事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理研究

林雄輝

摘 要：事業(yè)單位作為我國國家機構(gòu)中的重要組成部分，檔案管理是管理工作的重點內(nèi)容，當(dāng)前我國信息化技術(shù)得到快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理向數(shù)字化方向發(fā)展是必然趨勢。數(shù)字化檔案管理的出現(xiàn)，有效提高檔案管理的效率，在發(fā)展新時期，促進(jìn)事業(yè)單位實現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展，更好的為廣大人民提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化管理

檔案數(shù)字化管理主要將紙質(zhì)經(jīng)過掃描和錄入的方式生成電子形式進(jìn)行存檔，數(shù)字化管理形式的出現(xiàn)將檔案儲存到計算機從數(shù)據(jù)庫中，提高數(shù)據(jù)的檢索和利用，具有操作簡單、高效以及安全的優(yōu)勢。事業(yè)單位是我國重要的服務(wù)機構(gòu)，包含各方面的重要資料，所以搭建數(shù)字化管理平臺，實現(xiàn)無紙化管理，有利于提高工作效率，體現(xiàn)管理工作的進(jìn)步和創(chuàng)新。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

1.1 傳統(tǒng)檔案管理模式仍然存在

部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作中，仍然采取傳統(tǒng)管理模式，檔案管理工作中依然主要以紙質(zhì)檔案為主，這種管理模式的存在的嚴(yán)重影響查閱的效率，給工作人員增加無效工作量。并且傳統(tǒng)檔案管理模式，對查閱工作的限制非常大，并沒有充分發(fā)揮檔案的根本價值，不利于資源的開發(fā)和利用。

1.2 檔案數(shù)字化管理中軟硬件投入不足

軟件和硬件是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要因素，二者相互結(jié)合才能更好的實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。當(dāng)前我國大多數(shù)事業(yè)單位中，仍然存在設(shè)備不完善的狀況，究其原因主要因為領(lǐng)導(dǎo)干部對數(shù)字化管理人數(shù)認(rèn)識不足，沒有引起足夠重視，對硬件設(shè)施和軟件設(shè)備投入不足，并且對于過時和老化的設(shè)備沒有及時進(jìn)行更換和優(yōu)化，導(dǎo)致數(shù)字化管理系統(tǒng)存在滯后性，影響事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的進(jìn)步。除此之外軟件中的存在的問題也是非常嚴(yán)重的，比如說儲存檔案資料的數(shù)據(jù)庫建設(shè)并不完善，數(shù)據(jù)庫中包含數(shù)據(jù)庫目錄以及部門全文數(shù)據(jù)庫，完善的數(shù)據(jù)庫是對檔案信息錄入和查詢的保障，但是在實際工作中，事業(yè)單位中的數(shù)據(jù)庫建立并不完善，很容易出現(xiàn)資料丟失問題，對國家的人民造成嚴(yán)重影響。

1.3 缺乏專業(yè)數(shù)字化管理人才

檔案數(shù)字化管理是建立在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)之上的，具有極強的操作性，只有具備熟練計算機操作能力和強大心理素質(zhì)的專業(yè)型人才才能做好這份工作。專業(yè)的操作人才在出現(xiàn)各種系統(tǒng)問題時能夠及時作出判斷，并迅速采取有效措施解決問題。對于事業(yè)單位而言，所有的檔案資料都關(guān)系著單位的發(fā)展和建設(shè)，甚至?xí)绊憞液腿嗣竦呢敭a(chǎn)生命安全，所以必須做好檔案信息的整理、分類和儲存。檔案管理人員只有具備專業(yè)的操作知識才能保證管理工作的順利和完善，從而發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的重要作用。在部分事業(yè)單位中，很多檔案管理人員是其他部門分配人員，缺乏檔案管理的專業(yè)知識，對工作認(rèn)識不足，計算機操作水平有限，缺乏責(zé)任意識，直接影響檔案數(shù)字化管理效果。

1.4 檔案數(shù)字化管理中存在安全問題

我國事業(yè)單位中的檔案管理軟件質(zhì)量差異比較大，有些軟件安全性不高，很容易出現(xiàn)黑客入侵的情況，造成信息的丟失和泄露。事業(yè)單位中檔案管理軟件缺乏獨創(chuàng)性，沒有根據(jù)實際情況自主設(shè)計軟件，而在市場中購買的軟件缺乏安全性不利于檔案的管理。檔案數(shù)字化管理必須制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但是當(dāng)前事業(yè)單位中管理質(zhì)量不高，檔案目錄和細(xì)則之間存在不兼容問題，導(dǎo)致檔案管理軟件缺乏全面性，阻礙檔案數(shù)字化工作的開展。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的措施

2.1 積極轉(zhuǎn)變檔案管理形式

為了提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念和管理形式，管理者認(rèn)識到檔案管理的重要性，及時將檔案資料進(jìn)行整理并利用計算機將資料存儲于數(shù)據(jù)庫中。檔案管理是一項重要的工作，在日常管理中定期對檔案進(jìn)行整理，并嚴(yán)格控制檔案的審查流程和時間，加強對檔案資源的開發(fā)和利用。

2.2 加強對軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的投入

事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理模式的形成，必須依靠強有力技術(shù)做支撐，這要求國家應(yīng)當(dāng)加強對事業(yè)單位軟件開發(fā)的支持力度，正確認(rèn)識數(shù)字化管理模式和作用，加強資金、人力等方面的投入，開發(fā)適合本單位的檔案管理軟件，提高檔案管理的可靠性。除此之外還需要注意安全防護的設(shè)計，通過設(shè)置防火墻等技術(shù)防止黑客入侵，保障信息資料的安全。

2.3 對文書工作實現(xiàn)數(shù)字化管理

在檔案管理工作中文書工作是基礎(chǔ)，文書工作的質(zhì)量直接決定著檔案管理工作的開展，所以在日常檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)將傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行升級和優(yōu)化，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模式中時間長、工作量大的限制因素。通過計算機將文件進(jìn)行備注和登記，同時將文件上傳至數(shù)據(jù)庫，利用單位局域網(wǎng)進(jìn)行傳閱，同時限定查看時間。一旦被傳閱的文件沒有及時返回到數(shù)據(jù)庫中，系統(tǒng)會自動進(jìn)行提示，通過系統(tǒng)可以觀看已經(jīng)處理完文件的整理情況，大大降低工作量從而提升工作效率。除此之外文書工作實現(xiàn)數(shù)字化管理可以實現(xiàn)在線傳輸，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)對文件的審核、批改以及管理等內(nèi)容，節(jié)省大量工作時間。

2.4 運用系統(tǒng)工程建設(shè)實現(xiàn)檔案信息共享

事業(yè)單位中檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)涉及到各個方面內(nèi)容，包括總體設(shè)計、設(shè)備選擇、軟件開發(fā)以及檔案資料的整理錄入等工作。事業(yè)單位在長期發(fā)展中積累大量檔案資料，這些檔案資料必須實現(xiàn)清晰的分類和保管，而這一目標(biāo)的實現(xiàn)必須以完善的軟件系統(tǒng)為依托，科學(xué)的系統(tǒng)不僅實現(xiàn)對檔案資料的管理和保存，而且還能實現(xiàn)信息共享。在開發(fā)系統(tǒng)過程中，進(jìn)行方案設(shè)計時可以利用雙服務(wù)器和磁盤陳列的形式對文件和資料進(jìn)行儲存，并設(shè)計高速掃描儀對資料進(jìn)行掃描，形成備份。資源共享的實現(xiàn)必須具備較高的信息共享能力，因此將數(shù)字化檔案管理模式進(jìn)行細(xì)化，按照檔案特點進(jìn)行分類，提高信息的共享能力。

2.5 建立高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理隊伍

數(shù)字化管理模式是通國軟件完成的，但最終還是受人控制，因此數(shù)字化檔案管理中對管理人員的要求是比較高的。事業(yè)單位作為重要機構(gòu)，檔案資料是十分重要的，所以必須有專業(yè)人才進(jìn)行操作和管理，同時管理人員不僅具備專業(yè)的操作技術(shù)，還需具有責(zé)任意識和自我學(xué)習(xí)能力，能夠正確認(rèn)識檔案數(shù)字化管理。對于單位中現(xiàn)有的檔案管理人員來說，應(yīng)當(dāng)加強專業(yè)和計算機操作能力面的培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)和道德修養(yǎng)。除此之外事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重對優(yōu)秀人才的引進(jìn)，招聘既能夠熟練操作計算機又懂檔案管理知識以及法律法規(guī)復(fù)合型人才，優(yōu)化事業(yè)單位中的人才結(jié)構(gòu)，促進(jìn)事業(yè)單位中檔案數(shù)字化管理的推進(jìn)。

2.6 制定完善的檔案管理制度，加強監(jiān)督

事業(yè)單位本身具有特殊性，所以對于在事業(yè)單位檔案管理工作必須加強重視，我國法律法規(guī)重對檔案管理工作有一定的規(guī)范，所以必須在遵守我國的法律法規(guī)的基礎(chǔ)上開展檔案管理工作，加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)。同時事業(yè)單位可以根據(jù)工作特點制定適合的檔案管理工作制度，加強對工作人員的約束和管理。另外制定科學(xué)的監(jiān)督機制，保障檔案資料的安全性，同時促使檔案管理數(shù)字化建設(shè)順利開展。

3 結(jié)束語

事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)不僅提高工作效率和經(jīng)濟效益，而且實現(xiàn)檔案信息的有效利用，對于事業(yè)單位來說具有重要意義。在工作中積極轉(zhuǎn)變管理模式和管理效率，引進(jìn)新進(jìn)技術(shù)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，全面促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]朱艷瑩.淺談新時期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].當(dāng)代經(jīng)濟，2011，06。

[2]湯玉燕.事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].城建檔案，2015，02。

[3]張巍.談事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理[J].黑龍江檔案，2014，02。

[4]張倩.事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理研究[J].才智，2014，20。

[5]李忻芝，黃婷.新時期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，09。