現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本的探討

賈慕云

摘要：任何企業(yè)都以追求經濟利益的最大化為目標的，因此，為了提高企業(yè)的經濟利益，必須要有效的縮減開支，減少不必要的支出，嚴格控制企業(yè)成本支出，檔案管理工作作為企業(yè)管理支出的一部分，也必須要加強控制成本的理念，才能夠使得企業(yè)檔案管理在最少的成本投入下創(chuàng)造最大的價值。因此，本文主要對現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本進行有效的探討。首先介紹現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本的構成，然后分析現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本控制的有效途徑。

關鍵詞：檔案管理模式；成本控制；成本構成；有效途徑

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）009-0-01

在現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理的過程中，對于檔案管理的成本控制觀念不強，檔案管理的過程中成本意識比較差，各種浪費的現(xiàn)象比較嚴重，因此，有必要加強現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下對檔案管理成本進行管理和創(chuàng)新。為了有效的提高檔案管理的成本控制，要明確檔案管理的成本構成和支出，然后才能夠解決檔案管理流程中的成本浪費現(xiàn)象，完善檔案管理流程，加強成本的控制，實現(xiàn)企業(yè)經濟利益的最大化。

一、現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本的構成

當下現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本的構成主要以下幾個要素：

首先，人工成本。無論是企業(yè)檔案管理人員和檔案的具體工作人員都是屬于企業(yè)檔案管理的人工成本支出。檔案管理人員和檔案具體工作人員的多少直接影響到整個企業(yè)的檔案管理的支出。

其次，設備和物資的成本?，F(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下，企業(yè)進行檔案管理，多數(shù)是經過計算機等設備進行整理和維護工作，因此檔案管理的成本構成自然包括了購買計算機設備的投入和支出，之后對計算機設備的維護也需要不斷的支出，另外，購買正版的檔案管理軟件也需要資金的投入，還有就是通過計算打印所需要的紙張、訂書器等常規(guī)辦公用品，都屬于現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本的構成。

最后，檔案管理的場所和管理的流程中所需的投入。企業(yè)檔案比較的多，因此，占領的場地也比較大，每年都要支付場地費，還有就是管理的流程中也需要一系列的投入。

檔案的管理流程比較的復雜，需要各個程序有序的推進，才能夠提高檔案管理的成本控制。但是在當下的企業(yè)檔案管理中，由于企業(yè)對檔案管理的不重視，使得檔案管理的流程比較的拖沓，這樣就會導致檔案管理存在較多的問題，也不利于企業(yè)檔案管理中成本的控制。

二、現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本存在的主要問題

在現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本中，存在著很多的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，成本控制的理念比較差。在現(xiàn)代的企業(yè)檔案管理工作，部分企業(yè)認為檔案管理工作涉及到的經濟利益比較小，因此，過度的追求關注對企業(yè)經濟利益最相關的部門或者是管理流程進行重視，對其企業(yè)的檔案管理重視程度有限，對檔案管理的成本控制更是不加以重視，使得現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本管理非常的不重視，檔案管理人員的成本控制意識也不強。

第二，浪費現(xiàn)象嚴重。在企業(yè)的檔案管理過程中，成本控制理念不強，所以，導致檔案管理的流程比較繁瑣，投入了更多的人力物力，造成了較大的浪費。比如說紙張的亂用以及人員的過多等；另外就是檔案管理中缺乏程序性，檔案管理非常的滯后，檔案的堆積現(xiàn)象比較的嚴重，不僅容易造成檔案的遺失，而且長期堆放占有大公共空間，投入更多占地費等。在設備的使用時不重視保護和更新或者是及時的刪除垃圾等，導致設備的損害，于是增加了企業(yè)的成本投入。

第三，流程或者管理不當也不利于成本的有效控制。檔案的管理流程比較的復雜，需要各個程序有序的推進，才能夠提高檔案管理的成本控制。但是在當下的企業(yè)檔案管理中，由于企業(yè)對檔案管理的不重視，使得檔案管理的流程比較的拖沓，這樣就會導致檔案的管理存在較多的問題，也不利于企業(yè)檔案管理中成本的控制。

三、現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本的有效舉措

首先，完善企業(yè)檔案管理的成本控制理念。只有加強企業(yè)檔案管理的成本控制理念，才能夠讓檔案管理人員在管理的過程中提高節(jié)約意識，加強對成本的控制，尤其是在使用材料或者是設備的過程中，能提高對設備進行維護和管理，能減少材料的浪費，尤其是紙張的浪費，從而有效的縮減成本。所以，最重要的就是提高企業(yè)的檔案管理人員的一種成本控制的理念，本著節(jié)約的態(tài)度開展檔案管理工作。

其次，加強檔案人員的素質，嚴格檔案管理的流程，避免成本支出。只有加強檔案管理人員的素質，才能夠在保證檔案管理工作的正常開展下使用最少的工作人員，讓每一位員工都能夠積極發(fā)揮自己的一份作用，加強分工和合作，把檔案的管理工作有序的開展好。這樣就可以縮減檔案管理成本中人工費用的支出。所以，企業(yè)要不斷加強培訓和學習的力度，通過培訓讓現(xiàn)有工作人員提高方案管理的技術和所需的技能，在工作中能夠更加有效率的、保質保量的完成檔案管理的一系列工作，更加科學的設置檔案流程，不拖拉，不推諉，提高檔案管理的各項工作。

最后，建立成本控制預算，提高檔案管理的科學性。只有建立了檔案管理成本的預算，才能夠使得檔案管理工作開展的過程對于成本的投入有一個概念，從而在管理中縮減不必要的開支，尤其是一些重要支出，比如說設備的更新等，一定要提前上報計劃和預算，才能夠保證在檔案管理的過程中成本得到嚴格的控制，縮減開支，維護企業(yè)的經濟利益。

四、結語

“成本的控制是獲取經濟利益的重要保證”，為了有效的加強現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本的控制，必須要采取有效的舉措，通過提高成本管理意識、完善檔案管理的流程、加強業(yè)務的培訓以及提高檔案管理人員的素質等方式，切實提高現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本的控制，從而完善現(xiàn)行的企業(yè)管理模式，讓企業(yè)獲取更多的經濟利益。

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