職工人事檔案管理問題和對(duì)策解析

胡玉紅

摘要：人事檔案是勞動(dòng)管理中的組成部分，關(guān)系到公司每一位員工的利益。隨著經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的不斷變化，現(xiàn)代社會(huì)中人員的流動(dòng)率增加，人員的自由流動(dòng)為企業(yè)人事檔案的管理帶來了新的困難和挑戰(zhàn)，因而需要針對(duì)問題進(jìn)行分析，從而解決人事檔案管理在工作中面臨的問題。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問題；對(duì)策

人事檔案是記錄員工在公司工作期間，其業(yè)績表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、品德作風(fēng)、健康狀況等所有信息的歸檔整理，是考察一個(gè)員工全面化信息的重要依據(jù)。人事檔案的管理和建立也便于企業(yè)在調(diào)配人員以及使用人力資源方面提供便利。但是隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷深入和發(fā)展，傳統(tǒng)人事檔案管理機(jī)制的各種弊端不斷暴露出來，為了加強(qiáng)人事檔案管理，就必須改革其管理體制，與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)揮出人事檔案管理的真正作用。

一、當(dāng)前企業(yè)在人事檔案管理中存在的問題

（一）對(duì)人事檔案管理的重視程度不夠

隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷深入，在人才市場(chǎng)中，人員的流動(dòng)性越來越自由化，企業(yè)與員工之間的“雙向選擇性”也越來越明顯。企業(yè)在招聘錄用員工時(shí)更看重的是員工的工作能力以及人品方面，而員工與企業(yè)在達(dá)成一致性的時(shí)候更多的是由勞動(dòng)合同進(jìn)行書面的約束，而不是人事檔案，員工只要按照勞動(dòng)合同中的協(xié)議條款進(jìn)行，則可以自由的選擇職業(yè)流動(dòng)。正是由于這種自由性，現(xiàn)階段的員工以及人才市場(chǎng)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于個(gè)人發(fā)展原因或者其他方面的原因，員工選擇跳槽的情況，而員工未及時(shí)辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)，因而造成了很多死檔或者棄檔的存在。更是由于對(duì)人事檔案重視程度不夠，出現(xiàn)很多人事檔案遺留在原由的人才市場(chǎng)或者交流機(jī)構(gòu)中，這樣導(dǎo)致后續(xù)進(jìn)行有關(guān)人事方面工作的時(shí)候欠缺相應(yīng)完整的檔案資料查詢，為后續(xù)的人事工作帶來極大的不便。

（二）人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)不夠

在企業(yè)內(nèi)部中，人事檔案有關(guān)部門長期受到一些機(jī)要性和制度方面的制約，有關(guān)檔案管理人員在工作中長期處于比較被動(dòng)的狀態(tài)，采取單一的服務(wù)方式，導(dǎo)致人事檔案管理人員在服務(wù)意識(shí)上也存在明顯的不足。對(duì)于人事檔案的管理，管理者將重心過多的放在了保管資料方面，對(duì)于人事檔案中所記錄的一些信息資源都沒有很好的進(jìn)行利用，為企業(yè)調(diào)配人員，考察員工提供應(yīng)該具備的價(jià)值。

（三）企業(yè)人事檔案內(nèi)容不夠完善

企業(yè)的最終目的是為了盈利，對(duì)于員工的管理也是為了最大力度的刺激員工的創(chuàng)造力和工作能力，從而達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益，而在企業(yè)內(nèi)部管理中，各部門之間的職能差別很大，因此人事檔案的管理除了具備員工的一些基本信息之外，還應(yīng)該結(jié)合企業(yè)自身管理需要充實(shí)一些內(nèi)容。但是在企業(yè)中，人事檔案管理資料內(nèi)容基本上只顯示了員工的年齡、學(xué)歷、個(gè)人履歷等這些基本內(nèi)容，對(duì)于員工在崗位工作上的業(yè)績表現(xiàn)，工作貢獻(xiàn)等都沒有詳細(xì)的歸納和記載，因而不便于對(duì)這個(gè)員工進(jìn)行很詳細(xì)的了解。

（四）信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理水平落后

隨著信息化時(shí)代的到來，企業(yè)內(nèi)部的檔案信息管理模式也開始發(fā)生轉(zhuǎn)變，在一些信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用發(fā)達(dá)的國家已經(jīng)開始用電子檔案技術(shù)逐漸取代紙質(zhì)檔案，但是在我國企業(yè)中，傳統(tǒng)手工記錄的形式仍然大量存在，并沒有將電子化技術(shù)很好的融入到檔案管理工作中。

二、如何改進(jìn)職工人事檔案管理的對(duì)策

（一）提高人事檔案管理的重視程度，加強(qiáng)人事檔案的宣傳

人事檔案在管理中面臨最關(guān)鍵的問題就是員工以及領(lǐng)導(dǎo)的不重視，這種不重視主要源于對(duì)于人事檔案管理作用的不清楚，因而有必要對(duì)員工及領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)人事檔案管理重要性和作用性的宣傳，無論是員工還是管理者都應(yīng)該正確對(duì)待人事檔案管理工作。例如可以通過一些形式對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行人事檔案管理辦法的宣傳培訓(xùn)，提高了員工的意識(shí)，才能更有效的推進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展，促進(jìn)其資源利用性的有效開發(fā)。

（二）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力

人事檔案中所記載的員工信息對(duì)于人事管理工作包括人員崗位的調(diào)動(dòng)、工資結(jié)構(gòu)的調(diào)整等都具有重要的依據(jù)作用，針對(duì)人事檔案管理工作的性質(zhì)，人事有關(guān)管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思維，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。首先需要對(duì)已經(jīng)存在的檔案信息進(jìn)行整體歸納，其次針對(duì)各部門崗位有針對(duì)性的進(jìn)行培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)能力，最后對(duì)所保管的所有人事有關(guān)資料進(jìn)行整體盤點(diǎn)，建立明確清晰的檔案管理體系。

（三）建立科學(xué)合理的管理制度

企業(yè)一般會(huì)形成自己一套有序的規(guī)章制度，但是面臨著不斷變化的社會(huì)形勢(shì)和新的狀況，企業(yè)人事檔案管理制度中會(huì)有些規(guī)章制度不適應(yīng)變化中的社會(huì)形勢(shì)，因而需要根據(jù)實(shí)際的社會(huì)需求不斷的調(diào)整規(guī)章制度，及時(shí)建立健全企業(yè)人事檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度，讓其更能夠適應(yīng)企業(yè)人事管理相關(guān)工作。另外還要不斷充實(shí)完善員工檔案的資料信息，擴(kuò)大收集員工信息資料的來源，為企業(yè)進(jìn)行有效的人員管理提供參考依據(jù)。

（四）加快人事檔案工作的信息化建設(shè)

在管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化管理是時(shí)代發(fā)展的要求，也是企業(yè)步入現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，它改變了傳統(tǒng)的工作模式，使得工作效率大大提升。對(duì)于企業(yè)的信息化管理建設(shè)可以將人事檔案中的編碼、查詢、統(tǒng)計(jì)、存放位置以及個(gè)人信息等都輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)，逐步建立完善的信息數(shù)據(jù)庫，這樣不僅可以省去大量的人力，同時(shí)還能避免人工誤差或者錯(cuò)誤率，便于后期人事檔案工作的管理和保存，有利于延長檔案資料的清晰時(shí)間和保存時(shí)間。

三、總結(jié)

企業(yè)管理中包含了很多方面的管理內(nèi)容，在人事檔案管理中也涉及到各種環(huán)節(jié)和內(nèi)容，為了完善企業(yè)的管理機(jī)制，針對(duì)人事檔案管理過程中可能存在或者已經(jīng)存在的問題我們應(yīng)該及時(shí)積極的去應(yīng)對(duì)，并且有針對(duì)性的制定完善的改良方案，不斷提高整體管理水平，讓人事檔案管理在企業(yè)中實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。通過對(duì)人事檔案管理一系列的改進(jìn)措施，逐漸完善中國鐵建集團(tuán)內(nèi)部人員的信息資源體系，為中國鐵建進(jìn)行人力資源的利用提供極大的便利，保障人事檔案管理工作朝著正確的方向發(fā)展，為企業(yè)以及員工的未來發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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