新常態(tài)下對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理的思考

王明罡

【摘要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展以及事業(yè)單位改革的逐步推進(jìn)，新常態(tài)下事業(yè)單位文化檔案管理工作也面臨著更多的新情況和新問題。本文結(jié)合筆者實(shí)踐工作研究，從事業(yè)單位文書檔案管理的重要性入手，對(duì)新常態(tài)下如何有效加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理工作提出了幾點(diǎn)建議。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；文書檔案；管理工作

在事業(yè)單位自身發(fā)展歷程中，文書檔案管理屬于事業(yè)單位各項(xiàng)工作中的重要內(nèi)容，而文書檔案管理工作的開展要求我們必須充分認(rèn)識(shí)其重要性，對(duì)傳統(tǒng)的管理方式予以不斷創(chuàng)新，進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案管理工作實(shí)效性的提升。

一、事業(yè)單位文書檔案管理的重要性

首先，事業(yè)單位文書檔案能夠提供具備法律效力的憑證。事業(yè)單位文書檔案材料是事業(yè)單位設(shè)立、變更以及注銷、組織進(jìn)行各項(xiàng)事務(wù)的客觀記錄與重要載體，同時(shí)也能夠更加準(zhǔn)確全面地體現(xiàn)出事業(yè)單位登記管理機(jī)關(guān)登記管理的全面流程。這些原始材料能夠作為相關(guān)部門查處事業(yè)單位違規(guī)現(xiàn)象的重要依據(jù)，在關(guān)系到事業(yè)單位相應(yīng)訴訟時(shí)能夠發(fā)揮出非常關(guān)鍵的作用。

其次，事業(yè)單位文書檔案能夠填補(bǔ)國(guó)家檔案的空缺。我國(guó)檔案管理工作的主要原則是：集中統(tǒng)一管理原則，確保檔案材料的完整性和安全性有助于開發(fā)利用。事業(yè)單位在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)中發(fā)揮著非常關(guān)鍵的作用。文書檔案材料作為事業(yè)單位發(fā)展過程中的客觀記錄，屬于國(guó)家檔案不可或缺的關(guān)鍵組成部分。進(jìn)一步強(qiáng)化事業(yè)單位文書檔案管理工作能夠客觀全面地反映社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r。

最后，事業(yè)單位文書檔案能夠?yàn)樯鐣?huì)公眾帶來更便捷的查詢服務(wù)。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立與完善，事業(yè)單位在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中所發(fā)揮出的作用也更加突出。事業(yè)單位文書檔案材料準(zhǔn)確客觀地記錄下了單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)、法定代表人、印章式樣、分支機(jī)構(gòu)等相關(guān)信息。這些檔案材料根據(jù)相關(guān)規(guī)定予以充分的開發(fā)利用便能夠有效地為社會(huì)各方帶來具有較高價(jià)值的信息服務(wù)。

二、事業(yè)單位文書檔案管理的對(duì)策

（一）堅(jiān)持以人為本理念。堅(jiān)持以人為本是新常態(tài)下文書檔案管理工作的重要前提條件。事業(yè)單位必須要貫徹落實(shí)以人為本的理念，同時(shí)不斷提升對(duì)檔案管理工作以及檔案管理人員的重視程度，同時(shí)在這一基礎(chǔ)上事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)還必須要充分肯定奮戰(zhàn)在文書檔案管理一線的工作人員所做出的貢獻(xiàn)和業(yè)績(jī)，積極與文書檔案管理人員進(jìn)行溝通和交流，全面地掌控他們的思想動(dòng)態(tài)與心理情緒，幫助他們解決工作中或生活中遇到的困難和問題，讓他們解除后顧之憂，能夠全身心地投入到檔案管理工作中去。另外事業(yè)單位各部門也應(yīng)當(dāng)盡量地支持與配合檔案管理部門的各項(xiàng)工作，促使管理人員獲得更高的成就感和歸屬感。

（二）完善管理制度。事業(yè)單位需要盡快建立完善合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，在有效激發(fā)文書檔案管理人員工作積極性的基礎(chǔ)上讓其更清楚地了解自身職責(zé)。同時(shí)為了強(qiáng)化其責(zé)任感和使命感，保證文書檔案管理工作有序開展，我們?cè)谕晟乒芾碇贫葧r(shí)必須要盡量考慮到檔案管理工作人員自身的發(fā)展和價(jià)值追求，將各項(xiàng)工作績(jī)效列入考核指標(biāo)中來，并在年終進(jìn)行一次性考核，針對(duì)那些日常工作表現(xiàn)優(yōu)秀，工作能力較強(qiáng)的檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)為其提供更多的晉升機(jī)會(huì)，或者給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，從而確保文書檔案管理人員能夠以更加主動(dòng)積極的態(tài)度來開展工作，同時(shí)強(qiáng)化其責(zé)任感，促進(jìn)管理效率的提升。

（三）注重培訓(xùn)工作。做好培訓(xùn)工作可以有效提升新常態(tài)下事業(yè)單位文書檔案管理工作效率，在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，必須要引入考核機(jī)制，將考核結(jié)果直接與薪酬福利掛鉤，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性，讓他們能夠全身心地投入到學(xué)習(xí)中來。而在外聘檔案管理工作人員的過程中，應(yīng)當(dāng)選擇持有專業(yè)證書的人員，堅(jiān)持持證上崗、培訓(xùn)上崗的基本原則。另外在日常的教育培訓(xùn)中，不僅要注重文書檔案管理專業(yè)知識(shí)內(nèi)容的培訓(xùn)，還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案管理人員思想認(rèn)識(shí)和職業(yè)道德素質(zhì)的教育，讓其清晰地了解自身工作的重要性，具備良好的職業(yè)道德品質(zhì)。

（四）做好檔案保密工作。檔案文書檔案管理過程中，保密工作是非常關(guān)鍵的，對(duì)事業(yè)單位來說，必須要將保密工作擺在檔案管理的首要位置。在進(jìn)行檔案材料的存放時(shí)，檔案室應(yīng)當(dāng)委派專人看管，避免無關(guān)人員入內(nèi)，同時(shí)要保證檔案管理辦公室和存放室分開，給予檔案管理人員不同的權(quán)限，避免重要檔案資源的泄露。另外需要強(qiáng)化檔案管理工作人員的保密意識(shí)，讓其了解到檔案資源泄露的危害性與需要承擔(dān)的后果，將安全管理責(zé)任落實(shí)到人頭。

（五）創(chuàng)新檔案管理模式。對(duì)過去的手工管理文書檔案材料的方式予以創(chuàng)新和改革，積極引入計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，把計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與事業(yè)單位文書檔案管理工作充分結(jié)合起來，促進(jìn)文書檔案管理工作實(shí)效性的提升，開展好文書檔案管理信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案管理工作朝著信息化和自動(dòng)化的方向發(fā)展。依靠檔案管理軟件來進(jìn)行各種文件資料的存儲(chǔ)和整理，同時(shí)提供檔案在線查詢平臺(tái)，提升文書檔案信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完整性，做好信息資料備份和安全管理工作，確保文書檔案材料不會(huì)受到損壞。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著近年來我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的進(jìn)一步提升，事業(yè)單位也得到了飛速發(fā)展。我們要充分意識(shí)到新常態(tài)下事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要性，同時(shí)應(yīng)當(dāng)在這一前提下采取科學(xué)有效的管理方式，不斷創(chuàng)新優(yōu)化管理措施，進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位文書檔案管理工作水平的持續(xù)提升。

【參考文獻(xiàn)】

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