淺析企業(yè)檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策

劉洪秋

煙臺(tái)市福山公路管理局

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）05-000-01

摘 要 企業(yè)檔案是企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的，是其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要記錄和依據(jù)，是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理的重要內(nèi)容，是企業(yè)加強(qiáng)日常管理、提升自身競(jìng)爭(zhēng)力的重要途徑，也是維護(hù)企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要保障。本文將在分析企業(yè)檔案管理存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出進(jìn)一步完善企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策

企業(yè)檔案是企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的，是其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要記錄和依據(jù)，是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理的重要內(nèi)容，是企業(yè)加強(qiáng)日常管理、提升自身競(jìng)爭(zhēng)力的重要途徑，也是維護(hù)企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要保障。本文將在分析企業(yè)檔案管理存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出進(jìn)一步完善企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策。

一、企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中過(guò)度追求利潤(rùn)，對(duì)于一些對(duì)利潤(rùn)不能產(chǎn)生快速影響的工作重視程度存在不足。檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的默默無(wú)聞的工作，導(dǎo)致很多企業(yè)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足：一部分企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案管理在當(dāng)今社會(huì)的實(shí)用價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理工作只是收集文件材料，投入是得不償失的徒勞，部分企業(yè)缺乏主觀能動(dòng)性，檔案管理應(yīng)付了事，沒有認(rèn)真做好企業(yè)檔案管理工作。

2.管理的觀念還比較落后。企業(yè)檔案管理的方式比較陳舊，仍然以手工管理為主，對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理工具運(yùn)用程度不高，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的質(zhì)量低，查找檔案的速度慢，使用效率較低。

3.企業(yè)檔案管理與服務(wù)存在脫節(jié)。一方面檔案門類不夠豐富。部分企業(yè)檔案管理僅有文書、戶籍檔案門類，忽視了對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中音頻、視頻、照片、實(shí)物等檔案的收集，造成了企業(yè)檔案不完整、不系統(tǒng)；另一方面，企業(yè)檔案管理存在重保管輕利用的弊病。企業(yè)對(duì)于檔案保存可能很到位，但是忽視了檔案的使用，不能夠充分發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)管理中的作用，造成了浪費(fèi)。

4.缺乏規(guī)范的檔案管理制度。企業(yè)檔案管理中，缺乏系統(tǒng)的、規(guī)范的、合理的制度，導(dǎo)致有些部門以各種理由推諉拖拉，以至于部分企業(yè)檔案不能夠及時(shí)被整理歸檔，有的甚至出現(xiàn)丟失問(wèn)題。同時(shí)，由于一些企業(yè)人員調(diào)動(dòng)頻繁，一些重要檔案未能及時(shí)上交歸檔現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生。

5.企業(yè)檔案管理的力量薄弱。很多企業(yè)的檔案管理人員是由辦公室人員兼職的，并且變動(dòng)頻繁，管理人員檔案管理的知識(shí)不足，同時(shí)缺乏相應(yīng)的教育和培訓(xùn)，影響了企業(yè)檔案管理水平的提升。

二、提高企業(yè)檔案管理水平的對(duì)策

1.進(jìn)一步提高對(duì)企業(yè)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。企業(yè)檔案管理對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理具有重要意義，企業(yè)要正確認(rèn)識(shí)，經(jīng)檔案管理作為一項(xiàng)重要工作來(lái)做，要定期調(diào)度、分析和檢查檔案工作。同時(shí)，檔案管理部門要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，及時(shí)將檔案管理工作中遇到的問(wèn)題及困難及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，切實(shí)承擔(dān)承上啟下、內(nèi)外聯(lián)動(dòng)、協(xié)調(diào)各方的責(zé)任，同時(shí)，要加強(qiáng)責(zé)任感教育，不斷提高部門內(nèi)部人員做好檔案管理工作的自覺性。

2.完善制度，規(guī)范檔案管理工作。企業(yè)要完善企業(yè)檔案管理工作的制度，嚴(yán)格按照制度完成文件材料的收集、歸檔、保管等各項(xiàng)工作，要及時(shí)將需要的各類檔案收集完整。嚴(yán)格對(duì)各類檔案按照要求整理，妥善做好檔案的保管工作，嚴(yán)格落實(shí)檔案借閱制度，對(duì)逾期不還、丟失、破損事件嚴(yán)肅處理。

3.完善管理方式，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。企業(yè)要提高企業(yè)檔案管理的信息化水平，要加大新技術(shù)的使用力度，用現(xiàn)代化的軟件武裝檔案管理工作，全面提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。狠抓企業(yè)檔案的編研工作，緊跟企業(yè)的工作動(dòng)態(tài)，企業(yè)檔案中蘊(yùn)藏的信息進(jìn)行深層次的加工與挖掘，使得企業(yè)檔案中的信息能夠服務(wù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

4.提高檔案的利用效率。檔案都具有一定的價(jià)值，能夠?yàn)楝F(xiàn)實(shí)工作提供一定的參考、借鑒和依據(jù)作用，所以企業(yè)管理人員要努力使企業(yè)檔案由“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y料”，提高企業(yè)檔案的使用效率。

5.強(qiáng)化教育培訓(xùn)，提高管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。企業(yè)要選擇政治素質(zhì)高、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的同志來(lái)從事檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們自學(xué)各種檔案管理知識(shí)，同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理人員的新技術(shù)的培訓(xùn)，及時(shí)提高企業(yè)檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握，以便更好地提高檔案信息化水平。

三、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)管理來(lái)說(shuō)具有重要意義，但是由于多種原因的存在，企業(yè)檔案管理中還存在對(duì)重要性認(rèn)識(shí)不足，管理觀念還比較落后、企業(yè)檔案管理與服務(wù)存在脫節(jié)、缺乏規(guī)范的檔案管理制度、企業(yè)檔案管理的力量薄弱等問(wèn)題，筆者從五個(gè)方面提出了完善企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策，以期更好地做好企業(yè)檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1] 朱小琳.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].科技與創(chuàng)新，2015（04）.

[2] 肖艷.探析企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（21）.

[3] 石玥琪.設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理工作考核與評(píng)價(jià)[J].中國(guó)檔案，2015（04）.

[4] 劉娜.如何做好企業(yè)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（15）.