解析文件向檔案轉(zhuǎn)化的條件和標(biāo)志

于敬文

（富裕縣機關(guān)事務(wù)管理中心）

摘 要：根據(jù)發(fā)生的事件過程、時間、地點、原因以及結(jié)果，進行相應(yīng)的記錄這就是文件，文件具有一定的完整性和敘事性，通過文件記錄的內(nèi)容不同，衍生出文件多種的表現(xiàn)形式。這其中文件的形式包括圖像文件、聲音文件、視頻文件、文字文件等等，但是主要的目的就是記錄，隨著社會的發(fā)展和進步，記錄的文件越來越多形式也是多種多樣，這為文件的管理帶來難度，在這種情形下文件應(yīng)當(dāng)向檔案轉(zhuǎn)變，按照檔案的管理對文件的進行管理，可以有效的提升文件的保密性，同樣也有助于文案的管理和使用，下面針對文件向檔案轉(zhuǎn)化的條件和標(biāo)志進行分析。

關(guān)鍵詞：文件；發(fā)展；歸檔

根據(jù)現(xiàn)階段的文件管理情況，對于文件歸檔情況，仍舊有許多需要注意的問題，首先目前的檔案管理形式發(fā)生了一定的變化，部分檔案的管理工作隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展發(fā)生了改變，所以使檔案的歸檔工作發(fā)生了一定的變化。針對傳統(tǒng)檔案出現(xiàn)的相關(guān)問題，現(xiàn)階段的檔案管理進行了相應(yīng)的改革，這樣也會使文件歸檔的條件產(chǎn)生一定的變化。根據(jù)目前大量的文件歸檔的情況，為文件的檢查、篩選、歸檔帶來一定的難度。所以應(yīng)當(dāng)制定相關(guān)的規(guī)定對文件的歸檔進行管理，從而保證每一個文件都能夠發(fā)揮自己的文化價值，本文將對文件向檔案轉(zhuǎn)化的條件和標(biāo)志進行闡述，希望能對今后的文件歸檔工作提供一定的幫助，以下內(nèi)容僅供參考。

1 文件轉(zhuǎn)化為檔案的條件

根據(jù)檔案和文件的自身性質(zhì)的研究，發(fā)現(xiàn)檔案和文件之間有一定的根本性的區(qū)別。雖然檔案和文件都是針對某一時間進行記錄的在載體，但是從發(fā)展的角度將文件的記錄是在檔案之前的，檔案的準(zhǔn)確性等受到文件的影響，雖然文件轉(zhuǎn)化成檔案是一種必然的結(jié)果。但是產(chǎn)生轉(zhuǎn)化會受到一定的條件制約，下面針對文件向檔案轉(zhuǎn)化的條件進行分析。

1.1 文件的內(nèi)容需要具有一定的完整性才能夠存入檔案，也就是在文件記錄和更改的過程中不能夠進行歸檔工作，因為一旦文件歸檔就不會輕易的發(fā)生改變，所以文件歸檔的首要條件就是文件的內(nèi)容是完整的。

1.2 文件的價值決定文件的歸檔，在現(xiàn)階段由于社會的發(fā)展，我們需要文件記錄的東西越來越多，這樣在判斷文件是否可以轉(zhuǎn)化成檔案時，就要注意文件的內(nèi)容是否具有一定的價值，將有價值的文件轉(zhuǎn)化成檔案并保存，對于今后社會的發(fā)展非常有利。

1.3 在歷史的發(fā)展過程中，我們通過文件記錄著社會發(fā)生的事情，這些記錄的文件雖然數(shù)目龐大，但是還有一定的規(guī)律可循的，發(fā)現(xiàn)文件和文件之間的關(guān)聯(lián)性，正所謂“有因必有果”，按照一定的規(guī)律進行文件向檔案的轉(zhuǎn)化工作，保證每一個歸檔文件有一定的規(guī)律性和完整性。對于文件向檔案轉(zhuǎn)化是一種最終的結(jié)果，在這其中歸檔的工作對于文件來說就是一個轉(zhuǎn)折，決定著文件接下來的存在方式。而歸檔就代表了文件向檔案的轉(zhuǎn)化條件與標(biāo)志。

2 傳統(tǒng)文件歸檔的變革

當(dāng)代社會是信息社會，計算機普及運用，計算機技術(shù)的應(yīng)用也越來越廣泛，檔案事業(yè)為了適應(yīng)社會的發(fā)展，在檔案工作中也加入了電子計算機技術(shù)，隨著電子時代的來臨檔案工作也發(fā)生變化，傳統(tǒng)文件向檔案轉(zhuǎn)化也遇到了沖擊，并在沖擊下不斷變革。

2.1 計算機的發(fā)展逐漸形成辦公自動化，然而，辦公自動化的形成會使歸檔的文件產(chǎn)生了兩大類型，電子文件和紙質(zhì)文件。這兩種是完全不同的類型，類型不同，文件在歸檔載體上也是不同的，特別是在網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展的環(huán)境下，電子文件有網(wǎng)絡(luò)歸檔和介質(zhì)歸檔兩種形式，因此，歸檔自身的標(biāo)志又變得模糊，在明確歸檔含義前，把歸檔作為文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志，再指導(dǎo)檔案工作不會有效果。

2.2 文件檔案一體化是文件的最終結(jié)果，也是檔案管理的要求，在這種管理模式下，檔案管理系統(tǒng)的最大特點就是實現(xiàn)文件工作與檔案工作的同步發(fā)展。任何文件一旦確定有保存價值，就要進行歸檔，用符號作標(biāo)記通過網(wǎng)絡(luò)歸檔，最終處于檔案室的監(jiān)控之下。在這種系統(tǒng)中，文件沒有在處理完畢后歸檔，而是在文件形成或收到之時就進行歸檔，文件工作和檔案工作區(qū)分也不嚴(yán)格。

2.3 文件形成或收到就可以網(wǎng)絡(luò)歸檔，因此介質(zhì)歸檔也不那么重要了。部分檔案館保存文件時受到保管條件的限制，一般紙質(zhì)文件可以不歸檔，由各部門進行保管，只有那些可以作為證據(jù)的紙質(zhì)和膠質(zhì)文件才必須集中保管。

綜上所述，傳統(tǒng)的文件向檔案轉(zhuǎn)化的條件已經(jīng)發(fā)生變化，辦理完畢和集中保存已不再是文件轉(zhuǎn)化檔案的必要條件了。文件不必辦理完畢后歸檔，也不用集中保存，只要被確定文件具有價值就可以轉(zhuǎn)化為檔案了。而鑒定就是確定文件價值的過程。因此，價值鑒定是文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志和界限。

3 文件價值運動規(guī)律是文件向檔案轉(zhuǎn)化的內(nèi)在動力

文件具有現(xiàn)實和歷史功用的記錄材料，文件生命周期向我們描述了文件運動的客觀規(guī)律，目前從文件劃分運動階段分析，檔案概念大體可分為四種類型：第一種，以美國等為代表檔案界認(rèn)為檔案是經(jīng)鑒定值得永久保存的文件。第二種，以法國為代表的國家認(rèn)為檔案涵蓋了整個文件生命周期全過程。第三種，是國際檔案理事會主持編寫的《多語種檔案術(shù)語詞典》中的檔案定義。這里的定義與美國定義較為類似，但它們并不強調(diào)檔案必須具有永久價值，而僅僅指出它是由形成者或其職能的繼承者為自己利用，或由適當(dāng)?shù)臋n案館因其檔案價值而保存經(jīng)過挑選或未經(jīng)挑選的非現(xiàn)行文件。第四種，以我國和蘇聯(lián)為代表的檔案定義，即認(rèn)為辦理完結(jié)歸檔保存的

4 對“以‘歸檔作為文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志”的總結(jié)

在現(xiàn)階段文件向檔案的轉(zhuǎn)化的條件和標(biāo)志，可以與歸檔的工作性質(zhì)相等同，歸檔工作是指將處理完畢，并且具有一定的保存價值的文件經(jīng)過系統(tǒng)的相關(guān)整理之后，交至檔案室或是檔案館進行保存的過程，所以歸檔的文件具有一定的保存價值。對于文件向檔案轉(zhuǎn)化的條件和標(biāo)志，在一定的時間內(nèi)等同于歸檔的條件，但是歸檔僅僅會影響文件在今后的保存形式，而文件向檔案轉(zhuǎn)化的條件和標(biāo)志會由于社會的發(fā)展產(chǎn)生一定的變化。

5 結(jié)論

在現(xiàn)階段的文件向檔案轉(zhuǎn)化的過程，是文件的保存形式和自身存在方式的轉(zhuǎn)變過程，而歸檔與文件向檔案轉(zhuǎn)化的條件和標(biāo)志也會有一定的區(qū)別，歸檔是文件向轉(zhuǎn)化的必經(jīng)之路，也可以說成歸檔是一個必然的固定過程，而文件向檔案轉(zhuǎn)化的條件和標(biāo)志會隨著社會的發(fā)展，以及需要進行相應(yīng)的改變。通過文件記錄事件的形式，對于歷史的發(fā)展具有重要的意義，但是因為社會的進步與發(fā)展記錄的內(nèi)容逐漸增多，增加了文件向檔案轉(zhuǎn)化的難度，而轉(zhuǎn)化的條件和標(biāo)志隨著歷史的發(fā)展也在進行變化，跟對目前的情況應(yīng)當(dāng)加強檔案管理工作人員的專業(yè)程度，以及對檔案管理工作進行創(chuàng)新，從而有利于社會的發(fā)展和不斷的進步。

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