如何規(guī)范《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理

趙增輝

摘要：《出生醫(yī)學(xué)證明》由國家衛(wèi)生與計(jì)劃生育委員會(huì)統(tǒng)一印制，以省、自治區(qū)、直轄市為單位統(tǒng)一編號(hào)。國家衛(wèi)生與計(jì)劃生育委員會(huì)主管全國《出生醫(yī)學(xué)證明》工作，委托各級(jí)衛(wèi)生行政部門負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)《出生醫(yī)學(xué)證明》的具體事務(wù)管理工作?！冻錾t(yī)學(xué)證明》必須由批準(zhǔn)開展助產(chǎn)技術(shù)服務(wù)并依法取得《母嬰保健技術(shù)服務(wù)許可證》的醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)簽發(fā)。是新生兒作為登記戶籍、獲得保健服務(wù)、證明血緣關(guān)系的法律文本，對(duì)于規(guī)范出生戶口登記，依法加強(qiáng)母嬰保健工作十分重要。它作為“人生第一證”，在公民入學(xué)、出國、遺產(chǎn)繼承等方面也發(fā)揮著重要作用。要加強(qiáng)出生醫(yī)學(xué)證明的檔案管理。一是提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理的思想意識(shí)。二是提高檔案管理人員素質(zhì)。三是加強(qiáng)監(jiān)管力度，確?！冻錾t(yī)學(xué)證明》檔案規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：《出生醫(yī)學(xué)證明》；檔案；管理

根據(jù)《母嬰保健法》及上級(jí)衛(wèi)生行政部門的統(tǒng)一發(fā)文、結(jié)合《衛(wèi)生部、公安部關(guān)于加強(qiáng)出生醫(yī)學(xué)證明管理有關(guān)問題的通知》，就如何加強(qiáng)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理，結(jié)合本地出生醫(yī)學(xué)證明檔案管理工作實(shí)際，談?wù)勅绾渭訌?qiáng)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理。

一、《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案規(guī)范化管理的重要性

隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展需要，人們逐漸對(duì)《出生醫(yī)學(xué)證明》提高了認(rèn)識(shí)，在生活中越來越多的利用到《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案。人們逐漸對(duì)《出生醫(yī)學(xué)證明》提高了認(rèn)識(shí)，《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理工作也就顯得尤為重要?！冻錾t(yī)學(xué)證明》對(duì)于規(guī)范出生戶口登記，依法加強(qiáng)母嬰保健工作具有重要意義，而且有些資料與醫(yī)療涉法也有一定關(guān)系，及時(shí)有效地發(fā)揮人口出生醫(yī)學(xué)證明檔案的作用，維護(hù)國家、社會(huì)組織和公民的合法權(quán)益，因此，健全《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理工作非常重要。實(shí)施《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案規(guī)范化管理，強(qiáng)化對(duì)《出生醫(yī)學(xué)證明》的簽發(fā)、印章、檔案、廢證等環(huán)節(jié)的監(jiān)管，有效降低廢證率，防止遺失，杜絕流失情況發(fā)生。利于推進(jìn)檔案與電子文件登記備份，便于分類存檔，永久保存，為需查詢、補(bǔ)辦《出生醫(yī)學(xué)證明》群眾提供完整信息資料。近年來，隨著《出生醫(yī)學(xué)證明》使用范圍越來越廣，要求查閱《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案信息的人員日益增多。有效發(fā)揮檔案信息利用率，高效構(gòu)建便民服務(wù)平臺(tái)奠定良好基礎(chǔ)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，每年到我站查詢、補(bǔ)辦出生醫(yī)學(xué)證明者60多人次以上。為方便群眾查詢，必須做好《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的分類、整理、組卷、歸檔、編寫案卷目錄等工作，保管好《出生醫(yī)學(xué)證明》。

二、靈壽縣《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理情況

靈壽縣自1996年1月1日啟用全國統(tǒng)一的出生醫(yī)學(xué)證明，受衛(wèi)生局委托，靈壽縣婦幼保健站負(fù)責(zé)全縣《出生醫(yī)學(xué)證明》的申領(lǐng)、發(fā)放、補(bǔ)發(fā)及辦理醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)外出生嬰兒的《出生醫(yī)學(xué)證明》簽發(fā)。2007年1月1日全縣《出生醫(yī)學(xué)證明》啟用計(jì)算機(jī)打印。協(xié)助衛(wèi)生計(jì)生委做好全縣《出生醫(yī)學(xué)證明》的管理、培訓(xùn)和監(jiān)督，督促各簽發(fā)單位嚴(yán)格按照有關(guān)程序簽發(fā)《出生醫(yī)學(xué)證明》，做好《出生醫(yī)學(xué)證明》的信息統(tǒng)計(jì)報(bào)表和檔案管理工作。

三、出生醫(yī)學(xué)證明管理中存在的問題

《出生醫(yī)學(xué)證明》是由有助產(chǎn)資格的醫(yī)院、衛(wèi)生院、婦幼保健院簽發(fā)的。各助產(chǎn)機(jī)構(gòu)和婦幼保健院的出生醫(yī)學(xué)證明檔案由各自保管，沒有納入到綜合檔案室專人保管，保管存儲(chǔ)條件和查閱利用都不符合規(guī)范化要求。2007年以前手寫《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理上未做統(tǒng)一要求，都是由簽發(fā)單位根據(jù)各自情況自行保存，有些檔案沒能按規(guī)定整理歸檔，導(dǎo)致查詢困難，有些簽發(fā)單位保存內(nèi)容不一樣，甚至有些地方還出現(xiàn)過《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案丟失、損壞的情況?！冻錾t(yī)學(xué)證明》檔案室建設(shè)落后，有些地方無法保證庫房通風(fēng)良好、防潮、專人專管。

四、如何加強(qiáng)出生醫(yī)學(xué)證明的檔案管理

（一）強(qiáng)化《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)

《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案為永久保存檔案。各助產(chǎn)技術(shù)服務(wù)單位和婦幼保健站檔案管理人員要高度重視，本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的宗旨，嚴(yán)格按照分年擺放整齊，歸檔思路清晰，按日期或證件編號(hào)歸檔，歸檔資料完整，檔案盒內(nèi)目錄清楚，有安全的檔案存放條件，保有管要符合“二鎖”（門鎖、柜鎖）、“三鐵”（鐵門、鐵欄窗、保險(xiǎn)柜）、“四防”（防潮、防蟲、防火、防盜），切實(shí)做好《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理工作，做到主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，落實(shí)專人負(fù)責(zé)。

（二）加強(qiáng)基層檔案管理人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

基層檔案管理人員不穩(wěn)定，新?lián)Q人員要培訓(xùn)后上崗。《出生醫(yī)學(xué)證明》管理機(jī)構(gòu)對(duì)基層人員要定期組織專題培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)，專人管理《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案?！冻錾t(yī)學(xué)證明》管理機(jī)構(gòu)、各助產(chǎn)技術(shù)服務(wù)單位要建立、健全檔案管理規(guī)章制度，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、整理、組卷、歸檔，編寫案卷目錄，檔案室要配備必要的設(shè)備、設(shè)施，防止《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的破損、褪變、霉變、蟲蛀和散失，確保檔案的安全保管、永久存檔。

（三）做好《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案保密工作

《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理人員對(duì)檔案信息必須嚴(yán)格保密，不得泄露、篡改、毀損，不得出售或者非法向他人提供。確保檔案信息安全，防止個(gè)人檔案信息泄露、毀損、丟失。在發(fā)生或者可能發(fā)生信息泄露、毀損、丟失的情況時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施。

（四）加強(qiáng)監(jiān)管力度，確保《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案規(guī)范化

衛(wèi)生行政部門、檔案部門要加強(qiáng)監(jiān)管力度。依據(jù)《中華人民共和國母嬰保健法》等相關(guān)條例，參照衛(wèi)生部婦幼保健與社區(qū)衛(wèi)生司中國疾病預(yù)防控制中心婦幼保健中心發(fā)行的《出生醫(yī)學(xué)證明管理工作指導(dǎo)手冊(cè)》，定期對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)《出生醫(yī)學(xué)證明》的工作進(jìn)行專題督導(dǎo)。對(duì)《出生醫(yī)學(xué)證明》的首次簽發(fā)、換發(fā)、印章管理、廢證管理、信息管理、檔案管理、委托書、責(zé)任狀等各項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確?！冻錾t(yī)學(xué)證明》檔案規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)：

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