信息化管理方式在國土檔案管理中的應(yīng)用

紀(jì)東

【摘 要】隨著信息化時(shí)代的到來，科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化管理被普遍應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，并且在不斷的更新升級(jí)。論文針對(duì)信息化管理方式在國土檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行研究，論述了信息化與國土檔案管理，國土檔案信息化管理的內(nèi)容與管理機(jī)制，以及信息化管理方式在國土檔案管理中的應(yīng)用。

【Abstract】With the advent of the information age， and the rapid development of science and technology， the informationization management is widely applied in various fields， and it is constantly updated and upgraded. This paper studies the application of information management in the management of land and archives， expounds the management of informatization and land archives， the content and management mechanism of land archives information management， and the application of information management mode in the management of land archives.

【關(guān)鍵詞】信息化管理；國土檔案管理；應(yīng)用；方式

【Keywords】 information management； land archive management； application； mode

【中圖分類號(hào)】G270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）06-0189-02

1 引言

國土檔案是我國重要的國家資源，其對(duì)于我國領(lǐng)土的合理利用具有重大影響，同時(shí)也關(guān)系到我國經(jīng)濟(jì)計(jì)劃的制定。傳統(tǒng)的檔案管理模式，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，對(duì)檔案進(jìn)行處理，并且出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率較高，加大了我國國土檔案的管理難度。而利用信息化管理，能夠通過計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行記錄、分類、歸檔，加強(qiáng)了國土檔案的保密性，提高了國土檔案的管理效率。

2 信息化與國土檔案管理

國土檔案對(duì)我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展至關(guān)重要，利用信息化技術(shù)對(duì)其進(jìn)行管理，能夠提高管理效率。社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化時(shí)代的到來，使得計(jì)算機(jī)成為人們?nèi)粘９ぷ魃畹闹饕ぞ?。信息化主要是操控電子設(shè)備，利用信息技術(shù)，來進(jìn)行社會(huì)的各項(xiàng)活動(dòng)，從而去滿足需求。將信息化管理，應(yīng)用到國土檔案管理當(dāng)中，能夠提高工作效率，節(jié)省工作時(shí)間，降低錯(cuò)誤的發(fā)生率，有利于我國對(duì)國土資源的合理分配與利用。從20世紀(jì)開始，信息化開始發(fā)展，并且逐漸被應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，帶動(dòng)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展[1]。而國土檔案信息化管理，也越來越受到國家的重視。信息化國土檔案管理，主要是對(duì)檔案進(jìn)行保管、整理、分類、利用以及開發(fā)。信息化管理，在國土檔案管理中的使用，降低了管理成本，節(jié)省人力財(cái)力，有利于國土資源的開發(fā)。傳統(tǒng)的國土檔案管理方式，需要大量的人力資源，管理成本較高，并且在分類統(tǒng)計(jì)的環(huán)節(jié)容易發(fā)生錯(cuò)誤，檔案資料查找起來比較困難。采用信息化管理方式，能夠幫助解決以上問題，符合信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的發(fā)展需求。

3 國土檔案信息化管理的內(nèi)容與管理機(jī)制

3.1 國土檔案信息化管理的內(nèi)容

國土檔案信息化管理，主要是對(duì)網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用軟件、檔案資源、工作流程進(jìn)行管理。信息化管理在國土檔案管理中的應(yīng)用，主要是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行整理、分類、存儲(chǔ)等，并通過對(duì)應(yīng)的程序進(jìn)行快速的查找。其能夠體現(xiàn)出，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)強(qiáng)大的資源整合能力，快速地實(shí)現(xiàn)智能分類處理。信息化管理在國土資源中的應(yīng)用，利用了計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，將現(xiàn)代化社會(huì)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，進(jìn)行整合使用，從而去提高國土資源管理的效率。信息化管理是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的體現(xiàn)，隨著電子技術(shù)的發(fā)展，信息化技術(shù)會(huì)不斷地進(jìn)行完善升級(jí)，使用效率也會(huì)不斷提高。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，為國土資源檔案管理提供較大便利，降低之前國土檔案管理的難度。國土檔案的信息化管理，通過計(jì)算機(jī)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的共享，以及快速準(zhǔn)確的進(jìn)行查找。注重信息化管理應(yīng)用軟件的開發(fā)，能夠減輕工作人員的工作壓力，幫助解決檔案管理中更多的難題。配套應(yīng)用軟件的使用，提高了計(jì)算的準(zhǔn)確率，有利于檔案信息的整合。

3.2 國土檔案信息化管理的機(jī)制

對(duì)于信息化管理在國土檔案管理中的應(yīng)用，應(yīng)該重視工作人員工作機(jī)制的改革。樹立檔案管理人員新的思想觀念，從被動(dòng)的機(jī)械化操作，轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極的正面競爭，從而去改變員工的工作態(tài)度，提高檔案管理工作的效率。國土檔案信息化管理機(jī)制，主要是建立合理的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)員工進(jìn)行合理的激勵(lì)，從而去調(diào)動(dòng)員工的積極性，提高整體的執(zhí)行能力，確保國土檔案管理工作的有效性。競爭機(jī)制是新的管理模式，對(duì)國土檔案管理具有較大的影響，其與責(zé)任制相關(guān)聯(lián)，從而加強(qiáng)對(duì)工作人員的制約。競爭機(jī)制，能夠激發(fā)員工的潛力，引進(jìn)優(yōu)秀的人才。國土檔案管理部門，需要建立綜合素質(zhì)較高的團(tuán)隊(duì)，具有專業(yè)的國土資源管理知識(shí)，以及豐富的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)，能夠進(jìn)行高度的分析，精準(zhǔn)的概括，具有創(chuàng)新性精神的多功能人才。與傳統(tǒng)管理方式的工作人員相比，高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，具有新時(shí)代的思想，懂得計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的使用，具有創(chuàng)新開拓性思維，能夠充分利用信息化技術(shù)解決問題[2]。國土檔案管理工作，人力資源并不缺乏，而是缺乏積極性的信息化人才。國土檔案信息化管理的機(jī)制調(diào)整，能夠促進(jìn)員工之間公平的競爭，提高人員的綜合素質(zhì)，滿足新時(shí)代下國土檔案信息化管理的要求。

4 信息化管理方式在國土檔案管理中的應(yīng)用

4.1 檔案的收集整理歸類

我國是領(lǐng)土大國，國土檔案資源信息量較大，檔案的收集整理歸類需要更加的嚴(yán)謹(jǐn)。信息化管理在國土檔案管理中的應(yīng)用，對(duì)于檔案的收集、分類、整理，是其最基本的工作內(nèi)容。對(duì)于國土檔案的管理，工作人員需要注意最新資料的收集，并且及時(shí)進(jìn)行電腦記錄，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行處理，初步進(jìn)行合理分析。國土資源檔案的收集，一定會(huì)存在無效的信息，需要反復(fù)的進(jìn)行篩選核對(duì)，將無效的信息進(jìn)行清理。需要注意的是，對(duì)信息的遺漏，及時(shí)的進(jìn)行檢查，對(duì)于漏記的信息進(jìn)行補(bǔ)充，從而確保國土檔案的完整性，再進(jìn)行分類存儲(chǔ)。信息化管理，能夠簡化檔案收集整理分類的流程，利用計(jì)算機(jī)代替人工進(jìn)行操作，從而去提高工作效率。

4.2 掃描美化處理

利用信息化技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行掃描美化處理，主要是對(duì)檔案資料進(jìn)行分揀、歸類、拆分、裝封、校驗(yàn)等，再進(jìn)行解封、裝訂、編目，美化修整等操作。檔案的分揀，需要將其進(jìn)行掃描錄入案卷；對(duì)封裝案卷進(jìn)行拆封，對(duì)其進(jìn)行檢查，填寫對(duì)應(yīng)的單據(jù)，將檔案資料分頁裝入塑料封袋中，在將其移到掃描流水線；利用高速掃描儀對(duì)檔案資料進(jìn)行整體的掃描錄入，并通過計(jì)算機(jī)對(duì)其圖像進(jìn)行控制；觀察核對(duì)檔案資料與填寫的表單是否對(duì)應(yīng)，檢查資料的圖像是否完整；將檔案資料從塑料封袋中取出，再進(jìn)行裝封，并將資料中的表單遞交給檔案管理員；管理員進(jìn)行檔案的計(jì)算機(jī)錄入，建立對(duì)應(yīng)的編目，以及數(shù)據(jù)庫；依據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的圖像進(jìn)行去污、結(jié)構(gòu)調(diào)整等操作，利用信息技術(shù)，提高檔案管理的質(zhì)量。

4.3 數(shù)字簽名加密

信息化管理在國土檔案管理中的應(yīng)用，主要體現(xiàn)在數(shù)字的簽名加密。對(duì)于國土檔案資料的信息化處理，需要按照相關(guān)準(zhǔn)則進(jìn)行加密，滿足國土資源部“金土工程”對(duì)檔案的要求。信息化管理，能夠使得國土檔案管理具有標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性。國土檔案的數(shù)字簽名加密，主要是在國土檔案電子文檔中加入數(shù)字簽名認(rèn)證，從而去對(duì)國土檔案進(jìn)行保密，防止其被竊取查看，保證國土檔案的安全。數(shù)字簽名加密，可以采用上百種加密算法，安全系數(shù)較高，工作人員需要對(duì)檔案進(jìn)行最高級(jí)別的數(shù)字加密，從而去保證其不被其它技術(shù)破譯，使得資源被盜。我國對(duì)于國土檔案的加密，主要是進(jìn)行兩個(gè)層次加密。一層是檔案文件只能在專門的應(yīng)用軟件中打開，并且需要權(quán)限才能進(jìn)行復(fù)制下載。另一層是檔案的原始文件，只能在固定的服務(wù)器上打開，若是其它服務(wù)器，即使采用專門的軟件，也無法打開檔案。通過信息化管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)國土檔案的數(shù)字簽名加密，為檔案的安全性提供保障，捍衛(wèi)了我國的主權(quán)。

5 結(jié)語

綜上所述，利用信息化管理方式，對(duì)國土檔案進(jìn)行管理，主要是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸類等。信息化技術(shù)的應(yīng)用，代替人工進(jìn)行操作，降低了工作的錯(cuò)誤概率，提高國土檔案管理的有效性。信息化管理方式在國土檔案管理中的應(yīng)用，主要包括對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字簽名加密，掃描美化處理，以及檔案的收集整理歸類。

【參考文獻(xiàn)】

【1】楊柳.醫(yī)院檔案管理應(yīng)用信息化手段探究[J].管理觀察，2015（01）：181-183.

【2】劉賽賽，李陽.淺談信息化建設(shè)在國土資源監(jiān)督管理中的意義及應(yīng)用[J].信息化建設(shè)，2016（01）：216.