淺談企業(yè)OA系統(tǒng)中工作流的應(yīng)用及管理

孟凡瑜

摘要：隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和規(guī)模的壯大，其運營效率也受到極大的考驗，為保持和提升企業(yè)在市場上的競爭力，各個企業(yè)開始了信息化建設(shè)。OA系統(tǒng)作為內(nèi)部協(xié)同的最基本工具被各個企業(yè)所重視，而工作流是OA系統(tǒng)中很重要的模塊，文章從闡述企業(yè)信息管理中工作流的應(yīng)用及管理入手，對工作流進行了詳細分析。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；工作流；信息化管理

1概述

企業(yè)的信息化建設(shè)是國發(fā)的發(fā)展戰(zhàn)略，企業(yè)通過部署OA系統(tǒng)，發(fā)展了信息化管理，增強了企業(yè)的辦公自動化，把企業(yè)信息化管理進行了改革。通過OA系統(tǒng)的使用，企業(yè)所有的事務(wù)在管理過程中增加協(xié)同辦公能力，形成信息網(wǎng)絡(luò)集成，使得企業(yè)所有人員都能在信息網(wǎng)絡(luò)中進行工作和交流，改變了傳統(tǒng)的信息傳遞模式與傳統(tǒng)的交流方式，讓信息的傳播橫向化，使企業(yè)信息管理加強，企業(yè)決策的一致性增強，最后實現(xiàn)提高企業(yè)運營效率的目的。

工作流是OA系統(tǒng)中必不可少的一個主要功能模塊，它可以把企業(yè)內(nèi)的結(jié)構(gòu)化流程在OA系統(tǒng)中進行設(shè)置并自動流轉(zhuǎn)。這種方式這樣相對傳統(tǒng)的流程審批過程，可以減少行政成本，提升決策速度和工作效率，可以將流程設(shè)計與企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章、政策等結(jié)合起來，使各種流程的運行和企業(yè)的制度保持一致。通過工作流將客戶、項目、原材料、員工、財務(wù)、文檔等集成起來，把整個企業(yè)緊密地關(guān)聯(lián)在一起，協(xié)同辦公。

2企業(yè)OA工作流的應(yīng)用

1）OA中工作流的基本概念

工作流（Work Flow）是OA中一個常用術(shù)語。簡單來說，工作流就是一系列相互銜接、自動進行的業(yè)務(wù)流動或任務(wù)，是針對工作中具有固定程序的常規(guī)流動而提出的一個概念。辦公自動化中幾乎所有的業(yè)務(wù)流程都是工作流。

2）工作流在企業(yè)中的應(yīng)用

下面以某企業(yè)的采購合同審批流程為例說明工作流在企業(yè)應(yīng)用。

傳統(tǒng)的方式是采用紙檔，人員進行跑簽的方式，逐個部門審批，領(lǐng)導(dǎo)一級一級簽字，效率低下，若參評人員或者領(lǐng)導(dǎo)不在單位則無法繼續(xù)審批，而且還會應(yīng)為跑簽人員不熟悉審批過程而造成審批人員遺漏。而采用OA系統(tǒng)的合同審批流程，流程發(fā)起人只需在提交合同節(jié)點的表單中填寫相關(guān)信息，流程則會根據(jù)事先定義的好的條件自動傳遞，流程依據(jù)不同條件傳遞到不同部門評審，根據(jù)采購合同金額的大小傳遞到不同領(lǐng)導(dǎo)審批，即使評審人員不在單位也可以通過VPN登錄OA系統(tǒng)進行流程審批，相關(guān)部門人員可以隨時監(jiān)控流程的進展情況及各部門的審批時間，審批流程結(jié)束可以打印出紙質(zhì)文檔進行存檔，同時還可以形成流程編號和報表，供相關(guān)人員查找和做數(shù)據(jù)統(tǒng)計。

OA工作流合同審批流程圖如下：

3OA工作流對企業(yè)管理者和員工的意義

在系統(tǒng)的實際運用中，流程模塊對企業(yè)的管理層和員工來說具有不一樣的意義，對于開展和實施，運用流程化和自動化的方式落實管理理念具有有效和直接的幫助，與此同時還可以讓不同級別的員工通過OA系統(tǒng)，可以簡單輕松的辦公，更高效地完成工作，而且由于方便的在線督辦和查詢，能讓員工在完成工作的過程中更加注重完成質(zhì)量，從而在工作效率和完成質(zhì)量上都有了大幅度的提升。

1）對于企業(yè)的高層管理者

通過OA工作流的使用，可以讓管理者簡單明了低查詢企業(yè)在運作中的各類詳細記錄，根據(jù)對這些記錄的統(tǒng)計報表分析歸類，為下一步的決策和管理進行了詳細和準確的依據(jù)。OA系統(tǒng)是企業(yè)除生產(chǎn)管理控制以外的信息處理的綜合平臺，在這里集合了日常辦公與其他業(yè)務(wù)管理的詳細信息，這些清晰而完整的紀錄就是企業(yè)管理過程的記錄，當企業(yè)管理層需要對以往的管理利弊進行分析的時候，OA工作流就能顯現(xiàn)出其重大的作用，企業(yè)的高層管理者就可以從中獲得第一手的決策依據(jù)。

2）對于企業(yè)的中層管理者

通過對OA工作流的使用，中層管理者可以對下屬工作的執(zhí)行情況詳細掌握，能及時了解工作完成進度和情況，對員工的考核有了重要的依據(jù)。同時，通過工作流的應(yīng)用，可以快捷實現(xiàn)信息溝通，快速發(fā)布信息。通過對工作流各個環(huán)節(jié)的監(jiān)控與分析，中層管理者可以隨時地對工作數(shù)據(jù)和記錄進行分析研究，從而提煉出對管理有用的信息，掌握工作進度，監(jiān)督執(zhí)行情況，減少可能存在的問題以及風險，提高管理效率。

3）對于一般的企業(yè)員工

企業(yè)員工通過OA工作流使用，就是一種流程清晰、職責明確的工作處理方式，它不僅幫助員工從以往繁雜、低效的傳統(tǒng)人工業(yè)務(wù)處理模式中解脫出來，從以往的紙質(zhì)辦公和人工跑簽的方式變?yōu)闊o紙化、自動化辦公，讓工作的效率大大提升，而且還可以快速了解工作的進程以及完成情況，完全避免了以往紙質(zhì)辦公模式下可能發(fā)生的工作遺漏或者文件丟失的情況。無紙化、自動化的辦公可以減輕員工的工作壓力，提升工作效率，使員工能享受到良好的辦公方法和環(huán)境，從而使其能更加輕松、高效、準確地完成工作。

4OA系統(tǒng)的工作流管理

要做好OA系統(tǒng)中的工作流管理，首先要對OA流程做全面的規(guī)劃，根據(jù)目前現(xiàn)有的流程，采取適合企業(yè)本身實際情況的方案，建立一個在企業(yè)內(nèi)部的規(guī)范、高效的流程管理體系。

1）加強對流程的優(yōu)化

企業(yè)應(yīng)對各個業(yè)務(wù)流程做一個梳理工作，把流程管理中存在的問題進行全面分析，結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)范及工作模式，把現(xiàn)有的流程進行整合優(yōu)化。根據(jù)企業(yè)的工作分配，可以由具有權(quán)限的人員對工作流進行維護和督辦，通過流程的提醒及督辦等達到工作流高效運行和管控的目的。

2）增加工作流的合理性

工作流編制是否易操作，是否合理，是提高OA工作流流轉(zhuǎn)效率的關(guān)鍵。工作流的編制一定要貼近企業(yè)的規(guī)范，表單設(shè)計符合質(zhì)量體系要求，流程涉及的部門要合理，這樣才能保證工作流的順流轉(zhuǎn)。

3）加強對工作流的推廣

OA工作流使用的目的就是讓公司的業(yè)務(wù)標準化，可控化。工作流不僅可以讓員工有了工作規(guī)范的參考依據(jù)，還讓管理者可以建立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)運作方式，因此工作流的實施不僅僅是某部門或某個業(yè)務(wù)的事情，需要企業(yè)管理者的高度重視和各個部門的充分溝通中實施，這樣才能發(fā)揮工作流的更大意義。

5結(jié)論

OA工作流的應(yīng)用，使企業(yè)中人員對辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來處理更有價值、更重要的事務(wù)，使日常的管理與辦公更加高效率，而且更為重要的是，它能為企業(yè)留存每一次的業(yè)務(wù)流程記錄和管理記錄，使得企業(yè)在需要的時候可以隨時對過去的管理進行分析總結(jié)。企業(yè)積極地利用工作流可以充分的發(fā)揮協(xié)調(diào)體統(tǒng)的作用，同時能更大程度的增加企業(yè)的管理水平和生產(chǎn)效率，提高企業(yè)的核心競爭力。