建設(shè)工程檔案的規(guī)范化管理探究

郝莉莉

中國神華神東煤炭集團(tuán)公司檔案室

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）05-000-02

摘 要 工程檔案與工程質(zhì)量之間有著密切的關(guān)系，兩者相互依存，要把工程檔案的質(zhì)量視為工程質(zhì)量管理同等重要來抓。本文闡述了建設(shè)工程檔案在工程質(zhì)量管理中的重要作用，分析檔案規(guī)范化管理中應(yīng)該注意的事項(xiàng)，并提出了建議。

關(guān)鍵詞 建設(shè)工程 檔案 規(guī)范化 管理

一、工程檔案的重要性及其與工程質(zhì)量的關(guān)系

一方面，從工程檔案與工程質(zhì)量的關(guān)系上看，工程檔案與工程質(zhì)量之間有著密切的關(guān)系，工程檔案是工程質(zhì)量的依據(jù)，工程質(zhì)量離不開工程檔案， 二者相互依存。工程檔案管理包含于工程質(zhì)量管理之中，工程質(zhì)量是對包含工程檔案在內(nèi)的監(jiān)督管理。另一方面，從建設(shè)工程質(zhì)量的形式來說，任何一個(gè)建設(shè)工程都有立項(xiàng)、可行性論證、勘察、設(shè)計(jì)、材料供應(yīng)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收的過程，每一個(gè)步驟和環(huán)節(jié)都有它的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，其活動過程和內(nèi)容都有真實(shí)的記錄。其記錄、竣工圖經(jīng)過整理、立卷、歸檔、形成建設(shè)工程檔案，是反映工程內(nèi)在質(zhì)量的重要內(nèi)容。而工程實(shí)物體的質(zhì)量是反映工程技術(shù)人員的精心實(shí)施，其外表很直觀，很容易被人們發(fā)現(xiàn)和重視，但工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)在質(zhì)量就不容易被人們簡單地發(fā)現(xiàn)其質(zhì)量缺陷，通常是在利用檔案信息時(shí)發(fā)現(xiàn)與實(shí)際情況大不一致時(shí)，才能反映出它的缺陷所在。所以工程建設(shè)檔案質(zhì)量與工程施工質(zhì)量同等重要，二者不能忽視某一個(gè)方面，缺一不可。

二、工程建設(shè)檔案質(zhì)量管理應(yīng)注意事項(xiàng)

基本建設(shè)項(xiàng)目由于施工周期長，條件復(fù)雜，環(huán)境多變，工序繁多，檔案形成的時(shí)間也相當(dāng)長，檔案管理容易忽視，檔案質(zhì)量的控制也比較困難。如果不能全面、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)地收集、整理和保存建設(shè)工程檔案，將會給今后檔案的利用帶來不利影響。為了加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理這個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，消除由于管理不善形成的檔案與施工不符、資料殘缺等通病，必須在建設(shè)工程整個(gè)過程中加強(qiáng)檔案質(zhì)量管理。工程建設(shè)檔案質(zhì)量管理應(yīng)注意事項(xiàng)主要有以下幾點(diǎn)。

1.工程準(zhǔn)備階段的文件材料，由責(zé)任方按照實(shí)際反映情況，不能由任何個(gè)人和單位偽造，手續(xù)印章必須齊全。

2. 工程監(jiān)理單位要記錄工程活動中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題及其處理情況、措施、實(shí)施過程、處理后的檢測結(jié)果和鑒證情況。

3.主要原材料構(gòu)配件的合格證、檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)按國家“產(chǎn)品質(zhì)量法”及相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)核實(shí)是否一致，產(chǎn)品的種類、規(guī)格、批號出廠日期是否過期，國家規(guī)定復(fù)檢的產(chǎn)品是否現(xiàn)場進(jìn)行了復(fù)檢。

4.施工現(xiàn)場的工程地質(zhì)情況，地基地質(zhì)與地質(zhì)勘察的下臥持力層地質(zhì)的強(qiáng)度是否一致，開挖后的情況記錄。驗(yàn)基要對該工程地質(zhì)情況簡要描述。按規(guī)定該簽章的個(gè)人和單位要完善手續(xù)。

三、工程檔案的歸檔和驗(yàn)收

建設(shè)工程檔案最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)是工程竣工時(shí)檔案的歸檔和驗(yàn)收。要嚴(yán)格按照《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》的要求進(jìn)行竣工檔案驗(yàn)收。施工單位在工程竣工時(shí)要做好施工記錄、檢驗(yàn)記錄、交工驗(yàn)收記錄和簽證等，整理好變更文件和按規(guī)定編制好竣工圖。工程竣工驗(yàn)收前，由主管部門和建設(shè)單位組織檢查

竣工圖的質(zhì)量。建設(shè)工程竣工檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)總的要求是“完整、齊全、圖物相符、規(guī)格統(tǒng)一、紙質(zhì)優(yōu)良?！笨⒐r(shí)檔案檢查是工程檔案質(zhì)量保證的關(guān)鍵，經(jīng)過預(yù)檢、中間檢等跟蹤管理，在征集建設(shè)工程竣工檔案時(shí)有了一定的基礎(chǔ)；但仍不能掉以輕心。要對前期收集、整理、驗(yàn)收的檔案再次復(fù)查，最后在各單位會簽的基礎(chǔ)上正式驗(yàn)收歸檔。對結(jié)尾工程形成的檔案材料和竣工驗(yàn)收中存在的需整改的遺留問題，在限期改正之后，及時(shí)給予檢查驗(yàn)收，以保證建設(shè)工程檔案竣工驗(yàn)收工作善始善終。

四、加強(qiáng)建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理的建議

1.規(guī)范建檔，奠定基礎(chǔ)。在建檔過程中，要嚴(yán)格按規(guī)范在“全”、“準(zhǔn)”、“嚴(yán)”上下功夫。“全”是指要盡可能使工程檔案齊全完整，做到歸檔文件、歸檔門類、歸檔項(xiàng)目齊全，確保工程檔案資料的歸檔率?！皽?zhǔn)”就是根據(jù)工程檔案歸檔范圍，分清歸檔界限，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將應(yīng)歸檔的文件材料全部歸檔，確保工程檔案資料的完整率?！皣?yán)”就是在工程檔案組卷上，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)，不合格的工程檔案資料嚴(yán)禁進(jìn)入工程檔案室，對現(xiàn)有庫房內(nèi)不合格的工程檔案資料，按照國標(biāo)要求重新裝訂、整理、排架，實(shí)行微機(jī)打印卷皮，對不同門類、不同載體、不同保管期限的工程檔案分別排列，統(tǒng)一編號，保證工程檔案案卷合格率。同時(shí)，在工程檔案形成過程中，項(xiàng)目檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行《工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》，制定歸檔范圍及保管期限表，統(tǒng)一工程檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，尤其要做到工程檔案資料與工程項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，盡可能保證工程項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，使公路工程檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化。

2.把握關(guān)鍵，科學(xué)管理。為確保工程檔案管理的科學(xué)性和安全性，筆者認(rèn)為應(yīng)該做好以下工作：一是抓工程檔案歸檔時(shí)間。對已取得的資料，工程檔案管理人員要及時(shí)同有關(guān)人員聯(lián)系，做好交接手續(xù)，本著誰主管誰負(fù)責(zé)的原則，加強(qiáng)指導(dǎo)，盡快整理，及時(shí)立卷歸檔；二是嚴(yán)格庫房管理，認(rèn)真履行工程檔案收進(jìn)、移出手續(xù)。將工程檔案收進(jìn)移出情況詳細(xì)記錄在案，避免工程檔案遺失，并按照規(guī)定編制室藏工程檔案存放索引，櫥俱設(shè)置存取工程檔案標(biāo)識，使各類工程檔案一目了然。定期組織工程檔案人員進(jìn)行庫房工程檔案資料保管情況的排查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施，認(rèn)真做好工程檔案室溫濕度記錄制度，確保庫房保持適宜的溫度和濕度，防止工程檔案發(fā)生霉變；三是抓好工程檔案基礎(chǔ)工作。對工程檔案的搜集、分類、打號、編目、裝訂工作要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，達(dá)到規(guī)范化管理目標(biāo)；針對工程建設(shè)項(xiàng)目涉及面廣、牽扯單位多、檔案管理人員素質(zhì)參差不齊的實(shí)際，克服“等、靠、要”的思想，實(shí)行工程建設(shè)與檔案管理同步進(jìn)行，建立項(xiàng)目檔案登記制度，做到每路一表，詳細(xì)記錄項(xiàng)目監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)情況的全過程，實(shí)現(xiàn)工程檔案全方位管理；四是明確竣工工程檔案資料的編制要求。工程檔案管理人員要深入工地開展調(diào)研，探索總結(jié)工程檔案文件材料收集、整理、立卷、歸檔經(jīng)驗(yàn)，明確工程檔案的收集、整理、分類、編目規(guī)則、交接手續(xù)、歸檔套數(shù)以及音像、會計(jì)等類工程檔案資料的整理標(biāo)準(zhǔn)，并對參建單位印章的刻制、單位名稱的確定、公文用紙的標(biāo)準(zhǔn)作詳細(xì)要求，從源頭上保證工程檔案案卷質(zhì)量。

3.轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案利用價(jià)值。開發(fā)利用工程檔案，既是工程檔案自身價(jià)值的充分體現(xiàn)，又是提高全社會檔案意識、促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展的前提。首先，要在思想上改變過去忽視利用檔案的觀念，充分發(fā)揮主觀能動性，切實(shí)做好利用工作。其次，在具體工作中要努力實(shí)現(xiàn)三個(gè)方面的轉(zhuǎn)變：即：在服務(wù)方式上，從被動服務(wù)向走出去、請進(jìn)來、主動提供工程檔案的有效利用轉(zhuǎn)變；在檔案價(jià)值取向上，從重視文書檔案向重視工程、科研等檔案轉(zhuǎn)變；在人的價(jià)值取向上，從提倡默默無聞向解放思想、開拓進(jìn)取、有所作為轉(zhuǎn)變。進(jìn)一步增強(qiáng)檔案人員的服務(wù)意識、參與意識和效益意識，而且要改過去長期以來工程檔案人員只靠坐等上門查閱工程檔案的方式，轉(zhuǎn)變?yōu)樯钊牖鶎雍蜕a(chǎn)第一線，調(diào)查了解的方式，并結(jié)合所藏檔案資料有針對性地提供工程檔案。

五、結(jié)語

工程檔案是工程建設(shè)與管理工作中的一個(gè)重要組成部分，它真實(shí)地反映了工程建設(shè)質(zhì)量及工程的最終成果。工程檔案與其他檔案一樣具有服務(wù)性和參考性的價(jià)值。工程檔案要緊密圍繞工程建設(shè)中心工作，堅(jiān)持以利用為中心，充分發(fā)揮檔案在工程事業(yè)和經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)中的作用，使檔案工作正朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化的方向發(fā)展。