的問題，然后進一步從多個方面提出對策，以完善檔案信息資源開發(fā)的實際管理工作。

關鍵詞：檔案信息；資源開發(fā)利用；解決對策

檔案信息資源的開發(fā)是檔案管理部門的工作目標以及重要內容，隨著社會信息技術的不斷進步，信息管理方面要不斷發(fā)掘不同的管理手段，以開發(fā)應用豐富的信息資源。在五花八門的社會信息中，檔案對這些信息進行分門歸類，能使真實完整的信息展現(xiàn)在大眾面前。所以新中國成立之后，尤其是在進入網(wǎng)絡時代以來，人們更加重視了檔案事業(yè)的建設，使檔案信息資源發(fā)展更加迅速，但是在不斷發(fā)展的進程中還存在著許多問題，所以需要檔案管理者進行不斷地反復探索，尋找更好的檔案資源管理辦法，完善檔案信息資源的開發(fā)利用結構。

1 檔案信息資源開發(fā)以及利用存在的制度問題

（一）檔案單位信息管理不全面、結構設置不合理

在我國因為一些歷史發(fā)展的原因，我國政府在檔案管理中針對的記錄收集對象往往存在于機關事業(yè)單位，并且收藏的檔案大多以文書的形式，以及一部分的財務信息檔案、知名人士信息檔案、科技發(fā)展檔案和聲音檔案記錄，然而反映社會歷史原貌的實物檔案留存較少，所以這樣的檔案收藏結構不夠全面，不能完全展現(xiàn)出檔案記錄的意義，無法體現(xiàn)出社會在檔案管理上的進步。另外，近幾年隨著國家法制建設的不斷完善，政府越來越重視對檔案的管理，頒布了《檔案法》并實施，盡管改善了檔案工作的外部條件，但是很多地方檔案管理部門的經(jīng)費不足，造成一部分應該進行資源利用的檔案沒有進行統(tǒng)一的管理，使檔案館里的檔案結構不合理，數(shù)量也不夠，不能更好地對信息資源進行利用。

（二）原始實物檔案資料保存較少

實物檔案的管理不僅能夠放大檔案管理部門的工作職能，同時還可以提升檔案工作的質量，但是實物檔案的管理有一定的難度，在于實物檔案容易和文物交叉重復，造成檔案工作中的失誤，所以在實際檔案整理的過程中對原始實物檔案的保存較少。實物檔案與文物的混淆沖突，使得文物管理部門和檔案管理部門的工作交叉，直接增加了工作難度，使得工作質量不高。同時實物檔案比較分散，在收集上也比較困難，使得對實物檔案的掌控性較差，檔案管理工作者在對實物檔案進行收集的工作會出現(xiàn)大量的疏漏，所以導致現(xiàn)階段原始的實物檔案保存較少。

（三）檔案管理缺乏社會法律制度的保障

雖然我國近幾年制定并頒布了《檔案法》等在檔案保密方面的規(guī)范性政策，關于進行檔案管理工作的一些法規(guī)和制度，使檔案工作有法可依。隨著社會的不斷進步發(fā)展，對于檔案工作保證的法律支持也越來越多，但是這些法律政策沒有形成一個統(tǒng)一完整的法律保證體系，不利于檔案工作進程的完整性。

（四）在檔案管理中對現(xiàn)代信息技術的利用不到位

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，社會大眾在信息獲取的方式上發(fā)生了很大的改變。在檔案管理上也改變了原有的紙質信息記錄方式，在迅速發(fā)展的信息科技時代，信息技術為檔案整理收集提供了新的儲存方式、傳播途徑以及信息歸類方式，致使檔案需要歸集的信息快速的增多。尤其是在不同的媒介載體中，各種信息載體的形式大量的增多，給檔案管理部門的信息資源分類利用帶來了許多不便之處。相對應的檔案部門在對信息資源進行管理工作中沒有進行模式上的改革，就產(chǎn)生了許多落后性的問題。

（五）檔案管理人員的基本技能偏低

檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，在對于檔案工作者的要求上也比較高。在學科分類上還專門設有檔案學這里課程，可見檔案管理對專業(yè)素質的要求較高。但是由于社會上檔案管理人才的缺失，在人才選拔上往往退而求其次，使得檔案管理人員自身專業(yè)素質跟不上社會發(fā)展的速度。并且一些資質較弱的檔案管理人員的思想沒有進行創(chuàng)新，觀念陳舊，導致在進行檔案分類整理上，容易出現(xiàn)混亂，更加劇了檔案信息資源利用的工作難度。

2 檔案信息資源開發(fā)及利用的制度變革對策

（一）完善檔案部門的結構

要使檔案信息資源的使用者能夠更好的利用，提高檔案部門的信息資源開發(fā)利用的前提條件。所以檔案管理部門要想辦法提高檔案的涉及范圍以及信息質量，使檔案信息使用者能夠通過優(yōu)化的信息資源得到社會所反映的問題。在政府事業(yè)機關要改變傳統(tǒng)的分散管理檔案的制度，專門設立綜合檔案辦公室，方便統(tǒng)一管理本部門的所有檔案信息，也可以設立專業(yè)的部門信息中心，實現(xiàn)了檔案信息、書籍和情報機密的統(tǒng)一管理。在檔案補充的制度上也要進行變革，要不斷地開展信息資源收集的工作，使分散在社會大眾手上的歷史重要珍貴資料能夠得到統(tǒng)一的管理，以增加檔案館的信息資料的數(shù)量，擴大了收藏的信息所覆蓋的歷史時間跨度。

（二）加強實物檔案管理的規(guī)章制度

一套系統(tǒng)完善的規(guī)章制度有利于管理工作更好的開展，對于原始實物檔案的管理中也是如此，當下對于實物檔案的收集、管理以及利用等制度保障結構還不夠完整。所以要求當下盡快完善相關的規(guī)章制度，檔案管理相關部門要協(xié)同權威的專業(yè)人士盡快制定實物檔案管理的規(guī)章制度。各部門根據(jù)下達的文件相應的建立適合自身發(fā)展的監(jiān)督機制，把實物檔案的資源更好的利用起來。

（三）構建健全的法律保障體系

首先，完善與檔案管理相關的法律法規(guī)，增加法律的系統(tǒng)性與可操作性。然后相應的制定能夠與檔案管理配套的有關檔案信息資源開發(fā)應用的相關法律法規(guī)體系。完善檔案法規(guī)的監(jiān)督管理機制，普及檔案管理者的法律知識，保證法律能有效的實施下去。

（四）改變檔案信息資源開發(fā)的服務理念

優(yōu)化開發(fā)利用資源信息需要改變過去的管理理念，根據(jù)社會的發(fā)展需求，樹立全新的觀念。緊隨時代的步伐，檔案管理員應該建立主動服務觀念，建立開放式的管理觀念，積極的融入到社會中，才能更好的開發(fā)利用檔案信息資源。檔案管理人員應該建立相互幫助的理念，實現(xiàn)檔案信息資源的共同應用。為了適應當今社會主義市場經(jīng)濟的現(xiàn)狀，檔案工作者也應建立起市場觀念，優(yōu)化檔案信息資源的開發(fā)應用。

（五）加強對檔案管理者的素質教育

為了使檔案信息資源開發(fā)進行的更加順利，必須使廣大的檔案管理者轉變觀念。首先檔案工作者要樹立起現(xiàn)代的管理理念，建立為社會服務，時刻把握住檔案信息資源開發(fā)的大致方向，尋找檔案工作新的發(fā)展模式。提高團隊意識，使檔案工作者形成群體對工作具有認同感。并且要拓寬檔案人員的知識層面，檔案工作者通過學習不同方面的科學文化知識，對信息資源能夠加以歸納分類總結，學習運用現(xiàn)代化的信息處理工具，使得檔案信息管理工作得到最優(yōu)的效益。

3 結語

總而言之，在檔案工作中關于檔案信息資源的開發(fā)與利用是最主要的工作內容，也是一項宏大的項目，對當今人類的精神文化進行了再次利用，對后世在研究歷史的工作方面有很大的貢獻。所以對于在檔案信息資源開發(fā)上，工作者應該始終堅持認真踏實的工作態(tài)度，虛心學習不斷在實踐中進步，使社會能夠更好的對檔案信息資源進行運用，為社會發(fā)展提供服務。

參考文獻

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[2]馬仁杰，丁乙. 檔案信息服務評價的指標體系構建與應用[J]. 檔案學通訊，2017，01：51-59.

作者簡介

李萌（1978-），女，廣東，鹽田區(qū)機關事務管理局，本科，研究方向：關于行政后勤文書檔案資源提供利用。