如何加強(qiáng)學(xué)校電子檔案管理的思考

張燕

【摘要】本文論述了學(xué)校電子檔案管理存在的問(wèn)題及解決對(duì)策，指出要加強(qiáng)人才培養(yǎng)和經(jīng)費(fèi)投入才能使學(xué)校電子檔案跟上時(shí)代發(fā)展的步伐

【關(guān)鍵詞】學(xué)校電子檔案；管理；思考

電子文件以其傳輸快捷、可復(fù)制等優(yōu)點(diǎn)，正逐步代替紙質(zhì)文件，這給傳統(tǒng)的檔案工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。筆者針對(duì)學(xué)校檔案管理的工作特點(diǎn)及存在的問(wèn)題，強(qiáng)調(diào)加快電子檔案建設(shè)對(duì)在學(xué)校檔案管理工作的必要性，而如何充分利用信息化手段提高檔案管理工作的效率，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代電子檔案管理的環(huán)境，已成為目前學(xué)校檔案工作者越來(lái)越關(guān)注的話題。

一、學(xué)校檔案現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案的重視程度不夠

檔案管理人員大多不是專職的，對(duì)檔案工作精力投入不足。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人包括部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管文檔的事務(wù)性工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付查檔就行了。這表明一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代教育管理需求。

2.制度不完善，管理隨意性強(qiáng)

學(xué)校部門多，教育教學(xué)管理工作繁雜，如涉及教務(wù)方面的工作有：教學(xué)計(jì)劃管理、課務(wù)管理、教材管理、考試管理、學(xué)生成績(jī)管本文由論文聯(lián)盟http：//收集整理理、學(xué)籍管理，等等。由于工作繁雜，資料繁多，有些部門在計(jì)算機(jī)上起草制作的文件，經(jīng)常被忽視，沒(méi)有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作，使其與打印出來(lái)的紙質(zhì)文件不相同，從而失去歸檔保存的意義。

二、電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中存在的問(wèn)題

一是電子檔案的安全性。在電子檔案使用過(guò)程中，因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題，在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案數(shù)據(jù)的完整性。對(duì)于傳統(tǒng)的手工文件，一次的筆誤或處理失誤，其影響范圍有限，而且容易在后面的錄入過(guò)程中被發(fā)現(xiàn)。而批量處理的文件，一次處理的文件量極大，一次誤操作就可能造成大范圍的受影響。此外，文件多處于開放狀態(tài)，更新不及時(shí)，可能造成信息丟失。另外，電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，存儲(chǔ)方式多樣，在各種方式轉(zhuǎn)換中也容易造成信息的缺失。

三、學(xué)校電子檔案管理對(duì)策及思考

1.健全規(guī)章制度，完善管理體系

（一）明確分工，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校檔案要實(shí)事求是地記錄學(xué)校各項(xiàng)工作、活動(dòng)，記錄

教師工作業(yè)績(jī)、學(xué)生情況等，這些是學(xué)?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、進(jìn)行決策、處理各種問(wèn)題最有價(jià)值的參考資料，是教師評(píng)先晉級(jí)的憑證，學(xué)生成長(zhǎng)的記錄。因此學(xué)校要明確學(xué)校各部門的檔案搜集、整理、歸檔、匯總等各環(huán)節(jié)的工作分工，形成科學(xué)的檔案管理體系，發(fā)揮檔案的積極作用，促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展。

（二）規(guī)范電子文件收集工作。在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，

檔案收集工作如何，對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)槲募氖占瘹w檔有序規(guī)范，不僅會(huì)影響檔案的完整性，而且影響今后的開發(fā)利用。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。

（三）健全電子文件管理的檢查審核制度。電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力。因此，

電子公文管理工作要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對(duì)文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過(guò)程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸發(fā)布的要求，等等。

（四）嚴(yán)格查閱制度。學(xué)校檔案保存要求完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，便于開發(fā)利用，學(xué)校的電子檔案的查閱同樣必須按照檔案借查制度經(jīng)學(xué)校相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，寫明查閱目的，明確電子檔案是否能隨意復(fù)制粘貼。

2.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)人員的技能培訓(xùn)

提高管理人員素質(zhì)。學(xué)校檔案工作的發(fā)展和變化對(duì)檔案管理工作者提出了新的要求，一般的業(yè)務(wù)技能已經(jīng)不能適應(yīng)工作的需要。檔案管理人員不但要具備較全面的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和實(shí)際能力，還要樹立檔案管理信息化意識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。組織檔案管理人員系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理的基本知識(shí)，要求其熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，靈活運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。加強(qiáng)人員的職業(yè)道德意識(shí)和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時(shí)通過(guò)規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過(guò)程中存在的漏洞，使檔案管理人員有很強(qiáng)的責(zé)任感與事業(yè)心，做到愛崗敬業(yè)，堅(jiān)持原則。

總之，要使學(xué)校電子檔案管理工作有新的進(jìn)展和突破，就要加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，打破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，以適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。