信息化背景下工程建筑檔案管理建設(shè)方法

張欣

【摘要】本文就當(dāng)前我國工程建筑檔案管理的情況與出現(xiàn)的各種問題做了一系列的研究與討論，且結(jié)合當(dāng)下信息化時(shí)代的背景，對進(jìn)一步改善工程建筑檔案管理闡述了幾點(diǎn)意見。以期能夠促進(jìn)我國工程建筑檔案信息化管理建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】建筑工程；發(fā)展方向；信息化檔案管理

在建筑工程當(dāng)中發(fā)揮重要作用，同時(shí)也在整個建筑工程項(xiàng)目當(dāng)中貫穿始終的就是建筑工程檔案，能夠真實(shí)地反映出工程建設(shè)的詳細(xì)情況，這在工程建筑項(xiàng)目中的利用價(jià)值相當(dāng)高。但是由于我國當(dāng)下的建筑工程檔案管理工作的管理模式仍然使用傳統(tǒng)的手工管理，其存在的問題比較多，很容易出現(xiàn)資料保管不善、遺失等問題，這就會直接影響工程施工單位對建筑項(xiàng)目的開展，給施工單位以及檔案管理單位造成重大損失。然而，由于社會的發(fā)展，建筑行業(yè)也加快了發(fā)展的腳步，因此，相關(guān)部門對建筑工程單位的自身管理要求也愈來愈高，這也是推動我國建筑工程管理工作逐步走向系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展方向的必然要求。

一、當(dāng)前工程建筑檔案存在的問題

（一）影響我國工程建筑檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展速度的因素。由于目前我國工程建筑檔案管理的信息化建設(shè)處于萌芽時(shí)期，因此，導(dǎo)致我國工程建筑檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展速度的因素有：1.直接因素：在檔案管理過程中存在的缺陷以及漏洞比較多，其本質(zhì)原因就是在管理中針對的群體不明確，這是直接因素之一。2.主要因素：人才匱乏，這是影響工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的主要因素之一。再加上檔案管理人員對工程建筑檔案管理信息化建設(shè)重要性的缺乏，以及在工作中的不謹(jǐn)慎，就造成了工程建筑檔案管理信息化建設(shè)缺乏真實(shí)性與可靠性。

（二）影響工程建筑檔案信息化建設(shè)的原因。在這個信息時(shí)代里，我國的科學(xué)技術(shù)在不斷地進(jìn)步，逐漸創(chuàng)新，同時(shí)也促進(jìn)了工程建筑檔案信息化建設(shè)的進(jìn)步，盡管目前我國的工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注度以及投資力度都有所增加，但是結(jié)合相關(guān)媒體資料來看，當(dāng)前我國的工程建筑檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程速度依然比較慢，仍然沒有辦法跟上我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會建設(shè)的腳步。

除此之外，影響工程建筑檔案信息化建設(shè)的原因還有兩點(diǎn)：1.工程建筑檔案來源地不盡相同，做到統(tǒng)一、規(guī)范管理的程度就會比較困難。2.在實(shí)際的單位操作中，部分單位仍然注重實(shí)體的工程建筑檔案管理，對于工程建筑檔案信息化的建設(shè)還是引不起重視。

二、實(shí)現(xiàn)工程建筑檔案信息資源共享的方法

（一）實(shí)行規(guī)范化、系統(tǒng)化的方法。實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)信息資源共享，那么，工作中就必須要實(shí)行規(guī)范化、系統(tǒng)化，進(jìn)一步加強(qiáng)工程建筑檔案庫信息化管理的建設(shè)，就要做到以下幾點(diǎn)：1.系統(tǒng)自動歸檔。把需要?dú)w檔的工程建筑檔案，根據(jù)統(tǒng)一的格式向檔案管理系統(tǒng)提交，而且由系統(tǒng)實(shí)行自動歸檔。2.資料保存數(shù)據(jù)庫。將歸檔后的資料保存在數(shù)據(jù)庫的平臺里面，而且要保證工程建筑檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)的統(tǒng)一性，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。3.自動化管理。為了實(shí)現(xiàn)快速檢索，在數(shù)字化系統(tǒng)要將檔案資料明確標(biāo)明存放的位置。

（二）實(shí)現(xiàn)工程建筑檔案管理科學(xué)合理的方法。在工程建筑檔案管理信息化建設(shè)中，隨著信息科技的發(fā)展，管理的方法越來越多，同時(shí)促進(jìn)了我國工程建筑檔案信息化管理發(fā)展的效率，最終有助于實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。由于信息化發(fā)展的速度以及創(chuàng)新比較快，因此也為競爭對手以及不法分子提供了窺探工程建筑檔案的便利，同時(shí)也造成了管理單位對檔案的保密工作不嚴(yán)謹(jǐn)，造成檔案泄密等，都對建筑行業(yè)的發(fā)展有所影響。所以為了保證信息的安全，相關(guān)檔案管理部門在實(shí)施工程建筑檔案信息化建設(shè)的過程中，必須要進(jìn)行加密，利用計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，進(jìn)一步加強(qiáng)其管理工作的安全性。除此之外，管理單位也要對紙質(zhì)工程建筑檔案引起重視，這樣才能使工程建筑檔案管理更加科學(xué)合理。

（三）轉(zhuǎn)變管理工作的模式。影響工程建筑檔案管理工作缺乏可靠性以及不科學(xué)的原因就是，檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)技術(shù)以及綜合素養(yǎng)……所以，工作人員在參與工程建筑檔案管理工作時(shí)一定要全程參與，而且要做好建筑工程檔案的收集、 分類、 保存等與其相關(guān)的工作。因此，為了實(shí)現(xiàn)工程建筑檔案管理信息化，讓管理人員采用新型的管理模式，轉(zhuǎn)變落伍的管理的模式。因此管理單位要做到以下幾點(diǎn)：1.為管理人員提供學(xué)習(xí)信息化技術(shù)的機(jī)會、定期派遣專業(yè)的信息化管理人才對管理人員實(shí)施技術(shù)培訓(xùn)，提升管理人員的信息化管理能力。2.引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和方式，強(qiáng)化工程建筑檔案管理人員的工作意識，建設(shè)一支專業(yè)技術(shù)強(qiáng)、信息化操作熟練、綜合素質(zhì)高的人才隊(duì)伍。以上的方法都將為做好檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

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