學校辦公管理中Office辦公軟件的應用

摘 要互聯網飛速發(fā)展為生活帶來了更多的便利。尤其在學校管理方面，計算機的應用發(fā)揮著至關重要的作用。通過使用計算機Office辦公系統，便于學校日常對學生信息以及其他各個方面的管理。很大程度提供了學校的教學管理水平和教學質量，也減少了日常管理的錯誤。充分利用Office辦公軟件有助于提高學校辦公管理質量。

【關鍵詞】學校辦公管理 Office辦公軟件 應用

為了進一步提高學校的教學管理質量，提升教學管理的效率，在學校辦公管理中加大對Office軟件的應用顯得至關重要。在該軟件應用過程中，我們應盡量合理使用，運用計算機管理模式等創(chuàng)新方式完善學校的管理手段和管理方式，推動計算機管理的日常應用，從而保證日常學校管理的科學化、專業(yè)化和高效化，以保證學校日常管理能夠有效開展，更好地為學生提供服務，保證學生能夠健康快樂成長。

1 Office軟件需求

1.1 學校管理事務多樣化、數據多類型的現狀需求

學校對學生的日常管理涉及到學生方方面面的內容。許多學校都通過花費重金引進辦公系統從而方便其日常的教學以及行政管理。在學生的日常管理中，對學生的相關信息以及數據的管理是極其重要的，這關系到學生的日常行為表現，甚至涉及學生的學籍等具體信息。學校對學生具體信息的管理必須應當具體、細致、明確，從而便于開展日常管理工作。如對學生的成績錄入、學籍信息的統計、心理狀況的標記、具體家庭情況的掌握和了解等。多樣的信息需要學校采用統一的系統進行登記和管理，方便其日常查閱。而這些工作細致且繁重，這也就為Office軟件在學校教學以及行政管理提供了迫切需求。通過有效地使用該軟件有助于緩解學校教職工的工作壓力，另一方面還可以保證數據的準確、系統和完整，使數據更加規(guī)范，既提高了工作效率，又提高了工作質量。

1.2 Office系統的功能為學校管理普遍適用提供了技術可能

學校日常管理工作各式各樣，涉及到學生的獎懲貸罰等方方面面的內容。簡單的數據填寫增加了工作量，而且還容易出現數據信息的錯誤。Office系統軟件為學校管理提供便利。其本身作為辦公軟件主要包括WORD、EXCEL、幻燈片等程序，不同的程序其在處理數據和問題上存在不同的優(yōu)勢。Word軟件主要用于文字的錄入，發(fā)布通知、撰寫具體管理文件等。而Excel主要用于數據的統計，如涉及到學生成績的錄入，以及繳費情況等，尤其在學生成績方面，可以應用一些具體操作可以對學生成績進行統計和整理、排名，從而可以直觀地看到學生目前的學習情況?；脽羝饕墙Y合教學應用，圖片與文字地結合，加上計算機的應用可以提高學生的學習興趣，更積極地參與到學校教學活動中，提高教學質量。

2 計算機Office軟件在學校教學中的應用

2.1 Office軟件在學生學習中的應用

提高學生本身的學習成績是教學管理最終目的。學校在教學和管理過程中，為了進一步提高學生的學習興趣和學習愛好，可以注重計算機Office軟件的應用，通過進一步擴大計算機軟件的使用頻率，充分調動學生學習的興趣和熱情，一方面增加學生對計算機等先進技術的興趣和認知，另一方面運用計算機office軟件可以建立更直觀地模型幫助學生對學習內容地理解和掌握，從而進一步增加教學質量。計算機軟件的應用正是學校教師轉變其教學方式和方法、注重圖文結合，為學生提供更為直觀的學習途徑的一種創(chuàng)新，是值得不斷提倡的，并且應當長期堅持下去。

2.2 計算機office軟件在學校日常管理中的應用

學校日常管理活動繁復多樣。包括了學校所有學生的日常信息、學習成績記錄、學生檔案管理、學校教職工信息、工資發(fā)放情況等。繁重且復雜的工作決定了計算機應用的必要。學校在日常管理過程中，通過不斷使用Office軟件，對學校學生以及教職工展開管理，從而保證教學有序開展。Office軟件的應用可以使繁多地信息通過數據的形式保存在計算機中，方便了查閱的同時也節(jié)約了資料存放的空間，節(jié)約了實體紙張的使用，更具有便利性和環(huán)保性，對于工作的開展也大有裨益。以EXCEL為例，我們日常使用該軟件可以方便對相關數據進行整理和歸納，便于得出我們需要的結論。在學生信息管理中，Excel軟件可以通過對信息進行篩選、歸納、排序、運算等，從而進一步得出我們所需數據，以學生成績?yōu)槔?，對學生成績的統計，我們可以得出每一位學生的每一科成績，以及相關科目的平均分數，并且可以迅速算出學生的總分并對學生成績進行排序，一方面可以橫向對比學生與學生之間的成績差異，另一方面可以清楚地了解學生自己在學習過程中出現的偏科狀況，以便我們今后教學工作地開展更具針對性，從而幫助同學全面發(fā)展。

2.3 Office軟件的拓展應用

計算機本身地第二次革命是互聯網帶來的。通過對基礎數據地分析整理，我們還可以通過計算機系統形成區(qū)域共享的適用。同一院系不同部門甚至是不同院系之間常常出現需要編輯同一文檔的情況，為了防止文件出現錯誤，可以采用word中的共享文件功能，這就為工作帶來了極大便利，同時也減少了數據出現錯誤的可能性。避免了同一數據在不同部門甚至是不同院系之間的改動從而產生的沖突。

3 結語

Office辦公軟件具有強大的功能，其在日常管理中的應用改變著我們的工作方式。一方面有助于提高工作效率，另一方面也保證了工作的準確度，提高了工作的質量。將Office辦公軟件應用到具體教學和行政管理中能夠更好地發(fā)揮教學的價值和水平，從而為學校教學管理質量的提升提供可靠的保證。

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作者簡介

韓昌豪（1981-），男，海南省瓊海市人。大學本科學歷。航海技術專業(yè)，現海南經貿職業(yè)技術學院講師。研究方向為計算機應用基礎、辦公軟件應用。

作者單位

海南經貿職業(yè)技術學院 海南省?？谑?571127