淺議科研兼職檔案員隊(duì)伍的建設(shè)

陸春紅

【摘要】本文以上海石油化工研究院為例，探討石化科研單位設(shè)置科研兼職檔案員的必要性，分析目前科研兼職檔案員隊(duì)伍存在的問題，提出加強(qiáng)建設(shè)科研兼職檔案員隊(duì)伍的措施。

【關(guān)鍵詞】科研；兼職；檔案管理；人才隊(duì)伍

上海石油化工研究院（以下簡(jiǎn)稱研究院）創(chuàng)建于上個(gè)世紀(jì)60年代，是我國(guó)最早從事石油化工技術(shù)開發(fā)的單位之一，多年來在石油化工科研領(lǐng)域取得了令人矚目的成績(jī)。保管完好的科研檔案不僅是科研人員的智慧結(jié)晶，更是研究院的寶貴財(cái)富，顯示出研究院深厚的科研底蘊(yùn)。

一、石化科研單位設(shè)置科研兼職檔案員的重要性

隨著石油化工科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新、突破，研究院的科研領(lǐng)域不斷拓展、延伸，承擔(dān)的科研項(xiàng)目越來越多，形成的科研檔案也越來越多。例如研究院科研一線有20個(gè)部門，每個(gè)部門設(shè)置多個(gè)課題組，每個(gè)課題組承擔(dān)多項(xiàng)課題研究。在這種情況下，依靠人數(shù)有限的專職檔案員深入一線進(jìn)行文件資料的收集整理，顯然是力不從心的。為了更好地做好科研檔案工作，研究院組建專兼職檔案員隊(duì)伍，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以加強(qiáng)科研檔案前端控制和工作指導(dǎo)。

科研兼職檔案員作為檔案管理網(wǎng)絡(luò)的主要組成部分，是科研檔案的基礎(chǔ)單元，其重要地位由文件材料的原始性決定?？蒲屑媛殭n案員活躍在科學(xué)研究的一線，非常熟悉課題研究工作的進(jìn)展，熟知各類原始材料的形成和價(jià)值，經(jīng)過科研兼職檔案員收集整理的文件材料，更能保證科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。因此，研究院要求科研部門從實(shí)際工作出發(fā)，在部門中設(shè)置主要兼職檔案員和協(xié)理兼職檔案員。主要兼職檔案員配合專職檔案員做好部門檔案管理工作，協(xié)理兼職檔案員分設(shè)在不同課題組，配合主要兼職檔案員做好課題原始材料的收集整理工作。科研兼職檔案員在部門內(nèi)預(yù)先完成科研項(xiàng)目文件材料的收集、整理、立卷工作，亦即科研檔案的預(yù)立檔工作，這是做好科研檔案工作的關(guān)鍵。

二、石化科研單位科研兼職檔案員工作中存在的問題

（一）科研兼職檔案員檔案意識(shí)薄弱。研究院的科研兼職檔案員普遍具有較高的學(xué)歷，在部門工作中承擔(dān)著科研工作。由于科學(xué)研究的復(fù)雜性，往往需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，造成了兼職檔案員對(duì)“兼任”的檔案工作不夠重視，缺乏做好檔案工作的動(dòng)力和魄力。一些科研兼職檔案員認(rèn)為檔案工作不是自己的專業(yè)特長(zhǎng)，不能體現(xiàn)個(gè)人的價(jià)值和能力，而把檔案工作視為額外的、臨時(shí)性的工作，造成兼職檔案員檔案意識(shí)薄弱，思想上不重視檔案工作。當(dāng)科研項(xiàng)目結(jié)束，需要?dú)w檔時(shí)，科研兼職檔案員才被迫“重視”檔案工作，花大力氣進(jìn)行文件材料的收集、整理。預(yù)立檔工作的滯后，往往造成事倍功半的后果，影響科研檔案的質(zhì)量，不利于科研檔案工作的開展。

（二）科研兼職檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。研究院科研兼職檔案員由科研部門自行指定，一般是具有石油化工專業(yè)背景的人員擔(dān)任，普遍缺乏檔案知識(shí)，檔案業(yè)務(wù)能力也不強(qiáng)。科研兼職檔案員經(jīng)常在歸檔任務(wù)下達(dá)后“臨時(shí)”找專職檔案員進(jìn)行溝通，了解文件材料的收集范圍、整理要求，邀請(qǐng)專職檔案員進(jìn)行預(yù)立檔工作的現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。在完成歸檔工作后，科研兼職檔案員又將檔案工作擱置起來，不及時(shí)進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，不開展檔案知識(shí)的查漏補(bǔ)缺。如果科研兼職檔案員隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)總是徘徊不前，將會(huì)阻礙研究院的科研檔案管理工作水平的提高。

（三）科研兼職檔案員人員更替頻繁。科研工作具有不可預(yù)見性，一個(gè)課題從立項(xiàng)到結(jié)題，短的一兩年，長(zhǎng)的數(shù)十載，無法固定課題完成的具體時(shí)間，因此，在課題的進(jìn)展過程中，可能會(huì)經(jīng)歷幾任兼職檔案員?？蒲屑媛殭n案員的不固定，會(huì)使兼職檔案員認(rèn)為做好課題的預(yù)立檔工作不是自己的責(zé)任，甚至相互“推諉”責(zé)任?？蒲屑媛殭n案員的不穩(wěn)定性，帶來科研進(jìn)展過程中各種文件材料散落在不同時(shí)期、不同科研人員的手里，人為的造成收集文件材料的困難。一旦有科研人員離職或退休，兼職檔案員沒有及時(shí)從他們手里收集文件材料，就會(huì)造成這些文件材料的缺失，造成該課題檔案的不完整，甚至造成科研工作的斷層。

三、解決科研兼職檔案員工作中問題的辦法

科研檔案工作是否能做好，關(guān)鍵在于科研兼職檔案員隊(duì)伍的整體素質(zhì)。提高科研兼職檔案員的檔案意識(shí)、業(yè)務(wù)水平、職業(yè)擔(dān)當(dāng)是提高科研檔案員隊(duì)伍素質(zhì)的決定因素。

（一）加強(qiáng)宣傳，提高檔案意識(shí)。在信息化高度發(fā)達(dá)的今天，可以通過多種形式的宣傳，提高科研兼職檔案員的檔案意識(shí)。在宣傳方式上，可以是現(xiàn)場(chǎng)講座，灌輸檔案意識(shí)；可以是畫冊(cè)展覽，表現(xiàn)檔案文化；也可以是網(wǎng)絡(luò)社媒，推送檔案信息……通過多種途徑、多個(gè)視角，以不同的手段進(jìn)行多維度宣傳，不僅加大了信息的受眾面，還滿足了不同人的喜好，達(dá)到了加強(qiáng)宣傳、擴(kuò)大影響的效果，更有效地提高了科研兼職檔案人員的檔案意識(shí)。

宣傳內(nèi)容可以是介紹檔案工作人員的先進(jìn)事跡，學(xué)習(xí)榜樣，宣傳忠于職守、吃苦耐勞的檔案人精神，傳遞正能量，提高科研兼職檔案員的職業(yè)道德水平；可以是表彰優(yōu)秀的科研兼職檔案員，樹立典型，用身邊人身邊事的方式，引導(dǎo)兼職檔案員成長(zhǎng)為一名合格的科研兼職檔案員。還可以宣傳檔案的法制觀念、保密意識(shí)，通過端正觀念、加強(qiáng)意識(shí)，形成嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，學(xué)會(huì)用法制的手段維護(hù)科研檔案的管理工作，保護(hù)好研究院的無形資產(chǎn)。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力。加強(qiáng)對(duì)科研兼職檔案人員的培訓(xùn)，提升科研兼職檔案人員的業(yè)務(wù)能力，使得兼職檔案員對(duì)科研檔案實(shí)務(wù)操作熟稔于心，按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范完成文件資料的收集、整理，做好科研檔案的預(yù)立檔工作，逐步實(shí)現(xiàn)科研兼職檔案員從非專業(yè)化向?qū)I(yè)化的轉(zhuǎn)變。

對(duì)科研兼職檔案員的培訓(xùn)可以是集中培訓(xùn)和個(gè)別指導(dǎo)兩種形式相結(jié)合。集中培訓(xùn)可以是開展培訓(xùn)講座，以自上而下授課型的方式，將檔案知識(shí)傳授給兼職檔案員；（下轉(zhuǎn)第148頁）（上接第131頁）也可以是組織知識(shí)競(jìng)賽，以賽促學(xué)，以自學(xué)的方式，將檔案知識(shí)消化吸收。個(gè)別指導(dǎo)可以是專職檔案員對(duì)兼職檔案員的檔案工作進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)示范指導(dǎo)，及時(shí)糾正工作中出現(xiàn)的問題；也可以是專兼職檔案員借助社交媒體“一對(duì)一”進(jìn)行溝通交流，例如微信、QQ、郵件等等，甚至可以通過視頻“遠(yuǎn)程”指導(dǎo)工作。

（三）加強(qiáng)管理，形成責(zé)任擔(dān)當(dāng)。研究院加強(qiáng)對(duì)科研兼職檔案員的管理，采用明確崗位職責(zé)和落實(shí)考核制度相結(jié)合的方式，推動(dòng)兼職檔案員自覺做好科研檔案工作，增強(qiáng)責(zé)任心。

研究院在兼職檔案員的崗位責(zé)任書中明確列出做好部門檔案管理工作的要求，使科研兼職檔案員意識(shí)到“兼職”只是人事編制上的“兼職”，而不是工作要求和工作態(tài)度的“兼職”?？蒲屑媛殭n案員做好科研檔案的預(yù)立檔工作是本職工作，是履行工作職責(zé)的硬性規(guī)定。除了在兼職檔案員的崗位職責(zé)中做出要求，研究院還注重對(duì)兼職檔案員的工作考核，使得兩者相互印證、相互指向，統(tǒng)一于企業(yè)的檔案管理之中。加強(qiáng)對(duì)科研兼職檔案員的考核，能有效檢驗(yàn)科研兼職檔案員的檔案工作，起到表彰優(yōu)秀、鼓勵(lì)進(jìn)步、督促后進(jìn)的作用，達(dá)到幫助科研兼職檔案員提高意識(shí)、爭(zhēng)取進(jìn)步，努力做好科研檔案工作的目的。研究院對(duì)科研兼職檔案員的考核，沒有簡(jiǎn)單采取“一年一考核”或者“紙面考核”的方式，而是將考核進(jìn)行細(xì)分和具體，細(xì)分到每個(gè)科研項(xiàng)目，具體到每個(gè)評(píng)分點(diǎn)，以“考核+結(jié)果、重點(diǎn)在日常”的方式，對(duì)科研兼職檔案員工作進(jìn)行全面考評(píng)，考核結(jié)果計(jì)入個(gè)人全年考核成績(jī)，影響個(gè)人先進(jìn)的評(píng)選、職務(wù)的晉升，使得科研兼職檔案員主動(dòng)重視檔案工作，有職業(yè)擔(dān)當(dāng)，真心實(shí)意地做好科研檔案工作。

【參考文獻(xiàn)】

[1]徐一男，單筱. 對(duì)提高高校兼職檔案員工作水平的思考—從專職檔案員角度出發(fā)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（08）：193.

[2]趙麗彬.地方高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)存在的問題及對(duì)策研究—以湖州師范學(xué)院為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（10）：90.