“四不問題”下檔案信息網(wǎng)站現(xiàn)狀分析

楊桂鳳

【摘 要】文章通過對(duì)檔案信息網(wǎng)站的訪問與調(diào)查，圍繞“四不問題”對(duì)檔案信息網(wǎng)站的信息內(nèi)容更新情況、信息發(fā)布情況、交流互動(dòng)情況及服務(wù)信息實(shí)用情況進(jìn)行分析，歸納其存在的問題，并剖析其根源與提出建議。

【關(guān)鍵詞】“四不問題”；檔案信息網(wǎng)站；問題；建議

【中圖分類號(hào)】G270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2017）10-0134-04

隨著社會(huì)環(huán)境的變化，國家越來越注重信息化建設(shè)，對(duì)各大網(wǎng)站的建設(shè)提出了相應(yīng)的要求。2015年3月，國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于開展第一次全國政府網(wǎng)站普查的通知》，要求在2015年3月至12月，摸清全國政府網(wǎng)站的基本情況，有效地解決政府網(wǎng)站存在的“不及時(shí)、不準(zhǔn)確、不回應(yīng)、不實(shí)用”的“四不問題”，以優(yōu)化政府網(wǎng)站信息化建設(shè)，維護(hù)政府的社會(huì)公信力。政府網(wǎng)站存在的“不及時(shí)、不準(zhǔn)確、不回應(yīng)、不實(shí)用”主要是指網(wǎng)站內(nèi)容更新不及時(shí)、信息發(fā)布不準(zhǔn)確、交流互動(dòng)不回應(yīng)、服務(wù)不實(shí)用。

檔案館（局）作為政府的重要職能部門，必須對(duì)其對(duì)外窗口——檔案信息網(wǎng)站引起重視。作為公共服務(wù)性機(jī)構(gòu)，檔案網(wǎng)站的建設(shè)要保證信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，在內(nèi)容與服務(wù)的效率上最大限度地滿足用戶的需求。

本文圍繞“四不問題”，結(jié)合檔案信息網(wǎng)站的現(xiàn)狀進(jìn)行更加具體和深入的分析，揭示問題存在的根源，并針對(duì)現(xiàn)存的問題提出相關(guān)發(fā)展建議，進(jìn)一步完善現(xiàn)有研究，促進(jìn)檔案信息網(wǎng)改革，以提高檔案信息網(wǎng)建設(shè)的效益。

1 檔案信息網(wǎng)現(xiàn)狀

從當(dāng)前中國檔案信息網(wǎng)站看，其網(wǎng)頁內(nèi)容設(shè)置一般包括《檔案征集》《網(wǎng)上展覽》《檔案政務(wù)》《檔案查詢》《檔案編研》《檔案目錄檢索》《網(wǎng)上交流》《預(yù)約查檔》《政府信息公開》及訪問量、國內(nèi)外檔案網(wǎng)站導(dǎo)航鏈接等。并且，一些檔案信息網(wǎng)站還根據(jù)當(dāng)?shù)氐奶厣?，設(shè)置了一些特別的欄目。例如，北京市檔案信息網(wǎng)站設(shè)置了《京城講壇》欄目、上海市檔案信息網(wǎng)站設(shè)置了《圖說上?！窓谀?、南寧市檔案信息網(wǎng)設(shè)置了《印象南寧》欄目等。而一些檔案網(wǎng)站還提供圖文并茂的檔案服務(wù)，讓枯燥的文字變得生動(dòng)?？梢?，檔案信息網(wǎng)站普遍具有宣傳功能、檢索查詢功能、服務(wù)交流功能、展示功能等，并具有地方特色，展現(xiàn)了檔案專業(yè)的風(fēng)貌。但整體而言，這些功能效果并不理想，檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)水平參差不齊，“四不問題”有待整改。

1.1 信息內(nèi)容更新情況

檔案網(wǎng)站每天都會(huì)更新網(wǎng)站上部分信息，一般為一些當(dāng)前國家黨政發(fā)布的文件信息。這可能與“館局合一”有關(guān)，或政府信息公開推行有關(guān)。而網(wǎng)站上其他一些與檔案相關(guān)的信息更新卻滯后。例如，廣西檔案信息網(wǎng)的珍品檔案截至2017年8月11日，其更新時(shí)間為2012年2月21日；鄭州市檔案信息網(wǎng)眾多欄目的更新情況直至2017年8月11日還是停留在2011年、2012年、2013年等，《檔案學(xué)會(huì)》《本地沿革》的信息更新時(shí)間都在2011年。總之，檔案信息資源、科研期刊等類目的更新周期長(zhǎng)。

1.2 信息發(fā)布情況

理論上說，檔案信息化的數(shù)量在不斷增加，檔案信息網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫應(yīng)是金盤滿缽，可以更好地滿足用戶需求。但實(shí)際上，檔案信息發(fā)布的數(shù)量和質(zhì)量還有待提高。

從數(shù)量上看，一些檔案網(wǎng)站所發(fā)布的檔案信息資源十分有限。從調(diào)查的情況看，檔案網(wǎng)站上一般都設(shè)置了《檔案檢索》欄目，但并未設(shè)置《全文數(shù)據(jù)庫》《目錄數(shù)據(jù)庫》《專題數(shù)據(jù)庫》等欄目。在省級(jí)檔案信息網(wǎng)上只有9家提供全文查閱服務(wù)，而且這些可以全文查閱的檔案數(shù)量所占館藏比重并不高。例如，天津市檔案信息網(wǎng)的館藏截至2015年底共170萬卷[1]，但網(wǎng)站所提供全文查閱檔案數(shù)量為292 365條[2]。此外，從質(zhì)量上看，其質(zhì)量也有待提高。在一些檔案網(wǎng)站上發(fā)布的一些信息化檔案模糊不清，查看困難，而且未作注釋。

1.3 交流互動(dòng)情況

交流互動(dòng)是解決供給與需求之間的有效方式。檔案信息網(wǎng)站一般設(shè)置了用戶與檔案信息網(wǎng)站交流的欄目，如《在線交流》《留言板》《公眾參與》等。其中，《公眾參與》欄目一般包括網(wǎng)上調(diào)查、咨詢投訴、局長(zhǎng)信箱、反饋結(jié)果等內(nèi)容。并且，公眾參與其中一般都需要驗(yàn)證，通過提供一些個(gè)人的相關(guān)信息才可提問，如姓名、郵箱、電話等。從天津市檔案信息網(wǎng)《公眾參與》一欄看，一般公眾的留言3天后可獲得回復(fù)；湖南省檔案信息網(wǎng)一般留言后，大概5～10天回復(fù)。而一些檔案信息網(wǎng)站雖設(shè)置了《公眾互動(dòng)》欄目，但無法查看是否及時(shí)回復(fù)的信息。如北京檔案信息網(wǎng)站、長(zhǎng)春檔案信息網(wǎng)。因此，有學(xué)者指出，“全國31個(gè)省級(jí)檔案館網(wǎng)站中只有8個(gè)檔案館網(wǎng)站在一級(jí)類目中設(shè)置《公眾參與》或者《互動(dòng)參與》欄目，不到總數(shù)的1/3，并且大部分的互動(dòng)功能呈分散、無序和隱蔽的狀態(tài)”[3]。這成為普遍的現(xiàn)象，用戶的活躍程度偏低，與圖書館相比，顯然是遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后了。

此外，從《網(wǎng)上調(diào)查》或者《在線調(diào)查》一欄看，一般設(shè)置的問題不多，一般為5個(gè)左右。例如，青島市檔案信息網(wǎng)就針對(duì)微信公眾號(hào)提出5個(gè)可以選擇的問題，包括檔案動(dòng)態(tài)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、在線查檔服務(wù)咨詢、歷史文化城市記憶、熱點(diǎn)專題檔案公布與檔案展覽視頻點(diǎn)播[4]。上海市檔案信息網(wǎng)也征集對(duì)其自身改版的意見，包括對(duì)改版效果、功能、網(wǎng)站排版與色彩4個(gè)方面的問題，并給出3個(gè)選項(xiàng)[5]。這些問題具有一定的針對(duì)性，有助于改善檔案信息化建設(shè)，但這些問題與選項(xiàng)過于簡(jiǎn)單，使得雙方之間的互動(dòng)不夠，有應(yīng)付之疑。可見，檔案網(wǎng)站的互動(dòng)性建設(shè)還有待完善。

1.4 服務(wù)實(shí)用性情況

筆者認(rèn)為檔案網(wǎng)站的實(shí)用性不僅僅指其所提供的《辦事指南》《附件下載》《在線系統(tǒng)》是否能正常服務(wù)，關(guān)鍵是它所提供信息服務(wù)的有用性所產(chǎn)生的積極效用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，社會(huì)環(huán)境和用戶需求發(fā)生了變化，有用的信息更受到青睞。正如搜狐中文網(wǎng)首席執(zhí)行官張朝陽曾說：“現(xiàn)在已不是信息最值錢的時(shí)代，在信息爆炸的今天，能吸引人的注意才是最重要的?！?/p>

網(wǎng)站上的檔案信息資源數(shù)量與結(jié)構(gòu)的科學(xué)性也從一定程度上決定了用戶的數(shù)量。從理論上而言，經(jīng)過了一系列的加工整理、鑒定等工作，應(yīng)該是精華，實(shí)用性相對(duì)比較高，有用的信息應(yīng)該是更勝一籌。從上述的信息發(fā)布情況可知，當(dāng)前檔案信息網(wǎng)站所發(fā)布的信息十分有限，因此用戶要利用檔案只能去實(shí)體檔案館查詢。這種費(fèi)時(shí)費(fèi)力的查檔行為無法滿足用戶求易性的需求。此外，由于檔案信息具有碎片式的特點(diǎn)，網(wǎng)站所提供的高級(jí)檔案編研成品不多，不能很好地滿足用戶對(duì)知識(shí)文化的全面追求。例如，做得比較好的北京市檔案信息網(wǎng)站在《編研成果共享》一欄也只提供88條編研成果目錄[6]，尚無全文。并且，其出版的編研成果更多是內(nèi)部印發(fā)，不進(jìn)行公開出版，并沒有造成比較大的社會(huì)影響力。

此外，檔案網(wǎng)站如何從海量的信息當(dāng)中快速檢索出適用的檔案信息等問題理應(yīng)得到關(guān)注。在眾多網(wǎng)站上，更多是提供全宗號(hào)、目錄號(hào)、件號(hào)等作為檢索詞，這對(duì)大多數(shù)用戶而言，根本不知該如何使用。這些問題的存在影響了檔案網(wǎng)站的實(shí)用性，使得檔案信息網(wǎng)很難維護(hù)與開拓檔案用戶。

2 相關(guān)原因分析

通過上述的歸納可知，大部分檔案信息網(wǎng)尚存在不足，其服務(wù)能力有待提升。探其根源，主要包括以下幾個(gè)方面。

2.1 功能定位不明確

檔案網(wǎng)站的建設(shè)首要就是對(duì)其功能有準(zhǔn)確的定位，這是一個(gè)基礎(chǔ)性的問題，關(guān)系檔案信息網(wǎng)站建設(shè)的方向。從當(dāng)前的檔案網(wǎng)站建設(shè)上看，其更加注重對(duì)檔案業(yè)務(wù)與國家機(jī)關(guān)黨建相關(guān)內(nèi)容的宣傳。而國家發(fā)布的相關(guān)性文件一般在國家政府網(wǎng)站上會(huì)有相應(yīng)的宣傳，這就存在重復(fù)性問題，使得檔案網(wǎng)站的專業(yè)性受到質(zhì)疑。這可能與“館局合一”有關(guān)，但主要原因是檔案網(wǎng)站的功能定位不明確。在功能定位不明確的情況下，各種類目信息都出現(xiàn)在檔案信息網(wǎng)站，就容易出現(xiàn)本末倒置，難以彰顯檔案信息資源的專業(yè)性服務(wù)功能，甚至在面對(duì)用戶需求服務(wù)時(shí)，不能及時(shí)作出回應(yīng)，仍需到檔案館才能解決問題。

2.2 用戶需求調(diào)研有待加強(qiáng)

用戶需求一般是隨著社會(huì)的發(fā)展而變化。因此，檔案在信息化的過程中，要把握用戶需求，有針對(duì)性、有序化地進(jìn)行檔案信息化。但一直以來，對(duì)用戶的需求更多是結(jié)合信息技術(shù)所帶來的便利進(jìn)行研究，而檔案用戶需求是一項(xiàng)浩瀚的工程，十分復(fù)雜，很少有檔案館專門花費(fèi)時(shí)間與成本對(duì)用戶所需求的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)的研究，因此檔案網(wǎng)站在所提供的檔案信息資源服務(wù)上更多是按照自己的工作出發(fā)，一般難以吸引用戶的眼球，這也是檔案網(wǎng)站訪問量偏低的原因。此外，對(duì)用戶沒有真正的理解，也難以掌握用戶對(duì)檢索語言的掌握情況與特點(diǎn)，降低了網(wǎng)站服務(wù)的實(shí)用性。

2.3 網(wǎng)絡(luò)安全問題的考慮

檔案信息化建設(shè)如火如荼。在此基礎(chǔ)上，可以為檔案網(wǎng)站提供豐富的信息化檔案，可效果卻差強(qiáng)人意。造成這種局面的一個(gè)主要的原因就是出于網(wǎng)絡(luò)安全的考慮，使得檔案網(wǎng)站在發(fā)布檔案上畏手畏腳。有學(xué)者在檢查中“發(fā)現(xiàn)了加載頁面部分存在病毒或惡意代碼等安全問題”[7]。近期，比特幣病毒風(fēng)險(xiǎn)事件使得英國超過40多家醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)遭到攻擊，俄國、中國、美國等國家都受到不同程度的影響，其中美國僅僅在2016年，“勒索軟件”攻擊事件發(fā)生的頻率達(dá)到300%[8]。這在一定程度上使得檔案工作人員更加謹(jǐn)慎地在網(wǎng)上推送檔案信息。

2.4 檔案網(wǎng)站維護(hù)制度有待完善

盡管20世紀(jì)檔案信息網(wǎng)站就建立起來，但一直以來相應(yīng)的維護(hù)運(yùn)營制度與評(píng)價(jià)體系卻有待完善。盡管當(dāng)前國家在2017年6月1日出臺(tái)了《互聯(lián)網(wǎng)新聞信息服務(wù)管理規(guī)定》，但對(duì)于大部分檔案信息網(wǎng)站而言，尚缺乏專門、具體的檔案網(wǎng)站維護(hù)制度與評(píng)價(jià)體系，其行為具有滯后性，使得檔案網(wǎng)站的監(jiān)督與管理在一定程度上還存在管理的漏洞。

3 相關(guān)發(fā)展建議

檔案信息網(wǎng)站建設(shè)的意義在于對(duì)社會(huì)公眾提供良好的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息共享。因此，在建設(shè)的過程中，應(yīng)該秉承服務(wù)的理念，從更加人性化的角度進(jìn)行建設(shè)，增加檔案信息發(fā)布的數(shù)量和質(zhì)量，通過交流，了解社會(huì)公眾的需求，使檔案信息網(wǎng)站能在眾多的網(wǎng)站中脫穎而出，具有強(qiáng)大的服務(wù)功能，形成一定的影響力。

3.1 提高檔案網(wǎng)站系統(tǒng)安全系數(shù)，正確定位檔案網(wǎng)站功能

在檔案信息化不斷推行的今天，如果檔案信息化的最終目的是保存，那么檔案利用的局面將難以改變。網(wǎng)絡(luò)病毒風(fēng)險(xiǎn)無處不在，重視檔案信息資源安全是必要的，檔案網(wǎng)站應(yīng)該不斷加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)管與預(yù)測(cè)及與技術(shù)部門的合作，提高檔案系統(tǒng)的安全。但檔案館作為服務(wù)性機(jī)構(gòu)，其功能定位應(yīng)該落到具體上，應(yīng)該以檔案服務(wù)為主導(dǎo)，拓展檔案服務(wù)受眾面。作為一個(gè)檔案信息資源型的服務(wù)網(wǎng)站，檔案信息資源所占的權(quán)重就應(yīng)該最大，增強(qiáng)人性化服務(wù)建設(shè)，并不斷適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

檔案信息網(wǎng)應(yīng)該具備合理的數(shù)據(jù)庫體系，包括全文數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫與專題數(shù)據(jù)庫等，并盡快把信息化的檔案推到線上，以供查詢，實(shí)現(xiàn)共享。天津市檔案信息網(wǎng)在這方面就可以成為眾多檔案網(wǎng)站的榜樣，其設(shè)置了《在家看檔案》與《專題檔案》，并且截至2017年8月11日，檔案查閱欄提供全文查閱與目錄檢索，其中全部目錄數(shù)約175萬條，全文目錄為29萬余條，案卷級(jí)和文件級(jí)目錄為145萬多條[9]。還有上海檔案信息網(wǎng)的《一站式服務(wù)查詢》都是檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享的成功例子。

3.2 增強(qiáng)用戶需求調(diào)研，優(yōu)化檔案信息發(fā)布的結(jié)構(gòu)與質(zhì)量

檔案信息網(wǎng)站是聯(lián)系社會(huì)的窗口，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)用戶需求的調(diào)研與分析，圍繞用戶利用需求展開。檔案利用的類型被劃分為3種：學(xué)術(shù)利用、檔案普遍利用與休閑利用。圍繞3種利用需求開展用戶需求的調(diào)研與分析，及時(shí)提供與開發(fā)和國家發(fā)展、民生密切相關(guān)的檔案信息資源，有序開展檔案信息化，增加公開出版編研成果，建立多種類型數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源廣度與深度的挖掘，推動(dòng)其向文化、知識(shí)方向發(fā)展。采取措施優(yōu)化檔案信息發(fā)布質(zhì)量，滿足社會(huì)公眾對(duì)信息知識(shí)文化的追求。

3.3 完善互動(dòng)功能，提高檔案網(wǎng)站服務(wù)的實(shí)用性

互動(dòng)是獲悉檔案用戶需求動(dòng)態(tài)的良好渠道，也是增強(qiáng)檔案館與用戶之間黏度的有效方法。在檔案網(wǎng)站上設(shè)置互動(dòng)功能，持續(xù)關(guān)注用戶需求情況的變化，并及時(shí)回復(fù)用戶的提問，盡可能地在上班時(shí)間回復(fù)用戶提問。這一方面有利于檔案館增強(qiáng)對(duì)檔案用戶需求的認(rèn)識(shí)，在一定程度上還可以減少調(diào)研的成本，提高檔案服務(wù)的效益；另一方面有助于提高檔案館的形象建設(shè)。

筆者認(rèn)為，館藏和檔案信息化數(shù)量與結(jié)構(gòu)決定了檔案信息網(wǎng)站上的信息資源的數(shù)量與結(jié)構(gòu)。只有數(shù)量豐富、結(jié)構(gòu)合理的館藏資源，才能從根本上滿足社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需求，進(jìn)而提高檔案信息的實(shí)用性。首先在檔案信息收集、整理的過程中，要保證檔案信息的完整性、可靠性、安全性等。其次，在提供豐富的檔案信息資源的前提下，傳播的過程中也要保證其可讀性與可獲取性，提供正式檢索語言與非正式檢索語言，以供用戶更方便地獲取檔案信息。

3.4 建立維護(hù)制度與評(píng)價(jià)體系，及時(shí)更新檔案信息資源

檔案網(wǎng)站應(yīng)該建立合理的運(yùn)營維護(hù)制度與評(píng)價(jià)體系。合理的運(yùn)營制度應(yīng)該落實(shí)到每個(gè)部門，包括檔案網(wǎng)站安全管理制度、檔案信息發(fā)布制度、檔案利用制度、績(jī)效評(píng)估制度、激勵(lì)制度等。此外，合理的評(píng)價(jià)體系需要細(xì)化評(píng)價(jià)指標(biāo)，包括館藏資源（包括特色檔案、全文數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫等）、服務(wù)方式（檢索方式、檢索級(jí)別、檢索結(jié)果等）、互動(dòng)交流（包括互動(dòng)的渠道、互動(dòng)效果等）。這些具體的運(yùn)營維護(hù)制度與評(píng)價(jià)體系有助于改進(jìn)檔案網(wǎng)站的運(yùn)營，及時(shí)更新信息資源，引導(dǎo)檔案網(wǎng)站向健康的方向發(fā)展。

在全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃中，檔案信息化成為重要的發(fā)展趨勢(shì)，各個(gè)檔案館通過多種方式開展檔案信息化工作，一定程度上豐富了數(shù)字化檔案資源。在這樣的基礎(chǔ)上，檔案信息網(wǎng)站應(yīng)該及時(shí)更新檔案信息，滿足用戶多樣化的需求。

4 結(jié)語

也許從“四不問題”對(duì)檔案信息網(wǎng)站進(jìn)行評(píng)價(jià)尚不夠全面，因?yàn)檫@只是基本的要求，但圍繞這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前檔案信息網(wǎng)站確實(shí)存在不足，檔案部門應(yīng)該從根源上對(duì)其行為進(jìn)行反思，以增強(qiáng)檔案網(wǎng)站的服務(wù)能力。

參 考 文 獻(xiàn)

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[8]佚名.比特幣勒索病毒席卷全球！中英同時(shí)“淪陷”！大家小心！[EB/OL].http：//news.youth.cn/jsxw/201705/

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[責(zé)任編輯：高海明]