關(guān)于城建檔案管理的難點(diǎn)問(wèn)題及解決對(duì)策分析

彭秀顏

（佛山市南海區(qū)國(guó)土城建和水務(wù)局里水水務(wù)管理所）

摘要：城市化的深入發(fā)展對(duì)于城建檔案管理的要求越來(lái)越高，城建檔案管理能夠?yàn)槌鞘幸?guī)劃建設(shè)提供重要的信息參考。城建檔案管理水平將會(huì)影響到城市建設(shè)工作的有序開(kāi)展。其復(fù)雜性導(dǎo)致發(fā)展過(guò)程中需要解決眾多的問(wèn)題，而能夠明確其中存在的難點(diǎn)，制定出具有針對(duì)性的解決措施，這對(duì)于城市建設(shè)發(fā)展將會(huì)產(chǎn)生積極地影響。

關(guān)鍵詞：城市化；城建檔案管理；難點(diǎn)

在城市化發(fā)展的過(guò)程中要對(duì)城建檔案管理工作給予重視，針對(duì)城建檔案管理在城市化發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮的作用以及面臨的挑戰(zhàn)，能夠在思想上保持充分的認(rèn)識(shí)，正視發(fā)展過(guò)程中不同的影響，不斷地完善城建檔案管理工作，才能為城市化的發(fā)展提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。城建檔案管理水平同時(shí)也反映出城市化和區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r。

1.城建檔案管理發(fā)展的意義

城建檔案管理在城市化深入發(fā)展的過(guò)程中具有積極地作用，能夠充分的展現(xiàn)出城市過(guò)去、現(xiàn)在以及未來(lái)的狀況。通過(guò)文字、圖片、影像等原始材料展現(xiàn)出城市的發(fā)展，用最為真實(shí)文字對(duì)城市進(jìn)行記錄，為城市發(fā)展提供了重要的信息依據(jù)。新時(shí)期的城建檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，有效地節(jié)省了更多的人力物資財(cái)力的投入，并且通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)管理方式的改善，增強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的檢索效果，節(jié)省出更大的存儲(chǔ)空間。由于城建檔案具有分散性特點(diǎn)，將會(huì)出現(xiàn)資料丟失情況。針對(duì)這種情況，城建檔案管理水平的提升有效地保證自理的完整性，避免存在的局限性影響。此外，還可利用信息技術(shù)對(duì)城建檔案管理進(jìn)行完善，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源的共享。

2.城建檔案管理難點(diǎn)

2.1城建檔案管理意識(shí)淡薄

對(duì)于城建檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，不能夠明確城建檔案管理在城市化發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮的重要作用。不能夠主動(dòng)地開(kāi)展優(yōu)質(zhì)的城建檔案服務(wù)。工作人員在法律法規(guī)、行為方式等方面專(zhuān)業(yè)性較差，城建檔案管理工作質(zhì)量明顯不足。不能夠利用信息化技術(shù)增強(qiáng)城建檔案管理規(guī)范性。思想意識(shí)的淡薄是導(dǎo)致城建檔案管理工作水平差的根本原因。

2.2管理系統(tǒng)性落后

城建檔案管理方式傳統(tǒng)性較為明顯，紙質(zhì)實(shí)體性強(qiáng)無(wú)法開(kāi)展自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用。管理方式的落后從而造成城建檔案管理效率低，不能夠通過(guò)知識(shí)的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)運(yùn)輸、管理等方面效率的提升。在整體大環(huán)境下，傳統(tǒng)的管理方式難以適應(yīng)信息化發(fā)展的影響和滿(mǎn)足基本需求。

2.3檔案內(nèi)容單一

城建檔案管理結(jié)構(gòu)不合理也是導(dǎo)致內(nèi)容質(zhì)量整體不高，檔案管理普遍存在門(mén)類(lèi)不清，結(jié)構(gòu)混亂等情況出現(xiàn)的原因。不同的工程建設(shè)檔案中民用建筑檔案占據(jù)大多數(shù)，在聲像、照片等檔案的數(shù)量相對(duì)較差，檔案資源明顯缺乏，這樣在一定程度上限制了城建檔案管理信息資源的有效開(kāi)發(fā)與利用，直接導(dǎo)致城建檔案管理工作無(wú)法正常的開(kāi)展。一些施工單位忽視日常檔案工作的搜集，無(wú)法建立起系統(tǒng)的檔案管理體系，直接將不規(guī)范的檔案移交到城建檔案管理部門(mén)，其內(nèi)容不全、書(shū)寫(xiě)不規(guī)范等限制了城建檔案管理工作發(fā)展。

2.4工程決算文件缺失

大部分施工單位對(duì)檔案館的建設(shè)的重視程度不夠，不愿提交工程決算文件，這些單位由于對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致建筑工程檔案報(bào)送不及時(shí)甚至不報(bào)送。此外，施工單位缺乏專(zhuān)門(mén)的檔案館和圖書(shū)館，一些重要的建筑工程文件材料未及時(shí)存檔以及人事變動(dòng)后未及時(shí)交接工作，這些因素都是導(dǎo)致檔案管理難度增大的原因。

2.5先建工程后補(bǔ)檔案

在城市建設(shè)中，往往強(qiáng)調(diào)加快施工進(jìn)度、質(zhì)量，忽視檔案管理的問(wèn)題。一些建設(shè)單位不重視城市建設(shè)檔案館，許多施工單位檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，在工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、過(guò)程中的任何變化，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)文件頭的問(wèn)題，完整的工程檔案收集困難。相當(dāng)一部分文件是為竣工驗(yàn)收手續(xù)辦理的，后來(lái)請(qǐng)人來(lái)“趕”數(shù)據(jù)，在這種情況下做檔案缺乏其真實(shí)性和準(zhǔn)確性，會(huì)造成大量工程文件丟失，損壞也難以彌補(bǔ)。

3.城建檔案檔案管理完善措施

3.1增強(qiáng)城建檔案管理意識(shí)

城建檔案管理部門(mén)要樹(shù)立大局意識(shí)，把城建檔案工作納入城市總體建設(shè)規(guī)劃，加強(qiáng)城建檔案工作的宣傳工作。通過(guò)啟動(dòng)公示欄，借助電視、報(bào)紙等媒體對(duì)城市建設(shè)檔案管理的法律、法規(guī)和措施進(jìn)行管理，從而提高檔案工作的透明度。合理適度地加大檔案信息公開(kāi)力度，不僅能滿(mǎn)足社會(huì)和人民群眾對(duì)城建檔案利用的需求，而且還能增強(qiáng)檔案館的社會(huì)意識(shí)。此外，城建檔案管理人員也要更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，改變以往“等門(mén)到門(mén)”的服務(wù)方式，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)，用戶(hù)至上的理念。妥善處理和協(xié)調(diào)與創(chuàng)造性思維方式的關(guān)系，解決工作中遇到的各種關(guān)鍵、難點(diǎn)和關(guān)鍵問(wèn)題，提高服務(wù)質(zhì)量。

3.2強(qiáng)化館藏建設(shè)

館藏建設(shè)是基礎(chǔ)，質(zhì)量是保證。首先，我們要根據(jù)檔案管理的要求，科學(xué)、規(guī)范地制定各項(xiàng)業(yè)務(wù)計(jì)劃，并在工作計(jì)劃的指導(dǎo)下，按時(shí)完成質(zhì)量和數(shù)量上的目標(biāo)。為了加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)，提高城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，理順各種關(guān)系，加強(qiáng)協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的關(guān)系在各領(lǐng)域各專(zhuān)業(yè)，加大培訓(xùn)力度，加強(qiáng)監(jiān)督工作的專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)。二要加強(qiáng)對(duì)城建檔案工作的收集、整理、鑒定等基礎(chǔ)工作。根據(jù)檔案源文件的收集工作原理是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，只有做到及時(shí)歸檔，完整的檔案采集工作才是完整的。圖書(shū)館藏書(shū)結(jié)構(gòu)豐富。整理檔案工作是不可缺少的環(huán)節(jié)，及時(shí)歸檔檔案材料，不系統(tǒng)整理，猶如一堆松散的沙子，是不能科學(xué)化、規(guī)范化管理的。檔案鑒定工作是檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是檔案管理工作中最具決定性的意義。它決定了文件的保存和銷(xiāo)毀，也是最困難的工作，因?yàn)樵u(píng)估由城建檔案專(zhuān)業(yè)特色、地理環(huán)境、城市規(guī)模、性質(zhì)，以及許多其他因素，鑒定是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，它存在于收集、整理、立卷、歸檔各環(huán)節(jié)。評(píng)價(jià)工作是優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高圖書(shū)質(zhì)量的重要保證。因此，要提高城建檔案質(zhì)量，必須加強(qiáng)館藏建設(shè)。

3.3信息化建設(shè)

為了更好的發(fā)展和城市建設(shè)檔案信息資源利用，城市建設(shè)檔案管理部門(mén)應(yīng)適應(yīng)社會(huì)的需要，通過(guò)各種方式和途徑，為社會(huì)提供更有用的信息來(lái)滿(mǎn)足社會(huì)各界的需求。首先，我們必須加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和城市建設(shè)檔案管理規(guī)范，制定了一套完整的、實(shí)用的城建檔案管理系統(tǒng)軟件，建立內(nèi)部局域網(wǎng)；必須加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)，縮短檔案信息和當(dāng)前的需求之間的發(fā)展差距，實(shí)現(xiàn)資源共享，為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理創(chuàng)造更方便優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次，完善服務(wù)手段。隨著社會(huì)的進(jìn)步和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，以手工為主的服務(wù)模式越來(lái)越不適應(yīng)現(xiàn)代城市發(fā)展的需要。等待上門(mén)服務(wù)，單一落后的服務(wù)方式嚴(yán)重限制了城建檔案館的服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)質(zhì)量，城建檔案的價(jià)值得不到有效的開(kāi)發(fā)利用。因此必須在服務(wù)手段上創(chuàng)新突破，逐漸完善服務(wù)。

結(jié)束語(yǔ)

城建檔案管理在城市化建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮著巨大的作用，能夠充分的展現(xiàn)出城市發(fā)展?fàn)顩r。有效地完善和解決城建檔案管理問(wèn)題，體現(xiàn)出檔案管理水平需要發(fā)揮工作人員的功能和作用，這樣才能夠達(dá)到預(yù)期的管理效果。城建檔案管理要在整體大局上進(jìn)行把握，正視發(fā)展過(guò)程中遇到的不同問(wèn)題，重視實(shí)效性的同時(shí)解決好各階段的可持續(xù)發(fā)展，且在思想上樹(shù)立管理意識(shí)，為城市化建設(shè)發(fā)展提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。只有科學(xué)的開(kāi)展城建檔案管理，才能保證城市規(guī)劃建設(shè)能夠順利的進(jìn)行。

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