芻議建筑安裝工程檔案信息化管理現狀與優(yōu)化控制

歐陽劍

（廣東省惠州市第一人民醫(yī)院，廣東 惠州 516003）

[摘 要] 我國經濟社會快速發(fā)展，帶動了建筑安裝工程行業(yè)的繁榮。在此過程當中，工程檔案管理方面的存在的問題日益暴露出來。本文簡要介紹工程檔案信息化管理的現狀，然后在此基礎上探討優(yōu)化控制的措施。

[關鍵詞] 建筑安裝工程；檔案；信息化管理；現狀；優(yōu)化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 102

[中圖分類號] G271；TU71 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）05- 0189- 02

0 引 言

檔案信息化管理可以說是工程管理的重要內容。當前情況下，建筑安裝企業(yè)對于業(yè)績資料、證明資料的要求日益嚴格。因此建筑工程檔案在管理過程當中應當采取相關措施，不斷改進信息化管理的能力。

1 建筑安裝工程檔案信息化管理現狀

第一，信息化能力滯后。建筑安裝工程的項目數量越來越多，管理檔案也越來越復雜。工程檔案的管理一方面需要完整儲存，另一方面需要提高檔案保存整理的效率，當前信息化系統(tǒng)無法有效滿足檔案管理的要求。比如大量檔案要求大容量的數據庫，已有的數據庫容量不足，在工程后期容易發(fā)生數據庫溢出問題。部分情況下還會發(fā)生數據矛盾，影響到檔案的準確性以及真實性。

第二，信息化制度欠缺。信息化檔案管理屬于新興的管理模式，制度還不夠系統(tǒng)完善，無法有效貫徹執(zhí)行。工作人員往往根據自身經驗來負責檔案收集與管理，因此往往不夠系統(tǒng)科學。建筑安裝工程過程當中通常側重于施工進度的管理，但是忽視檔案管理工作，導致工期以及檔案資料不夠同步。受物力資源以及人力資源的影響，同時考慮到建筑安裝工程的施工周期比較長這一特點，設計檔案的環(huán)節(jié)就應當考慮檔案管理工作，確保檔案覆蓋工程的各個步驟。

第三，信息化意識落后。庫房壓力可以說是建筑安裝工程在檔案管理環(huán)節(jié)的重要問題，一方面需要解決方案減輕庫房壓力，另一方面需要增加信息存儲的途徑。傳統(tǒng)上使用紙質材料存儲檔案，容易出現破損或者是老化問題，同時檔案保護的措施比較有限，檔案丟失問題屢見不鮮。在此過程當中，檔案管理工作人員的重視程度也不夠強。檔案管理的自動檢索效率較低，檔案工程缺乏共享性以及系統(tǒng)性，信息化手段單一。與此同時管理人員往往各自為政，資源無法有效共享，部分原始檔案仍然停留在工作人員進行手工檢索階段。

2 建筑安裝工程檔案信息化管理的優(yōu)化控制措施

第一，加強檔案信息化建設。對建筑企業(yè)的檔案庫房而言，雖然都安裝密集架，不過還未能實現真正的自動化控制。通過應用自動化控制系統(tǒng)，在檔案信息化系統(tǒng)當中明確檔案的存放位置。借助于這一途徑，檔案管理工作人員就可以使用計算機來對工程檔案進行控制與操作，同時提高檔案利用的效率。企業(yè)應當嘗試應用新型管理軟件，從而及時實現檔案共享，降低資金以及人力方面的投入，從而深層次處理檔案管理過程當中發(fā)生的問題，集中匯編加工庫房當中的資料。除此之外，企業(yè)還需要進一步擴大檔案管理的內涵，從而實現不同部門之間的資源交流，為企業(yè)的各種決策提供信息服務。除了技術方面的改進之外，建筑按照企業(yè)需要轉變意識。在嚴格把關建筑安裝工程的同時，施工單位也應當高度重視檔案管理工作，通過集中管理以及完善檔案制度等途徑來構建起完善系統(tǒng)的檔案管理網絡。在此過程當中需要做好檔案材料形成以及整理的監(jiān)控工作，確保收集得到的檔案材料完整真實，從而為信息化管理提供前提條件。

第二，改進信息化管理系統(tǒng)。建筑安裝企業(yè)應當升級完善已有的檔案信息化系統(tǒng)。當前情況下，很多檔案管理軟件的應用范圍都比較廣泛，泛著這些軟件的通用性不夠理想。一方面這些軟件的數據存儲格式以及存儲形式有著非常大的不同，另一方面在存儲數據過程當中應用的數據庫類型往往也各不相同。當前建筑安裝企業(yè)應用的軟件通常都可以完成系統(tǒng)登陸還有檔案信息的刪除、增加、修改以及查詢等功能，不過仍然未能實現數據交換這一關鍵問題。這樣一來就導致系統(tǒng)無法將來源不同的信息數據以統(tǒng)一方式來儲存到數據平臺當中從而實現檔案的共享。這就要求建筑安裝企業(yè)在分析自身檔案管理特點的前提下，開發(fā)獨立專門的信息化檔案管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)的開發(fā)應用實現不同檔案數據之間的交流與互動，同時在充分利用網絡技術的基礎上來實現網絡化檔案管理。

第三，提高工作人員能力。檔案管理工作的專業(yè)性、復雜性以及準確性要求都比較高，因此工作人員一方面需要掌握檔案管理專業(yè)知識，另一方面還需要熟悉相關學科知識。只有檔案管理工作人員不斷優(yōu)化自身的業(yè)務能力、知識結構以及綜合素質，改進算機設備的操作技能和應用水平，才可以不斷提高檔案管理的信息化水平。這就需要建筑按照企業(yè)通過不定期或者是定期方式來進行培訓，通過專家講解或者是專項講座的方式，讓工作人員通過培訓不斷改進自身綜合能力。在此過程當中，企業(yè)也應當建立配套的考核方式，同時在考核標準當中對檔案收集時間、質量以及技術等做出明確的規(guī)定，從而確保工作人員可以用優(yōu)質合理的方式來完成檔案管理。

總而言之，建筑安裝工程的檔案對于施工管理有重要價值，檔案管理需要綜合考慮各個方面的因素，充分發(fā)揮信息化技術的優(yōu)勢，提高檔案管理的系統(tǒng)化以及現代化水平，從而為工程管理提供可靠的依據。