加強(qiáng)干部檔案管理的思考

吳秋燕

【摘要】干部檔案管理工作是組織人事工作的基礎(chǔ)，是干部工作的重要組成部分。做好干部檔案管理工作，具有重要意義。但是，目前干部檔案管理工作仍然存在著一些弊端，本文在分析這些問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出了一些改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】干部檔案；檔案管理；存在弊端；改進(jìn)措施

干部檔案記載了干部個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷、德能勤績(jī)，是考察了解和選拔任用干部的重要依據(jù)。干部檔案管理工作是組織人事工作的基礎(chǔ)，是干部工作的重要組成部分。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人事制度的改革，對(duì)干部檔案管理工作提出了更高的要求。但是，目前干部檔案管理工作仍然存在著一些弊端，需要采取一些措施，不斷加以完善，從而適應(yīng)新形勢(shì)下干部工作的需求，充分發(fā)揮干部檔案的基礎(chǔ)性作用。

一、干部檔案管理工作的重要性

做好干部檔案管理工作，具有重要意義，它是考察了解和選拔任用干部的重要依據(jù)。干部檔案是組織人事等有關(guān)部門在干部成長(zhǎng)過(guò)程中形成的文件材料，可以準(zhǔn)確反映干部的成長(zhǎng)經(jīng)歷、德才表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等，為考察了解和選拔任用干部提供重要依據(jù)。同時(shí)，它也是維護(hù)干部合法權(quán)益的重要憑證。干部檔案材料是由干部本人形成或所屬單位及其主管部門形成的，涵蓋了干部的履歷、自傳、考核、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)、政審、政治面貌、獎(jiǎng)懲、工資待遇、錄用、任免、（離）退休等方方面面的內(nèi)容，為維護(hù)干部合法權(quán)益提供重要憑證。

二、干部檔案管理工作存在的弊端

（一）思想上不夠重視。由于對(duì)干部檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，往往導(dǎo)致硬件設(shè)施配置比較落后、更新較慢，人員配備不足，制約了干部檔案管理工作的發(fā)展。一旦遇到上級(jí)檢查，才臨時(shí)抽調(diào)人手搞突擊，檢查過(guò)后，又只剩原來(lái)的管檔人員。此外，對(duì)干部檔案管理工作不夠了解，有時(shí)甚至?xí)霈F(xiàn)外行指導(dǎo)內(nèi)行的現(xiàn)象，不利于干部檔案管理工作的開(kāi)展。

（二）工作隊(duì)伍力量薄弱。1.人手不足，工作滯后。干部檔案管理工作通常被認(rèn)為時(shí)效性不強(qiáng)，比較簡(jiǎn)單輕松，只要一兩名管檔人員就可以開(kāi)展的工作。但是，在實(shí)際工作中，管檔人員任務(wù)繁重，甚至要兼職，耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力去完成其他工作任務(wù)，既增加了管檔人員的工作負(fù)擔(dān)，也在很大程度上影響干部檔案管理工作的進(jìn)度。有時(shí)，收集的零星材料越積越多，甚至堆積如山，沒(méi)有及時(shí)裝入檔案中，既降低干部檔案日常管理的工作效率，耗時(shí)費(fèi)力在查找材料上，又不利于干部檔案的查閱利用，檔案材料不齊全，不能準(zhǔn)確全面地反映一個(gè)干部的全貌。2.干部檔案管理業(yè)務(wù)方面大都是經(jīng)驗(yàn)的傳授，缺乏系統(tǒng)的干部人事檔案專業(yè)培訓(xùn)。近年來(lái)，調(diào)整了干部檔案材料分類標(biāo)準(zhǔn)，但是，仍然沒(méi)有相關(guān)的學(xué)習(xí)文件，只有內(nèi)部傳閱資料，導(dǎo)致在檔案材料分類時(shí)有些茫然，存在分類有疑義以致分類不夠準(zhǔn)確的問(wèn)題。另外，干部檔案專業(yè)人才相對(duì)較少，從業(yè)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)和人員構(gòu)成不合理，不能適應(yīng)新形勢(shì)下干部檔案管理工作需求，制約了干部檔案管理工作的成效。

（三）干部檔案管理體系不完善。在干部檔案的收集、借閱、保密等工作中還存在一些漏洞，盡管制定了相關(guān)制度，但是，沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)，部分制度流于形式。1.歸檔材料把關(guān)不嚴(yán)格。一是歸檔材料的文字不夠清楚，對(duì)象不明確。比如，有的考核表“姓名”一欄字跡潦草，有的有曾用名，檔案裝具的“姓名”與其歸檔材料的“姓名”不同，有的是職工的材料并不屬于管理范疇，有的檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)出，這些材料往往是在歸檔過(guò)程中因無(wú)法歸入檔案而被“剩余”下來(lái)。每次遇到這些歸不進(jìn)去的材料都要花不少時(shí)間去確認(rèn)，如果沒(méi)有及時(shí)處理的話，這些材料就會(huì)被“擱置”，甚至長(zhǎng)期沒(méi)有找到“主人”。二是歸檔的材料手續(xù)不完備。有的沒(méi)有組織審查蓋章或本人簽字，有的沒(méi)有注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、時(shí)間和文號(hào)。由于在材料收集時(shí)沒(méi)有嚴(yán)格鑒別，往往是在檔案專項(xiàng)審核或者檔案轉(zhuǎn)入上級(jí)主管部門之后才被發(fā)現(xiàn)。三是收集不夠齊全，有遺漏。在干部檔案專項(xiàng)審核中，發(fā)現(xiàn)有些檔案存在材料不完整的情況，缺少的材料主要包括：年度考核表、用編審批表、調(diào)動(dòng)表、入黨材料、職稱材料，等等。檔案材料不齊全，影響干部檔案的完整性，使干部檔案不能全面地反映一個(gè)干部的全貌，不利于對(duì)干部的考察。四是存在“裝錯(cuò)材料”的情況。有的干部檔案中錯(cuò)裝入其他人的檔案材料，存在張冠李戴的情況。錯(cuò)裝的材料不僅不能起到依據(jù)作用，而且會(huì)給干部工作提供錯(cuò)誤的信息，同時(shí)使他人的檔案中因?yàn)闄n案材料錯(cuò)裝而缺少相應(yīng)的材料，這些會(huì)對(duì)干部工作造成負(fù)面影響。2.部分制度流于形式。盡管干部檔案管理機(jī)構(gòu)建立了規(guī)章制度，但是，在實(shí)際工作中，沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行。比如，在借閱干部檔案時(shí)，存在手續(xù)不全的問(wèn)題，沒(méi)有經(jīng)過(guò)主管部門負(fù)責(zé)人審批，也沒(méi)有嚴(yán)格按照在借閱的期限內(nèi)歸還。這使原本只要查閱沒(méi)必要借出的干部檔案都被輕易的“借出”，而且大多數(shù)被借出的檔案都是超過(guò)借閱期限，甚至長(zhǎng)期未還，這不利于干部檔案的安全與保密。

（四）干部檔案信息化滯后，工作效率低下。干部檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)滯后，大部分只是停留在檔案目錄的電子化，采用的干部檔案管理軟件的功能較少，大多只是用于目錄及職務(wù)變動(dòng)等信息的簡(jiǎn)單輸入。干部檔案日常管理工作仍沿用傳統(tǒng)的手工操作模式，工作效率低下。

三、干部檔案管理工作的改進(jìn)措施

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)干部檔案工作要予以關(guān)心和加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)干部檔案管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到干部檔案工作的特點(diǎn)、地位和作用，從人、財(cái)、物等各方面給予支持。（下轉(zhuǎn)第124頁(yè)）（上接第122頁(yè)）

（二）加強(qiáng)工作隊(duì)伍建設(shè)，提高專業(yè)素養(yǎng)。1.配足人手，充實(shí)工作力量。要按照《干部檔案工作條例》中規(guī)定的管檔數(shù)量與管檔人員的比例去配備工作人員，壯大干部檔案工作隊(duì)伍。干部檔案管理人員要作為專職人員，不得兼職，確保管檔人員的工作時(shí)間和精力都用到本職工作，以保障干部檔案管理工作的進(jìn)度和成效。2.加強(qiáng)管檔人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高專業(yè)素養(yǎng)。通過(guò)舉辦相關(guān)培訓(xùn)，提高管檔人員的業(yè)務(wù)能力，使他們對(duì)新的分類標(biāo)準(zhǔn)有清晰的認(rèn)識(shí)，確保分類準(zhǔn)確。另外，在配備管檔人員時(shí)，要充分考慮到從業(yè)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和人員構(gòu)成，以適應(yīng)新形勢(shì)下干部檔案管理工作的需求。

（三）建立規(guī)范化管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)干部檔案日常制度化管理。1.歸檔材料把關(guān)要嚴(yán)格。一是要嚴(yán)格審核歸檔材料，保證材料對(duì)象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備；對(duì)填寫不規(guī)范，手續(xù)不完整的材料，要責(zé)成形成材料的有關(guān)部門重新填寫、補(bǔ)辦手續(xù)。二是要及時(shí)處理“裝錯(cuò)材料”的問(wèn)題。在歸檔過(guò)程中，要力求準(zhǔn)確，盡量避免張冠李戴。在查閱檔案和整理檔案時(shí)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的“裝錯(cuò)材料”要仔細(xì)核對(duì)，明確歸檔對(duì)象，歸入相應(yīng)人員的檔案中，以保證其檔案的完整性。2.嚴(yán)格執(zhí)行干部檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。在提供利用干部檔案時(shí)，要嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。查閱單位應(yīng)填寫《查閱干部檔案審批表》，按規(guī)定辦理審批手續(xù)，不得憑介紹信查閱干部檔案；干部檔案一般不外借，必須借出時(shí)，要經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

（四）加強(qiáng)干部檔案信息化建設(shè)，提高工作效率。1.設(shè)立干部檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，做到專款專用，為干部檔案信息化建設(shè)提供資金保障。2.建立干部檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，形成干部信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)干部檔案日常管理的電子化，提高工作效率。3.建立干部檔案信息維護(hù)、督查、安全保密機(jī)制，做好日常管理和維護(hù)工作。定期更新、檢查干部信息數(shù)據(jù)庫(kù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。同時(shí)，要嚴(yán)格按照保密要求，通過(guò)采取設(shè)置密碼、設(shè)定應(yīng)用權(quán)限等各種措施，保護(hù)干部檔案信息安全。4.加強(qiáng)對(duì)管檔人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，不斷完善管檔人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，適應(yīng)新形勢(shì)下干部檔案管理工作的需要。

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