會(huì)議簽到系統(tǒng)在高校應(yīng)用的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

鄒志鑫++張一帆+孔琳俊+林堅(jiān)

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)也在不斷地滲入到各行各業(yè)，高校當(dāng)然也不例外。高校信息化的建設(shè)雖然都在循序漸進(jìn)，但由于高校性質(zhì)、規(guī)模的不同，各院校的信息化發(fā)展也參差不齊，符合校情的信息化需求也不同。但是不管如何，信息化校園的建設(shè)都迫在眉睫。文章就浙江某高校遇到的會(huì)議簽到問題展開討論，結(jié)合該高校實(shí)際情況，介紹了一種多終端的會(huì)議簽到系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；多終端；會(huì)議簽到

引言

“十二五”規(guī)劃以來，高校在校園網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)字化校園及應(yīng)用、高性能計(jì)算平臺(tái)及專業(yè)隊(duì)伍等各方面逐步進(jìn)行了卓有成效的建設(shè)，進(jìn)一步提升了信息化建設(shè)應(yīng)用水平，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理提供了高效穩(wěn)定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、高性能計(jì)算環(huán)境和信息技術(shù)支撐平臺(tái)，大幅提高了高校的信息支撐和科學(xué)管理水平，為學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

近些年來，高校的辦公自動(dòng)化需求越來越迫切，高校師生對(duì)信息化技術(shù)帶來的便利越來越依賴。其中，高校會(huì)議越來越多，隨著高校的不斷發(fā)展，會(huì)議規(guī)模也越來越大，加速凸顯了現(xiàn)有傳統(tǒng)會(huì)議簽到模式的不足。目前為止，一般高校會(huì)議簽到都是紙質(zhì)簽到，導(dǎo)致會(huì)議開始前，參會(huì)人員都擠在一起在簽到表上找自己的名字實(shí)現(xiàn)簽到，操作不便，會(huì)前會(huì)場(chǎng)一片混亂，效率不高。會(huì)后會(huì)議管理員會(huì)議簽到明細(xì)及統(tǒng)計(jì)情況無法及時(shí)提取、匯總，會(huì)議統(tǒng)計(jì)情況不夠一目了然。建設(shè)一個(gè)有效、快捷、處理簡(jiǎn)單、提高會(huì)議簽到效率、深受廣大用戶歡迎的會(huì)議簽到系統(tǒng)是高校信息化的一項(xiàng)重要建設(shè)工作。

1 研究意義

隨著移動(dòng)應(yīng)用技術(shù)蓬勃發(fā)展，智能手機(jī)以及平板電腦等移動(dòng)終端設(shè)備的逐漸普及，無線網(wǎng)絡(luò)帶寬的不斷增加以及成本的不斷降低。在這種情況下，移動(dòng)技術(shù)在學(xué)校數(shù)字化校園中的應(yīng)用，即建設(shè)學(xué)校移動(dòng)數(shù)字校園的時(shí)機(jī)已經(jīng)成熟。如何應(yīng)用移動(dòng)技術(shù)擴(kuò)展出虛擬化的校園，讓學(xué)校、教師、學(xué)生、家長(zhǎng)和社會(huì)都能方便、靈活、有效的參與學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)，享受校園的數(shù)據(jù)資源，不斷提升教學(xué)質(zhì)量，擴(kuò)大學(xué)校學(xué)術(shù)和社會(huì)影響力，是移動(dòng)數(shù)字校園建設(shè)所需要涉及的范圍。

“微信”的使用已經(jīng)覆蓋的全國(guó)近80%的用戶，“微信公眾平臺(tái)”推出的企業(yè)服務(wù)賬號(hào)，針對(duì)企業(yè)內(nèi)部環(huán)境提供了很好的平臺(tái)，它從側(cè)面很好的解決了App在不同手機(jī)操作系統(tǒng)上的兼容性問題，為了給予高校師生提供更全方位的信息化服務(wù)，提高用戶體驗(yàn)，提出建設(shè)“微信門戶”。

本文的目標(biāo)是研究“移動(dòng)端會(huì)議簽到”，將傳統(tǒng)解決方案業(yè)務(wù)場(chǎng)景，通過碎片化應(yīng)用改造會(huì)議簽到服務(wù)、變革管理模式、創(chuàng)新移動(dòng)工作體驗(yàn)，從而提升校園信息服務(wù)技術(shù)含量，給教師全新的服務(wù)感受。

2 關(guān)鍵技術(shù)

隨著科技的發(fā)展，會(huì)議簽到的模式也在不斷的變遷，經(jīng)歷了從紙質(zhì)簽到到智能簽到的變更?，F(xiàn)在人們基本拋棄了效率低的紙質(zhì)簽到，都用上了不易代簽、效率高、易保存的智能卡簽到技術(shù)、二維碼簽到技術(shù)、生物識(shí)別簽到技術(shù)。

本文提到的會(huì)議簽到系統(tǒng)是現(xiàn)有OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)上應(yīng)用擴(kuò)展和延伸，將依托學(xué)?，F(xiàn)有的數(shù)字化校園系統(tǒng)，以數(shù)據(jù)中心和各個(gè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為中心，從用戶需求出發(fā)，整合校內(nèi)外資源，進(jìn)一步的將會(huì)議管理日常功能可使用碎片化的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)資源共享、信息互動(dòng)，為教師提供一系列基于查詢統(tǒng)計(jì)等應(yīng)用服務(wù)。會(huì)議簽到系統(tǒng)要在高校得到很好的推廣和運(yùn)用，需要實(shí)現(xiàn)多終端的考勤簽到功能，涉及到的關(guān)鍵技術(shù)包括以下幾個(gè)方面：

（1）對(duì)接高校校園卡系統(tǒng)。高校校園卡已應(yīng)用于學(xué)校的方方面面，其中主要的兩個(gè)方面包括校園卡消費(fèi)及校園卡身份識(shí)別功能。高校師生每個(gè)人都有且僅有一張代表自己身份的校園卡。會(huì)議簽到系統(tǒng)對(duì)接學(xué)校的校園卡系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)通過校園卡完成自助簽到，簽到信息及時(shí)入庫是必須且需優(yōu)先考慮的方式。目前為止，支持校園卡簽到的設(shè)備有很多種，但是考慮到穩(wěn)定、易用、攜帶便捷，本文介紹的是工業(yè)物聯(lián)網(wǎng)手持終端。會(huì)議簽到系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)校園卡簽到，需利用該手持終端設(shè)備的NFC識(shí)別功能，通過設(shè)備提供的相關(guān)接口，獲取數(shù)據(jù)，完成校園卡簽到功能。

（2）在“微信公眾平臺(tái)企業(yè)號(hào)”的基礎(chǔ)上進(jìn)行高校內(nèi)部私有化的會(huì)議簽到應(yīng)用。通過高校企業(yè)號(hào)通訊錄嚴(yán)格的控制人員的信息，僅在通訊錄中的人員才可以進(jìn)行關(guān)注使用平臺(tái)的功能。集成統(tǒng)一身份認(rèn)證通過“微信門戶”進(jìn)行“輕”應(yīng)用的使用，并可進(jìn)行多角度的信息統(tǒng)計(jì)匯總，更方便的為在校教師提供日常工作方面的服務(wù)。

（3）在“微信”的基礎(chǔ)上進(jìn)行高校外部人員的會(huì)議簽到應(yīng)用。如上所述，本文的會(huì)議簽到系統(tǒng)是在“微信公眾平臺(tái)企業(yè)號(hào)”的基礎(chǔ)上進(jìn)行高校內(nèi)部私有化的會(huì)議簽到應(yīng)用。高校內(nèi)部私有化，對(duì)校內(nèi)師生來說，可以通過內(nèi)置在會(huì)議簽到系統(tǒng)里面的“掃碼簽到”進(jìn)行簽到，而并不需要因?yàn)闉g覽了會(huì)議一些比較重要的功能，如：會(huì)議詳情展示，資料，請(qǐng)假，等一系列功能，而再返回到微信首頁掃碼。但是，對(duì)于校外人員來說，他們就看不到被私有化的會(huì)議簽到應(yīng)用，于是只能通過微信自帶的掃碼完成簽到。會(huì)議簽到系統(tǒng)必須區(qū)分開掃碼的用戶是校內(nèi)還是校外用戶。不能混淆了用戶。

（4）多終端考勤設(shè)備，用戶考勤狀態(tài)及數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)。對(duì)于參會(huì)人員來說，可以通過掃碼簽到也可以通過校園卡刷卡簽到；對(duì)于會(huì)議管理員來說可以通過掃簽、手工簽等多種方式幫助參會(huì)人員完成簽到。因此，會(huì)議簽到系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)需要考慮到多方式數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)同步。

（5）會(huì)議簽到系統(tǒng)移動(dòng)端展現(xiàn)通過H5頁面的形式展現(xiàn)。為集成在OpenPortal客戶端、微信企業(yè)號(hào)、第三方APP等多樣的API接口提供技術(shù)支撐。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

根據(jù)浙江某高校的校園網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)施及信息化建設(shè)現(xiàn)狀，結(jié)合該高校會(huì)議簽到系統(tǒng)建設(shè)過程的研究，遵循“統(tǒng)一架構(gòu)管理、開放與資源共享、智能與精細(xì)運(yùn)營(yíng)、綠色與節(jié)能減排”的原則，凝練出一套適用于大多數(shù)高校的會(huì)議簽到系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D和功能需求。

3.1 網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D

3.2 功能需求

充分考慮到高校信息化建設(shè)的實(shí)際情況，根據(jù)高?，F(xiàn)有信息系統(tǒng)和已有數(shù)據(jù)庫情況，以用戶為中心、方便易用、給師生以良好的用戶體驗(yàn)，滿足校內(nèi)師生迫切需求為宗旨，同時(shí)為管理服務(wù)人員提供便捷使用的操作界面，主要建設(shè)內(nèi)容如下：

3.2.1 PC管理端

（1）系統(tǒng)登錄。與高校信息門戶集成，使用單點(diǎn)登錄技術(shù)，使得用戶只需通過輸入統(tǒng)一身份認(rèn)證的賬號(hào)和密碼登錄高校信息門戶之后，即可登入到會(huì)議簽到系統(tǒng)管理平臺(tái)。

（2）會(huì)議管理。會(huì)議管理分為：會(huì)議發(fā)布、會(huì)議列表、會(huì)議簽到信息和會(huì)議類型四個(gè)子菜單，每個(gè)子菜單對(duì)應(yīng)著不同的功能。用戶可查看自己創(chuàng)建的所有會(huì)議列表，并能對(duì)會(huì)議進(jìn)行查詢、新增、修改、移除、投影等操作。查詢，可根據(jù)會(huì)議名稱、主題、會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行全字段模糊查詢；新增，可跳轉(zhuǎn)至發(fā)布會(huì)議頁面；修改，可跳轉(zhuǎn)至?xí)h基本信息頁面進(jìn)行修改會(huì)議信息；移除，移除該會(huì)議；投影，顯示大屏幕投影簽到頁面。

會(huì)議發(fā)布：對(duì)于不在OA系統(tǒng)中的會(huì)議，可編輯會(huì)議名稱、會(huì)議主題、會(huì)議開始時(shí)間、會(huì)議結(jié)束時(shí)間、會(huì)議需到人數(shù)、會(huì)議舉辦地址、會(huì)議內(nèi)容等信息。

會(huì)議參會(huì)人員：會(huì)議參會(huì)人員可從通訊錄導(dǎo)入（集成校內(nèi)數(shù)據(jù)中心，獲取校內(nèi)組織架構(gòu)）。對(duì)于校外參會(huì)人員，也可先下載模板，然后對(duì)模板進(jìn)行維護(hù)，維護(hù)好后，導(dǎo)入到參會(huì)人員中?？砂岩堰x擇的參會(huì)人員從參會(huì)人員列表中刪除，刪除后可重新添加?？蓪?duì)已選擇的參會(huì)人員進(jìn)行授權(quán)，分配模塊的管理權(quán)限，可增加或減少會(huì)議的管理模塊使用權(quán)限?？砂褏?huì)人員名單維護(hù)到通訊錄中，下次可直接通過通訊錄進(jìn)行人員的維護(hù)。

會(huì)議資料：可添加、修改會(huì)議資料及相關(guān)附件。

會(huì)議日程：可添加、修改會(huì)議日程。

增加模塊：可選擇是否增加問卷調(diào)查、投票表決、意見反饋等模塊。

會(huì)議投影：可查看會(huì)議的投影頁面。

會(huì)議上墻：可進(jìn)入到簽到上墻頁面，簽到的信息會(huì)動(dòng)態(tài)的顯示在該頁面，頁面上的二維碼動(dòng)態(tài)刷新，簽到的信息會(huì)依次顯示。

會(huì)議統(tǒng)計(jì)：可查看會(huì)議的簽到統(tǒng)計(jì)信息，匯總統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

會(huì)議簽到信息：可查詢每個(gè)會(huì)議的簽到明細(xì)，可對(duì)簽到信息進(jìn)行導(dǎo)出或修改簽到狀態(tài)。

（3）組織機(jī)構(gòu)管理：包含角色設(shè)置、機(jī)構(gòu)及用戶設(shè)置、角色權(quán)限設(shè)置。

角色設(shè)置：可添加、編輯、刪除角色信息。

機(jī)構(gòu)及用戶設(shè)置：集成高校共享數(shù)據(jù)中心，同步獲取組織機(jī)構(gòu)基本信息。

角色權(quán)限設(shè)置：可勾選該角色可用模塊，達(dá)到權(quán)限控制。

3.2.2 移動(dòng)端

（1）會(huì)議列表。對(duì)接學(xué)校的企業(yè)號(hào)平臺(tái)，關(guān)注并通過統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)驗(yàn)證的高校企業(yè)號(hào)參會(huì)者點(diǎn)擊“會(huì)議簽到”應(yīng)用，可瀏覽到待自己參加的所有會(huì)議列表，可瀏覽具體的會(huì)議詳情信息。

（2）會(huì)議詳情。點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)的會(huì)議列表，可瀏覽會(huì)議的基本信息，以及相應(yīng)的功能模塊，如會(huì)議簽到、會(huì)議資料、會(huì)議請(qǐng)假、會(huì)議反饋、我的二維碼。此頁面的功能模塊會(huì)根據(jù)管理員的配置而進(jìn)行調(diào)整變化。

會(huì)議簽到：校內(nèi)參會(huì)者點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)會(huì)議詳情頁的掃碼簽到，將掃一掃鏡頭對(duì)準(zhǔn)會(huì)議二維碼，然后進(jìn)行識(shí)別，識(shí)別通過后即可完成簽到。校外參會(huì)者可通過微信的掃一掃，直接進(jìn)行掃描會(huì)議二維碼，跳轉(zhuǎn)到基本信息填寫頁面，信息填寫完成，校驗(yàn)參會(huì)信息成功后，即可完成簽到。

我的二維碼：彈出我的二維碼，找到對(duì)應(yīng)的會(huì)議管理員進(jìn)行掃碼簽到。

（3）管理員功能。管理員可在移動(dòng)端進(jìn)入到手工簽到頁面，選擇或搜索要簽到的人員，點(diǎn)擊簽到即可完成該參會(huì)人員的簽到。也可通過“掃簽”，掃參會(huì)者的身份二維碼進(jìn)行簽到。

4 結(jié)束語

“互聯(lián)網(wǎng)+會(huì)議”概念下的會(huì)議簽到系統(tǒng)建設(shè)，不僅實(shí)現(xiàn)了會(huì)前（會(huì)議發(fā)起、參會(huì)人員邀請(qǐng)通知、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議簽到）、會(huì)中（資料分發(fā)、問卷調(diào)查、投票表決、會(huì)議反饋）以及會(huì)后豐富的多維度統(tǒng)計(jì)表的會(huì)議全周期管理，也可以為高校提供基于互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)建設(shè)與應(yīng)用下，滿足教育數(shù)據(jù)采集要求的多端應(yīng)用入口。建設(shè)移動(dòng)校園在實(shí)現(xiàn)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展、引領(lǐng)信息技術(shù)應(yīng)用、提升學(xué)校綜合競(jìng)爭(zhēng)力等方面具有重要意義。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：鄒志鑫（1987-），女，漢族，江西，浙江財(cái)經(jīng)大學(xué)信息化辦公室，碩士，職稱：初級(jí)工程師。