行政單位人力資源檔案管理提升策略

李燦

【摘要】隨著當(dāng)前行政單位各項(xiàng)工作事務(wù)的增多，許多單位在檔案管理上過于重視單位事業(yè)建設(shè)等方面檔案，逐漸忽視了人力資源檔案管理。而要想確保行政單位各項(xiàng)工作開展的高效性和高質(zhì)性，則必須要加強(qiáng)人才培養(yǎng)，做好人力資源搜集、整理、分析、儲(chǔ)存等檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】行政單位；人力資源；檔案管理；提升意義

隨著我國(guó)整體經(jīng)濟(jì)水平的發(fā)展，國(guó)家行政單位工作效率和質(zhì)量也得到了進(jìn)一步提升。對(duì)行政單位來說，人力資源是保證其工作高效開展的基礎(chǔ)，加強(qiáng)單位人力資源檔案管理能夠顯著提高單位人才利用率，充分發(fā)揮人才潛能，為行政單位可持續(xù)發(fā)展夯實(shí)人力基礎(chǔ)。本文在此立足于行政單位視角，簡(jiǎn)要提出幾點(diǎn)提升行政單位人力資源檔案管理的策略。

一、行政單位人力資源檔案管理水平提升意義

提高人力資源檔案管理可優(yōu)化行政單位人力資源配置。通過加強(qiáng)人力資源檔案管理，可以更加深入、全面了解行政單位內(nèi)職工具體情況，然后結(jié)合崗位及職工情況來進(jìn)行安排，這樣既能夠提高崗位工作質(zhì)量，還可以為職工更好發(fā)展創(chuàng)造平臺(tái)。人力資源檔案是行政單位對(duì)職工進(jìn)行崗位配置和調(diào)任調(diào)動(dòng)的主要標(biāo)準(zhǔn)，提高人力資源檔案管理質(zhì)量可以顯著提高單位內(nèi)部人力資源配置的科學(xué)性、合理性和有效性。

提高人力資源檔案管理可有效激發(fā)行政單位職工潛能。職工潛在能力的發(fā)揮是提高及創(chuàng)新行政單位工作質(zhì)量的根本，而加強(qiáng)人力資源檔案管理，能夠全面掌握職工工作生涯內(nèi)容，通過對(duì)職工以往及當(dāng)前工作情況進(jìn)行綜合分析，發(fā)掘職工潛在能力和價(jià)值，幫助職工更好進(jìn)行職業(yè)規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)職工價(jià)值，同時(shí)為行政單位工作質(zhì)量提升提供人才保障。

二、行政單位人力資源檔案管理提升策略

（一）制定高效檔案管理制度。科學(xué)有效的管理制度是提高工作效率的保障，因此行政單位在人力資源檔案管理上也應(yīng)制定出與單位人力資源情況相符合的檔案管理制度?，F(xiàn)階段，隨著時(shí)代的轉(zhuǎn)變及制度的改革，行政單位各項(xiàng)工作的開展都面臨新任務(wù)、新機(jī)遇及新挑戰(zhàn)，對(duì)此行政單位人力資源檔案管理制定也應(yīng)隨之進(jìn)行完善創(chuàng)新，不僅要確保檔案管理制度的科學(xué)性、高效性和完善性，同時(shí)還要保證制度能夠與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)時(shí)代及單位發(fā)展需求。制定高效檔案管理制度不僅能夠提高檔案管理人員工作規(guī)范性，同時(shí)還可以提升管理人員工作積極性，培養(yǎng)工作責(zé)任意識(shí)，進(jìn)而提高單位人力資源利用率。高效的人力資源檔案管理制度應(yīng)明確規(guī)范管理中每個(gè)環(huán)節(jié)和步驟，包括檔案保存方式、檔案信息流轉(zhuǎn)程序等，統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)定，確保制度建立有效性，避免耗費(fèi)無效工作時(shí)間和精力。

（二）豐富內(nèi)容提高利用價(jià)值。提高人力資源檔案內(nèi)容的豐富性，詳細(xì)記錄單位人員專業(yè)能力、學(xué)術(shù)水平、職稱等級(jí)、特長(zhǎng)優(yōu)點(diǎn)、工作情況等內(nèi)容，同時(shí)結(jié)合職員崗位具體情況對(duì)其進(jìn)行綜合分析，包括單位職員應(yīng)具備的能力、條件、知識(shí)等。在人力資源檔案管理上重視崗位分析，這樣可以顯著提升行政單位職員聘用的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估、薪酬體系等更加規(guī)范化、科學(xué)化。另外，豐富人力資源檔案內(nèi)容、進(jìn)行崗位分析還能夠進(jìn)一步優(yōu)化人員配置，結(jié)合不同崗位任職條件進(jìn)行公開職位競(jìng)爭(zhēng)，確保合適人才就任合適崗位。這樣不僅可以激發(fā)職工工作主動(dòng)性和積極性，還可以形成系統(tǒng)的人力資源檔案管理體系，盡量確保人才配置最優(yōu)化，提高行政單位人才利用率，充分發(fā)揮人才利用價(jià)值。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)。提高行政單位人力資源檔案管理質(zhì)量和效率，還要將重點(diǎn)落實(shí)在檔案管理人員綜合素質(zhì)提升上。行政單位首先要保證檔案管理人員引入人才的優(yōu)質(zhì)性，擴(kuò)大人才引入機(jī)制，避免出現(xiàn)任人唯親等現(xiàn)象，從源頭上重視人力資源檔案管理人員素質(zhì)。其次，行政單位要重視在職檔案管理人員教育培訓(xùn)，著重提高檔案管理人員專業(yè)能力及素質(zhì)道德的培養(yǎng)與提升，最大程度上降低檔案管理人員工作中違紀(jì)、違法行為出現(xiàn)，同時(shí)制定適宜的激勵(lì)體系，促使檔案管理人員主動(dòng)提升自身綜合素質(zhì)。另外，行政單位人力資源檔案管理人員還應(yīng)轉(zhuǎn)變以往“保管員”的身份定位和認(rèn)識(shí)，提高自身工作主觀能動(dòng)性，積極參與到人力資源檔案研究及開發(fā)利用工作中，從而為行政單位選人、用人、政績(jī)?cè)u(píng)審等工作提供數(shù)據(jù)支持。

（四）加強(qiáng)檔案管理數(shù)字建設(shè)。借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提高行政單位人力資源檔案管理工作信息化程度，加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和人力資源檔案管理信息資源的共享化，提高行政單位人力資源檔案管理的使用價(jià)值，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。人力資源檔案管理的數(shù)字化建設(shè)能夠幫助管理者更加全面掌握職工情況，動(dòng)態(tài)反映行政單位職工經(jīng)歷、知識(shí)、能力、信譽(yù)等情況，包括人才的基本信息、教育培訓(xùn)經(jīng)歷、工作履歷、工作業(yè)績(jī)、成果榮譽(yù)和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估等，從而有助于人力資源科學(xué)配置，提高單位工作效率和質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，行政單位作為國(guó)家代表機(jī)關(guān)部門，為了充分發(fā)揮自身作用及內(nèi)部人才價(jià)值，必須要重視人力資源檔案管理工作，進(jìn)一步提高人力資源利用率，與時(shí)俱進(jìn)對(duì)人力資源檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，為單位培養(yǎng)更高素質(zhì)、高水平、高能力行政單位人才奠定基礎(chǔ)，進(jìn)而為國(guó)家、社會(huì)及民眾提供更優(yōu)質(zhì)行政服務(wù)。

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