淺談精益管理在企業(yè)檔案管理中的運(yùn)用

賈慕云

摘要：對(duì)于企業(yè)檔案的管理運(yùn)用精益管理的思想，不僅是企業(yè)全面管理的外在要求，更是企業(yè)檔案自身的內(nèi)在發(fā)展需求，是提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量與水平的重要途徑。為此，要想對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行精益管理，則需要不斷加強(qiáng)精益意識(shí)，準(zhǔn)確定位精益目標(biāo)，合理制定精益計(jì)劃，構(gòu)建完善的制度保障措施。只有這樣，精益管理才能取得顯著的成就。本文主要研究精益管理在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用措施，希望為提升企業(yè)檔案管理的質(zhì)量與效率提供一定的參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：精益管理；企業(yè)檔案；合理運(yùn)用

企業(yè)檔案的管理具有工作周期長(zhǎng)、工作流程多、服務(wù)性強(qiáng)等多方面特點(diǎn)，而精益管理的管理理念是“持續(xù)追求高效”，注重優(yōu)化工作流程，提升服務(wù)質(zhì)量。因此，運(yùn)用精益管理思想對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化，以及提高檔案管理的綜合水平有著重要意義。其中，對(duì)于如何運(yùn)用精益管理在企業(yè)的檔案管理工作上，可以從以下四個(gè)方面入手。以下圍繞著在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用精益管理的方式展開(kāi)簡(jiǎn)單的分析與闡述：

一、樹(shù)立精益管理意識(shí)

精益意識(shí)是精益管理的重要基礎(chǔ)，如果缺少精益意識(shí)，精益管理就會(huì)無(wú)從下手，精益管理也就難見(jiàn)成效。為此，只有樹(shù)立了精益意識(shí)，精益管理的理論才能得到充分實(shí)踐。其中，要想在檔案精益管理中樹(shù)立精益意識(shí)，則有必要要做到兩個(gè)方面：

一方面，檔案管理人員需要學(xué)會(huì)主動(dòng)用精益意識(shí)去思考問(wèn)題，不斷提升自身的綜合素質(zhì)，重視優(yōu)化以及改善管理。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)積極參加崗位培訓(xùn)，踴躍的參加檔案學(xué)術(shù)交流，從而不斷的完善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)。

另一方面，應(yīng)采取有效措施以提高全體員工檔案意識(shí)。只有這樣，才能提高檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)檔案精益管理的落實(shí)。除此之外，企業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)發(fā)揮自身主觀能動(dòng)性，持續(xù)開(kāi)展多種檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、培訓(xùn)等方面工作，不斷增強(qiáng)員工的檔案意識(shí)。

二、定位精益目標(biāo)

目標(biāo)是一項(xiàng)工作中最基本的因素，其在管理中的地位也比較高。目標(biāo)也是從事一切管理活動(dòng)的主要依據(jù)，是組織和開(kāi)展各項(xiàng)管理活動(dòng)的基礎(chǔ)。當(dāng)人們的行動(dòng)有了目標(biāo)就會(huì)不斷將自己的行動(dòng)與目標(biāo)加以對(duì)照，清楚地認(rèn)識(shí)到自己與目標(biāo)的差距，極大加強(qiáng)行動(dòng)的積極性，這樣工作才會(huì)更有效率，且員工會(huì)為了達(dá)到目標(biāo)而不斷努力。

檔案精益目標(biāo)處于檔案管理階段的最頂端，并連接整個(gè)管理過(guò)程，指引著一切管理活動(dòng)。因此，合理定位精益管理目標(biāo)是至關(guān)重要的。我國(guó)的企業(yè)檔案管理部門(mén)通過(guò)綜合地分析，將經(jīng)營(yíng)目標(biāo)分為長(zhǎng)期和短期目標(biāo)兩種。其中，從長(zhǎng)期目標(biāo)來(lái)看，檔案精益管理就是要持續(xù)提高檔案管理質(zhì)量和管理的效率，從而提升服務(wù)質(zhì)量。從目前國(guó)內(nèi)的形勢(shì)來(lái)看，檔案管理部門(mén)都以“解決增量、避免積存、提升服務(wù)”為目標(biāo)，將精益管理的目標(biāo)變得可操作、可測(cè)量，并能及時(shí)對(duì)工作過(guò)程進(jìn)行跟蹤檢查。

三、執(zhí)行精益管理

在管理的實(shí)踐中，先要制定好計(jì)劃。計(jì)劃是管理的重要前提和基礎(chǔ)，是管理過(guò)程的中心環(huán)節(jié)。只有切實(shí)制定好計(jì)劃，才能按照計(jì)劃去達(dá)到管理的目標(biāo)。有了計(jì)劃，工作就有了明確的目的和每一步的操作，增強(qiáng)了工作的主動(dòng)性，減少了盲目性，促進(jìn)了目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。除此之外，制定計(jì)劃還能很好的約束和監(jiān)督員工。檔案管理部門(mén)依照企業(yè)相關(guān)計(jì)劃，對(duì)各個(gè)門(mén)類的檔案歸檔項(xiàng)目做出詳細(xì)的計(jì)劃要求，并叮囑相關(guān)部門(mén)嚴(yán)格執(zhí)行。

構(gòu)建檔案精益管理的監(jiān)督體系，監(jiān)督相關(guān)管理部門(mén)的工作。一個(gè)好的計(jì)劃如果沒(méi)有好的執(zhí)行系統(tǒng)，那么就會(huì)難以實(shí)現(xiàn)。所以要構(gòu)建一個(gè)監(jiān)督體系，在企業(yè)檔案管理部門(mén)接收、整理、上架的流程中采用動(dòng)態(tài)管理表，適時(shí)監(jiān)控檔案接受整理周期，確保工作流程可以被監(jiān)控，徹底解決檔案積存問(wèn)題。同時(shí)，開(kāi)展對(duì)基層員工檔案檢查工作，對(duì)其中存在的問(wèn)題加以總結(jié)并予以公布，監(jiān)督基層單位加強(qiáng)管理。

檔案精益管理是一個(gè)需要不斷改進(jìn)和完善的過(guò)程。近年來(lái)，我單位檔案管理部門(mén)適時(shí)監(jiān)控檔案整理全流程，分析檔案接收、整理中出現(xiàn)的問(wèn)題，并對(duì)這些問(wèn)題提出改進(jìn)，逐步提高服務(wù)質(zhì)量。不斷縮短檔案接收上架周期，提高工作效率。當(dāng)前隨著檔案管理的不斷改進(jìn)，檔案精益管理具有顯著效果。

四、保障精益管理制度

規(guī)章制度是人們應(yīng)該遵守的，其是良好秩序的保證，是企業(yè)單位順利發(fā)展的保障。制度的功能就是約束和規(guī)范員工的行為，切實(shí)保障管理的有效進(jìn)行與目標(biāo)的能否實(shí)現(xiàn)。要將精益管理運(yùn)用于企業(yè)檔案管理中，更是需要制度的保障，確保精益目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)。

如果企業(yè)沒(méi)有制度約束和規(guī)范的話，那么員工的行為就會(huì)陷入混亂，企業(yè)就無(wú)法前進(jìn)。只有完善精益管理制度，明確員工職責(zé)并對(duì)其進(jìn)行規(guī)范管理，才能保證檔案精益管理的有效運(yùn)行。

從最近幾年來(lái)看，我國(guó)檔案部門(mén)加強(qiáng)了對(duì)檔案管理的規(guī)劃，在明確精益目標(biāo)與梳理工作流程基礎(chǔ)上，編制精益檔案管理的有效方案，從而保證有步驟、有計(jì)劃進(jìn)行檔案精益管理的各項(xiàng)工作。為了適應(yīng)檔案精益管理的新要求，還需不斷完善檔案制度修訂，使得員工進(jìn)一步明確自己的職責(zé)。同時(shí)，實(shí)施檔案接收上架表管理制度。

五、結(jié)語(yǔ)

從以上的論述來(lái)看，企業(yè)檔案精益管理并不是一蹴而就的，需要不斷的改進(jìn)與完善，根據(jù)市場(chǎng)的外在需求來(lái)調(diào)整管理目標(biāo)。因此，企業(yè)檔案精益管理是需要長(zhǎng)期不斷地持續(xù)進(jìn)行，這樣檔案精益管理才能在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善，進(jìn)而推進(jìn)檔案管理的進(jìn)步，精益理念才會(huì)得到不斷的深化，檔案管理質(zhì)量才能不斷得到提高，從而推動(dòng)企業(yè)健康、快速的發(fā)展。

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