淺析文書檔案管理工作存在的問題及對策

相宏

摘要：文書檔案是一個單位發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平的重要憑據(jù)，它能很好地反映一個單位在各個歷史時期的工作和活動情況，在單位工作中起著不可替代的重要作用。做好文書檔案管理工作具有十分重要的意義。本文就如何加強文書檔案管理工作進行了探討。

關鍵詞：文書檔案；檔案管理；問題；對策

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發(fā)等方面的過程和成果。文書檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作。隨著時代的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案管理工作的新課題。

一、文書檔案管理工作存在的問題

文書檔案管理工作是企事業(yè)單位必不可少的一項工作內(nèi)容，對企事業(yè)單位的發(fā)展起著至關重要的作用，是建立健全單位管理機制的重要環(huán)節(jié)，也是企事業(yè)單位發(fā)展的最基礎性工作。現(xiàn)階段我國文書檔案管理工作在技術和效率上較之過去都有了明顯的改進和提高，解決了以往工作中存在的許多不足，但仍然存在著一些亟待解決的問題。

（一）對文書檔案管理工作缺乏足夠的重視

一些單位的領導者沒有深刻地認識到文書檔案管理工作的重要性，認為文書檔案管理僅僅是簡單的收集資料、保存資料，不能給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益，只要求從事文書檔案管理相關人員將收集到的文件資料進行簡單的保存，而并沒有其他規(guī)范性的要求，這就導致文書檔案管理工作僅僅在口頭上得到肯定，而實際工作中卻無法得到重視。同時，在一個單位中因為部門管理者對文書檔案管理工作的重視程度不同，也會在管理過程中引起很多分歧與問題。這些都嚴重影響著單位的文書檔案管理工作的開展。

（二）文書檔案管理不規(guī)范

當前有很多企事業(yè)單位都存在文書檔案管理不規(guī)范的問題。首先，管理機構和職責不明確。在某些單位的機構設置中，檔案管理機構不明確，其地位被削弱，甚至被裁掉，其職責功能嚴重被弱化；其次，檔案管理制度不健全，有的單位沒有文書檔案管理的相關制度和規(guī)定，有的單位雖然建立了一些檔案管理制度，但是在執(zhí)行過程中卻流于形式。在檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等方面制度也不完善；第三，文書檔案整理不規(guī)范，這些不規(guī)范之處通常體現(xiàn)在檔案編號不規(guī)范、案卷標題不嚴謹、部分案卷缺少目錄、組卷比較混亂等等情況。

（三）文書檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

目前，大部分企事業(yè)單位雖然有專職或兼職的文書檔案管理人員，但文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)卻參差不齊，具備文書檔案管理知識，業(yè)務能力強的檔案管理專業(yè)人才十分匱乏。一些文書檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，不懂檔案的分類、立卷等基本要求，與檔案管理工作的要求還有很大的差距；還有一些文書檔案管理人員很少參加繼續(xù)教育培訓，檔案管理知識陳舊，急需提高檔案管理知識水平。

（四）文書檔案管理部門與單位其他部門之間缺乏密切配合

文書檔案管理工作的順利進行需要單位各個部門與文書檔案管理部門之間的密切配合。但在實際工作當中，很多單位都存在著部門之間缺乏配合的問題，這嚴重影響著檔案管理水平的提高。如果單位內(nèi)各個部門之間無法進行有效的協(xié)調(diào)配合，那么必然會對文書檔案管理工作帶來非常大的不利影響。例如，從單位的各部門收集文件資料，是檔案歸檔工作的重要一環(huán)，但在實際工作過程中卻困難重重，有的部門往往為了自己部門的利益或者其他一些因素而隱瞞或拖延上交，導致文件收集工作不能順利進行，單位的很多重要文件無法及時歸檔，這樣很容易造成文件的丟失，為單位帶來更多損失。

（五）文書工作與文書檔案工作銜接不緊密

文書工作與文書檔案管理工作既是相互獨立又是相互聯(lián)系的，二者是對立統(tǒng)一、密不可分的，要互相協(xié)調(diào)，才能夠形成一個完整的管理體系。但在實際工作中，文書和文書檔案往往是由不同的人員負責管理，這就不可避免的造成了文書工作與文書檔案工作在銜接方面出現(xiàn)許多脫節(jié)的地方。一方面，由于文書人員檔案意識淡薄，在文件收集、處理等過程中會出現(xiàn)不規(guī)范的情況，而影響文書檔案管理工作的質(zhì)量和進度。另一方面，文書檔案管理人員對文書工作也有不了解的地方，這樣就直接造成了二者在實際工作過程中出現(xiàn)很多矛盾和問題。

二、提高文書檔案管理水平的對策

針對目前文書檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為提高文書檔案管理水平，實現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、健康化發(fā)展，本人認為需從如下幾個方面做起。

（一）高度重視文書檔案管理工作

領導重視是做好文書檔案工作的前提。文書檔案是展示一個單位發(fā)展軌跡和建設成果的重要載體。對于管理者來說，必須要深刻認識到文書檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中的基礎性作用，不能只注重眼前的效益，要立足于單位事業(yè)發(fā)展的全局，從長遠的利益考慮，對文書檔案管理工作加以重視，將其納入單位事業(yè)發(fā)展的長遠規(guī)劃中，讓每一位職工都充分認識到檔案工作的重要性，形成人人重視檔案工作的良好風氣。同時，要適當增加投入，為文書檔案管理人員提供必要的工作環(huán)境和條件，完善各種軟硬件配套設施，切實提高文書檔案管理工作水平。

（二）增強文書檔案管理工作的規(guī)范性

首先，要在單位內(nèi)部的機構設置中明確設立文書檔案管理崗位及其所屬部門，確定相應的管理人員及其工作職責，明確其主管部門及主管領導，形成一套完整的文書檔案管理體系，強化文書檔案工作的地位和重要性；其次，要建立健全文書檔案管理規(guī)章制度，完善的管理制度，是做好文書檔案工作的有力措施和可靠保障；另外，要進一步規(guī)范文書檔案管理工作的程序和方法，尤其是在進行文件歸檔整理等具體工作時，一定要嚴格執(zhí)行國家和單位的相關制度規(guī)定，增強文書檔案管理的規(guī)范性。

（三）提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

文書檔案管理人員要認真學習國家有關文書檔案管理的政策法規(guī)，充分認識到自己工作的重要性，同時要加強文書檔案管理專業(yè)知識的學習，積極參加繼續(xù)教育，不斷增強創(chuàng)新思維，提高自己的專業(yè)知識技能和綜合素質(zhì)；還要重視和加強相關學科知識以及計算機網(wǎng)絡、應用軟件等新技術、新知識的學習，以適應檔案管理工作不斷發(fā)展的需要。此外，單位要建立一套有效的學習激勵機制，加強對文書檔案管理工作人員學習培訓情況的監(jiān)督、檢查和考核，以激勵其不斷提高自身專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。

（四）加強文書檔案管理部門與單位其他部門之間的溝通合作

任何單位都是由不同的基層部門所構成的，而文件資料的主要獲取途徑便是從這些不同的部門中所收集而來，文書檔案管理人員要加強與各部門的溝通協(xié)調(diào)與合作，要主動地了解業(yè)務部門的工作，經(jīng)常進行溝通，及時獲得信息，思考檔案的工作如何圍繞單位的業(yè)務展開，怎樣做好資料的收集和整理。文書檔案管理人員應該要準確的把握部門之間的聯(lián)系，充當部門之間聯(lián)系的橋梁和紐帶，這樣才有助于文件資料的收集，讓檔案管理部門的功能發(fā)揮得更有效。

（五）做好文書管理與文書檔案管理工作的緊密銜接

檔案的前身是文件，文件質(zhì)量與檔案質(zhì)量密切相關，文書管理作為文書檔案管理的基礎工作，其工作質(zhì)量的好壞在很大程度上決定了文書檔案管理工作水平的高低。只有在規(guī)范處理文件的基礎上，才能保證文書檔案管理的規(guī)范性。文書管理人員要加強自己對檔案管理工作的認識，提高檔案意識，在文件處理中，要時刻注意文書工作與檔案工作的銜接，實現(xiàn)文書和檔案工作系統(tǒng)化。只有做好文書管理與文書檔案管理工作的緊密銜接，才能高質(zhì)量高效率地完成文書檔案管理工作。

三、結束語

文書檔案管理是衡量一個單位檔案管理水平的重要標準。充分重視文書檔案管理工作，加強文書檔案管理的規(guī)范性，提高文書檔案管理人員素質(zhì)，增強部門之間的協(xié)作，加強文書工作和文書檔案管理工作的銜接，是提高文書檔案管理水平的有效措施。

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