醫(yī)院照片管理工作初探

黃敏靜

【摘要】目前醫(yī)院照片管理中所存在的問題是管理制度不完善、整理難度大、未有統(tǒng)一規(guī)范標準和信息收集程序。因此，做好醫(yī)院照片歸檔管理，健全數(shù)碼照片檔案管理制度，應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一、合理、科學(xué)的照片歸檔程序和新聞數(shù)碼照片媒體的保管制度，實現(xiàn)標準化操作。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院管理；檔案管理；照片整理

照片檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成，對國家和社會有保存價值，以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。醫(yī)院照片檔案真實、形象、直觀地記錄了醫(yī)院在醫(yī)療、護理、科研、管理、教學(xué)、基礎(chǔ)建設(shè)、思想文化建設(shè)等各個方面的資料。隨著現(xiàn)代文明的不斷提高，醫(yī)療改革的不斷深入，照片檔案將會發(fā)揮越來越重要的作用。因此，我們對照片檔案的收集、整理、保管和應(yīng)用需繼續(xù)加強研究，使其在檔案利用中發(fā)揮重要的作用。

一、照片檔案的分類

照片檔案應(yīng)當(dāng)包括照片和文字說明。照片是通過底片洗印而成的，與被攝對象是一致的。歸檔的照片檔案除有底片外，還要有照片。照片易于辨認，是照片檔案的重要構(gòu)成。一張照片，如果缺少文字說明，再珍貴，其使用價值也大為遜色。文字說明包括照片背景、事件、時間、地點、人物、攝影者。一般要求：文字簡要、流暢，說明位于照片下方，一張照片編寫一個說明。我院照片檔案大致分為以下幾類：記錄醫(yī)院主要重大活動、重要工作成果、包括醫(yī)療、護理、科研、管理、人才培養(yǎng)等各個方面。

二、照片檔案的整理

（一）照片檔案的整理工作。照片檔案卷內(nèi)目錄包括：照片號、底片號、照片題名、頁號、備注。底片經(jīng)過分類后應(yīng)編號并編制底片目錄登記本，一張底片或一組相關(guān)的底片為一個保管單位，編一個底片號。如果是一組底片，在底片順序號后面還要編一個分號。底片號是按底片收到的先后次序編號登記的，對已經(jīng)確定類別的底片號再加分類號。照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持檔案有機聯(lián)系、有利于保管、便于提供利用的整理原則。照片檔案應(yīng)在全宗內(nèi)按年度—問題進行分類，分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動。對于反映同一事件的一組照片可以編一個號。然后每組照片分別編小流水號。文字說明的內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝影者）六要素。整理完后，編制照片卷內(nèi)目錄使位置固定下來。

（二）數(shù)碼照片歸檔的管理。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)字圖像、文字說明兩部分組成。檔案工作人員要根據(jù)數(shù)碼照片檔案的特殊性，在收集、歸檔工作中堅持前端控制并參與指導(dǎo)，保證載體檔案的完整與安全。歸檔的數(shù)碼照片格式為jpg、tiff格式。拍攝數(shù)碼照片的像素應(yīng)在500萬以上。

三、照片歸檔注意事項

根據(jù)不同醫(yī)院的不同定位，由指定科室調(diào)查研究，指定符合醫(yī)院自身特點的科學(xué)化照片整理措施。首先，拍攝人員進行統(tǒng)一培訓(xùn)，所拍攝的照片必須保障質(zhì)量，層層篩選，將反映事件全貌的或典型細節(jié)的具有代表性的照片與文件一起歸檔整理，不可使用像素不佳、角度不佳、事件反映不到位的圖片。其次，建立照片歸檔文件夾，依照相關(guān)活動舉辦的時間為基礎(chǔ)，采取不同時間，不同內(nèi)容，層層分類的辦法統(tǒng)一保存?？梢苑譃槿缦聨最悾海?）記錄醫(yī)院重大活動的照片：重要會議、醫(yī)院舉辦各種活動等過程中拍攝的照片。（2）記錄醫(yī)院醫(yī)療護理工作的照片：如臨床科室典型手術(shù)、疑難病例診斷過程及其相關(guān)患者、病歷的照片。（3）醫(yī)院學(xué)術(shù)科研活動的照片：比如各種學(xué)術(shù)活動中的照片、醫(yī)院科研成功匯編照片等。（4）醫(yī)院有代表性個人的獲獎、出訪、留學(xué)、著作等過程中的照片。（5）反映醫(yī)院全貌的照片。

四、照片檔案的保管存放

保管原則：遵循《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》。上世紀80年代以前的照片檔案均是老式照相機拍攝，有底片。但是以前的老照片質(zhì)量不高，加上保存條件有限且年代久遠。后期，我院的照片檔案均以數(shù)碼相機或者單反相機拍攝，效果好，質(zhì)量高。數(shù)碼照片還需要存在電腦里面，以文件夾的形式整理成冊，按分類、以時間先后順序排列，由專人管理，并刻錄光盤。不得由非檔案人員隨意翻閱。

隨著醫(yī)院的發(fā)展，照片檔案數(shù)量越來越多，種類越來越復(fù)雜，需要增加檔案管理專業(yè)人員的專業(yè)性，要求管理專業(yè)人員更加及時、詳細、明確地對照片進行分類、整理、保管，以期建立一個完善的照片檔案系統(tǒng)?？傊?，醫(yī)院需要更加重視照片檔案管理工作，加強照片檔案的管理效果。醫(yī)院照片檔案管理人員應(yīng)該充分認識到照片檔案的重要價值與地位，做好相關(guān)的歸檔與整理工作，確保醫(yī)院整個照片檔案工作的順利開展。

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