關于人力資源管理和經(jīng)濟效益的相關性探析

常謙

摘 要：檔案管理能為組織的發(fā)展帶來很大助益，使運營和擴張都更加規(guī)范化和制度化。在如今的社會，市場經(jīng)濟競爭越發(fā)激烈，要在這樣的局勢下獲得主動權就必須進行高效有序的檔案管理，它是保證組織正常運行的先決條件，能為組織經(jīng)濟效益的提高產(chǎn)生直接作用。因此，本文對檔案管理和經(jīng)濟效益之間的相關性進行分析，并對通過檔案管理提高經(jīng)濟效益的策略進行研究。

關鍵詞：檔案管理 經(jīng)濟效益 相關性 探析

中圖分類號：F202 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）01（c）-145-02

檔案管理雖然是保障組織持續(xù)化發(fā)展的基礎條件，但還是被部分管理人員所忽視，這些管理人員將經(jīng)濟效益放在第一位，并沒有重視檔案管理和經(jīng)濟效益之間的直接作用，繼而影響了經(jīng)濟效益的提高。所以，正確衡量檔案管理和經(jīng)濟效益的相關性是管理高層必須具備的意識。

1 檔案管理和經(jīng)濟效益的相關性

1.1 通過開發(fā)檔案信息資源來提高經(jīng)濟效益

要對檔案管理的經(jīng)濟效益進行分析，首先需要對檔案管理經(jīng)濟效益的意義有正確理解，對其實質問題加以把握，這是經(jīng)濟效益提高的先決條件。檔案管理具有幾個顯著特點，可傳遞性、本源性、可再生性、可擴散性等，都需要在信息環(huán)境下進行。同時，將自身的實際情況、發(fā)展方向和目的與這些特點進行綜合分析，能夠讓檔案信息產(chǎn)生新的特點，為提高經(jīng)濟效益打下基礎。首先需要正確了解檔案和經(jīng)濟效益產(chǎn)生的關系，檔案信息不會因為經(jīng)濟效益的產(chǎn)生而有所損失，不僅如此，提升經(jīng)濟效益還能將檔案信息進一步傳播和擴大，與其他物質資源相比，信息資源越利用會越豐富和成熟的。經(jīng)濟效益是隨著經(jīng)濟的發(fā)展不定期或定期產(chǎn)生的，其經(jīng)營活動并不僅有一次。檔案的科學性和合理性必須通過先進的經(jīng)營管理理念，以及實際性的決策方案來不斷優(yōu)化，將技術、成本和資產(chǎn)等相關因素和檔案信息進行有效的結合，共同發(fā)生作用，因為經(jīng)濟效益雖然會因為檔案管理產(chǎn)生直接作用，但是經(jīng)濟效益并不會因為檔案管理而直接實現(xiàn)。

其次，檔案信息也屬于商品中的一部分，其經(jīng)濟效益是在進入市場后產(chǎn)生的。所以，整理檔案收益一般不會進行特殊財務處理，其可以通過他方式來進行，如科技成果推廣、非資產(chǎn)性技術轉讓等，因為經(jīng)濟效益必須通過商品的檔案信息才能獲得，使記賬更加方便。但其中也存在一些問題，因為檔案管理所產(chǎn)生的經(jīng)濟效益不能準確地進行估算。

1.2 對潛在效益進行有效評估

通常情況下，各方面成果如生產(chǎn)、管理和銷售等都會被嚴格記錄到檔案信息中，能真實地反映出發(fā)展狀況和經(jīng)濟成本等，還能通過自身的科學管理和技術等信息促進經(jīng)濟發(fā)展。檔案管理要發(fā)揮自己的作用，為產(chǎn)品的生產(chǎn)、技術轉讓和咨詢等環(huán)節(jié)提供參考作用，就必須對社會市場需求進行了解，并對自身的實際發(fā)展情況做出判斷。同時，將人力、資產(chǎn)和生產(chǎn)等相關因素和檔案管理進行有機結合，能夠為經(jīng)濟效益的產(chǎn)生提供更加有力的作用。

檔案管理的形式主要有表格、圖紙、數(shù)據(jù)、報告、論文等，是一種現(xiàn)代化知識性產(chǎn)品。檔案管理的科學性和知識性能有效整理和歸納各種資源和信息，將其作為促進經(jīng)濟效益的主要支撐。

檔案管理的類型有人事檔案、科技檔案、會計檔案等。其中，人事檔案主要是對員工的個人情況、工作經(jīng)歷和政治面貌等信息進行記錄，通過它能有利于正確分配員工工作職能，是現(xiàn)代化組織發(fā)展中必不可少的人力資源信息。同時，人事檔案還能有利于對員工的人情關懷，并將員工的潛能最大化的進行挖掘?？萍紮n案主要是對組織的生產(chǎn)和技術成果，以及技術人員的智慧進行記錄，能在招投標工作中發(fā)揮有力價值。會計檔案能夠真實地反映出組織的生產(chǎn)效益和資金狀況，其屬于經(jīng)濟發(fā)展的積累，通過對會計檔案的利用，能夠為經(jīng)營管理模式的創(chuàng)新、經(jīng)濟紛爭和決策方案等提供絕對性的參考?？傊?，要將管理工作更透徹地進行，管理者可以通過檔案管理來獲取各種信息。所以，組織的發(fā)展和經(jīng)濟效益的提升離不開檔案管理，其能夠對潛在效益進行科學評估，并提供可靠的數(shù)據(jù)和信息。

1.3 通過獨特的屬性為組織獲取經(jīng)濟效益

檔案管理除了具備知識性和信息性的特點，其還具有相應的客觀性。所以，檔案管理的價值還發(fā)揮在其他領域，比如處理法律事務和政治事物上。要在競爭激烈的市場環(huán)境中適應并站穩(wěn)腳跟，就必須對自己的勞務關系不斷進行調整，其中會不可避免地涉及到一些勞務和經(jīng)濟糾紛。檔案管理能夠提供權威性和客觀性的證據(jù)資料，為這些問題的解決梳理出正確的處理方式，避免組織遭遇一系列的負面影響。

1.4 幫助組織實現(xiàn)標準化管理

科學和真實是檔案信息的基礎建立條件。所以，在長期的經(jīng)營管理中，需要不斷完善檔案信息，通過管理人員和相關人員的共同協(xié)作，確保檔案的完善和真實，將其嚴格進行編寫和歸納。同時，檔案管理的整個過程是十分嚴密的，并具有很嚴格的檔案建立標準，這對檔案管理人員的職業(yè)技能和個人素質都有較高要求，并需要傾注大量的時間和精力來確保這些工作的完成。較強的規(guī)范性是組織檔案管理工作的主要核心，在工作過程中，檔案管理人員需要不斷積累工作經(jīng)驗，有效整理檔案資料，并在工作中不斷加強自身的業(yè)務技術能力和工作效率。另外，檔案管理的建設也需要不斷加強，實現(xiàn)檔案的信息化和規(guī)范化，為經(jīng)濟的發(fā)展和經(jīng)濟效益的提高產(chǎn)生作用。

2 檔案管理提高經(jīng)濟效益的策略

2.1 加強檔案管理人員的工作技能和個人素質

要充分發(fā)揮出檔案管理的作用，離不開專業(yè)性的檔案管理人員，所以應當對這些管理人員定期進行職業(yè)培訓和工作指導，保障管理人員的檔案管理水平和業(yè)務技術素質，并能獨立、準確地處理系統(tǒng)中的相關事宜。要進行有效的培訓，可以聘請專業(yè)檔案管理培訓專家來對大家進行檔案管理流程和設計思路的講解，通過圖表、案例和語言等直觀的演示，讓管理人員能夠熟練掌握這些應用技巧，加強對檔案管理的應用和維護。同時，檔案管理人員還應當學會、折疊檔案圖紙、檔案的制作、檔案材料存放保管等。不僅如此，還可以提供一個供檔案管理人員交流和分享經(jīng)驗的平臺，促進檔案管理為組織產(chǎn)生更大的經(jīng)濟效益。

2.2 完善相關管理制度

要將檔案管理工作更好地落實，首先需要進一步完善各種規(guī)章制度，特別是檔案的記錄、利用和保密等，必須根據(jù)相關法律規(guī)定來嚴格實施。同時，仔細劃分檔案管理人員的工作職責和責任，及時完成入庫和文件歸檔工作。完整地記錄和歸類各種檔案文件，利于隨時進行使用。總之，要有效統(tǒng)一和利用檔案管理，必須采取相應的策略來進行，如通過主管部門審批才能外借相關檔案，而只有檔案管理能夠規(guī)范化和統(tǒng)一化，才能為經(jīng)濟效益的提供產(chǎn)生作用。

2.3 加強檔案的管理和保密

如果要維護自身的技術機密和資金信息，就必須加強對檔案的管理和保密工作，確保知識產(chǎn)權不受影響。同時，對所涉及到的一些重要檔案信息，如科技機密、重要人事檔案、商業(yè)機密、技術研發(fā)等進行特殊存放，保證信息的絕對安全。在實踐過程中，檔案管理工作人員必須增強保密意識，嚴格按照保密制度執(zhí)行，如必須經(jīng)過檔案人員的同意，才能使用相關資料；在借閱檔案資料時，必須辦理相應的手續(xù)，確定使用的時間，并按時將資料返回；在對各種研究成果、技術資料、專利資料等進行查閱時，必須嚴格完成相關手續(xù)的審批，以保證檔案不外泄，從而保障其使用價值，對于實現(xiàn)其相關經(jīng)濟效益有著極大作用。

2.4 利用信息化技術管理檔案

在信息技術快速發(fā)展和推廣的新形勢下，組織的基本信息資源都被收錄在電子檔案中，因此，要有效開發(fā)信息資源并加以利用，將檔案通過信息化方式來管理，能夠更加方便快捷。與此同時，在建設自動化辦公系統(tǒng)的時候，有效結合辦公軟件和檔案信息，能夠提高檔案管理工作效率。例如，office辦公軟件的應用、ERP管理系統(tǒng)的應用，在檔案管理工作中已經(jīng)得到推廣，不僅能減少工作量，還便于查詢、整理等。另外，檔案管理信息化發(fā)展，需要一定的技術和資金投入，以統(tǒng)一進行檔案管理。所以，有效結合檔案信息化和組織信息化，將檔案管理工作進一步完善，才能為運營發(fā)展奠定基礎，最終促進經(jīng)濟效益不斷提高。

2.5 通過大數(shù)據(jù)提供檔案管理的擴展性

檔案的數(shù)據(jù)通過社會的發(fā)展和經(jīng)濟運營情況不斷發(fā)生變化，傳統(tǒng)檔案工作模式必須通過動態(tài)化擴展來提高操作效率。通過大數(shù)據(jù)和云計算的相互作用，能夠實現(xiàn)動態(tài)擴展和資源儲存，并能合理分配資源，確保資源的實際使用率有效上升，為檔案管理系統(tǒng)的擴展性帶來極大作用。所以，檔案管理的框架可以通過云計算進行設計，將資源的提升和資源增長速度的存儲通過動態(tài)方式來管理，將經(jīng)濟效益從側面進行有效提升。大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展離不開數(shù)據(jù)和儲存，并能實現(xiàn)統(tǒng)一化管理檔案資源。為了檔案管理的安全性得到保障，對檔案進行備份是必不可少的。目前辦公軟件中的備份方式普遍采取電子檔案備份，要實現(xiàn)資源共享，首先需要建立一個檔案備案中心，其次需要通過技術支持實現(xiàn)。經(jīng)濟效益的不斷提升，也會帶動檔案信息容量不斷提升，而云計算能夠滿足對檔案的系統(tǒng)化管理，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的可拓展性。同時，該技術良好的應用能夠降低后期的維護和管理，減少在系統(tǒng)投資上的成本，收獲更大的經(jīng)濟效益。

3 結語

總之，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案管理發(fā)揮的重要作用更加凸顯了其在組織發(fā)展中的重要性，同時也體現(xiàn)了檔案管理和經(jīng)濟效益的提高具有直接關系。組織要更好地發(fā)展就必須明確檔案管理和經(jīng)濟效益之間的相關性，并通過一系列有效措施來提高檔案管理的有效性，甚至將其作為發(fā)展中的主要管理任務，才能真正推動組織進一步發(fā)展。

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