流動人員檔案管理實(shí)證研究

徐忠東

摘要： 在高校擴(kuò)招的影響下，以高校畢業(yè)生為主體的流動人員檔案增速較快。目前，流動人員檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化總體水平較低、信息化程度有限。本文將在分析江蘇省S市流動人員檔案保管現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出切合實(shí)際情況的提升檔案管理水平的意見建議，從而力求提升檔案管理的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：流動人員 檔案管理 信息化

中圖分類號：G275文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-5349（2017）11-0065-03

一、研究背景

流動人員人事檔案是個人身份、工作學(xué)習(xí)經(jīng)歷、人事關(guān)系、政治信仰等最直接的記載，是社會和用人單位掌握人、使用人的重要載體和依據(jù)，直接關(guān)系到人事安全和個人的切身利益。隨著改革開放深入，特色社會主義市場體制的確立，大量合資、獨(dú)資、外資、民營、私營等非國有經(jīng)濟(jì)體的出現(xiàn)，越來越多的各種專業(yè)技術(shù)型人才進(jìn)入這些用人單位，流動人員成為一個特殊的群體出現(xiàn)，各種人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)運(yùn)而生，人事檔案也脫離體制管理，朝“社會化”管理“多元交流”方向發(fā)展。在此過程中，各種問題接踵而來，其中最主要的就是通過人事檔案社會化管理機(jī)構(gòu)管理實(shí)現(xiàn)“人檔分離”后，人事檔案的收集、查閱、利用不可能再像“檔隨人走”模式下那么便捷。解決這一問題，信息化建設(shè)是必經(jīng)之路。但就目前情況看，各地人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)的人事檔案信息化管理建設(shè)沒有取得快速發(fā)展，被這樣或那樣的問題所牽絆，于是在此背景下提出了流動人員人事檔案管理的研究。

二、研究意義

流動人員檔案管理本質(zhì)是信息資源管理，利用現(xiàn)代化的管理手段和存儲方式處理各種信息，便于利用和開發(fā)更能產(chǎn)生廣泛的社會效益。主要意義有以下三點(diǎn)：

（1）流動人員檔案信息化管理的研究，對國家信息化建設(shè)起到促進(jìn)作用。目前，我國所處的信息化建設(shè)正在關(guān)鍵期，流動人員檔案信息化管理是該建設(shè)中重要組成構(gòu)件。對其所做的研究勢必將在國家信息化建設(shè)中起到重要作用。

（2）流動人員檔案信息化管理研究，使流動人員人事檔案社會化管理成為一種趨勢，只有通過信息化管理的手段才能解決其間產(chǎn)生的各種問題。率先實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案社會化管理，這就從意識形態(tài)上對全國人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)采取人事檔案信息化管理，起到了重要的推進(jìn)作用。

（3）流動人員檔案信息化管理的研究，對解決“人檔分離”出現(xiàn)的問題，加快人事檔案社會化管理的進(jìn)度，有著不可低估的作用。不僅有利于促進(jìn)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，有利于提高人才服務(wù)機(jī)構(gòu)服務(wù)管理水平，有利于推動人事檔案信息資源整合，更有利于促進(jìn)人事檔案信息資源的開發(fā)和利用，發(fā)揮人事檔案信息的重大作用。

三、研究綜述

（一）國外研究狀況

因不同國家的政治體制、歷史及文化背景各不相同，在檔案管理和分類上也不盡相同，而人事檔案管理的管理方式也多有不同。由于流動人員作為我國特定國情下出現(xiàn)的人群，國外對此沒有研究。但國外人事檔案社會化及信息化管理的程度很高，值得我們借鑒學(xué)習(xí)和思考。國外相關(guān)研究主要涉及三個方面：

1.檔案管理電子化、信息化

美國檔案信息化建設(shè)工作始于20世紀(jì)80年代中后期，該時期的研究重點(diǎn)是保存介質(zhì)及如何實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。90年代，研究重點(diǎn)轉(zhuǎn)向如何實(shí)現(xiàn)全國檔案信息共享。到了90年代中期，美國成立了檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)，該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了通過地區(qū)、來源和利用對象分別納入統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)國內(nèi)數(shù)字化的檔案資源網(wǎng)上集成化查詢、檢索和利用，成為世界上第一個實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化的國家。目前，美國檔案數(shù)字化工作的重點(diǎn)在于檔案數(shù)據(jù)的收集、匯集、儲存、傳送、接入等幾個部分。

2.人事檔案個人知情權(quán)研究

1984年，英國頒布了《數(shù)據(jù)保護(hù)法案》，該法案賦予民眾通過網(wǎng)絡(luò)查詢個人信息的權(quán)利。1987年，又通過《個人資料獲得法案》，賦予民眾獲知本人社會保障信息、房產(chǎn)信息、學(xué)業(yè)信息等權(quán)利。

3.人事檔案中涉及的隱私權(quán)問題

一直以來，人事檔案所涉及的隱私權(quán)問題始終為專家學(xué)者所關(guān)注。對此，美國1946年通過的《行政程序法》將教育背景、金融交易、醫(yī)療病史、犯罪前科、工作履歷及社會保障號碼或其他屬于個人身份標(biāo)記（如指紋、照片等）均界定為個人隱私。尤其是1974年通過了《隱私權(quán)法》，更明確了對個人隱私權(quán)的保護(hù)。

（二）國內(nèi)研究現(xiàn)狀

人事檔案管理歷來是我國檔案管理中的重要組成部分，流動人員檔案信息化管理被越來越多的專家學(xué)者及政府人才服務(wù)機(jī)構(gòu)所重視，研究的焦點(diǎn)也轉(zhuǎn)向此方向。

流動人員人事檔案管理的研究狀況。經(jīng)統(tǒng)計，目前國內(nèi)關(guān)于流動人員人事檔案管理研究的相關(guān)論文合計32篇，研究領(lǐng)域涉及4個方面：一是流動人員人事檔案管理工作中的問題與對策研究，共有20篇。主要涉及機(jī)構(gòu)管理混亂，多頭管理；管理方式不規(guī)范、管理手段還停留在改革開放前狀態(tài)等問題。二是針對某地流動人員檔案管理的實(shí)證研究?！陡Ｖ菔辛鲃尤藛T檔案管理公共服務(wù)研究》（李琳勇，2015）中詳細(xì)介紹了目前福州市流動人員檔案管理的措施，包括：統(tǒng)籌財政資金，支持大型機(jī)構(gòu)改善硬件服務(wù)環(huán)境；制定并推行地方強(qiáng)制標(biāo)準(zhǔn)，對檔案存放設(shè)施進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化改造；省市級人社部門統(tǒng)籌，建立統(tǒng)一髙效的人事檔案管理系統(tǒng)；加強(qiáng)網(wǎng)站建設(shè)，探索自動化辦公和無紙化辦公。三是流動人員人事檔案社會化管理研究?！赌暇簶?gòu)建新時期流動人員檔案社會化管理平臺》（孫琪、劉銳，2016）中指出流動人員人事檔案社會化將是一個必然的趨勢，建議從管理層面上規(guī)范，健全和完善各縣規(guī)章制度；從執(zhí)行和操作層面進(jìn)行規(guī)范，制定出臺相關(guān)配套服務(wù)辦法；開發(fā)人才信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)流動人員檔案信息化精確管理；依托檔案優(yōu)勢，拓展和創(chuàng)新服務(wù)功能。四是從保護(hù)個人隱私權(quán)角度研究流動人員人事檔案管理。如：《從個人資料保護(hù)看人事檔案法制的重構(gòu)》（張建文，2009）一文中談到要保護(hù)個人信息權(quán)，建議將現(xiàn)行《干部檔案工作條例》和《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》合并，制定統(tǒng)一的《人事檔案法》；對公務(wù)員、事業(yè)單位工作人員和企業(yè)職工的人事檔案進(jìn)行分類管理，同時將“保障檔案當(dāng)事人的合法權(quán)益”與“檔案事務(wù)”對檔案當(dāng)事人本人公開，作為修法的基本準(zhǔn)則。endprint

人事檔案信息化管理狀況研究。經(jīng)統(tǒng)計，人事檔案信息化管理相關(guān)論文共27篇，既有針對高校、干部人事檔案信息化管理研究，也有針對流動人員人事檔案信息化管理研究，但流動人員檔案信息化管理研究數(shù)量極少，目前僅有1篇，即《上海：實(shí)現(xiàn)流動人員人事檔案信息化管理》一文。主要介紹了上海信息化管理的現(xiàn)狀，建立統(tǒng)一的信息管理服務(wù)平臺，制定流動人員人事檔案管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案跟蹤機(jī)制等。關(guān)于人事檔案信息化管理的研究其主要內(nèi)容涉及以下兩個方面：一是人事檔案信息化管理的必要性和重要性。《簡析人事檔案信息化管理的必要性及其措施》（王明子，2015）強(qiáng)調(diào)：強(qiáng)化人事檔案管理的信息化意識，完善人事檔案信息化管理的設(shè)備基礎(chǔ)，提高檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)所有檔案數(shù)據(jù)和作為實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化的主要措施。二是流動人事檔案管理信息化建設(shè)的問題及對策?！度耸聶n案管理信息化過程中的問題及對策》（郄波、王兆欣，2016）中提到，當(dāng)前檔案管理信息化過程中出現(xiàn)的主要問題有：檔案存儲量大、數(shù)據(jù)錄入工作間距，資金缺口大、軟硬件配備不足，工作人員技術(shù)陳舊、專業(yè)人才缺乏，信息安全問題。

由上面的分析我們不難看出，目前，針對流動人員人事檔案信息化管理研究的相關(guān)理論文獻(xiàn)非常稀少。絕大部分論文僅將人事檔案信息化作為一種新的管理途徑和方式提出，較為零散，沒有詳細(xì)地進(jìn)行闡述，對于如何進(jìn)行流動人員人事檔案信息化管理，如何構(gòu)建總體框架，如何在理論指引下開展實(shí)踐活動的相關(guān)研究基本沒有。

四、江蘇省人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案保管及信息化基本情況

近年來，隨著高校擴(kuò)招步伐加快，以高校畢業(yè)生為主體的流動人員檔案增速較快。經(jīng)統(tǒng)計，截至2017年5月底，江蘇省內(nèi)各級人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)共保管流動人員人事檔案約1798萬份。從江蘇省各市流動人員檔案保管數(shù)量看，前4名分別為南京市人才服務(wù)中心40萬份、無錫24萬份、蘇州22萬份、S市178萬份。S市地處蘇北，其流動人員檔案保管位居蘇北5市第一。

目前，江蘇省尚未建立全省聯(lián)網(wǎng)的流動人員檔案管理信息系統(tǒng)，無法進(jìn)行異地查詢。各市結(jié)合自身工作需要，除南京、蘇州、徐州已實(shí)現(xiàn)市、縣兩級流動人員檔案互聯(lián)互通外，其他10個市均未實(shí)現(xiàn)該功能。

五、S市流動人員檔案管理及信息化建設(shè)中存在的問題和困難

（一）快速增長的檔案管理與人員配備不足之間的矛盾

截至2017年5月底，S市共保管流動人員人事檔案約4457萬份，其中市本級178萬份、縣（市）區(qū)2677萬份，市本級每年新增流動人員檔案均超過2萬份。除檔案保管數(shù)量巨大外，市本級每年需為近3萬人次提供與檔案相關(guān)的咨詢和服務(wù)，但實(shí)際負(fù)責(zé)檔案服務(wù)業(yè)務(wù)只有6人，工作量大與人員少之間的矛盾較為突出。

（二）流動人員人事檔案失聯(lián)現(xiàn)象逐年增多

近年來，S市高校畢業(yè)生檔案失聯(lián)現(xiàn)象呈遞增的態(tài)勢，現(xiàn)失聯(lián)檔案數(shù)量超過2萬份，各縣（市、區(qū)）流動人員檔案失聯(lián)現(xiàn)象也普遍存在。造成檔案失聯(lián)原因主要有：一是人事檔案的重要性被部分大學(xué)畢業(yè)生忽視，棄檔失聯(lián)現(xiàn)象逐年增加。二是人才流動速度加快，流動人才不愿費(fèi)時費(fèi)力托管或調(diào)動其人事檔案。三是流動人員檔案進(jìn)入人才服務(wù)機(jī)構(gòu)后，用人單位不調(diào)動或使用檔案，導(dǎo)致檔案一直滯留在人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，影響了檔案的保管與使用。

（三）檔案管理信息化投入相對不足

2016年，S市經(jīng)過“開發(fā)聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)、統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范、實(shí)施服務(wù)聯(lián)動”，全面整合了全市流動人員檔案資源，順利實(shí)現(xiàn)了市本級、各縣（市）區(qū)流動人員檔案信息互聯(lián)互通。通過推廣完善流動人員檔案管理新系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息實(shí)時查詢和聯(lián)網(wǎng)轉(zhuǎn)遞功能，有效提升了流動人員檔案管理水平和服務(wù)效率。為實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，S市人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在沒有得到財政部門經(jīng)費(fèi)支持的情況下，通過壓縮日常辦公經(jīng)費(fèi)等方式籌措經(jīng)費(fèi)，推進(jìn)了新的流動人員檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和使用。

（四）誠信檔案的建立使用和推廣力度不夠

目前，江蘇省內(nèi)各級人才服務(wù)機(jī)構(gòu)均未開展流動人員誠信檔案的建立、使用和推廣工作。對于流動人員誠信檔案的概念界定、對象范圍、主要內(nèi)容等尚未開展相關(guān)的研究和實(shí)踐，相關(guān)誠信檔案平臺建設(shè)沒有開展，導(dǎo)致流動人員檔案的評價功能和使用的有效性受到了一定影響。

六、對策建議

（一）適當(dāng)增加流動人員檔案管理人員數(shù)量

為有效破解檔案管理任務(wù)重與人手少的矛盾，建議根據(jù)流動人員檔案保管量和增長量，建議加大政府購買公益性崗位力度，通過購買公益性崗位，一方面促進(jìn)了包括未就業(yè)大學(xué)生在內(nèi)的勞動力就業(yè)，另一方面也有效破解了管理流動人員檔案人手短缺的難題。

（二）有效解決流動人員檔案失聯(lián)問題

一是深入開展政策宣傳活動，充分運(yùn)用報紙、電臺等傳統(tǒng)媒體和微博、微信、手機(jī)APP等新興媒介，大力開展宣傳動員活動，幫助流動人員及時了解個人檔案的重要意義，有效增強(qiáng)對檔案重要性的認(rèn)識。二是動員企業(yè)及時調(diào)取其職工人事檔案，切實(shí)提高檔案的利用率。

（三）大力提升檔案管理信息化水平

鑒于目前我省除南通外均已建立市、縣流動人員檔案管理系統(tǒng)，建議由省級層面以此為基礎(chǔ)進(jìn)行有效整合，建立完善全省統(tǒng)一的流動人員檔案管理平臺，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時查詢和更新功能，最終實(shí)現(xiàn)檔案異地查詢和相關(guān)業(yè)務(wù)網(wǎng)上辦理目標(biāo)。

（四）加快推進(jìn)誠信檔案建設(shè)步伐

論證流動人員誠信檔案的界定范圍，探討用人單位對員工誠信記錄的具體需求，確定誠信檔案相關(guān)內(nèi)容，制定流動人員誠信檔案工作方案。推進(jìn)流動人員檔案誠信信息平臺建設(shè)，確定2-3家企業(yè)作為試點(diǎn)，以企業(yè)代理人員檔案信息為基礎(chǔ)，開展包括工作表現(xiàn)、考核獎懲等誠信信息的收集、匯總、甄別、錄入工作，加強(qiáng)檔案的信息化管理，著力豐富檔案內(nèi)容，提升檔案的使用價值，初步建立流動人員誠信檔案信息數(shù)據(jù)庫。

七、結(jié)論

隨著我國對人才流動管理不斷放開，流動人員日益增

多，導(dǎo)致S市流動人員檔案增速迅猛，人事檔案的管理難度變大，相關(guān)問題層出不窮，尤其檔案管理信息化建設(shè)滯后問題突出，但流動人員人事檔案信息化建設(shè)是一項長期的、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，需大量的人力、物力、財力、技術(shù)支撐。同時，此項工作也是一項復(fù)雜的、龐大的系統(tǒng)工程，涉及管理體制問題、標(biāo)準(zhǔn)化問題、法律問題、安全問題和利用問題等，需要我們通過加大投入、健全法規(guī)、完善機(jī)制等方式推進(jìn)流動人員人事檔案管理邁上科學(xué)化、信息化、法制化的快車道。

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責(zé)任編輯：孫瑤endprint