財務(wù)檔案管理工作重要性以及有效策略探討

黃藝蘭

摘 要：財務(wù)檔案管理是財務(wù)部門的重要工作內(nèi)容，加強(qiáng)財務(wù)檔案管理，使其更加規(guī)范、科學(xué)以及合理，提升財務(wù)檔案管理水平，保證事業(yè)單位與企業(yè)能夠穩(wěn)定發(fā)展。鑒于此，本文主要探討了財務(wù)檔案管理工作重要性，并提出了有效的策略。

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案管理；重要性；有效策略

財務(wù)檔案管理在實際的工作中發(fā)揮著重要的促進(jìn)作用，應(yīng)重視財務(wù)檔案管理工作，提高加強(qiáng)檔案管理工作的意識?，F(xiàn)今階段，針對于事業(yè)單位以及企業(yè)來說在財務(wù)檔案管理中依然存在著很多的問題，意識不強(qiáng)，沒有完善的檔案管理制度，缺乏監(jiān)督，沒有應(yīng)用技術(shù)等等，制約著自身的發(fā)展，因此必須認(rèn)識到財務(wù)檔案管理工作的重要性，制定科學(xué)合理的有效策略，適應(yīng)社會的發(fā)展，促進(jìn)財務(wù)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

1 財務(wù)檔案管理工作重要性

1.1 新形勢的要求

隨著事業(yè)單位與企業(yè)的不斷發(fā)展，其自身的運(yùn)營環(huán)境也發(fā)生了相應(yīng)的變化，也對自身的決策與發(fā)展產(chǎn)生了影響，在面對復(fù)雜的外部環(huán)境，事業(yè)單位與企業(yè)應(yīng)追求不斷的創(chuàng)新與改革，在發(fā)展的過程中，財務(wù)檔案管理工作占據(jù)著重要的地位，具有很重要的參考價值，事業(yè)單位及企業(yè)加強(qiáng)財務(wù)檔案管理，能夠?qū)⒆陨泶嬖诘呢攧?wù)問題進(jìn)行及時解決。新形勢要求事業(yè)單位及企業(yè)必須將財務(wù)檔案管理落實到位，促進(jìn)自身的穩(wěn)定發(fā)展。

1.2 強(qiáng)化自身管理的要求

無論是事業(yè)單位還是企業(yè)，財務(wù)檔案管理都是重要的組成部分，其在單位或企業(yè)的發(fā)展過程中都需要以財務(wù)檔案管理依據(jù)，進(jìn)而不斷的強(qiáng)化自身管理，檔案所記錄的信息比較全面，管理層可以通過檔案來了解自身的發(fā)展情況與管理水平，其可以根據(jù)查閱檔案，來對自身的發(fā)展做出全面規(guī)劃。事業(yè)單位與企業(yè)要加強(qiáng)自身管理就必須重視財務(wù)檔案管理工作。

1.3 是決策的重要依據(jù)

財務(wù)檔案是事業(yè)單位以及企業(yè)高層決策的重要依據(jù)，可以最大程度確保決策的合理性，采取檔案信息記錄展示了事業(yè)單位與企業(yè)發(fā)展歷程中所有的信息，對財務(wù)檔案信息進(jìn)行歸納整理，可以全面真實的反映出經(jīng)營狀況，根據(jù)發(fā)展的實際情況進(jìn)行決策，能夠往適應(yīng)社會發(fā)展的方向前進(jìn)，是事業(yè)單位與企業(yè)管理層經(jīng)營決策的重要參考依據(jù)，有很大的借鑒價值[1]。

1.4 促進(jìn)事業(yè)單位與企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

有效的財務(wù)檔案管理可以確保事業(yè)單位與企業(yè)活動有序進(jìn)展，信息化的不斷發(fā)展，財務(wù)檔案管理呈現(xiàn)出的財務(wù)信息能夠提供重要的參考依據(jù)，其中涵蓋了各種活動都與財務(wù)有著很大的關(guān)聯(lián)性，認(rèn)識到財務(wù)檔案管理的重要性，加強(qiáng)財務(wù)檔案管理可以促進(jìn)事業(yè)單位以及企業(yè)的發(fā)展。

2 財務(wù)檔案管理工作有效策略

2.1 完善財務(wù)檔案管理制度

事業(yè)單位與企業(yè)應(yīng)健全檔案管理制度，完善管理模式，相應(yīng)的完善《財務(wù)檔案保管制度》、《財務(wù)檔案歸檔制度》以及《財務(wù)檔案工作人員守則》等等，使得檔案管理工作有據(jù)可依、有章可循，健全檔案保管、檔案期限、檔案監(jiān)督等制度，有效的將這些制度運(yùn)用到財務(wù)檔案管理評估體系中，制定相應(yīng)的激勵機(jī)制與懲罰措施，在管理工作上，定期對人員進(jìn)行激勵，比如從薪酬方面，增加員工的薪酬，或者為員工提供節(jié)日福利，以此提高檔案管理工作人員工作的積極性與主動性，明確檔案管理工作人員的職責(zé)意識，集中部門管理，組建檔案管理隊伍，采用現(xiàn)代化管理技術(shù)，集納各個部門意見，通過交流探討，制定出更加有科學(xué)性、合理性、規(guī)范性的檔案管理規(guī)章制度。

2.2 加強(qiáng)大眾監(jiān)督

無論是事業(yè)單位還是公司企業(yè)都應(yīng)實行大眾監(jiān)督，提高財務(wù)檔案管理的透明度，擴(kuò)大監(jiān)督的范圍，還應(yīng)將財務(wù)具體的收支計劃、收支明細(xì)以及資產(chǎn)的變動等都要對大眾公開，成立監(jiān)督小組，參與到財務(wù)檔案管理的工作中，有利于財務(wù)檔案管理工作的正常運(yùn)行。相關(guān)管理部門要努力配合好監(jiān)督管理工作，做好監(jiān)督管理，對整個環(huán)節(jié)都應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督，不可忽視每一個環(huán)節(jié)，使財務(wù)檔案更加透明化。定期對檔案監(jiān)督管理，保證大眾的合法權(quán)益，提高財務(wù)檔案管理的效率，進(jìn)而提升財務(wù)檔案管理水平[2]。

2.3 加強(qiáng)財務(wù)管理人員的培訓(xùn)力度

新時期對于財務(wù)管理人員提出了更高的要求，檔案管理人才決定著檔案管理的水平，制定檔案管理人才培養(yǎng)計劃，事業(yè)單位與企業(yè)必須加強(qiáng)對人才的投入力度，培養(yǎng)財務(wù)管理人員專業(yè)的理論知識與實踐經(jīng)驗，必須在保證人員掌握理論知識的基礎(chǔ)上提高實踐能力，保證每個人員都能夠接受到培訓(xùn)，為人員實行激勵機(jī)制與考核機(jī)制，提高人員工作的積極性，根據(jù)考核的結(jié)果為人員發(fā)放證書，確保人員能夠持證上崗。還可引進(jìn)國內(nèi)外專業(yè)人才，為組建檔案管理高素質(zhì)專業(yè)人才隊伍做準(zhǔn)備，更好的促進(jìn)檔案管理工作穩(wěn)定運(yùn)行。

2.4 加強(qiáng)檔案管理技術(shù)的應(yīng)用

事業(yè)單位與企業(yè)應(yīng)不斷的引進(jìn)檔案管理技術(shù)，提升檔案管理水平，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，實現(xiàn)數(shù)字化管理，不斷的加強(qiáng)技術(shù)的應(yīng)用，對電子文件以及視頻文件等實行信息化儲存。加強(qiáng)軟件的開發(fā)力度，創(chuàng)建檔案信息管理系統(tǒng)，并將人力資源、財務(wù)管理、成本預(yù)算、績效工資以及設(shè)備等檔案信息進(jìn)行有效的整合，實現(xiàn)資源共享，使數(shù)據(jù)信息能夠合理的使用。加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，擴(kuò)大檔案管理的存儲空間，使檔案實現(xiàn)信息化管理。信息化技術(shù)的應(yīng)用，已經(jīng)逐漸取代了傳統(tǒng)的檔案管理模式，有明顯的成效，只有加強(qiáng)檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，才可促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)展。

2.5 創(chuàng)新檔案管理方式

隨著社會的不斷發(fā)展，對財務(wù)檔案管理工作提出了更高的要求，因此必須創(chuàng)新檔案管理手段，逐步取代紙質(zhì)檔案，全方位的實行電子檔案管理，通過計算機(jī)儲存檔案信息并且做好備份，根據(jù)電子分類的方式對其編碼，方便查閱。信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息資源可以及時的進(jìn)行共享，實現(xiàn)信息的價值，應(yīng)創(chuàng)新檔案管理方式，部門之間的檔案性質(zhì)以及特征都各不相同，統(tǒng)一部門檔案管理難度較大，應(yīng)完善檔案共享機(jī)制，了解各個不同性質(zhì)的檔案，在對其進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，有利于統(tǒng)一部門之間檔案管理。及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，并采取有效的理措施加以解決，具備創(chuàng)新理念，不斷的創(chuàng)新檔案管理方式，使檔案管理工作能夠協(xié)調(diào)發(fā)展。

2.6 提高財務(wù)檔案管理水平

提高財務(wù)檔案管理水平應(yīng)從人員的意識層面考慮，單位與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識到檔案管理的重要性，對自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的促進(jìn)作用，進(jìn)而強(qiáng)化工作人員的意識。重視檔案的收集工作，保證檔案內(nèi)容信息的廣泛性，還應(yīng)做好檔案收集的宣傳推廣工作，及時將部門之間的檔案與技術(shù)資料上交，可使檔案管理人員及時將檔案歸檔。重視檔案價值鑒定工作，鑒定工作主要是從復(fù)雜的檔案中篩選中優(yōu)質(zhì)的檔案，這就要求檔案管理人員要具備檔案價值的能力，分析檔案的歷史意義、自身的重要性與自身的價值等，來判斷檔案的價值性。重視對現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理工作更加具有先進(jìn)性，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量，體現(xiàn)檔案管理的優(yōu)勢，進(jìn)而提升檔案管理水平[3]。

3 結(jié)語

企業(yè)與事業(yè)單位應(yīng)明確財務(wù)檔案管理的重要性，適應(yīng)社會發(fā)展的趨勢，針對財務(wù)檔案管理中的問題，應(yīng)制定出科學(xué)合理的有效策略，完善全財務(wù)檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)監(jiān)督，加強(qiáng)對財務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高財務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)，有效的規(guī)避財務(wù)風(fēng)險，加強(qiáng)技術(shù)的應(yīng)用，創(chuàng)新檔案管理方式，實現(xiàn)財務(wù)檔案信息化管理，提升檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張曉紅.財務(wù)檔案管理中存在的問題及對策探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（5）：77.

[2]黃莉.財務(wù)檔案管理要點(diǎn)之我見[J].卷宗，2016，6（2）：431.

[3]錢偉.論財務(wù)檔案管理的重要性[J].華章，2011，（26）：311.