企業(yè)檔案信息化發(fā)展的影響因素及對策

李小玲

摘要：企業(yè)檔案信息化是企業(yè)以信息服務(wù)生產(chǎn)、生活資源的體現(xiàn)，是企業(yè)發(fā)展重要的戰(zhàn)略資源。我國目前企業(yè)檔案管理信息化雖然得到了迅速發(fā)展，但是還存在諸多問題，應(yīng)進一步深入研究改進管理措施。筆者基于企業(yè)信息化發(fā)展影響因素，探討解決方略，為企業(yè)檔案信息化發(fā)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；發(fā)展；影響因素；策略

企業(yè)檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)管理和經(jīng)營管理的有機統(tǒng)一，是企業(yè)對國家、社會保有的最基本的價值資料，是企業(yè)開展日常工作，制定未來發(fā)展規(guī)劃的有機參考。我國信息化社會發(fā)展的新趨勢下，企業(yè)檔案管理工作的改革也迫在眉睫。盡管我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)已初見成效并取得了較為滿意的效果，但是由于受諸多因素的制約，還必須采取有效的措施，對發(fā)展中的問題進行改進。

一、實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)實意義

1.推進檔案信息化管理，是實現(xiàn)企業(yè)文檔辦公一體化的首選路徑。在當前全速發(fā)展下的二十一世紀，隨著以知識經(jīng)濟為核心的互聯(lián)網(wǎng)信息時代的全面確立，信息化已經(jīng)成為了社會發(fā)展的一個重要標志。作為企業(yè)后勤保障最核心的一個環(huán)節(jié)，檔案的管理工作也越來越關(guān)鍵。在這一時期，電子文件和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相繼出現(xiàn)并得到廣泛的應(yīng)用，包括在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、檔案文書處理等工作管理中，應(yīng)用均越來越普遍，相應(yīng)的技術(shù)服務(wù)體系也越來越完備。對于新時期的經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)要想謀求更好的生存和更進一步的發(fā)展，首要的就是創(chuàng)新變革，逐步建立完善企業(yè)管理制度，而實現(xiàn)檔案信息化管理，就是其中一個不可缺少的重要內(nèi)容。通過企業(yè)各項制度的建立與完善，將檔案信息化工作，作為企業(yè)一項重要工作內(nèi)容建設(shè)，從而最大限度的提升工作管理效率、降低企業(yè)運營成本，最終逐步推進企業(yè)檔案信息化管理及市場競爭力。

2.推進檔案信息化管理，是不斷提升企業(yè)行業(yè)市場競爭水平的重要途徑。在十二五期間，隨著經(jīng)濟發(fā)展進入到新常態(tài)階段，對于社會各行業(yè)企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級提出了新的挑戰(zhàn)，同時也為今后一段時期內(nèi)的發(fā)展方向，指明了一些可循的道路。在當前全速發(fā)展下的互聯(lián)網(wǎng)信息時代，檔案信息化管理是企業(yè)需要著重考慮的核心性問題，因為它關(guān)乎著企業(yè)的生存和發(fā)展。比如在檔案管理工作層面，推進實現(xiàn)檔案信息化就可以很好的拓寬檔案工作服務(wù)范圍。因為檔案管理工作本身就是對信息資源的管理，而信息資源最寶貴的就是時效性，通過開發(fā)利用最新的具有社會價值的信息資源，才能更加高效的輔助企業(yè)的生產(chǎn)、管理、運營等市場活動的開展和順利完成。而傳統(tǒng)的一套檔案管理制度已經(jīng)無法再適應(yīng)高速發(fā)展下的新市場經(jīng)濟環(huán)境。對此，通過促使著檔案管理從封閉走向開放，包括檔案信息資源的儲存、保管、采集、提供服務(wù)等等，均可實現(xiàn)最科學、合理的配置，最終為企業(yè)的生產(chǎn)管理與運營做出最佳、可行的參考依據(jù)。

二、企業(yè)檔案信息化發(fā)展影響因素

我國企業(yè)發(fā)展，經(jīng)歷了從農(nóng)業(yè)到工業(yè)，從工業(yè)到市場化的跨越式發(fā)展。在市場經(jīng)濟發(fā)展的今天，信息化資源作為企業(yè)建設(shè)的核心組成部分，是信息時代檔案建設(shè)的新突破。煤炭企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)平臺的搭建和業(yè)務(wù)操作規(guī)范缺乏必要的統(tǒng)籌能力，尤其是數(shù)據(jù)精度、數(shù)據(jù)存儲和技術(shù)參數(shù)規(guī)定等信息規(guī)劃不全。傳統(tǒng)檔案信息管理多為紙質(zhì)媒介，不僅安全系數(shù)低，而且還需要大量的專業(yè)人才花費大量時間對信息進行紀錄保存。

1.制度化問題。企業(yè)檔案信息管理制度化包括：業(yè)務(wù)流程不規(guī)范、技術(shù)管理不詳盡、專業(yè)人才的匱乏。以煤炭建設(shè)公司為例，由于部門人力資源分配不均，致使信息管理工作效率底下，對行業(yè)內(nèi)事物的處理能力不高，業(yè)務(wù)流程在業(yè)內(nèi)沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范化標準，致使人員冗雜，缺乏必要的整合措施。

2.分類歸屬問題。目前檔案的信息化發(fā)展盡管注入了計算機應(yīng)用技術(shù)，但是由于類目眾多，且數(shù)據(jù)庫容量有限，目錄檢索效率低下。文檔的一體化管理，缺乏必要的組織結(jié)構(gòu)和職能聯(lián)合進行有效解決。

3.職能定位問題。煤炭企業(yè)信息化管理人才多為在職職工，很多時候，缺乏對檔案價值認識的歸屬，相關(guān)的鑒定與分析工作與專業(yè)領(lǐng)域脫軌現(xiàn)象嚴重。

4.企業(yè)自身問題。除了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化管理工作不重視外，還缺乏每年必要的經(jīng)費支持檔案信息化管理工作。企業(yè)由于認識上的局限性，很多時候都是兼職管理，盡管耗費了大量時間，但是仍然不能滿足信息化發(fā)展需求。

三、企業(yè)檔案信息化發(fā)展策略

企業(yè)在提高自身生產(chǎn)經(jīng)營能力的基礎(chǔ)上，還要正確認識檔案信息化管理的重要性，企業(yè)可以積極吸取國內(nèi)外檔案信息化管理的有效經(jīng)驗，從而提高自身的檔案管理能力。通過對企業(yè)檔案信息化發(fā)展影響因素的研究分析，可以看出我國大多數(shù)企業(yè)在檔案信息化管理方面，還存在或多或少的問題，因此不斷加強和完善企業(yè)檔案信息化管理是每個企業(yè)管理者都應(yīng)該關(guān)注和重視的問題，為了促進企業(yè)檔案信息化的可持續(xù)發(fā)展，筆者提出以下幾點對策：

1.管理體制創(chuàng)新。企業(yè)主管部門要加大對檔案信息人才的培養(yǎng)，組建符合管理體制的信息化管理團隊，提高檔案信息管理效率。企業(yè)的信息檔案工作要協(xié)調(diào)到ISO900O體系認證上，以便企業(yè)的各項管理流程工作能夠與國際接軌。另外，我國的檔案信息的建設(shè)相應(yīng)的標準規(guī)范欠缺。就我國現(xiàn)在情況，不遵守相應(yīng)制度的行為已經(jīng)對檔案信息的數(shù)字化進程產(chǎn)生了不小的障礙。因此，制定相應(yīng)標準、規(guī)范、法規(guī)，館藏檔案數(shù)字化和電子文件接收，都應(yīng)該堅持所制定的規(guī)范性原則。企業(yè)各個部門之間應(yīng)加強交流協(xié)作的精神以及信息資源的共享手段。各個部門之間實現(xiàn)無成本的即時的信息交流，會大大加快企業(yè)檔案數(shù)字化的進程，提高管理軟件的通用性。

2.加強信息化軟件。企業(yè)檔案信息管理，要實現(xiàn)檔案信息化的發(fā)展，必須對數(shù)據(jù)庫和管理系統(tǒng)進行改進，應(yīng)用最新軟件，實時更新數(shù)據(jù)，加強對信息管理人才培訓(xùn)，增加他們素質(zhì)。除了應(yīng)用必要的信息管理工具外，還要進行流程化管理制度和管理對象思維方式創(chuàng)新。

3.合理定位。以信息化管理專業(yè)人才，將信息化工作列入日程，實現(xiàn)自動化管理。將檔案管理工作系統(tǒng)到企業(yè)發(fā)展目標上來。按照企業(yè)檔案信息管理需要，將檔案信息員、專業(yè)計算機人員和復(fù)合型檔案信息人才統(tǒng)一到檔案管理上來。方便他們按照國家政策法規(guī)行事，為企業(yè)重大決策服務(wù)。

4.注重企業(yè)自身建設(shè)。企業(yè)信息化建設(shè)。離不開企業(yè)自身建設(shè)。加大對檔案信息管理工作的資金支持，加強檔案信息化管理的基礎(chǔ)軟件設(shè)施，對企業(yè)這開放性的環(huán)境來說，信息化水平起著尤為重要的作用。它要求企業(yè)樹立正確的檔案管理意識，加強自身建設(shè)。要求企業(yè)檔案信息人員不僅要參與到企業(yè)各項工程中去，還要運用自己的專業(yè)知識和技能，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對復(fù)合型檔案信息管理人才的需求。企業(yè)要實現(xiàn)信息化帶動工業(yè)化戰(zhàn)略需求，必須切實做好信息化檔案管理工作。應(yīng)用最新數(shù)據(jù)軟件，提升現(xiàn)代管理技術(shù)和方法，讓企業(yè)發(fā)展與時俱進，應(yīng)用機制創(chuàng)新改革，做好各項規(guī)劃事宜，將檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)統(tǒng)一到企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)上來，為實現(xiàn)全息化企業(yè)管理模式，整合企業(yè)資源，服務(wù)企業(yè)各項工作。

5.保證檔案信息的安全。檔案信息化管理不能忽視信息安全問題，第一是軟硬件，存貯介質(zhì)的可靠性，如光盤，硬盤；軟件系統(tǒng)的安全性與否。第二是管理方面的安全，即檔案信息通過不同方式被外界獲取等。前一種問題主要通過技術(shù)手段來解決，例如設(shè)計檔案管理系統(tǒng)時充分考慮到系統(tǒng)的安全性，把它作為一個重要的指標，光盤備份異地存放等。后一種安全問題不僅要靠技術(shù)手段，還要依靠完備的規(guī)章制度和檔案管理人員的責任心和防范意識，嚴格執(zhí)行企業(yè)的規(guī)章制度，避免因檔案管理人員失誤而導(dǎo)致機密信息的泄漏。

6.創(chuàng)新。以創(chuàng)新促發(fā)展，是企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的必由之路。從戰(zhàn)略角度對檔案信息化建設(shè)進行研究，并初步建立發(fā)展模型。經(jīng)過對檔案信息化發(fā)展管理制約因素進行分析，對知識管理中的目標定位有了基本思路。建立企業(yè)檔案信息化測評體系，綜合國內(nèi)外先進研究成果，構(gòu)建企業(yè)信息化建設(shè)服務(wù)平臺。對已有企業(yè)的、檔案信息化建設(shè)成果數(shù)據(jù)進行創(chuàng)新。

四、結(jié)束語

科技日新月異，信息化建設(shè)也在不斷前行，它早已發(fā)展成為現(xiàn)代社會檔案管理發(fā)展的主流，而檔案作為重要的信息資料，其信息化的建設(shè)也成當今社會發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)檔案信息化管理工作，受制度化、分類歸屬、職能定位和企業(yè)自身制約，在發(fā)展中，只有遵循企業(yè)自身發(fā)展規(guī)律，結(jié)合自身特點，不斷創(chuàng)新和改革發(fā)展路徑，正視制約因素對發(fā)展造成的影響，才能實現(xiàn)檔案管理的科學化水平，實現(xiàn)專業(yè)化檔案信息管理促進企業(yè)信息化迅速發(fā)展的創(chuàng)新路徑，適應(yīng)時代前進的步伐。