企業(yè)項(xiàng)目檔案管理常見問題及對(duì)策

李春陽

【摘要】項(xiàng)目檔案真實(shí)記錄了項(xiàng)目建設(shè)前期可行性研究、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收等建設(shè)的全過程，為項(xiàng)目驗(yàn)收、工程事故原因和責(zé)任認(rèn)定以及日后進(jìn)行管理維護(hù)、改擴(kuò)建等提供了翔實(shí)的技術(shù)依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】 項(xiàng)目檔案；檔案管理；問題；原因 ；改進(jìn)

項(xiàng)目檔案真實(shí)記錄了項(xiàng)目建設(shè)前期可行性研究、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收等建設(shè)的全過程，為項(xiàng)目驗(yàn)收、工程事故原因和責(zé)任認(rèn)定以及日后進(jìn)行管理維護(hù)、改擴(kuò)建等提供了翔實(shí)的技術(shù)依據(jù)。項(xiàng)目檔案具有綜合性、成套性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性的特點(diǎn)。為了確保項(xiàng)目工程質(zhì)量，現(xiàn)國(guó)家規(guī)定項(xiàng)目整體驗(yàn)收前，必須通過項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

一、目前企業(yè)在項(xiàng)目檔案管理上存在的問題

（一）歸檔項(xiàng)目文件齊全性方面的問題。一是缺工程合法性證明文件；如缺工程核準(zhǔn)、批復(fù)文件，缺土地使用證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、施工許可證等。二是招投標(biāo)文件中缺評(píng)標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告和中標(biāo)通知書。三是項(xiàng)目申請(qǐng)和批復(fù)、更改變更類文件沒有閉環(huán)，有申請(qǐng)沒批復(fù)或有批復(fù)無申請(qǐng)等。四是缺竣工報(bào)告、驗(yàn)收記錄、工程預(yù)決算資料等，或不完整。五是缺照片、錄音、錄像、光盤等聲像電子檔案。

（二）文件有效性方面存在的問題。一是文件簽字、蓋章手續(xù)不完備。如合同、協(xié)議只有簽字，沒有蓋章；隱蔽工程驗(yàn)收記錄簽字不全，或缺設(shè)計(jì)單位簽字，或缺建設(shè)單位簽字。二是檔案正本中有些文件不是原件。三是有些竣工圖沒蓋竣工圖章，或簽字不全；

（三）文件真實(shí)性、準(zhǔn)確性方面的問題 。一是竣工圖修改不到位，竣工圖沒有按設(shè)計(jì)變更做相應(yīng)的更改。二是在施工圖上修改不注明修改依據(jù)。三是原材料出廠合格證、檢驗(yàn)報(bào)告的日期晚于復(fù)檢日期。

（四）案卷質(zhì)量方面的問題。一是施工單位組卷方法不統(tǒng)一，如某項(xiàng)目分別由兩個(gè)不同施工單位承建，但其基建部分材料文件組卷方法卻不一致，影響文件的查找，也造成不夠統(tǒng)一規(guī)范。二是把項(xiàng)目前期管理性文件作為文書檔案歸檔，與項(xiàng)目檔案分離，違背科技檔案成套性原則。三是個(gè)別案卷組卷不合理。主要是項(xiàng)目前期文件，組卷時(shí)常出現(xiàn)不區(qū)分問題、不區(qū)分年度組成雜卷，如把全部上級(jí)有關(guān)文件集中組成一卷，這樣不便于檢索利用。四是個(gè)別案卷題名不準(zhǔn)確。主要是題名過于簡(jiǎn)單，不能揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，如“上級(jí)有關(guān)文件”“竣工資料（一）”“竣工資料（二）”，難以準(zhǔn)確查找所需的文件。五是個(gè)別案卷中文字材料有污漬，圖紙有缺損等。

二、存在問題的原因

一是負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)及管理人員檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不到位。有的僅在口頭上強(qiáng)調(diào)，并不落實(shí)在具體實(shí)際工作中。平時(shí)只注意抓工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全等工作，而忽視了工程建設(shè)過程中檔案資料的及時(shí)收集、整理和保管。

二是施工單位不注意施工過程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作，不是按照施工過程中每一個(gè)環(huán)節(jié)來產(chǎn)生資料，往往是工程施工快結(jié)束了，才突擊搞竣工資料，使檔案資料的真實(shí)性大打折扣。

三是工程技術(shù)管理人員未嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)項(xiàng)目檔案管理制度，對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目前期資料沒有及時(shí)整理、保存；對(duì)施工、監(jiān)理單位檔案資料要求、把關(guān)不嚴(yán)，致使工程項(xiàng)目結(jié)束后檔案遲遲不能歸檔，檔案部門對(duì)此無能為力。

四是工程項(xiàng)目資料管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，影響歸檔質(zhì)量。施工單位資料管理人員大都是臨時(shí)抽調(diào)，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力較差，且大多身兼數(shù)職，精力有限。造成歸檔資料不齊全、案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等很多問題，檔案部門管理人員給予指導(dǎo)都聽不明白，嚴(yán)重影響歸檔質(zhì)量和完整性；也造成檔案部門在項(xiàng)目竣工完成后，補(bǔ)充收集工程竣工資料難度較大。

三、加強(qiáng)和改進(jìn)的措施

一是項(xiàng)目主管單位領(lǐng)導(dǎo)和具體管理人員應(yīng)高度重視項(xiàng)目檔案工作。加強(qiáng)國(guó)家和公司檔案有關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)，不斷提高檔案意識(shí)和管理水平。應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案“四參加”要求，在項(xiàng)目實(shí)施過程中讓檔案管理人員提早介入，從而保證檔案質(zhì)量。

二是完善、健全公司項(xiàng)目檔案管理制度，尤其是歸檔范圍和歸檔要求，保證項(xiàng)目文件齊全、完整。同時(shí)項(xiàng)目招投標(biāo)過程中，要求施工單位、監(jiān)理單位一定要制定歸檔制度，并將檔案按期、完整歸檔納入相關(guān)合同條款，從源頭上保證文件能收集齊全；另外要加強(qiáng)參與工程建設(shè)的公司內(nèi)各部門、各環(huán)節(jié)文件的積累、收集，加強(qiáng)對(duì)參與項(xiàng)目實(shí)施的外單位檔案收集、整理、歸檔的監(jiān)督指導(dǎo)。

三是要保證文件有效、真實(shí)、準(zhǔn)確，需要文件形成單位、監(jiān)理單位和建設(shè)單位對(duì)文件的內(nèi)容和形成過程認(rèn)真審核把關(guān)。

要了解和熟悉項(xiàng)目文件歸檔范圍，嚴(yán)格區(qū)分文書檔案與科技檔案，項(xiàng)目前期的文件也應(yīng)納入項(xiàng)目檔案范圍，如確因文件類檔案專門管理，也應(yīng)將有關(guān)文件復(fù)印件納入到相應(yīng)項(xiàng)目案卷中，注明原件保存地點(diǎn)即可。

組卷時(shí)，要仔細(xì)研究文件內(nèi)容，區(qū)分年度，區(qū)分問題，把問題相同或相近的文件組合成一卷，盡量使組成的案卷問題單一，以便查找。案卷題名要準(zhǔn)確反映出該案卷基本內(nèi)容，不應(yīng)過于簡(jiǎn)單，利用時(shí)難以查找。

四是應(yīng)提高項(xiàng)目資料管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，定期組織學(xué)習(xí)，尤其是新從事該項(xiàng)工作的人員；必要時(shí)，安排專門培訓(xùn)，明晰歸檔范圍和規(guī)范，從而確保項(xiàng)目檔案資料系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確。