新時(shí)代背景下電子檔案歸檔難點(diǎn)和重點(diǎn)

摘 要：這篇文章主要研究新電子信息時(shí)代背景下檔案歸檔的難點(diǎn)重點(diǎn)問題，主要面向決絕大多數(shù)高校，在其學(xué)生的或其他的方面檔案管理的構(gòu)筑和管理工作進(jìn)行研究。再通過對(duì)一些常見事例的研究分析，找出電子歸檔的難點(diǎn)和重點(diǎn)。詳細(xì)分析檔案的歸檔從基本定義方面、管理模式方面、服務(wù)觀念等等方面的信息。如何建立全新的全方位的、人性化的檔案信息服務(wù)？一：從檔案本身層面來說，二：從檔案整理工作人員方面來說，三：從后期保管保障工作完善方面來說。旨在用事例來舉一反三。近年來，檔案工作者的思想模式也正隨著其保管方式的改變而發(fā)生巨大的變化，所以這也是考察點(diǎn)之一。通過研究成果為檔案工作的提高提出創(chuàng)造性的建議。

關(guān)鍵詞：高校；檔案歸檔；信息化；大數(shù)據(jù)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)的文檔的整理是非常繁瑣枯燥的，而且非常消耗人力物力以及財(cái)力。從綠色環(huán)保方面來說，大量的紙張紙箱的使用是不利于環(huán)境保護(hù)的。所以，文檔整理歸檔工作迫切地需要改革。電子信息技術(shù)的高速發(fā)展對(duì)于檔案的電子化處理發(fā)展有了強(qiáng)大的推動(dòng)力。電子歸檔的效率是可人的?？墒俏覀儾荒軉螁慰吹诫娮託w檔的優(yōu)勢(shì)方面，由于現(xiàn)實(shí)中的種種原因，電子化處理檔案的重點(diǎn)難點(diǎn)也浮上水面。虛擬的信息的安全性保護(hù)技術(shù)方面也有待提高。

1 電子檔案構(gòu)建的重要信息介紹

（一）電子檔案的基本內(nèi)涵

首先，對(duì)電子檔案構(gòu)建進(jìn)行簡(jiǎn)單的了解。由于現(xiàn)在電子信息技術(shù)等等迅速發(fā)展，很多信息。比如：圖像、音頻、文字、視頻等等，都可以利用電腦相應(yīng)的存儲(chǔ)部位進(jìn)行妥善的存儲(chǔ)。同時(shí)對(duì)這些電子文件的管理也遠(yuǎn)遠(yuǎn)方便于紙質(zhì)資料的管理。電子數(shù)據(jù)庫(kù)的建立在各個(gè)企業(yè)、高校、銀行都是必不可少的，不僅可以海量存儲(chǔ)，使用者可以在很少的時(shí)間找到所需要的一切信息，甚至每個(gè)家庭都可能擁有自己的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

（二）電子檔案建立的意義以及重要性

1、各種工作場(chǎng)所信息管理所需

日常生活中我們不可忽視的事檔案的采集整理等等工作，比如行政部門，每天都需要利用到各種檔案，而且不僅要求他們的資料精確度高，文書的傳達(dá)的時(shí)效性也很重要。如果用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案處理的話，我們會(huì)看到堆積如山的公文文件，甚至和根本沒有地方存放這些文件，所以更不要題將它們妥善處理，工作的效率會(huì)大大降低。每年都有一大批新生入學(xué)，將這么大量的學(xué)生學(xué)籍情況進(jìn)行匯總等工作的工作量是驚人的，沒有電子檔案的構(gòu)建的話，今后學(xué)生信息的查詢工作也會(huì)變得很困難。所以一定需要有電子檔案歸檔整合工作。

2、提高信息資源的利用價(jià)值

經(jīng)過了電子檔案的歸納整合工作，信息收集工作變得簡(jiǎn)單。而信息的分類管理工作也能比以往更輕松地完成。比如，學(xué)生個(gè)人檔案在學(xué)生正式進(jìn)入高校前，確定是該學(xué)校的學(xué)生之后，學(xué)生的信息可以從學(xué)生越來所在高中的檔案庫(kù)中提取出來，并交接在高校建立其相關(guān)的個(gè)人檔案里，信息不容易弄錯(cuò)也不可能弄丟。而再說高校的圖書館信息庫(kù)的建設(shè)，也可以提高圖書館人員管理各種書籍的效率。各書籍的借閱去向也可以很好地把握，學(xué)生的信息在學(xué)生卡上都可以提現(xiàn)，所以甚至能找到學(xué)生的住處，無(wú)形中也保護(hù)了書籍，避免可以避開的損失。

（三）電子檔案建設(shè)的管理觀念

檔案的歸納管理工作是屬于服務(wù)工作一類的工作。檔案管理工作者的思想觀念隨著檔案的保管方式的變遷而有著很大變化。檔案信息服務(wù)需要檔案管理工作者先從自身的提高方面做起。不僅僅要提高自己的技術(shù)，在道德方面也要有嚴(yán)格的底線比如高校學(xué)生的私人信息的保護(hù)工作，是學(xué)校電子檔案管理者義不容辭的責(zé)任。同時(shí)要樹立正確的效率意識(shí)，不能信息的正確性需要得到保證，而信息被提取是的快速性也不被能忽略。

2 電子檔案構(gòu)建工作的注意事項(xiàng)

（一）電子檔案信息化構(gòu)建不能落后

這個(gè)時(shí)代的高速性特征是高速性，時(shí)效性。這些都要求電子檔案的信息化建設(shè)也堅(jiān)決不能在技術(shù)上落后。有著現(xiàn)代化的元素一定要快速完美地添入電子檔案的管理系統(tǒng)。不然可能因?yàn)樾略氐慕槿攵鵀闄n案處理工作帶來麻煩，管理人員的觀念不能放松，要保持著學(xué)習(xí)的心態(tài)，隨時(shí)準(zhǔn)備為資源的同步更新的高速性學(xué)習(xí)新的技術(shù)。在這個(gè)基礎(chǔ)上，電子檔案的其他工作才能日漸完美。

（二）嚴(yán)格做好對(duì)于相關(guān)信息的保護(hù)工作

信息化高度發(fā)展情況下，電子信息的安全性如果不能得到保護(hù)，這將有著很大的隱患其實(shí)，每個(gè)人的信息都有被泄露出去的可能。在高校這一需要出處理大量信息的地方，這種隱患被無(wú)限制放大，后果更加嚴(yán)重，而且大多是是學(xué)生個(gè)人信息的場(chǎng)合。對(duì)于相關(guān)重要的信息的保護(hù)工作尤其重要。每個(gè)高校都有必要而且絕對(duì)要建立相應(yīng)的防護(hù)系統(tǒng)，作為放止信息泄露的重要保護(hù)盾。檔案的管理工作者也要時(shí)刻保持警醒，以防犯罪分子傷害到學(xué)生的權(quán)益。同時(shí)也要對(duì)學(xué)生的私人信息進(jìn)行妥善的保密工作。為了更好落實(shí)保護(hù)工作，相關(guān)部門應(yīng)該有完整的機(jī)制，嚴(yán)厲打擊私自篡改信息的相關(guān)工作人員。

3 電子檔案歸納工作的重要對(duì)策

（一）對(duì)檔案資源集中處理，做好信息協(xié)調(diào)

對(duì)于很多部門來說，電子檔案的處理工作是繁瑣、難度性極大的工作。一套完整的電子檔案管理系統(tǒng)是不可缺少的。電子信息的高校的高效快速分類工作需要在這個(gè)系統(tǒng)中能夠得到落實(shí)。所以可以將系統(tǒng)分成各個(gè)分工不同的部門，其中，最重要的是指揮部門的工作。各個(gè)部門需要進(jìn)行明確合理的分工，也要互相幫助，聽從管理部門領(lǐng)導(dǎo)，為了整合系統(tǒng)的優(yōu)化整合發(fā)揮作用。讓被服務(wù)的人們能高效利用精確的信息，滿足各類人對(duì)電子信息的需求。

（二）堅(jiān)持把握正確方向進(jìn)行構(gòu)建

正確的方向能夠?qū)﹄娮訖n案歸納工作者的工作進(jìn)行有利指導(dǎo)。在一些電子檔案處理系統(tǒng)的重點(diǎn)工程的過工作方面，不可以急于求成，要按照實(shí)際情況安排工作進(jìn)度。以更好的服務(wù)、更高的質(zhì)量的提供為目標(biāo)，把握好正確的檔案整理工作方向。對(duì)電子檔案資源的開發(fā)利用也要適度，進(jìn)行合理的人力、物力等資源的安排利用。不能因?yàn)闆]有認(rèn)清實(shí)際情況，從而造成資源的過渡浪費(fèi)。

（三）提高檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)

對(duì)于檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)，首先是對(duì)其專業(yè)技術(shù)方面有所要求。保持虛心好學(xué)的心態(tài)，及時(shí)學(xué)習(xí)新的知識(shí)，為提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)隨時(shí)做好準(zhǔn)備。拿高校來說，有條件的話，可以設(shè)立一些相關(guān)的學(xué)習(xí)機(jī)構(gòu)，強(qiáng)化對(duì)新老職員的培訓(xùn)，提高他們的職業(yè)認(rèn)知度。另外，檔案工作者的道德素質(zhì)也需要過硬。由于快捷，很多信息容易泄露遺失，有些信息的遺失的后果不堪設(shè)想。所以，如果管理者本身的道德素質(zhì)低是一件極其恐怖的事。高?？梢圆捎玫赖滦庞梅e分制，那些道德信用低的人員不允許再聘用。

4 總結(jié)

眾所周知，電子檔案的歸納工作不僅對(duì)高校來說是極其重要的，對(duì)于整個(gè)社會(huì)來說，這項(xiàng)工作的順利運(yùn)行也有助于社會(huì)的和諧運(yùn)作，時(shí)代的發(fā)展也不可缺少電子檔案的構(gòu)建的工作。所以，電子檔案的構(gòu)建工作需要的到各個(gè)部門的穩(wěn)步推進(jìn)。為大數(shù)據(jù)的處理發(fā)明更安全、快捷的技術(shù)，這需要社會(huì)各界的共同努力，創(chuàng)造更多有保障的平臺(tái)，這樣，新的便利服務(wù)才能服務(wù)更多的大眾。

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作者簡(jiǎn)介

胡艷（1982-），沈陽(yáng)藥科大學(xué)黨政辦綜合檔案室。