探討衛(wèi)生監(jiān)督部門檔案管理水平提升的策略

李清澤+張俊輝+路曉玲

（1、濱州市沾化區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督所，山東省濱州市 256800；2、沾化區(qū)疾病預(yù)防控制中心，山東省濱州市 256800）

摘 要：生監(jiān)督機(jī)構(gòu)建立完善的檔案收集內(nèi)容是管理工作的基礎(chǔ)，是繼續(xù)進(jìn)行衛(wèi)生監(jiān)督工作的課題研究的依據(jù)，是積累資料，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作和提高效率的必要條件，隨著衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的不斷發(fā)展，系統(tǒng)、規(guī)范而現(xiàn)代化的檔案管理越來越顯示出它強(qiáng)大的生命力，并發(fā)揮重要作用，各級衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在工作實(shí)踐過程中，要主動(dòng)強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，檔案管理工作要逐步納入規(guī)范化，系統(tǒng)化，現(xiàn)代化，網(wǎng)絡(luò)化軌道，更好地為衛(wèi)生監(jiān)督和科研工作服務(wù)。本文對提升衛(wèi)生監(jiān)督部門檔案管理水平提出了一些看法和建議。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督部門；檔案管理水平；提升策略

1 實(shí)施檔案管理工作的重要性

檔案管理工作的是由檔案館或者檔案室規(guī)劃并實(shí)施的，對各類檔案的管理工作，與此同時(shí)通過各項(xiàng)服務(wù)項(xiàng)目為人們提供服務(wù)，它不僅是地方檔案事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，也是國家檔案事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。新時(shí)期，我國經(jīng)濟(jì)、政治、文化的發(fā)展步伐加快，在這樣的環(huán)境下，檔案管理工作機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，必須提高檔案管理的水平，提高管理效能，這是滿足和諧社會(huì)發(fā)展要求的重要內(nèi)容，也是檔案事業(yè)向前發(fā)展的必然。檔案管理工作看似枯燥、乏味、對社會(huì)發(fā)展沒有顯著作用，但是從深層次上看，實(shí)施檔案管理工作不僅可以使人們了解國內(nèi)外的發(fā)展態(tài)勢，明確我國處于何種發(fā)展境態(tài)之下，以此為基礎(chǔ)人們可以快速、準(zhǔn)確的選取相關(guān)檔案，為各個(gè)行業(yè)發(fā)展提供依據(jù)。檔案館以及檔案室只有緊跟時(shí)代步伐，最大限度處理不斷發(fā)生變化的信息，并且不斷提高檔案管理水平才能促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化發(fā)展，滿足國家以及檔案事業(yè)本身的發(fā)展，達(dá)到服務(wù)社會(huì)的目的。

2 衛(wèi)生監(jiān)督部門檔案管理現(xiàn)狀

長期以來，我衛(wèi)生監(jiān)督部門以建立檔案和管理檔案為局里人事、資料管理的一項(xiàng)重要工作，但是陳舊的工作理念一直束縛著檔案管理的進(jìn)步。我衛(wèi)生監(jiān)督部門在檔案建立過程中產(chǎn)生了數(shù)量眾多的文字文件、數(shù)字文件、有聲文件，囊括了單位中的科研項(xiàng)目、衛(wèi)生業(yè)務(wù)、基礎(chǔ)建設(shè)、人事人社、設(shè)備數(shù)據(jù)、采購單據(jù)等眾多內(nèi)容。同時(shí)衛(wèi)生監(jiān)督部門所管轄的范疇又具有一定的專業(yè)要求，所以在整理和匯報(bào)檔案的時(shí)候就需要相關(guān)人員同時(shí)具有高水平的執(zhí)行能力和專業(yè)性。近期，我衛(wèi)生監(jiān)督部門加大了檔案建設(shè)管理的力度，細(xì)致檔案管理的每一步，經(jīng)多方長時(shí)間的努力我衛(wèi)生監(jiān)督部門已經(jīng)初步做到了：完善檔案機(jī)制，規(guī)范檔案管理規(guī)則，提高管理人員理論基礎(chǔ)。

3 衛(wèi)生監(jiān)督部門檔案管理水平提升的策略

3.1 完善檔案管理制度，加強(qiáng)制度建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理水平，首先衛(wèi)生監(jiān)督部門的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)管理水平，革新思想，正真認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并把自己的認(rèn)識(shí)帶到工作中去，去影響整個(gè)單位，要讓一線檔案員認(rèn)識(shí)到自己崗位的重要性，樹立正確的工作態(tài)度，和工作信心。把檔案管理工作提到整個(gè)單位的議事議程上。檔案制度建設(shè)是一切的前提，這就需要各地區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督部門根據(jù)本區(qū)實(shí)際情況包括轄區(qū)人口，經(jīng)濟(jì)水平，生活習(xí)慣等制定相關(guān)的檔案管理制度，制度的建設(shè)要符合相關(guān)法律法規(guī)并和國家大政方針相一致，并且要做到簡單實(shí)用、切實(shí)可行。建立完善檔案的保管、借閱、保密等各種制度，做到分工明確，責(zé)任到人。用制度去約束權(quán)力，避免徇私舞弊等不良現(xiàn)象發(fā)生。

3.2 強(qiáng)化衛(wèi)生監(jiān)督檔案收集內(nèi)容

衛(wèi)生監(jiān)督檔案收集內(nèi)容包括：依法行政材料：即衛(wèi)生監(jiān)督法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)管理規(guī)范等；預(yù)防性衛(wèi)生監(jiān)督材料：即許可審批、復(fù)驗(yàn)材料，新、改、擴(kuò)項(xiàng)目審查材料等；年度監(jiān)督監(jiān)測材料：即監(jiān)測記錄、監(jiān)督監(jiān)測總結(jié)、分析報(bào)告等；行政處罰材料：即監(jiān)督記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、合議記錄、處罰決定書、結(jié)案單、送達(dá)回執(zhí)等；專題調(diào)查材料：即調(diào)查設(shè)計(jì)、調(diào)查報(bào)告、統(tǒng)計(jì)匯總等；工作材料：即年度及各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作計(jì)劃、檢查記錄、總結(jié)，監(jiān)督監(jiān)測報(bào)表等。

3.3 提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

衛(wèi)生監(jiān)督管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，影響著檔案管理工作的質(zhì)量與管理效率。衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門要定期對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高其工作能力，確保各項(xiàng)工作高效展開，確保檔案信息的完整、安全。

3.4 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化宣傳，提高意識(shí)

檔案管理是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)依法行政的重要內(nèi)容。各級衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作，結(jié)合實(shí)際，充實(shí)調(diào)整檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案管理列入衛(wèi)生監(jiān)督工作的長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和工作職責(zé)，納入年度考核目標(biāo)，與衛(wèi)生監(jiān)督工作同部署、同組織、同考核，真正做到認(rèn)識(shí)到位，組織到位，措施到位。同時(shí)，要把專（兼）職檔案人員培養(yǎng)納入人才培養(yǎng)計(jì)劃，加大培訓(xùn)、宣傳力度，通過舉辦專業(yè)培訓(xùn)班、繼續(xù)教育、會(huì)議、組織有關(guān)人員外出參觀學(xué)習(xí)等形式，大力宣傳檔案管理工作的重要性，全面提高全員檔案管理意識(shí)。

3.5 加大資金投入

要按照國家有關(guān)檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，配備完善檔案室硬件和軟件設(shè)施，大力引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)裝備，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化。

4 加快衛(wèi)生監(jiān)督部門檔案管理創(chuàng)新與改革的步伐

4.1 檔案管理與服務(wù)方法和途徑的創(chuàng)新

優(yōu)化傳統(tǒng)落后的服務(wù)方式，傳統(tǒng)的檔案管理模式只能提供原始的檔案文件，或者是經(jīng)過初步加工處理的專題匯編，鮮有對檔案文件進(jìn)行深度的整理，加工。而創(chuàng)新型的檔案管理模式能夠提供更多、更全面的信息資源。根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督部門系統(tǒng)檔案管理工作繁瑣、復(fù)雜的特點(diǎn)，衛(wèi)生監(jiān)督部門檔案管理部門應(yīng)該合理利用信息技術(shù)，開展各科室電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，用戶只要輸入關(guān)鍵字就可以檢索出與之相關(guān)的任何信息，同時(shí)實(shí)行用戶授權(quán)管理機(jī)制，不同用戶可以根據(jù)自己的權(quán)限對檔案信息進(jìn)行查詢，計(jì)算機(jī)連接打印機(jī)、復(fù)印件、掃描儀等硬件設(shè)備，用戶可根據(jù)需要將信息及時(shí)打印出來，實(shí)行了衛(wèi)生監(jiān)督部門檔案管理高效便捷的管理模式。

4.2 手段創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)顯現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、存儲(chǔ)海量化、服務(wù)快捷化、信息共享化的多功能作用。檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化，發(fā)揮了在其信息傳輸上的分散性優(yōu)勢，使眾多用戶可利用網(wǎng)上終端，跨時(shí)空、跨地域利用檔案信息。信息時(shí)代，衛(wèi)生監(jiān)督所檔案管理者將匯集紙質(zhì)檔案音像、光盤、縮微品、數(shù)字化檔案等檔案信息資源，借助網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)建立起集檔案信息開發(fā)、檢索、利用等功能于一體的服務(wù)系統(tǒng)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)檔案信息健康的作用與功能，最大限度地滿足讀者獲取檔案信息的要求。衛(wèi)生監(jiān)督所應(yīng)加快網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，把檔案管理的工作重心轉(zhuǎn)移到檔案信息的深加工和傳遞上來實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化。

結(jié)束語：

時(shí)代在發(fā)展，檔案管理工作必須緊跟時(shí)代步伐，形成先進(jìn)的管理理念，制定科學(xué)的管理措施，通過合理的管理制度，不斷滿足檔案管理事業(yè)的發(fā)展要求，提高檔案管理質(zhì)量與效率，為社會(huì)發(fā)展提供更多信息，推動(dòng)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展。

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