電子發(fā)票對(duì)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理的影響

葉東云

摘 要：在新常態(tài)“互聯(lián)網(wǎng)+”經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式下，電子發(fā)票的產(chǎn)生、推行對(duì)企業(yè)的內(nèi)部管理、稅收征管和社會(huì)發(fā)展都影響深遠(yuǎn)。本文試從企業(yè)財(cái)務(wù)管理的角度來(lái)分析電子發(fā)票的推行對(duì)其帶來(lái)的影響以及如何應(yīng)對(duì)。

關(guān)鍵詞：電子發(fā)票；企業(yè)；財(cái)務(wù)管理；影響

一、電子發(fā)票的產(chǎn)生

新常態(tài)經(jīng)濟(jì)發(fā)展下，“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展已成為國(guó)家重點(diǎn)發(fā)展戰(zhàn)略，國(guó)家稅務(wù)總局在電子商務(wù)迅速發(fā)展的進(jìn)程中提出“互聯(lián)網(wǎng)+稅務(wù)”行動(dòng)計(jì)劃，催生出電子發(fā)票。電子發(fā)票是指單位和個(gè)人在購(gòu)銷(xiāo)商品、提供或者接受勞務(wù)服務(wù)，以及從事其他生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，以電子方式開(kāi)具、收取、存儲(chǔ)并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞的收付款憑證。它具有同紙質(zhì)發(fā)票一樣的法律效力，可以作為會(huì)計(jì)核算的原始憑證和稅務(wù)稽查的重要依據(jù)。

二、電子發(fā)票給企業(yè)帶來(lái)的機(jī)遇

1.節(jié)省財(cái)務(wù)成本

傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票本身需要購(gòu)買(mǎi)的成本，打印發(fā)票時(shí)需要稅控機(jī)和日后的稅控機(jī)維護(hù)的費(fèi)用，或是用專(zhuān)用的電腦和專(zhuān)用的打印機(jī)來(lái)打印，這些購(gòu)置費(fèi)用其電子發(fā)票就不需要，從而為企業(yè)節(jié)約了財(cái)務(wù)成本。據(jù)報(bào)道，以京東商城為例，采用電子發(fā)票后每年至少節(jié)省成本1.08億元。

在宏觀角度上看，電子發(fā)票實(shí)現(xiàn)了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下的信息資源共享和管理，電子發(fā)票減少紙質(zhì)發(fā)票的使用，沒(méi)有領(lǐng)用開(kāi)具、倉(cāng)儲(chǔ)管理和運(yùn)輸?shù)瘸杀?，企業(yè)在節(jié)約了大量的成本費(fèi)用的同時(shí)還提高了對(duì)發(fā)票管理的效率。同時(shí)在獲取電子發(fā)票的方式更快捷，并能很快地適應(yīng)企業(yè)無(wú)紙化辦公或網(wǎng)絡(luò)辦公，從而節(jié)省了財(cái)務(wù)成本，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的電子化，也提高了辦事效率。

2.減輕財(cái)務(wù)人員的工作量

首先，傳統(tǒng)紙質(zhì)的發(fā)票在申領(lǐng)發(fā)票時(shí)需到稅務(wù)機(jī)關(guān)申領(lǐng)，在取得發(fā)票時(shí)要識(shí)別其發(fā)票的真?zhèn)?。而使用電子發(fā)票后，財(cái)務(wù)人員可免于頻繁地出入稅務(wù)機(jī)關(guān)，在互聯(lián)網(wǎng)就可輕松辦理和完成申領(lǐng)發(fā)票、開(kāi)具發(fā)票、查驗(yàn)發(fā)票，大大地減輕財(cái)務(wù)人員的工作量。

其次，在抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額時(shí)，需將企業(yè)購(gòu)進(jìn)貨物（材料、商品、固定資產(chǎn)等）的進(jìn)項(xiàng)發(fā)票到國(guó)稅去認(rèn)證，然后進(jìn)入國(guó)稅網(wǎng)對(duì)發(fā)票進(jìn)行采集（采集進(jìn)項(xiàng)和銷(xiāo)項(xiàng)發(fā)票的份數(shù)、總的金額及總的稅額等內(nèi)容）后，在進(jìn)項(xiàng)票的180天內(nèi)才可以抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額，否則無(wú)法作為抵扣進(jìn)項(xiàng)稅。而使用電子發(fā)票后，財(cái)務(wù)人員可以“足不出門(mén)就可以辦稅”，即利用網(wǎng)上提供的電子發(fā)票、電子證明、電子檔案等就可以輕松抵扣稅額、申報(bào)納稅、繳納稅額、甚至是辦理出品退稅等業(yè)務(wù)，將可以大大減輕財(cái)務(wù)人員的工作量和財(cái)務(wù)人員的工作效率。

同時(shí)，財(cái)務(wù)人員需要對(duì)紙質(zhì)的發(fā)票進(jìn)行整理、匯總等繁瑣的工作后才可以將其作為原始憑證和作為申報(bào)納稅的主要依據(jù)，而使用電子發(fā)票后，財(cái)務(wù)人員可以通過(guò)軟件將電子發(fā)票的信息利用網(wǎng)絡(luò)直接提出來(lái)，自動(dòng)生成記賬憑證、賬簿和報(bào)表，極大地減輕了其財(cái)務(wù)人員的工作量。

三、電子發(fā)票給企業(yè)帶來(lái)的挑戰(zhàn)

電子發(fā)票的使用和推行節(jié)省企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)成本、創(chuàng)造利益，減輕財(cái)務(wù)人員的工作量等等的益處，同時(shí)，也給企業(yè)帶來(lái)更多的挑戰(zhàn)。

1.財(cái)務(wù)工作環(huán)境、流程的變化

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)工作是憑單據(jù)來(lái)入賬，即根據(jù)有關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的單據(jù)來(lái)填制記賬憑證、然后記賬、對(duì)賬和查賬，最后出報(bào)表。然而隨之電子發(fā)票的推廣、電子會(huì)計(jì)檔案法規(guī)的出臺(tái)，人們可以直接掃碼或郵箱接收電子發(fā)票的PDF，結(jié)合網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)來(lái)入賬。財(cái)務(wù)人員不再是“憑單入賬”，不再需要進(jìn)行紙質(zhì)憑證的人工裝訂，財(cái)務(wù)人員傳統(tǒng)工作將越來(lái)越少、工作環(huán)境將越來(lái)越離不開(kāi)互聯(lián)網(wǎng)。加上財(cái)務(wù)工作流程要與電子發(fā)票的使用相對(duì)接，由原來(lái)的紙質(zhì)單據(jù)現(xiàn)在變成了電子單據(jù)、由磁盤(pán)數(shù)據(jù)變成今天的“云數(shù)據(jù)”、財(cái)務(wù)工作變成網(wǎng)絡(luò)在線(xiàn)方式、在線(xiàn)報(bào)告、在線(xiàn)審核、在線(xiàn)信息分布等方式，任何財(cái)務(wù)信息都可以直接從網(wǎng)絡(luò)上獲得，并能真正地實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)無(wú)紙化辦公模式。以上這些變化對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理帶來(lái)更多的挑戰(zhàn)。

2.安全問(wèn)題

使用電子發(fā)票的安全性是企業(yè)財(cái)務(wù)工作的最重要的因素，主要從兩個(gè)方面考慮：一是從企業(yè)內(nèi)部的角度考慮。由于電子發(fā)票自身的特點(diǎn)其修改是不留痕跡的，容易出現(xiàn)篡改的可能性。因?yàn)楝F(xiàn)在PS功能很強(qiáng)大，PS的操作也很簡(jiǎn)單，只要稍微有“其它”想法的人，就可以通過(guò)修改電子發(fā)票的金額等信息。而財(cái)務(wù)人員去校驗(yàn)發(fā)票，發(fā)票的編碼是有效的、沒(méi)有問(wèn)題的，不容發(fā)現(xiàn)其不真實(shí)的現(xiàn)象。還有，電子發(fā)票在報(bào)銷(xiāo)過(guò)程是自行打印的，容易出現(xiàn)多次打印多次報(bào)銷(xiāo)的可能性影響企業(yè)內(nèi)部信息失真，給財(cái)務(wù)的監(jiān)管帶來(lái)難度。

另一方面從企業(yè)信息的角度考慮。電子發(fā)票的開(kāi)具、流轉(zhuǎn)等實(shí)施過(guò)程都依賴(lài)于互聯(lián)網(wǎng)，有可能會(huì)遭受黑客或共享機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的攻擊，會(huì)出現(xiàn)無(wú)法開(kāi)具和接收發(fā)票，甚至可能將企業(yè)有關(guān)的商業(yè)秘密的泄露出去，從而影響企業(yè)正常的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

四、如何應(yīng)對(duì)電子發(fā)票帶來(lái)的挑戰(zhàn)

1.財(cái)務(wù)人員不斷地提高自身綜合素養(yǎng)，來(lái)適應(yīng)社會(huì)的變化

財(cái)務(wù)工作環(huán)境、流程的變化，對(duì)財(cái)務(wù)人員要處理大量的數(shù)據(jù)的同時(shí)要保證這些數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確和安全來(lái)說(shuō)是一大挑戰(zhàn)。因?yàn)殡娮影l(fā)票的信息錄入離不開(kāi)財(cái)務(wù)人員，這需要財(cái)務(wù)人員嚴(yán)格按照發(fā)票管理的要求開(kāi)具電子發(fā)票，不虛開(kāi)、不偽造發(fā)票、不開(kāi)假發(fā)票等行為。同時(shí)在發(fā)票錄入時(shí)要有謹(jǐn)慎信息安全的意識(shí)避免進(jìn)入“釣魚(yú)”網(wǎng)址等非法網(wǎng)站，以免讓計(jì)算機(jī)帶有木馬等病毒而盜用計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)或使計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)癱瘓，從而在“不知不覺(jué)”和“無(wú)聲無(wú)色”的情況下篡改了電子發(fā)票。所以財(cái)務(wù)人員要保證企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、合法性和合理性，必須不斷地增強(qiáng)自己的職業(yè)道德和法律意識(shí)、提高自身計(jì)算機(jī)操作的安全意識(shí)。

還有電子發(fā)票的催生，財(cái)務(wù)工作由原來(lái)的事后控制變成現(xiàn)時(shí)控制（即能在最短的時(shí)間內(nèi)運(yùn)用多種方法生成財(cái)務(wù)信息并將其運(yùn)用或校正相關(guān)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)）。財(cái)務(wù)人員由原來(lái)的“核算記賬型”向“決策管理型”轉(zhuǎn)變，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)向決策型和網(wǎng)絡(luò)虛擬的方式轉(zhuǎn)變。這些變化對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)人員的要求更高，不僅僅要求企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員要掌握會(huì)計(jì)學(xué)方面的核算知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作要熟練外，還要求財(cái)務(wù)人員能將會(huì)計(jì)工作與互聯(lián)網(wǎng)融合在一起，能用財(cái)務(wù)思維進(jìn)行成熟的分析、思考，具備財(cái)務(wù)能力、數(shù)據(jù)管理和系統(tǒng)維護(hù)等多方面能力的人才。這就要求財(cái)務(wù)人員不斷地學(xué)習(xí)和不斷地更新自身的能力結(jié)構(gòu)、不斷地轉(zhuǎn)變工作理論和工作模式，以此提高自身的素質(zhì)和綜合能力，來(lái)適應(yīng)新常態(tài)下的經(jīng)濟(jì)環(huán)境。

2.通過(guò)各技術(shù)手段來(lái)保證電子發(fā)票正常使用

通過(guò)電子發(fā)票上的票面上提供的查詢(xún)真?zhèn)蔚木W(wǎng)址和二維碼，也可以通過(guò)訪(fǎng)問(wèn)該網(wǎng)站查驗(yàn)相關(guān)信息或者在稅務(wù)機(jī)關(guān)的服務(wù)網(wǎng)站查詢(xún)發(fā)票的信息，還可以利用技術(shù)手段直接從商家那里導(dǎo)入原始發(fā)票，來(lái)識(shí)別發(fā)票是否存在篡改的現(xiàn)象，以此來(lái)判斷其真?zhèn)?。除此之外還可以要求報(bào)銷(xiāo)人員在報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)時(shí)除了需要提供發(fā)票外，還要有對(duì)應(yīng)的付款憑證、消費(fèi)小票或是其他輔助憑證一起作為報(bào)銷(xiāo)的依據(jù)，來(lái)判斷電子發(fā)票形式發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)交易的依據(jù)和真實(shí)性，避免有篡改電子發(fā)票的現(xiàn)象，從而規(guī)范電子發(fā)票的使用。

財(cái)務(wù)人員可以通過(guò)EXcel表格，將所有電子發(fā)票的編碼輸入到一個(gè)表格中的某一列，然后利用對(duì)電子發(fā)票編碼這列的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效性設(shè)置（有效性設(shè)置的條件是允許自定義，公式是“=COUNTIF（列：列，電子發(fā)票編碼第一個(gè)單元格）=1”，然后在出錯(cuò)警告的對(duì)話(huà)框里的“樣式”選擇“警告”，在錯(cuò)誤信息欄里輸入“請(qǐng)不要輸入重復(fù)發(fā)票”，最后在輸入法模式中選擇“關(guān)閉英文模式”，這樣可以避免電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷(xiāo)的現(xiàn)象。目前這是最經(jīng)濟(jì)最簡(jiǎn)單的方法，也可以通過(guò)軟件的技術(shù)手段來(lái)解決，將電子發(fā)票集成在報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)里，以此增加電子發(fā)票的鑒偽和校驗(yàn)。

還要求電子發(fā)票在實(shí)施過(guò)程通過(guò)用戶(hù)名/密碼方式、IC卡認(rèn)證、生物特征認(rèn)證、USBKey認(rèn)證、動(dòng)態(tài)口令等認(rèn)證的方式對(duì)企業(yè)、供應(yīng)商或客戶(hù)的身份認(rèn)證進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，避免出現(xiàn)身份被冒用、更改等現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子發(fā)票數(shù)據(jù)的全程保護(hù)。也可以與專(zhuān)業(yè)通信運(yùn)營(yíng)商合作，達(dá)到防竊密、防冒用、防改動(dòng)、可跟蹤、可取證的安全標(biāo)準(zhǔn)。

同時(shí)相關(guān)電子發(fā)票立法還不夠完善，容易給企業(yè)的部分財(cái)務(wù)工作帶來(lái)無(wú)法可依的現(xiàn)象，也容易給部分企業(yè)利用相關(guān)的法律去尋求短期利益，而忽略長(zhǎng)遠(yuǎn)利益和相關(guān)者利益。為此，相關(guān)的立法部門(mén)應(yīng)盡快修訂相關(guān)的法規(guī)、制度或政策，以便更有效地推行電子發(fā)票的應(yīng)用。

五、結(jié)語(yǔ)

“互聯(lián)網(wǎng)+”的新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下電子發(fā)票的產(chǎn)生、推行給企業(yè)財(cái)務(wù)管理帶來(lái)創(chuàng)新、發(fā)展的變化過(guò)程。因此企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)控制需要不斷地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，充分利用企業(yè)自身的特點(diǎn)做出調(diào)整和改進(jìn)，進(jìn)而提高企業(yè)的管理水平和社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的能力。

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