利用檔案反饋信息的收集與整理

王守亮

摘 要：現(xiàn)代社會不斷發(fā)展進步，對檔案管理也提出了更高的要求，而社會群體的工作與生活也需要檔案資源提供可靠支持，為更好的滿足社會群體的多元需求，檔案反饋信息的方法得以形成并應用于檔案管理工作中，促進了檔案管理水平的不斷提升。本文簡要分析利用檔案反饋信息加強收集與整理的具體措施，僅供相關人員參考。

關鍵詞：檔案反饋信息；收集；整理

當前社會現(xiàn)代化建設進程較快，檔案管理工作也面臨著復雜的形勢，檔案管理難度較大。為更好的滿足社會對檔案資源的應用需求，應當積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，優(yōu)化檔案管理方式，利用檔案反饋信息的收集與整理，以全面提高檔案資源管理效率，從而更好的為社會群體提供檔案信息服務。

1 檔案反饋信息

所謂檔案反饋信息，是指對輸出信息進行總結(jié)研究的基礎上，將研究結(jié)果反饋出來，以更好的滿足檔案管理工作中的相關要求，降低檔案信息整體難度，進一步提高檔案信息管理工作效率。當前社會發(fā)展形勢下對檔案管理工作提出了更高標準的要求，檔案反饋信息的合理利用，促進了檔案管理相關問題的妥善解決，便于檔案管理相關部門在第一時間接收檔案變更內(nèi)容，并對檔案信息的準確度和真實性加以驗證，從而保證檔案信息傳輸?shù)陌踩院涂煽啃裕龠M信息反饋作用的有效發(fā)揮，進而切實提高檔案反饋信息的工作質(zhì)量和工作效率。

2 檔案反饋信息存在的問題

2.1 填寫登記表不夠規(guī)范

信息登記處的設置，便于公眾將對檔案服務不滿意的地方記錄下來，再由工作人員進行回收，但是在這一過程中，管理形式不足導致這一環(huán)節(jié)流于形式，根本沒有達到相應的效果。公眾在填寫登記表的時候，沒有進行認真的考慮，所以在填寫的過程中，各項內(nèi)容都過于簡單，很明顯能夠看得出是為了敷衍了事，這樣做的最終后果就是服務者沒有收集到有效的信息，也就無法對服務質(zhì)量進行有效的提高，反饋的工作不到位。

2.2 忽視了利用效果的反饋收集

多數(shù)檔案人員沒有精力去追蹤記錄，也不知如何收集。查檔完畢后是檔案利用的第一步，至于檔案是否真正發(fā)揮了作用，取得哪些效果，對受眾者的工作起了什么作用，解決了什么問題，或?qū)κ鼙娬吖ぷ鞯陌l(fā)展起了什么推動作用等卻心中無數(shù)。大多數(shù)檔案館（室）的檔案利用工作只局限于檔案利用數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，不能深層次地反映檔案利用所獲得的直接或間接的社會效益和經(jīng)濟效益。

2.3 不能將檔案利用效果反饋到檔案部門

一些受眾者對信息反饋工作認識不夠，認為這是他自己的事，與檔案館（室）無關，不能積極配合，導致反饋信息時有時無，而檔案部門也缺乏對受眾者信息反饋工作的制約，顯得無能為力。

3 檔案反饋信息的收集

為保證檔案管理的科學性和可靠性，提高檔案信息管理水平，應當充分做好檔案信息的收集工作，在這一工作中，檔案反饋信息的收集方法直接影響著檔案信息的收集質(zhì)量和有效性。這就要求在檔案反饋信息收集過程中，相關工作人員積極建立現(xiàn)代化的網(wǎng)絡系統(tǒng)，為檔案反饋信息的收集建立可靠的平臺，便于與各信息部門之間建立溝通和聯(lián)系，優(yōu)化信息交換渠道，及時反饋特定網(wǎng)絡系統(tǒng)，保證檔案反饋信息的時效性，推進檔案反饋信息收集工作的順利開展，促進檔案管理水平的不斷提升。

在檔案反饋信息的收集過程中，應當選聘素質(zhì)高且能力強的檔案信息管理人員，加強檔案信息管理，并建立特定組織就檔案反饋信息開展綜合分析，確定檔案信息準確可靠后對其進行收集與整理，以提高檔案管理的有效性。但相關實踐表明，檔案信息信息管理工作中，具體負責檔案反饋信息收集的人力資源不足，檔案反饋信息收集的時效性不足，嚴重影響了檔案信息接收的靈敏性和準確性，此種情況下勢必會嚴重應當檔案反饋信息的收集效果。為更好的滿足檔案管理相關要求，保證檔案反饋信息收集時效性與靈敏性，在檔案反饋信息收集過程中，尤其是在反饋信息的接收階段，應當積極加強各部門之間的協(xié)調(diào)配合，爭取在檔案信息反饋的第一時間對其進行調(diào)整和接收，以保證檔案反饋信息的靈敏性。在檔案反饋信息的整理過程中，不要直接對所接收的檔案反饋信息進行更改，應當積極采取可行措施確認檔案信息的真實性和準確性，確認無誤后方可進行更改，最大程度上避免檔案反饋信息真實性不足等問題的出現(xiàn)而影響檔案信息管理質(zhì)量。

在此基礎上應當對整理好的檔案信息進行科學化分析，準確把握檔案信息所反應的具體情況，加強人力資源管理，進而為企業(yè)的發(fā)展決策提供可靠的依據(jù)。檔案信息分析之后應當進行規(guī)范傳輸，保證檔案反饋信息的傳輸安全性和穩(wěn)定性，并將檔案反饋信息及時反饋給相關部門，以滿足檔案信息管理的實際要求。檔案信息資源的貯藏是檔案收集的重要環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)中檔案管理人員應當對檔案反饋信息進行妥善歸納分類，為后續(xù)檔案反饋信息的利用提供極大便利。

4 檔案信息反饋的分析與處理

為促進檔案管理水平的不斷提升，為社會群體提供更加優(yōu)質(zhì)高效的檔案資源服務，應當在檔案反饋信息收集工作的基礎上，保證檔案信息反饋的分析與處理的有效性，真正促進檔案信息資源得以有效開發(fā)和利用?；跈n案收集的基礎上，檔案管理人員應當對檔案信息進行去偽存真、由表及里的分析和處理，從而全面提高檔案信息管理有效性。因此在檔案管理工作中，應當積極采取有效措施做好檔案信息反饋的分析與處理工作。

一要靈敏，就是說檔案信息網(wǎng)絡中樞對反饋信息必須反映敏銳，及時發(fā)現(xiàn)客觀實際的發(fā)展變化，敏銳、及時地抓住重要信息。二要止確，就是說要有高效能的分析系統(tǒng)，以過濾和加工感受到各種信息，達到法粗取精、去偽存真的目的。三要有力，就是說要把分析了的信息化為指揮中心強有力的行動，以修止原來的信息輸出計劃，使之更符合客觀實際情，獲得更大的效益。

另外，做好檔案信息反饋的收集工作，還應該建立必要的制度，積累檔案信息反饋情沉，為定量分析與定性分析提供充分依據(jù)。通過統(tǒng)計與定期分析研究，摸索利用工作規(guī)律，做出相應的對策。檔案工作人員要樹立信息觀念，增強信息意識，加強隊伍建設，開發(fā)檔案信息資源，檔案管理人員應當為這個目標而努力奮斗，以推進檔案事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展。

結(jié)束語

總而言之，現(xiàn)代社會發(fā)展速度明顯加快，對檔案信息資源的需求也呈現(xiàn)出一定的復雜性和特殊性，為全面提高檔案管理有效性，應當充分做好檔案反饋信息的收集與整理工作，堅持與時俱進，轉(zhuǎn)變檔案管理理念并優(yōu)化檔案信息反饋方法，提高檔案反饋信息的準確性和可靠性，對反饋信息加以優(yōu)化利用，從而為檔案事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展打下良好的基礎。

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