文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策

曹梅

摘要：一直以來，文書檔案是企事業(yè)單位決策的重要參考依據(jù)，文書檔案管理也是經(jīng)營(yíng)管理的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，其管理質(zhì)量將直接決定企事業(yè)單位資料信息的完整性和準(zhǔn)確性。然而在當(dāng)前的文書檔案管理工作中仍然存在不少的問題，導(dǎo)致文書檔案的作用無法充分發(fā)揮出來，給企事業(yè)單位的發(fā)展帶來了一定的阻礙。本文將對(duì)事業(yè)單位中文書檔案管理工作常見的問題加以分析，并提出行之有效的解決對(duì)策，以期全面提高文書檔案管理質(zhì)量，促使文書檔案更好的為事業(yè)單位的發(fā)展而服務(wù)。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；問題；對(duì)策

文書檔案是企事業(yè)單位生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的資料信息，涵蓋了生產(chǎn)活動(dòng)的方方面面，在企事業(yè)單位中有著不容忽視的重要地位。但是從目前我國(guó)事業(yè)單位的文書檔案管理現(xiàn)狀不難發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，經(jīng)常與檔案管理相混淆，而且管理人員的個(gè)人素質(zhì)和技術(shù)水平也不能滿足管理工作的實(shí)際需求，這些都為文書檔案管理增加了難度。為了保證國(guó)有企事業(yè)單位的健康發(fā)展，應(yīng)提高對(duì)文書檔案管理的重視度，并針對(duì)上述問題采取切實(shí)可行的解決措施，為文書檔案管理提供支持和保障，促使文書檔案的效用得到最大化的展現(xiàn)。

一、文書檔案管理工作中存在的問題

（一）事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)不足

一般來說，文書檔案管理工作的實(shí)效性主要取決于管理者的態(tài)度，管理者對(duì)文書檔案的重視程度越高，投入力度越大，文書檔案的管理效果也會(huì)愈發(fā)理想，反之亦然。但是在很多事業(yè)單位中，管理者對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)都不夠全面，認(rèn)為該項(xiàng)工作與單位的經(jīng)濟(jì)效益聯(lián)系不大，無需投入過多的關(guān)注，既沒有制定完善的管理制度，對(duì)管理人員也缺乏監(jiān)督，致使文書檔案管理流于表面，無法落到實(shí)處。

（二）文書檔案管理和檔案管理相混淆

文書檔案管理和檔案管理二者之間有著密切的聯(lián)系，文書檔案管理是檔案管理的重要組成部分，也是決定檔案管理能否順利開展的必要前提條件，應(yīng)將這兩項(xiàng)工作區(qū)分開來，切實(shí)做好文書檔案管理，并加強(qiáng)與檔案管理工作的協(xié)調(diào)和銜接，為檔案管理的開展打下良好的基礎(chǔ)。由于部分單位將文書檔案管理與檔案管理混為一談，使得管理人員的職責(zé)不明，工作效率十分低下，嚴(yán)重影響了文書檔案管理的質(zhì)量，同時(shí)也制約了檔案管理工作的開展。

（三）管理人員素質(zhì)不高

事業(yè)單位文書檔案管理工作中還經(jīng)常存在這樣的問題，即管理人員的數(shù)量不足，大多是由負(fù)責(zé)檔案管理的員工兼任，這些管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備和工作技能不足以勝任文書檔案管理工作，給文書檔案管理工作帶來了巨大的風(fēng)險(xiǎn)，信息的安全性也無法得到保障。與此同時(shí)，一些單位對(duì)于文書檔案管理人員也缺乏技能培訓(xùn)，在崗員工雖然具有豐富的檔案分類、立卷和保管經(jīng)驗(yàn)，但是自身的技術(shù)水平較為落后，不少管理人員仍然采用傳統(tǒng)的管理技術(shù)和方法，對(duì)于文書檔案管理的效率和質(zhì)量都產(chǎn)生了不利的影響。

二、優(yōu)化文書檔案管理的有效措施

（一）全面、正確的認(rèn)識(shí)文書檔案管理工作

事業(yè)單位的管理者作為領(lǐng)頭人和風(fēng)向標(biāo)，將對(duì)全體員工的思想和行為產(chǎn)生導(dǎo)向作用，要想保證文書檔案管理工作的有效開展，首先要提高管理者對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度，并將文書檔案的重要性普及給相關(guān)工作人員，使他們能夠充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理之于自身和單位發(fā)展的緊密聯(lián)系，從而轉(zhuǎn)變以往的錯(cuò)誤思想，全身心的投入到文書檔案管理實(shí)踐工作中。另外，還要加大資金和技術(shù)的投入力度，為管理設(shè)施的引進(jìn)、管理人員的培訓(xùn)和薪酬發(fā)放、以及管理技術(shù)的革新提供強(qiáng)有力的支持。

（二）完善管理工作環(huán)節(jié)

文書檔案的管理需要眾多部門和員工的大力配合，應(yīng)加強(qiáng)部門之間的溝通和協(xié)調(diào)，最大限度的調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，確保文書檔案管理真正得到貫徹執(zhí)行。一方面，要制定規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁鞒?，?duì)各個(gè)部門的職責(zé)進(jìn)行詳細(xì)的劃分，為文書檔案管理提供工作依據(jù)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決實(shí)際工作中出現(xiàn)的各類問題，將文書檔案管理中易于發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)隱患扼殺在萌芽之中，保證文件資料的完整性和真實(shí)性。另一方面，文書檔案要使用統(tǒng)一的格式，紙質(zhì)文檔要做好清潔處理，同時(shí)重視加強(qiáng)文書檔案管理與檔案管理的銜接，促進(jìn)事業(yè)單位管理的規(guī)范化發(fā)展。

（三）提升管理人員的綜合素質(zhì)

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展和普及推廣的背景下，文書檔案管理也要積極采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，這就需要管理人員與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識(shí)和信息技術(shù)，提高自身的綜合素質(zhì)，以適應(yīng)文書檔案管理的工作需求。要定期組織對(duì)管理人員的培訓(xùn)和教育，將培訓(xùn)與績(jī)效考核相掛鉤，參與培訓(xùn)的全體人員在培訓(xùn)結(jié)束后都要接受考核，以檢驗(yàn)培訓(xùn)效果，調(diào)動(dòng)管理人員的培訓(xùn)積極性，確保管理人員能夠按照規(guī)定、有目的、有計(jì)劃地參與繼續(xù)教育，提高檔案管理隊(duì)伍的整體水平。此外，還要引進(jìn)激勵(lì)機(jī)制，提高管理人員的責(zé)任感，激發(fā)管理人員的工作熱情，避免主觀因素引起的文檔資料缺失和遺漏，保證文書檔案的安全。

（四）確保電子檔案的有效保存和安全性

電子檔案是應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行的，應(yīng)用該技術(shù)可以大批量地處理文件，收集整理大量的信息，為文書檔案管理工作的高效進(jìn)行提供了技術(shù)條件，大大節(jié)省了管理文書檔案所需的時(shí)間。但是必須確保電子檔案的有效保存和安全性。首先，在保存這一塊應(yīng)該提高危機(jī)意識(shí)，注意及時(shí)保存文件信息，采取數(shù)字備份功能等，這樣可以避免停電或者計(jì)算機(jī)突然發(fā)生故障而致使文件信息的丟失。其次，在安全性這一塊需要計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的參與，給計(jì)算機(jī)安裝正規(guī)的防毒殺毒軟件、防火墻，預(yù)防計(jì)算機(jī)受到非法攻擊導(dǎo)致檔案信息丟失、泄漏，確保電子檔案的安全性。

三、結(jié)語

文書檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、系統(tǒng)性的工作，需要給予足夠的重視，加大資金投入力度，建立規(guī)范化的工作流程，提高管理人員的綜合素質(zhì)，對(duì)電子檔案采取特殊的防護(hù)措施，確保文書檔案管理的各項(xiàng)舉措能夠真正的落實(shí)到位，以增強(qiáng)文書檔案的使用價(jià)值，促進(jìn)檔案管理工作的長(zhǎng)效開展，從而為檔案管理的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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