信息社會視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

蒲明桂

【摘要】本文對我國當(dāng)下辦公室文書檔案管理工作的現(xiàn)實情況進(jìn)行分析，并且對于現(xiàn)有的管理問題給出相關(guān)性、針對性的解決辦法，提出變更的新措施，以此完善辦公室人員對文書檔案的管理。

【關(guān)鍵詞】信息化視角；辦公室文書檔案管理；改革和創(chuàng)新

在我國社會不斷信息化的環(huán)境下，對于辦公室的文案管理要求逐漸增高，帶來了巨大的挑戰(zhàn)。怎樣使辦公室的文書檔案管理能符合現(xiàn)階段社會需求的不斷更新，是辦公室工作人員面臨的一項問題。想要提升文書檔案方面的管理，辦公室人員必須做到對管理方式進(jìn)行不斷革新。這樣會對辦公室人員和事物的管理方法或效率都有相當(dāng)重大的意義。

一、辦公室文書檔案管理的現(xiàn)實問題

在信息化的辦公室文書檔案管理中，其實工作并不是我們對想象的那樣方便，但這絕不能把問題歸結(jié)于信息社會。而是在信息社會的作用下，辦公室的文書檔案管理并沒有很好地使用信息技術(shù)，用來作為管理的工具?？偟脕碚f，還是我國當(dāng)前辦公室的管理脫離社會的信息化技術(shù)。當(dāng)然，這種問題的出現(xiàn)也不能歸結(jié)于人員工作的不力。時代飛速發(fā)展，而辦公室身為職能部門，在新技術(shù)的管理方面和人才對新職能的培訓(xùn)要用一些時間來適應(yīng)。有的辦公室管理人員不求上進(jìn)，認(rèn)為當(dāng)下的管理方式已經(jīng)無需變更。這種思想，會使工作人員在實際工作中不上心，導(dǎo)致辦公室的管理和設(shè)備方面更新較慢，使之很難接受新形勢下的文書檔案管理方式。隨之各種新型文書檔案的出現(xiàn)，許多工作人員都沒有接觸過這些文書檔案，這就猶如面對新鮮事物，不知所措。這些情況一旦出現(xiàn)，就需要辦公室人員盡快解決，以免使辦公室職能的發(fā)揮受到嚴(yán)重阻礙。

二.增強辦公室文書檔案管理的有效措施

（一）變更原有辦公室文書檔案的管理方法。在辦公室文書檔案的管理中，有時會出現(xiàn)對一部分檔案記錄不明確的情況。這些不明的情況，對辦公室的文書檔案的安全性和有關(guān)人事信息的秘密性有極大程度的影響，并且阻礙了辦公室的職能發(fā)揮。為此，需要在辦公室文書檔案管理上實施針對性的變更措施。首先，在文書檔案的管理中，確立特定的管理人。就是說，辦公室人員在取到了一份文書檔案后，就要對它的使用有一個明確的說明，并進(jìn)行安全管理。另外，辦公室的人員都要明確工作職責(zé)，使辦公室內(nèi)的分工有序。這樣使辦公室人員對文案管理的過程中，減低問題出現(xiàn)的幾率，也使改變后的文書管理方式能走向更加科學(xué)的方向。最后，辦公室文案管理的變革，為辦公室劃清了很多因責(zé)任不確定出現(xiàn)的問題，實現(xiàn)了誰出的問題誰承擔(dān)的責(zé)任劃分制度。因此，不斷地對辦公室的文案管理方式進(jìn)行積極有益的變革是不可或缺的，這也是一個辦公室能走向管理規(guī)范道路的方向標(biāo)。

（二）改善辦公室文書檔案的安保工作。將辦公室文書檔案進(jìn)行合理管理，不僅是為了資料方便辦公人員查找，也是為了保障公司資料的安全性。因此，在辦公室的文書檔案管理中，要不斷對其保密性和安全性采取有效的措施。辦公室應(yīng)根據(jù)自身的情況開展相對的安保措施，但安保措施的實施并不是簡單地對管理的革新，而是要對文書檔案的安全進(jìn)行負(fù)責(zé)，并且保障辦公室的整體職能得以發(fā)揮。保證辦公室文書檔案的安全并不是一個獨立的過程，而是和整個辦公室的職能密切不可分割的。

（三）對過期的文書檔案進(jìn)行清理。在辦公室的眾多文檔中，存在著許多已超出使用年限的或已失去效用的文書檔案。這些文書檔案在剛剛產(chǎn)生時有著一定的用處，但是往往時間長了后就失去效應(yīng)，形同一張廢紙。對過期文書檔案的保存，不但大大地占用文書檔案管理的空間，也浪費了辦公室有限的資源，還容易和正在使用的文檔造成混淆，給辦公室人員對資料的查找造成一定困擾。對過期文件的定期清理，有助于提升辦公室對文書檔案的管理。清理出的紙張式文檔，我們可作為環(huán)保紙循環(huán)使用；如果清理出的是電子文檔，我們可以直接刪除處理，利用原有空間為新的材料存儲做準(zhǔn)備。

（四）建立相關(guān)監(jiān)督的制度。對辦公室文書檔案的管理，并不是表面看上去的簡單管理工作，這些資料還存著在沒有發(fā)現(xiàn)的重大價值。因此，企業(yè)管理人員應(yīng)十分重視辦公室文書檔案的管理，并且根據(jù)不同的情況建立相關(guān)的監(jiān)督制度，對文書檔案進(jìn)行抽樣檢查。對于普通文件的抽樣調(diào)查，管理人員可實施無時限的；對于企業(yè)重要的文書檔案抽查情況，管理人員要實施定期檢查，對其進(jìn)行每周、每月或者每季度的方式進(jìn)行抽檢查看。

三、結(jié)語

綜上所述，在社會逐漸信息化的今天，辦公室的文書檔案管理已經(jīng)不是過去簡單的分類管理，在信息化的不斷作用下，辦公室管理人員要做到對管理實時創(chuàng)新，勇敢地進(jìn)行革新，以解決當(dāng)下困難，去面對時代賦予我們的新挑戰(zhàn)。

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