關(guān)于物業(yè)服務(wù)安全技術(shù)基層檔案管理的深度思考

朱寶燕

摘 要：物業(yè)服務(wù)安全技術(shù)檔案管理在推進(jìn)社區(qū)安全優(yōu)質(zhì)服務(wù)、創(chuàng)建和諧社區(qū)、提升員工幸福指數(shù)等方面起著非常重要的作用，它既能為頂層領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供可靠依據(jù)，又能為基層班組員工遵守國家安全生產(chǎn)法規(guī)、嚴(yán)守操作規(guī)程等提供規(guī)范科學(xué)的價值引領(lǐng)作用。物業(yè)服務(wù)安全技術(shù)檔案管理工作在物業(yè)安全技術(shù)管理中的地位越來越突出，物業(yè)服務(wù)單位要有效地利用和保護(hù)檔案，發(fā)揮檔案的現(xiàn)場操作寫實記錄、法規(guī)驗證和依法監(jiān)督方面的作用。文章主要分析、探討物業(yè)服務(wù)在安全技術(shù)檔案管理工作中存在的突出問題，以及加強(qiáng)檔案管理的有效措施。

關(guān)鍵詞：物業(yè)；安全技術(shù)；檔案管理；價值引領(lǐng)

一、社區(qū)安全技術(shù)檔案管理存在的問題

1、基層檔案管理意識薄弱。目前，物業(yè)服務(wù)基層單位仍然存在對安全技術(shù)檔案管理工作認(rèn)識不足的問題，單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的必要性和重要性的認(rèn)識不夠，缺乏科學(xué)的檔案管理意識。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理對單位的發(fā)展微不足道，檔案管理缺乏規(guī)范的監(jiān)督、考核和激勵體制。

2、檔案管理制度不健全，缺乏規(guī)范化的管理標(biāo)準(zhǔn)。很多基層物業(yè)安全技術(shù)部門沒有建立統(tǒng)一的管理制度和規(guī)范，沒有形成良好的管理模式和管理網(wǎng)絡(luò)。由于物業(yè)服務(wù)單位管理職能不清晰，機(jī)構(gòu)不統(tǒng)一，造成單位內(nèi)部安全技術(shù)檔案管理格局混亂。

3、檔案人員素質(zhì)和技能有待提高。當(dāng)前許多基層物業(yè)服務(wù)單位檔案管理人員知識面窄、專業(yè)知識缺乏、結(jié)構(gòu)不合理等薄弱環(huán)節(jié)，影響制約著新形勢下的物業(yè)安全技術(shù)檔案建設(shè)。物業(yè)服務(wù)基層單位忽視了檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，使得檔案管理水平很難得到提高。

4、檔案管理的硬件設(shè)備不齊全。由于基層物業(yè)單位對安全技術(shù)檔案的重視不夠，對檔案管理在資金投入就會減少，難以保證檔案管理中工作的順利進(jìn)行。如隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)廣泛地應(yīng)用到法院審判等各行各業(yè)，而物業(yè)安全技術(shù)只能使用局域網(wǎng)，如對小區(qū)配電室安全倒閘、配電室日常巡檢養(yǎng)護(hù)、消防栓檢查、污水井蓋安全管理以及小區(qū)基建施工現(xiàn)場工程質(zhì)量安全等沒有實現(xiàn)巡檢、檢修、保養(yǎng)和監(jiān)理的智能化安全信息遠(yuǎn)程共享技術(shù)運(yùn)用，檔案管理工作的效率低。

二、物業(yè)服務(wù)安全技術(shù)基層檔案管理的對策

1.提高單位全員檔案管理意識，加大宣傳力度。針對基層單位人員對檔案管理意識薄弱的問題，有關(guān)物業(yè)技術(shù)部門要加大宣傳力度，讓所有工作人員和管理者認(rèn)識到檔案管理的必要性和重要性，檔案管理也是單位管理中的重要組成部分。檔案管理人員可通過掌握的檔案信息，積極為平安單位建設(shè)出謀劃策，為決策者提供科學(xué)的決策依據(jù)，對物業(yè)優(yōu)質(zhì)服務(wù)、減少消除安全事故等方面有著重要意義。

2.建立健全檔案管理的規(guī)章制度，驅(qū)動安全成果轉(zhuǎn)化

目前很多單位沒有建立獨立的檔案管理機(jī)構(gòu)，缺乏檔案管理的自主權(quán)，單位管理出現(xiàn)混亂。針對這些問題，基層單位要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，建立完善的檔案管理職能機(jī)構(gòu)，對檔案實行集中化管理，凸顯基層現(xiàn)場服務(wù)需要技術(shù)資料的突出地位與主體，真正讓技術(shù)資料由“被動”借用變“主動”使用。基層單位還應(yīng)建立嚴(yán)格的考核制度，責(zé)任到人，將檔案管理與現(xiàn)場安全業(yè)績考核獎懲掛鉤，確保工作人員的管理責(zé)任，實現(xiàn)物業(yè)安全技術(shù)檔案的價值引領(lǐng)作用，促進(jìn)安全檔案研究成果優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為巨大的現(xiàn)場安全效益。

3.加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)，提高其素質(zhì)和專業(yè)技能。

檔案管理人員的素質(zhì)和技能水平與檔案管理工作的開展

密切相關(guān)，所以基層物業(yè)單位要注重檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)。一是要提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，使檔案管理人員養(yǎng)成工作謹(jǐn)慎細(xì)致的工作習(xí)慣，熱愛檔案工作，維護(hù)檔案材料的真實性。二是要提高檔案管理人員的專業(yè)技能，熟練掌握業(yè)務(wù)操作能力。定期開展檔案管理人員培訓(xùn)和教育活動，加強(qiáng)他們的專業(yè)技能培訓(xùn)，讓他們能熟練掌握檔案材料的收集、鑒定、整理、統(tǒng)計、保管、利用等技術(shù)，具備檔案歸類、編目、立卷和保護(hù)等方面的素質(zhì)，全面提高單位內(nèi)部檔案管理人員的素養(yǎng)。三是要培養(yǎng)檔案管理人員敬業(yè)愛崗的精神，保持工作熱情。由于檔案管理工作枯燥無味，就需要管理人員具備高度責(zé)任感和工作熱情，樹立無私奉獻(xiàn)的服務(wù)意識，提高檔案管理工作的積極性和主動性，不斷提高管理水平，特別是要走出辦公室，撲下身子到現(xiàn)場，對照檔案資料查驗現(xiàn)場設(shè)施的安全性，監(jiān)督現(xiàn)場服務(wù)安全操作規(guī)范的遵守情況。社區(qū)每年都對配電室進(jìn)行安全春檢，再此時，技術(shù)檔案人員要跟隨電工到現(xiàn)場對直接作業(yè)環(huán)節(jié)進(jìn)行電力安全風(fēng)險因素辨識，監(jiān)察工作負(fù)責(zé)人對操作程序的嚴(yán)格執(zhí)行落地情況，如社區(qū)接到居民的用電故障報修，在低壓電氣設(shè)備上工作，必須嚴(yán)格檢查監(jiān)督保證安全的組織措施：

（1）工作票制度；

（2）工作許可制度；

（3）工作監(jiān)護(hù)制度和現(xiàn)場看守制度。

（4）工作間斷和轉(zhuǎn)移制度；

（5）工作終結(jié)、驗收和恢復(fù)送電制度。

其中要在現(xiàn)場嚴(yán)格檢查是否遵守工作票制度，監(jiān)察工作票簽發(fā)人、工作許可人、工作負(fù)責(zé)人以及班組成員分別履行自己的職責(zé)是否到位，如工作負(fù)責(zé)人接到工作許可命令后，應(yīng)向全體工作人員交待現(xiàn)場安全措施、帶電部位和其他注意事項，并詢問是否有疑問，工作班全體成員確認(rèn)無疑問后，工作班成員必須在簽名欄簽名。在低壓電氣設(shè)備或線路上工作，填寫低壓第一種工作票（停電作業(yè)）、第二種工作票（不停電作業(yè)）是否合格，讓電工操作人員嚴(yán)守規(guī)程成為一種工作習(xí)慣，成為一種工作常態(tài)，養(yǎng)成一種行為自覺。

4、技術(shù)檔案人員把檔案資料由“靜”變“動”。管理學(xué)上有一個著名的理論叫“冰山理論”，不言眾知。物業(yè)服務(wù)生產(chǎn)安全上明顯暴露和發(fā)生的事故只是眾多問題的10%，還有90%沒有暴露，還要物業(yè)技術(shù)人員認(rèn)真抓好風(fēng)險辨識、風(fēng)險分析、風(fēng)險評估，風(fēng)險控制，實行PDCA動態(tài)閉環(huán)管理，才可能比較全面的看到水面下的十分之九，從而有效的采取防范措施，最終實現(xiàn)“一切風(fēng)險都能控制”的安全目標(biāo)。技術(shù)檔案人員要通過收集物業(yè)服務(wù)未遂事件資料，深挖隱匿事故內(nèi)因與外因，通過運(yùn)用微信、QQ等方式把安全事故發(fā)給職工、居民進(jìn)行安全教育，引以為戒，常敲警鐘、敲響警鐘，幫助查找自己身邊的安全隱患，辨識導(dǎo)致事故發(fā)生的人的不安全行為、物的不安全狀態(tài)等治因因素，制定科學(xué)合理的預(yù)防措施與方案，完善應(yīng)急方案，超前預(yù)防，徹底消除杜絕事故的發(fā)生。

參考文獻(xiàn)

[1]吳飛，柯慧.電力工程施工安全技術(shù)質(zhì)量管理的重要性及優(yōu)化措

施研究[J].科技與創(chuàng)新，2016，19

（作者單位：中石化勝利石油管理局勝南社區(qū)管理中心桐鳳物業(yè)服務(wù)公司）