任麗清, 王錢永
(寧波大學(xué) 資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室管理處,浙江 寧波 315211)
淺議高校采購管理的專業(yè)化
任麗清, 王錢永
(寧波大學(xué) 資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室管理處,浙江 寧波 315211)
高校采購管理專業(yè)化是實(shí)現(xiàn)高校陽光采購,進(jìn)而提高高校教育經(jīng)費(fèi)效益的有效途徑,也是順應(yīng)采購行業(yè)改革趨勢做出的必然選擇。高校采購管理專業(yè)化是一個專門的研究領(lǐng)域,又是一種專業(yè)實(shí)踐。作為一種專業(yè)實(shí)踐,高校采購管理專業(yè)化是指專業(yè)的采購人員或機(jī)構(gòu),基于采購的理論和知識,遵循規(guī)范、合理的采購程序,公平、公正、公開地組織采購管理活動的過程。高校采購管理專業(yè)化至少應(yīng)具有專業(yè)性、規(guī)范性、公正性和高效性這幾個標(biāo)準(zhǔn)。高??梢詮牟少弮?nèi)涵、采購管理體制、采購管理手段、采購管理人員隊伍等4個層面的建設(shè)使之走上專業(yè)化道路。
高校; 采購管理; 專業(yè)化
隨著高等教育的全方位發(fā)展和教育投入的不斷加大,如何規(guī)范有效使用教育經(jīng)費(fèi)已逐步從高等教育研究的邊緣向中心轉(zhuǎn)化。高校采購工作是教育經(jīng)費(fèi)使用的主要載體,高校采購是否陽光、高效、規(guī)范,直接影響著教育經(jīng)費(fèi)的使用效益。因此,為實(shí)現(xiàn)高校陽光采購,必須對高校采購管理進(jìn)行科學(xué)化專業(yè)化建設(shè),這既維護(hù)高校合法權(quán)益,提高高校教育經(jīng)費(fèi)使用效益的重要途徑,也是為順應(yīng)采購改革的趨勢做出的必然選擇。2013年全國政府采購工作網(wǎng)絡(luò)視頻會議指出,政府采購制度改革要適應(yīng)提高行政效能要求,關(guān)鍵是在操作執(zhí)行上從重程序的合規(guī)性采購轉(zhuǎn)變?yōu)橹匦枨蟮膶I(yè)化采購[1]。無疑,專業(yè)化將成為政府采購行業(yè)下一步發(fā)展的方向。
“采購”,人們通常認(rèn)為就是商品簡單的買賣行為,“采購管理”即是管理商品的買賣行為。不能說這種理解錯誤,但這種解釋確實(shí)比較膚淺和片面,大大弱化了采購的真正意義。采購,從經(jīng)濟(jì)學(xué)的視角來看,是指采購人或采購實(shí)體基于生產(chǎn)、轉(zhuǎn)售、消費(fèi)等目的,購買商品或勞務(wù)有償獲取資源的經(jīng)濟(jì)活動[2]。 高校采購是指高校在教學(xué)、科研、管理等活動中,使用學(xué)校各項資金采購貨物、工程和服務(wù)的行為。“采購管理”,即對計劃、執(zhí)行、驗(yàn)收、入庫、評價等采購過程的管理,其目的是為了優(yōu)化采購基礎(chǔ),提高供應(yīng)商績效。所謂專業(yè)化,就是“產(chǎn)業(yè)部門或?qū)W業(yè)領(lǐng)域中根據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)或?qū)W界層面的不同過程而分成的各業(yè)務(wù)部分,這個過程就是專業(yè)化”[3]。采購管理專業(yè)化即是一個專門的研究領(lǐng)域,又是一種專業(yè)實(shí)踐。作為一種專業(yè)實(shí)踐,采購管理專業(yè)化是指專業(yè)的采購人員或機(jī)構(gòu),基于采購的理論和知識,遵循規(guī)范、合理的采購程序,公平、公正、公開的組織采購管理活動的過程。采購管理專業(yè)化至少應(yīng)具有如下幾個標(biāo)準(zhǔn):
(1) 專業(yè)性。是指采購從業(yè)人員隊伍的專業(yè)性,包括學(xué)校采購中心人員,學(xué)院采購人員以及評標(biāo)專家,均熟悉采購的理論和實(shí)踐,明了采購所涉及的價值需求和問題導(dǎo)向,基于自身的采購專業(yè)知識和職業(yè)道德,使這種職業(yè)成為專門職業(yè),并獲得相應(yīng)的社會地位[4]。
(2) 規(guī)范性。規(guī)范性和程序性是采購與招投標(biāo)的本來特性,所有的采購活動必須遵循嚴(yán)格的法律程序和學(xué)校管理制度,對確定采購方式、采購機(jī)構(gòu)、發(fā)布招標(biāo)公告、編制招標(biāo)文件直至評標(biāo)、發(fā)布中標(biāo)公示并簽訂合同的全過程每一環(huán)節(jié)的內(nèi)容、時間、順序、形式、標(biāo)準(zhǔn)都有嚴(yán)格規(guī)定及明確規(guī)范要求,不能隨意改變[5]。
(3) 公正性。公正性是指采購過程和結(jié)果公開、公平和公正。這就意味著所有的潛在投標(biāo)人機(jī)會均等,采購過程遵循“程序正義”的原則,這里“關(guān)鍵是有一個決定什么結(jié)果是正義的獨(dú)立標(biāo)準(zhǔn)和一種保證達(dá)到這一結(jié)果的程序”[6]。除此之外,招標(biāo)文件中對投標(biāo)人資質(zhì)的設(shè)定、所需的技術(shù)和商務(wù)要求以及評分標(biāo)準(zhǔn)等均不能有任何歧視性或傾向性的條款。
(4) 高效性。高效性是指在不違背采購規(guī)范性的前提下,通過采購組織機(jī)構(gòu)的合理配置和采購程序的優(yōu)化設(shè)計,化繁為簡,去冗就短,并利用信息化等手段,縮短采購的全生命周期,進(jìn)而提高采購效率。
(1) 觀念陳舊,重視程度不足。人們通常認(rèn)為“采購”即是商品的買賣行為,可以隨買隨用,高校老師幾乎不知道采購的程序,采購的環(huán)節(jié),采購的周期。等到教學(xué)或科研上需要用到某一設(shè)備或貨物時,才會想到購買,而不提前做預(yù)算,做計劃,到最后買到所需服務(wù)或貨物時,已經(jīng)在一定程度上耽誤了教學(xué)或科研的進(jìn)度。此外,在高校,采購屬于一種保障教學(xué)和科研的服務(wù)行為,它既不像科研和教學(xué)一樣引起老師的重視,也無法像學(xué)生工作一樣,得到學(xué)校、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重視,學(xué)院沒有配備專(兼)職的采購管理人員,學(xué)院的采購任務(wù)某種程度上處于放任狀態(tài),學(xué)院無法提前統(tǒng)籌制定學(xué)院的年度或?qū)W期采購計劃,到了年底才一窩蜂的報采購計劃,存在突擊花錢的現(xiàn)象[7]。引發(fā)年終因資金經(jīng)費(fèi)的到賬使用和采購滯后的矛盾,一方面,經(jīng)費(fèi)到期,錢花不出去,而另一方面,所需的貨物或服務(wù)依舊沒有購買到,形成了一種惡性循環(huán)。
(2) 采購管理人員數(shù)量不足質(zhì)量不高。高校的采購管理人員隊伍主要由學(xué)校采購管理人員、學(xué)院采購管理人員和評標(biāo)專家這樣3支隊伍所組成,人員數(shù)量不足、專業(yè)素養(yǎng)不高是這支隊伍最主要的問題[8]。隨著高校的不斷發(fā)展,教育經(jīng)費(fèi)逐年增加,采購的任務(wù)量翻倍增長,但管理人員的數(shù)量卻維持在數(shù)年前的水平,學(xué)校采購管理人員疲于機(jī)械應(yīng)付完成采購任務(wù),無暇對采購工作進(jìn)行深入研究和學(xué)習(xí),管理方式停留在傳統(tǒng)的“事物型”和“經(jīng)驗(yàn)型”。而學(xué)院采購管理人員又處于真空或半真空狀態(tài),在人員的數(shù)量上完全無法滿足學(xué)院采購工作的需要。另外,評標(biāo)專家數(shù)量不足,類型不全,這不僅是高校采購工作的問題,也是當(dāng)前政府采購工作的一項棘手問題[9]。評價專家屬于兼職性質(zhì),當(dāng)評標(biāo)工作與本職工作發(fā)生沖突時,更無法滿足評審的需要。人員的或缺直接導(dǎo)致采購工作無法有計劃性、預(yù)見性的有條不紊的開展,采購管理的質(zhì)量和效率都得不到提高;其次,采購管理人員在高校處于行政管理崗位,高校對其學(xué)歷和專業(yè)沒有硬性要求,尤其是在專業(yè)結(jié)構(gòu)上,幾乎沒有經(jīng)歷過經(jīng)濟(jì)學(xué)、招標(biāo)法、合同法等相關(guān)專業(yè)的學(xué)習(xí),嚴(yán)重缺乏采購管理方面的知識和經(jīng)驗(yàn)。評標(biāo)專家更無法達(dá)到《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》中關(guān)于評審專家的相關(guān)規(guī)定,如專家應(yīng)當(dāng)是從事相關(guān)領(lǐng)域工作滿8年并具有高級職稱或具有同等專業(yè)水平的標(biāo)準(zhǔn)。
(3) 采購管理體制不健全,管理手段落后。采購管理工作在高校行政工作中長期處于邊緣化,其管理的模式和管理手段均停留在較 低水平。以浙江省為例,在高?;诜锤囊?,很多高校都已實(shí)現(xiàn)“管采分離”的模式,即設(shè)立學(xué)校一級的采購辦和采購中心,采購辦負(fù)責(zé)計劃的報批,采購中心負(fù)責(zé)具體計劃的實(shí)施;然在學(xué)校和學(xué)院的管理模式上,幾乎所有高校都是校采購辦和采購中心直接面對全校老師,而不是采取校院兩級管理模式或其他更為有效的管理模式,由此引發(fā)的問題是關(guān)于采購的政策、規(guī)范、制度及相關(guān)流程無法傳達(dá)到每一位老師,對每一位老師而言,1年或是若干年才會采購1次,確實(shí)沒有必要也不會花時間去了解采購的相關(guān)規(guī)范,這樣導(dǎo)致的直接結(jié)果就是因?yàn)樾畔⒌牟粚ΨQ,引發(fā)采購工作不規(guī)范,效率低下。在管理手段上,信息化和自動化程度普遍不高,采購參數(shù)的審批、招標(biāo)文件與合同的審簽等均采用傳統(tǒng)紙質(zhì)方式,效率低下。同時,由于管理模式比較落后,學(xué)校的采購管理體制不夠健全完善,采購程序不夠規(guī)范,部門職責(zé)界定不夠清晰,不全面的采購管理制度和不合理的操作流程,容易產(chǎn)生管理間隙,嚴(yán)重影響高校采購工作的順利開展,甚至產(chǎn)生阻礙作用[10]。
3.1 正確理解采購專業(yè)化的內(nèi)涵
高校要對采購管理進(jìn)行專業(yè)化建設(shè),必須以理念的改革為先導(dǎo),正確認(rèn)識采購的內(nèi)涵和價值,采購不僅僅是商品的簡單買賣行為,而是一項系統(tǒng)工程,也是一門綜合性新興學(xué)科,涵括多學(xué)科跨專業(yè)知識領(lǐng)域,需應(yīng)用到經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)、法學(xué)、技術(shù)知識等學(xué)科理論知識。①采購是市場經(jīng)濟(jì)制度下進(jìn)行資源配置的一種競爭性交易方式,其實(shí)質(zhì)是通過對于程序的控制實(shí)現(xiàn)采購結(jié)果的優(yōu)化,其實(shí)施離不開市場經(jīng)濟(jì),需要遵循市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律。所涉及的經(jīng)濟(jì)學(xué)知識理論包括市場經(jīng)濟(jì)的特點(diǎn)和規(guī)律、博弈論、委托代理理論、尋租理論、跨期選擇理論、市場失靈理論等。②采購活動是公共部門的一項非常重要的管理活動,招標(biāo)采購中的戰(zhàn)略管理、計劃管理和管理要素及控制,直接決定了招標(biāo)采購的質(zhì)量。③招標(biāo)采購活動中涉及的眾多事項均與法律規(guī)范的具體規(guī)定有關(guān),如招標(biāo)的條件、程序、主體、文件的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容等,同時,招標(biāo)采購合同的簽訂需體現(xiàn)合同法的契約自由原則,招標(biāo)采購理應(yīng)接受現(xiàn)行有效法律規(guī)范的調(diào)整和約束。此外,各類采購標(biāo)的都要有明確的技術(shù)屬性、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和條件,需要應(yīng)用到不同學(xué)科門類的技術(shù)知識。為此,要使高校的采購管理走上專業(yè)化的道路,首先轉(zhuǎn)變學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和老師對采購的觀念,提高對采購的重視和正確的認(rèn)識。
3.2 完善采購管理體制建設(shè)
當(dāng)前我國高校采購管理體制急待改革和創(chuàng)新,高校采購管理體制的改革包括采購組織結(jié)構(gòu)的改革和采購管理制度的完善。在組織結(jié)構(gòu)上,當(dāng)前這種學(xué)校采購中心直接面對全校老師的直線管理模式顯然不適用于現(xiàn)階段的高校采購管理,從管理效率上,完全違背了管理幅度的準(zhǔn)則,所謂管理幅度,是指一名主管人員有效而直接地管理的對象的數(shù)目[11]。每個管理機(jī)構(gòu)都有客觀的管理幅度,過大或過小,都會影響效率[12]。為此,當(dāng)前高校采購管理必須向分級管理模式進(jìn)行改革,這就要求學(xué)院在行政機(jī)構(gòu)的設(shè)置上,崗位編制上,在人員的配置上設(shè)立院級采購管理人員,形成學(xué)?!獙W(xué)院—老師的分級管理模式。同時,輔之以一系列完善的制度,規(guī)范采購流程,明確各管理職能部門的職責(zé),使整個組織形式結(jié)合成為一個合理的有機(jī)系統(tǒng)。在制度的完善上,①要以已有的法律法規(guī)為基礎(chǔ),如《中華人民共和國采購法實(shí)行條例》和《中華人民共和國招投標(biāo)法》。②相比較于政府機(jī)構(gòu)的采購,高校有其自身的特點(diǎn),如資金來源多樣化,用于科研的儀器設(shè)備需緊密結(jié)合時代前沿等,為此,要結(jié)合高校自身特點(diǎn)制定一套適合高校自身的采購管理辦法和程序。③制度的規(guī)范目標(biāo)應(yīng)從“節(jié)約資本、防治腐敗”的需要向“物有所值、擇優(yōu)配置”轉(zhuǎn)變[13]。近年來,雖然我國高校采購工作在節(jié)約資本,防治腐敗方面取得一定的成效,但也付出了一定的代價,如一定程度上犧牲了采購效率,在采購結(jié)果的績效上,存在低價惡性中標(biāo),“劣幣驅(qū)逐良幣”等不良行為,在未來的采購管理價值目標(biāo)上,不應(yīng)該僅僅追求資本的節(jié)約和防治腐敗,應(yīng)該向“物有所值,擇優(yōu)配置”方向轉(zhuǎn)變。
3.3 加強(qiáng)采購管理信息化建設(shè)
有人說:“采購的規(guī)范和效率,似乎就是一對冤家,有你沒我,有我沒你,尋求過程規(guī)范,就會犧牲效率;要想提高效率,就會有執(zhí)行過程的瑕疵”[14]。要做到規(guī)范與效率兼而有之,最好的一條途徑就是信息化建設(shè),努力做到網(wǎng)下無交易,網(wǎng)上全公開。信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展為高校提高采購管理的效率和管理水平提供了行之有效的工具,高校通過強(qiáng)化對信息技術(shù)的應(yīng)用,開發(fā)采購管理信息系統(tǒng),可以促進(jìn)高校采購管理的智能化和自動化。①采購管理信息系統(tǒng)的開發(fā)可以改變傳統(tǒng)的線下手工操作模式,完善采購流程,縮短繁冗的采購全生命周期,提高采購效率。如校內(nèi)采購計劃的申報和審批,招標(biāo)參數(shù)的提交和審批招標(biāo)文件的審簽、合同的審簽等,通過線上的運(yùn)行,突破了時間和空間的限制。原有的線下審簽?zāi)J绞褂眉堎|(zhì)稿各部門流轉(zhuǎn)審簽,需逐個部門送審,受人為因素影響較大且周期長效率低。②通過采購管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建,可以使采購信息更加的公開和透明,進(jìn)一步推進(jìn)了采購的科學(xué)和規(guī)范。如學(xué)校內(nèi)部相關(guān)部門的采購管理人員和監(jiān)管部門可以實(shí)時查看和監(jiān)督采購的流程進(jìn)度,以及相關(guān)項目的招標(biāo)文件、合同等。
3.4 重視采購管理人員的專業(yè)化建設(shè)
采購管理人員隊伍的專業(yè)化建設(shè)可以走外部環(huán)境創(chuàng)設(shè)和采購管理人員自身專業(yè)素質(zhì)建設(shè)兩者相結(jié)合的策略,通過兩者的相互補(bǔ)充、相互作用和相互促進(jìn),來實(shí)現(xiàn)這支隊伍的專業(yè)化。
(1) 高校要為采購管理人員創(chuàng)設(shè)積極有利的外部環(huán)境。在高校行政工作中,采購管理人員雖是邊緣化的“小人物”,卻在高校采購管理工作乃至學(xué)校教育資金的使用中發(fā)揮著“大作用”,所從事的采購管理工作不僅是一項管理工作,也是一項專業(yè)技術(shù)工作。對這支隊伍進(jìn)行專業(yè)化建設(shè)首先應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變原來關(guān)于采購管理工作簡單低級、有無學(xué)歷、有無專業(yè)知識、能力高低不重要的觀念,承認(rèn)采購管理人員的專業(yè)地位,重視和尊重他們的工作。同時,為采購管理人員提供崗前培訓(xùn)和在職學(xué)習(xí)的機(jī)會,通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、案例分析、業(yè)務(wù)沙龍和講座等形式開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和交流。
(2) 提高采購管理人員專業(yè)素質(zhì)。外因通過內(nèi)因起作用,專業(yè)素質(zhì)是采購管理人員專業(yè)化建設(shè)的核心所在,外部環(huán)境的創(chuàng)設(shè)只有通過采購管理人員自身素質(zhì)的建設(shè)才能發(fā)揮作用。采購管理人員的專業(yè)素質(zhì)建設(shè)可以體現(xiàn)在知識、能力和心理等3個方面。①采購管理人員要積極構(gòu)建個人知識學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò),多渠道多方面學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、管理學(xué)等相關(guān)領(lǐng)域的知識,并對個人知識進(jìn)行合理整合且應(yīng)用于實(shí)際工作[15]。②采購管理人員除了具備計劃、組織、協(xié)調(diào)、溝通和控制等管理能力,還應(yīng)具備自我發(fā)展的能力,與時俱進(jìn),在工作中學(xué)習(xí),在學(xué)習(xí)中提高工作的藝術(shù)。③擁有健康的心理和敬業(yè)奉獻(xiàn)的精神是采購管理隊伍專業(yè)化的思想保證。隨著近年來采購任務(wù)量的逐年遞增,采購管理人員需要比其他崗位人員付出更多的時間和精力,但常常處于被忽視的地位,其工作不僅很難取得獨(dú)立的成功和成績,自身價值難以體現(xiàn),還得不到其他老師的理解和認(rèn)可。同時,采購管理工作在高校中稱“高危崗位”,是廉政建設(shè)的風(fēng)險點(diǎn),因此,心理健康建設(shè)是采購管理人員隊伍專業(yè)化建設(shè)又一重要方面。
高校的采購工作對提高高校資金的使用效益具有極其重要意義,高校采購工作者應(yīng)該認(rèn)真分析當(dāng)前高校采購發(fā)展中存在的問題,并并對問題進(jìn)行不斷完善和改進(jìn),做到與時俱進(jìn),使高校采購工作走上專業(yè)化建設(shè)的道路,從而真正實(shí)現(xiàn)高校采購管理的專業(yè)性、規(guī)范性、公正性和高效性。
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On Specialization of Procurement Management in Colleges and Universities
RENLiqing,WANGQianyong
(Office of Assets and Laboratory Management, Ningbo University, Ningbo 315211, Zhejiang, China)
Procurement management specialization is the only way to carry out the sunshine procurement of university and to improve the efficiency of the education expensing. Also it is an inevitable choice to comply with the trend of the reform of the procurement industry. Procurement management specialization is not only a specific research field, but also a kind of professional practice. As a kind of professional practice, procurement management specialization is a process of purchasing management which is organized by professional procurement staff or institutions fairly and openly who have procurement theory and knowledge and follow the normative and reasonable procurement procedures. Procurement management specialization should at least have the characteristics of professionalism, normalization, fairness and efficiency. In order to fulfill specialization on procurement management, universities should try their efforts in the connotation, the system, the means and the teams of the procurement management.
universities; procurement management; specialization
2016-11-15
浙江省高等教育研究學(xué)會實(shí)驗(yàn)室工作研究項目(YB201410)
任麗清(1981-),女,浙江寧波人,碩士,助理研究員,研究方向:高等教育管理。
Tel.:13736154839;E-mail:renliqing@nbu.edu.cn
G 482.0
A
1006-7167(2017)04-0272-04