新形勢下企業(yè)單位檔案管理問題思考

李曉希

摘要：對于企業(yè)單位而言，企業(yè)檔案有著極為重要的意義，他記錄著企業(yè)各方面的信息，具有極大的保存價值。在新形勢下，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展的需求，這就需要企業(yè)改善管理方法，運用先進的技術(shù)來進行保存，以提高管理效果。目前來看，隨著企業(yè)信息量的不斷擴大，檔案管理所暴露的問題也逐漸增多。本文針對當(dāng)前企業(yè)單位檔案管理中存在的問題進行了分析，提出了新形勢下提高檔案管理質(zhì)量的對策。

關(guān)鍵詞：新形勢；企業(yè)檔案管理；問題；措施

在企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案管理關(guān)系著企業(yè)的重要信息，檔案管理的目的主要是提高企業(yè)的社會經(jīng)濟效益，促進企業(yè)的發(fā)展。由此可知，企業(yè)檔案管理不僅對企業(yè)經(jīng)濟效益有著一定的影響，還能夠在很大程度上維持企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。因此，企業(yè)需要做好檔案管理，將其作為企業(yè)管理中重要的部分來對待。近年來，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)中各類數(shù)據(jù)資料在不斷的增加，檔案管理難度也在加強，這就需要不斷的提升管理質(zhì)量，改善管理方法，才能保證企業(yè)檔案的服務(wù)水平，促進企業(yè)的發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）企業(yè)沒有引起對檔案管理的重視

現(xiàn)今，隨著市場競爭力的增強，所有企業(yè)都把重心放在了提高經(jīng)濟效益上，把經(jīng)濟效益最大化當(dāng)成了主要的生產(chǎn)目標(biāo)。在企業(yè)管理中，經(jīng)濟效益確實是最重要的，但它離不開基礎(chǔ)管理服務(wù)工作的支撐。只有做好企業(yè)基礎(chǔ)管理工作，才能更好的為企業(yè)服務(wù)，創(chuàng)造更多的經(jīng)濟和社會效益。尤其是檔案管理工作，它記載著企業(yè)幾乎所有的數(shù)據(jù)和信息，對于企業(yè)活動的開展具有重要的意義。但目前來看，很多企業(yè)并沒有認(rèn)識到這一點，認(rèn)為檔案管理只是普通的基礎(chǔ)性管理工作，并不重視檔案的管理，使得企業(yè)檔案工作沒有制定相應(yīng)的計劃，無法有效的開展。

（二）檔案管理工作較為混亂，存在丟失損壞等現(xiàn)象

目前，很多企業(yè)的檔案管理工作還停留在表面上，其工作內(nèi)容主要就是歸檔和管理，并沒有進行深入的管理。在檔案的管理過程中，一般管理人員都會直接將檔案放在一起，雖然有文件歸檔，但很少進行細分，只是大致進行分類存檔，甚至有很多檔案沒有進行很系統(tǒng)的分類整理，就直接放入了編織袋中，使其處于無人管理的狀態(tài)中。這就造成了檔案管理的混亂。在這種情況下，一旦企業(yè)發(fā)生產(chǎn)權(quán)的變動或是處于破產(chǎn)改制狀態(tài)，檔案就容易發(fā)生丟失等狀況。此外，由于資料存放較為隨意，有的檔案很久沒有進行管理，容易造成文件的損壞，這些都使得企業(yè)檔案無法得到有效的利用，從而影響到企業(yè)某些活動的開展和企業(yè)的正常運行。

（三）企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)不高

從目前的情況來看，很多企業(yè)開始重視檔案的管理，也建立了專門的檔案管理人員，但整體而言，管理人員在這方面還不夠?qū)I(yè)，不能完全滿足當(dāng)前檔案工作的開展需求。還有很多檔案管理人員是由其他部門管理人員兼任，并沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，對檔案管理方面的知識不夠了解。而在新形勢下，企業(yè)面對的市場競爭越來越激烈，其檔案管理工作也需要專業(yè)的管理隊伍。因此，只有管理人員擁有過硬的專業(yè)知識和素質(zhì)，能很好的掌握檔案管理的理論，具有較強的管理能力，才能更好的進行檔案的管理。

二、新形勢下提高檔案管理質(zhì)量的對策

（一）制定相關(guān)的檔案管理制度，對檔案進行分類管理

設(shè)立專門的檔案室，并制定一套相對更為完善的檔案管理制度，如統(tǒng)計、借閱、保密等方面的制度，對檔案的使用和保存進行細致的記載和管理。要做好企業(yè)各部門之間的分工與合作，做到各司其職，及時對重要的檔案進行歸檔和整理，做好檔案的移交工作等，確保檔案的安全和完整。此外，可以設(shè)立專門的應(yīng)急處理和信息安全等領(lǐng)導(dǎo)隊伍，對檔案信息的安全進行保障，做好安全措施，防止火災(zāi)等突發(fā)事件的發(fā)生為檔案資料帶來損害。在新形勢下，檔案的安全也是極為重要的，它關(guān)系著檔案的完整與否，因此必須加強安全防護措施。

（二）建立起信息平臺，結(jié)合先進的信息技術(shù)來對檔案進行管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理已經(jīng)不能滿足時代的發(fā)展需求，其管理的弊端也逐漸的顯現(xiàn)出來。對此，企業(yè)應(yīng)該與時俱進，建立信息平臺，利用信息技術(shù)來管理文檔。企業(yè)要選擇適合檔案行業(yè)的軟件，使其能夠與企業(yè)中其他的業(yè)務(wù)軟件相互轉(zhuǎn)化，以推動企業(yè)檔案的信息化建設(shè)和發(fā)展，幫助企業(yè)檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔過渡到符合社會發(fā)展的數(shù)字化文檔，實現(xiàn)檔案文檔的信息化與資源的整合運用。

（三）選擇專業(yè)的檔案復(fù)合型人才進行管理

在新形勢下的企業(yè)檔案管理中，需要專業(yè)的人才來進行管理，尤其是科技快速發(fā)展的時代，對管理人員提出了新的要求。首先必須要具備較強的專業(yè)素質(zhì)和管理能力，此外，管理人員需要熟悉當(dāng)前各類辦公軟件的操作，并取得相關(guān)的上崗證，才能進入到檔案管理工作中。管理人員在上崗之后，還要經(jīng)過各類專門的跟進培訓(xùn)，以提高自身的專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)也可以通過考試等手段對管理人員進行篩選，做到優(yōu)勝劣汰，選擇綜合素質(zhì)較強的人員來擔(dān)任管理工作，提升企業(yè)檔案管理的質(zhì)量，從而促進企業(yè)的發(fā)展。

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