檔案信息化建設(shè)中的成本—效益管理理論與思考

梁偉杰 陸浩東

（1欽州學(xué)院 欽州 535011 2賀州學(xué)院 賀州 542899）

檔案信息化建設(shè)中的成本—效益管理理論與思考

梁偉杰1陸浩東2

（1欽州學(xué)院 欽州 535011 2賀州學(xué)院 賀州 542899）

在信息公開制度下，檔案信息資源的開發(fā)與利用問題值得重視。檔案管理成本的消耗直接影響檔案信息資源所帶來的效益，以最小的成本獲取最大的效益是檔案管理部門發(fā)展的重要問題。在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)遵循成本—效益管理原則，加強(qiáng)對檔案管理人員的成本管理觀念的培養(yǎng)，創(chuàng)新管理模式，促進(jìn)檔案管理的公益性和經(jīng)濟(jì)性的有機(jī)結(jié)合，實現(xiàn)檔案信息資源的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。

檔案管理 成本—效益分析 信息服務(wù)

隨著信息公開制度的實施,檔案文獻(xiàn)信息資源的開發(fā)與利用也頗引社會關(guān)注。檔案信息商業(yè)化經(jīng)營的管理辦法也逐漸為檔案管理部門采納，但是在經(jīng)濟(jì)管理運(yùn)行過程中存在諸多問題，比如怎樣權(quán)衡檔案管理的公益性與經(jīng)濟(jì)性的矛盾問題？檔案管理成本的調(diào)控問題怎樣解決？檔案文獻(xiàn)信息資源數(shù)字化過程中如何節(jié)約成本增強(qiáng)效益？為此，在檔案信息化建設(shè)中，加強(qiáng)對檔案信息資源的成本—效益管理研究是十分有意義的，檔案管理的信息化突出的是檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案實體保管，轉(zhuǎn)向通過信息化的形式，以音頻、視頻等不同載體的方式為社會提供服務(wù)，從而達(dá)到提高檔案管理的效率和效益的目的。

一、檔案管理成本—效益的概述

1.檔案管理成本的構(gòu)成。通常，檔案管理成本有幾個方面：①物質(zhì)成本，指檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，如庫房、儀器設(shè)備、技術(shù)設(shè)施等，這些納入檔案管理固定資產(chǎn)購置費(fèi)當(dāng)中；②人力成本，主要指支付檔案管理人員的勞動報酬，包括檔案管理人員的工資與辦公費(fèi)用；③管理成本，主要指檔案征集、鑒定、修復(fù)、保存、記錄等方面檔案整理工作的耗資，這一部分消耗性材料的費(fèi)用還包含技術(shù)性管理的費(fèi)用[1]11-15；④后期使用成本，指建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫之后，對檔案管理人員進(jìn)行檔案信息管理利用的培訓(xùn)費(fèi)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)。

鑒于自身經(jīng)濟(jì)條件、組織機(jī)構(gòu)規(guī)模、經(jīng)營業(yè)務(wù)等情況，檔案管理模式存在自主管理和業(yè)務(wù)外包兩種方式,有的企業(yè)或組織采取其中之一的模式，或者兩種兼顧的管理模式。但是對于檔案管理成本方面，以平均案卷作為衡量成本核算的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，具有一定的代表性[2]18-20。

2.檔案管理效益的影響。檔案管理的效益主要體現(xiàn)在：①發(fā)揮檔案的使用價值。原始檔案材料是最有說服力的一種歷史證明，它是檔案利用者作出正確判斷或決策的有力依據(jù)。②拓展業(yè)務(wù)范圍。過去檔案信息資源利用率低，很大程度是由于保密原則的限制，隨著信息公開制度的實施，檔案信息資源管理突破原先的業(yè)務(wù)范疇，特別是檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)之后，利用檔案信息資源開展的業(yè)務(wù)活動范圍有所擴(kuò)大，這也為檔案管理工作注入了新的內(nèi)容。③提高核心競爭力。知識經(jīng)濟(jì)時代，信息資源就是無形的財富，充分挖掘檔案信息資源，開展個性化的信息服務(wù)就是檔案管理機(jī)構(gòu)處于激烈的競爭市場的優(yōu)勢所在，檔案管理機(jī)構(gòu)組織應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到這一點(diǎn)。

在檔案管理的過程中，成本是基礎(chǔ)，效益是目的，對檔案信息資源的管理根本目標(biāo)就在于，不僅僅是提供精確的原始證據(jù)，更重要的是通過挖掘?qū)氋F的檔案信息資源中有價值的部分，以此創(chuàng)造效益，無論是經(jīng)濟(jì)效益，還是社會效益。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)本著成本—效益原則實施管理，因為成本—效益原則是經(jīng)濟(jì)學(xué)中一個最基本的理性概念,表現(xiàn)為理性的經(jīng)濟(jì)人總是以較小的成本去獲得更大的效益,一般也被認(rèn)為是經(jīng)濟(jì)活動中的普遍性原則和約束條件[3]189-190。成本—效益管理也是中國檔案管理事業(yè)面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的發(fā)展契機(jī)。

二、檔案管理成本—效益的狀況分析

1.檔案管理成本—效益的發(fā)展態(tài)勢述描。迄今檔案管理部門制度不夠完善，檔案管理人員對檔案管理基礎(chǔ)工作認(rèn)識不足，責(zé)任意識和專業(yè)素質(zhì)欠缺，因檔案收集不及時，整理不到位，保管不嚴(yán)格等原因，導(dǎo)致檔案的散失、破損，忽略檔案保管期限控制，該銷毀的檔案不及時處理，積累量越來越大，檔案文件重復(fù)浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重，最終造成檔案信息資源建設(shè)成本加大。

伴隨著信息化建設(shè)的開展，檔案信息資源的成本與效益管理不僅局限于企業(yè)中，在事業(yè)單位也同樣適用。從一些公司、企業(yè)的成功管理經(jīng)驗可以證明，成本與效益的研究就發(fā)揮了關(guān)鍵的作用，可見，成本—效益管理分析法在檔案信息資源管理中也是一種有效的管理辦法。因為，成本—效益分析法作為經(jīng)濟(jì)管理工作中的決策方法，通過對項目中的投入成本與整體效益進(jìn)行科學(xué)比較，來使相關(guān)項目的實施價值得到有效的評估[4]41-45。正常情況下，政府有關(guān)部門的經(jīng)營決策管理過程中，運(yùn)用成本—效益分析法，目的就是以最小的成本投入獲取最大的收入效益。成本—效益分析法被運(yùn)用在公共事業(yè)社會效益的評估中，項目的成本與效益被明確展現(xiàn)出來，并進(jìn)行具體的量化。

2.檔案管理成本—效益分析的必要性。檔案信息資源作為一種無形資產(chǎn)，對企業(yè)、事業(yè)單位，甚至于社會都是無法以物質(zhì)的形式進(jìn)行衡量的。在信息時代，信息公開制度下的檔案信息資源開發(fā)與利用過程中，實施成本管理，降低管理成本還是十分必要的。因為我國目前檔案文獻(xiàn)信息資源管理的資金很大程度依賴于財政調(diào)撥資金中的一小部分，以此作為檔案文獻(xiàn)信息資源管理的保管費(fèi)和查詢費(fèi)的開支。許多檔案用戶并不了解檔案管理是否該繳納保管費(fèi)，保存一份檔案文獻(xiàn)的折合成本是多少。事實上，檔案管理交納的一定金額只不過是維持檔案文獻(xiàn)資源保存的耗資，還存在相當(dāng)一部分破損的檔案文獻(xiàn)修復(fù)、保存檔案的儀器設(shè)備維護(hù)等所需要的經(jīng)費(fèi)缺口。因此，進(jìn)行檔案管理成本—效益分析，不僅能增強(qiáng)社會公眾的檔案管理意識，而且還有益于開源節(jié)流地使用檔案管理經(jīng)費(fèi)。

與此同時，增強(qiáng)檔案管理的成本—效益分析有助于開發(fā)檔案信息資源的創(chuàng)新管理，提高管理效能。受傳統(tǒng)管理范式的制約，一直以來，普遍認(rèn)為檔案管理是公益性的服務(wù)，檔案信息資源管理理所當(dāng)然可以不計成本，不求效益，然而，在信息化建設(shè)中，加強(qiáng)對檔案資源的成本—效益管理分析，可大大增強(qiáng)成本的可控性，畢竟檔案管理部門創(chuàng)造效益的能力與企業(yè)相距甚遠(yuǎn)，檔案管理部門在信息化建設(shè)過程中需要大量的資金投入，才能面對檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化管理發(fā)展的需求。檔案信息資源的收集、整理、修復(fù)、鑒定，進(jìn)而對其進(jìn)行數(shù)字化處理，對檔案文獻(xiàn)資源的編目、檢索、建立數(shù)據(jù)庫等一系列加工，就是為了更好地加以利用，挖掘檔案信息資源的有價值部分，也是檔案管理事業(yè)應(yīng)對信息社會的挑戰(zhàn)，生存和發(fā)展的有效措施。

3.檔案管理成本的計算公式。以企業(yè)檔案為例，檔案管理成本計算有年度計算和單卷計算之分。按財務(wù)年度計算，即是每一個財務(wù)年度的單位案卷成本費(fèi)用。要計算每卷檔案管理的成本費(fèi)用就復(fù)雜得多，它是按財務(wù)年度遞進(jìn)的，也就是說，管理年代越久的檔案，它的每案卷成本費(fèi)用就越高。

其次，會計信息化依靠著網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來運(yùn)行，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障問題，企業(yè)的財務(wù)信息和數(shù)據(jù)便會泄露，使得企業(yè)面臨著嚴(yán)重的經(jīng)營風(fēng)險，降低企業(yè)的經(jīng)營效益。所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)針對財務(wù)系統(tǒng)建立起全面地監(jiān)查制度，實施對于財務(wù)系統(tǒng)設(shè)備的管理與監(jiān)控工作，形成系統(tǒng)化、規(guī)范化的信息數(shù)據(jù)處理工作，提高企業(yè)財務(wù)信息數(shù)據(jù)的安全性。

檔案管理部門每年都有檔案歸檔，那么新老檔案的管理費(fèi)用如何區(qū)別計算呢？首先，把檔案設(shè)備的投入與當(dāng)年案卷總數(shù)之間的關(guān)系計算出來，即平均案卷成本。平均案卷成本的計算公式如下[5]26-27：

實際上，案卷的實際成本并不是按當(dāng)年費(fèi)用投入得到的，它是一個累計值。

注：n：指檔案保管的年度。

一些企業(yè)檔案管理成本的調(diào)查分析結(jié)果告訴我們，檔案的管理成本是不容小視的，以一個中型企業(yè)案卷為例，其檔案卷宗收藏保管就不下10萬冊，若以保存年限5年計，每卷成本折合人民幣100元，那么全部卷宗的保管費(fèi)用就耗資1千多萬元。

而底圖或光盤、膠片等特殊載體檔案，則按保管的單元進(jìn)行計算，保管費(fèi)用更為昂貴。由此可見，檔案的成本分析在檔案管理中的意義是非常重要的，因為它對檔案利用的利潤計算是不可或缺的。

三、提高檔案管理成本—效益的理性思考

1.轉(zhuǎn)變檔案管理的傳統(tǒng)觀念，有利于樹立檔案管理人員的成本管理理念。檔案文獻(xiàn)資源真實、客觀地記錄事物的發(fā)展歷程，檔案資源不僅具有無形資產(chǎn)和固定資產(chǎn)的屬性，還包含著特定的區(qū)域性等公共屬性，檔案管理人員要強(qiáng)化成本意識，關(guān)注細(xì)節(jié)，培養(yǎng)節(jié)約增效觀念，只有樹立檔案文獻(xiàn)資源是資產(chǎn)的基礎(chǔ)上，才能竭盡全力地去管理、保護(hù)、開發(fā)和利用好這些珍貴的資產(chǎn)，也只有充分認(rèn)識并重視成本控制，才會在實際工作中科學(xué)管理。

從檔案利用者的角度來說，檔案文獻(xiàn)資源的有用性和效益是其在利用檔案文獻(xiàn)資源的過程中體現(xiàn)出來的，檔案信息資源的使用價值在各種生產(chǎn)要素的配合下產(chǎn)生、形成，這種無形資產(chǎn)的衍生物產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益會慢慢地擴(kuò)散，利用者通過檔案資源的原始、真實的記錄，在決策中作出準(zhǔn)確的判斷，避免了不必要的損失。例如，在城市的新建和擴(kuò)建當(dāng)中，依據(jù)城市建設(shè)基礎(chǔ)檔案材料，取其精華，完善和修正不足之處，將大大地降低設(shè)計成本，提高工程建設(shè)的效率。

2.管理模式的創(chuàng)新，有助于激發(fā)檔案管理機(jī)構(gòu)的活力。縱觀整個信息服務(wù)業(yè)，無論是人力資源的結(jié)構(gòu)，技術(shù)設(shè)施和技術(shù)力量的資源配置，還是獲取信息資源的能力，檔案機(jī)構(gòu)都明顯處于弱勢，在當(dāng)今信息化的社會中，市場競爭日益激烈，如果檔案機(jī)構(gòu)墨守陳規(guī)，不改變傳統(tǒng)的管理模式，勢必會繼續(xù)在信息服務(wù)業(yè)的底層徘徊。檔案機(jī)構(gòu)擁有與其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)不同的資源優(yōu)勢，就在于檔案文獻(xiàn)信息資源的原始性、真實性和有效性，如果充分挖掘和利用好檔案文獻(xiàn)信息資源，將會使檔案機(jī)構(gòu)在競爭市場處于不可替代的位置，前提就是對檔案管理模式進(jìn)行有效改革。

隨著“信息商品化”的理念日益擴(kuò)大，檔案機(jī)構(gòu)探索出一條適合自身發(fā)展的“信息商品化”經(jīng)營管理模式，即充分利用檔案部門的文獻(xiàn)資源、人力資源、人脈資源，參與到社會經(jīng)濟(jì)、文化的建設(shè)當(dāng)中，借鑒成功企業(yè)管理的先進(jìn)管理方法和市場經(jīng)營機(jī)制，在充分掌握不同領(lǐng)域檔案用戶在生產(chǎn)、科研等社會活動中的信息需求的基礎(chǔ)上，開發(fā)各類檔案文獻(xiàn)信息產(chǎn)品，特別是品牌產(chǎn)品，例如，編制或編譯檔案信息導(dǎo)報、目錄索引，為企業(yè)、事業(yè)機(jī)構(gòu)組織參謀和決策；結(jié)合用戶的科研項目研究、技術(shù)研發(fā)設(shè)計，承辦一些關(guān)于信息調(diào)研、信息檢索、信息咨詢，以定題服務(wù)的形式，協(xié)同和跟蹤項目的研究進(jìn)展，為項目的研究、技術(shù)難題的攻克提供信息保障服務(wù)?？傊?，利用檔案信息資源中的特色資源，服務(wù)于企業(yè)、事業(yè)機(jī)構(gòu)組織，也不失為拓寬服務(wù)渠道，實現(xiàn)檔案信息資源的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的有效途徑。實踐證明，利用信息商品化創(chuàng)造的效益是十分可觀的，對檔案管理事業(yè)的發(fā)展也是一種良性循環(huán)。

3.明確檔案成本—效益管理的具體實施辦法，有利于對檔案管理機(jī)構(gòu)全面發(fā)展的掌控。在檔案管理工作的運(yùn)行過程中，通過運(yùn)用成本—效益分析法，對檔案機(jī)構(gòu)的投入成本與收入效益進(jìn)行核算，從而對檔案管理工作的正常運(yùn)作，以及信息化建設(shè)中的各種數(shù)據(jù)指標(biāo)進(jìn)行全面了解，把握檔案部門的具體運(yùn)行情況，對檔案文獻(xiàn)信息資源的整理、保存等具體業(yè)務(wù)進(jìn)行分析與評價，有效地控制成本，提高檔案信息資源的利用率，減少不必要的資源浪費(fèi)，也減輕檔案管理部門的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。一方面，信息化建設(shè)中，檔案部門要投入一定的財力對儀器設(shè)備進(jìn)行更新、改造，還要投入相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)對管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是現(xiàn)代高科技設(shè)備的使用、維護(hù)技能培訓(xùn)，所消耗的經(jīng)濟(jì)投入是信息化建設(shè)不能缺少的。另一方面，明確檔案管理成本—效益分析法的實施步驟：首先，明確檔案文獻(xiàn)資源藏品的保管、修繕成本；其次，了解提供檔案信息服務(wù)的額外收益；再次，確定在檔案信息資源在信息化建設(shè)中可節(jié)約的費(fèi)用成本；接著，制定預(yù)期投入成本與收益的對比表；最后，對檔案信息資源建設(shè)和服務(wù)的成本與收益進(jìn)行評估、量化[6]98。以此為依據(jù)，客觀、全面地制定相應(yīng)的管理措施，提高檔案部門的整體管理水平，改善檔案部門管理現(xiàn)狀，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

4.保持檔案管理的公益性，實現(xiàn)檔案信息資源利用的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益的有機(jī)結(jié)合。誠然，檔案部門在檔案管理上以公益性經(jīng)營管理為主，在信息公開制度下的檔案信息化建設(shè)當(dāng)中，政府要加大對檔案部門的投入與建設(shè)力度，強(qiáng)化其社會責(zé)任感，促進(jìn)檔案文獻(xiàn)信息資源數(shù)字化建設(shè)策略的改進(jìn)與完善，在不違反保密原則的基礎(chǔ)上，最大限度地合理開發(fā)與利用檔案信息資源。同時，檔案管理部門要完善相關(guān)的管理制度，不得以獲取經(jīng)濟(jì)利益為目的，規(guī)范檔案經(jīng)營管理行為，完善其經(jīng)濟(jì)運(yùn)行機(jī)制，確保檔案管理的公益性與服務(wù)性，為社會的經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)提供信息保障。

5.加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人員隊伍建設(shè)，是檔案管理信息化建設(shè)的重要保障。信息化建設(shè)的發(fā)展，迫切要求檔案管理人員隊伍進(jìn)一步更新觀念，調(diào)整心態(tài)，不斷學(xué)習(xí)并掌握必要的現(xiàn)代信息技術(shù)知識和技能，充分運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，對檔案文獻(xiàn)信息進(jìn)行標(biāo)引、分類和有效管理，對年代久遠(yuǎn)且具有特殊意義的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理保存。檔案人員也要樹立終身學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)取的思想，通過各種形式或渠道積極主動地參與業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)交流，切實提高自身的專業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)技能和管理水平。與此同時，檔案管理部門也要有計劃地安排檔案管理人員參加專業(yè)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使檔案管理專業(yè)隊伍的素質(zhì)從整體上得到提高，這樣才能更好地提高檔案管理工作的效率，適應(yīng)檔案管理事業(yè)的信息化建設(shè)的需要。

如果檔案管理機(jī)構(gòu)單純停留在公益性組織的管理上，在信息社會的發(fā)展必然是行不通的，在信息化建設(shè)的過程中，檔案機(jī)構(gòu)必須要打破傳統(tǒng)觀念，提供檔案信息產(chǎn)品和信息服務(wù)的商品化，只有通過將檔案信息資源產(chǎn)品轉(zhuǎn)化為商品，投入市場，參與市場的經(jīng)營管理，為社會經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)提供服務(wù)，既能使檔案部門在檔案信息資源管理成本中投入帶來一定的價值，還能讓檔案信息資源為檔案部門和社會帶來社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

[1]葛春蕾,張秋霞.檔案管理的成本與效益研究[J],檔案時空,2014（8）.

[2]方秋生,石華平,廖勇軍.企業(yè)檔案管理成本比較性經(jīng)濟(jì)分析[J],檔案學(xué)研究,2013（1）.

[3]周冬君.成本效益原則在財務(wù)管理中的運(yùn)用[J].財經(jīng)界（學(xué)術(shù)版）.2014（3）.

[4]喬愛華,劉燕汝,由寶劍.公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動分析評價指標(biāo)體系的建立與運(yùn)用[J].衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)研究，2009（1）.

[5]王恩漢.檔案管理成本分析與利潤（效益）計算[J].中國檔案, 1997（2）.

[6]胡宏波.成本效益分析法在公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理中的應(yīng)用[J].2013（12）.

廣西高校社科項目“廣西高校檔案以人為本管理研究”（SK13LX 425）；賀州學(xué)院教授科研啟動基金項目“大數(shù)據(jù)環(huán)境下圖書館資源與服務(wù)的融合機(jī)制研究”（HZUJS201503）。

梁偉杰，欽州學(xué)院人事處副處長，主要研究方向為檔案學(xué)管理；陸浩東，賀州學(xué)院圖書館研究館員，主要研究方向為現(xiàn)代圖書館與圖書館事業(yè)管理。

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2017-02-16