企業(yè)合同信息化管理優(yōu)化探究

董錚

摘 要：合同信息化管理作為精細化管理的重要環(huán)節(jié)之一，如今已經(jīng)得到越來越多企業(yè)的重視。企業(yè)推行合同信息化管理具有種種優(yōu)勢，當前企業(yè)在工作實踐中采用數(shù)據(jù)庫、專業(yè)系統(tǒng)和綜合系統(tǒng)三種管理模式各具特點。在分析合同信息化管理出現(xiàn)問題原因的基礎(chǔ)上，提出優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：合同信息化管理；數(shù)據(jù)庫；專業(yè)系統(tǒng)；綜合系統(tǒng)；優(yōu)化建議

2015年11月8日在北京召開中國共產(chǎn)黨第十八次全國代表大會。大會報告將“全面推進依法治國”確立為推進政治建設(shè)和政治體制改革的重要任務(wù)，并對“加快建設(shè)社會主義法治國家”作了重要部署。

眾所周知，在企業(yè)參與市場競爭的運營活動中，經(jīng)濟合同扮演著不可或缺的角色。合同作為商品經(jīng)濟下的必然產(chǎn)物，是企業(yè)是經(jīng)營活動中一個重要環(huán)節(jié)，同時也是商品交換受法律保護的表現(xiàn)形式。合同管理就是對以自身為當事人的合同的訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止等行為的審查、監(jiān)督、控制的總稱。企業(yè)對外簽訂經(jīng)濟合同的金額少則數(shù)千元，多則上千萬元甚至上億元。有的企業(yè)合同管理工作有效，能起到強力支持經(jīng)營決策作用，為企業(yè)發(fā)展做出貢獻，有的企業(yè)因為合同管理工作不力，造成合同違約，經(jīng)濟違法等情況，使企業(yè)蒙受巨大經(jīng)濟損失?？梢哉f企業(yè)經(jīng)濟合同管理水平關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展軌跡乃至生死存亡。

一、合同信息化管理現(xiàn)狀分析

目前，國內(nèi)大多企業(yè)對合同信息化管理的理解還停留在合同財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計管理的層面，管理方式也只有手工作業(yè)、分類統(tǒng)計等手段。傳統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)如PDM、浪潮和金蝶等商業(yè)軟件系統(tǒng)中，僅把合同管理的內(nèi)容歸入財務(wù)模塊中，這樣雖然一定程度上實現(xiàn)了合同數(shù)據(jù)的電子化處理效率，但畢竟這種信息管理模式是以財務(wù)或項目為導(dǎo)向，沒有真正突出合同管理在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用。一個現(xiàn)代企業(yè)的合同信息化管理的目標應(yīng)該是以信息化手段實現(xiàn)合同的起草變更、在線審批、用印編號、履行跟蹤、統(tǒng)計分析和匯報展示等功能，并與企業(yè)的其他諸如項目立項、財務(wù)、物料管理等信息化平臺打通接口，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。以信息化技術(shù)手段提高企業(yè)合同管理整體水平是現(xiàn)代企業(yè)合同管理的必然趨勢，特別對大、中型企業(yè)具有更為重要的意義。

二、企業(yè)合同信息化管理的必要性

（一）全程監(jiān)督，有利于進行合同全壽命周期管理

一個“規(guī)范、透明、高效”的合同全壽命管理體系至少包括企業(yè)組織架構(gòu)、規(guī)章制度管理、標準文本管理、合同立項、審批標準流程、變更管理、履約跟蹤、履約預(yù)警、合同執(zhí)行后評價等方面的內(nèi)容。分階段使用網(wǎng)絡(luò)信息化手段可以一目了然地全程管理和監(jiān)督合同流轉(zhuǎn)和履約進程，同時通過數(shù)據(jù)分析和挖掘梳理可以明顯地發(fā)現(xiàn)合同管理系統(tǒng)存在的不足，并確定改進方向，以便提高合同整體管理質(zhì)量。

（二）減少合同信息傳遞時間，提高數(shù)據(jù)準確性

眾所周知，合同管理業(yè)務(wù)流程涉及到數(shù)量巨大的數(shù)據(jù)傳遞、反饋、更新，這些數(shù)據(jù)包括合同金額、合同對方信息、合同條款、審批意見、履約情況等。如果僅使用傳統(tǒng)的電話、傳真、紙質(zhì)文檔等傳輸方式，勢必造成管理效率的低下，數(shù)據(jù)準確率也大打折扣。同時，合同進行網(wǎng)上業(yè)務(wù)流程操作可以減少各業(yè)務(wù)部門往返簽字、蓋章的時間和精力，節(jié)省了人工成本和辦公用品消耗。

（三）合同數(shù)據(jù)系統(tǒng)采集，便于分析和共享

一般中大型企業(yè)的合同管理采取“歸口管理-業(yè)務(wù)承辦部門”的二級管理模式，采用信息化合同管理方式后，業(yè)務(wù)承辦部門為方便管理，建立本部門合同臺帳，歸口管理部門根據(jù)單位合同管理需要建立單位合同總臺賬，另外，業(yè)務(wù)歸口部門還會根據(jù)需要建立各種分類合同臺帳。這些臺帳與總臺帳之間數(shù)據(jù)接口不統(tǒng)一，造成合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計、查詢及分析困難。采用信息化管理后，各業(yè)務(wù)部門和合同歸口管理部門使用統(tǒng)一的合同臺帳，便于進行數(shù)據(jù)交換、溝通，提高合同數(shù)據(jù)管理的效率及準確率。除此之外，與合同相關(guān)的技術(shù)、質(zhì)量等部門在系統(tǒng)中開通相應(yīng)權(quán)限后，能及時了解所需信息。各級管理人員在相同數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上進行分析、決策，可以大大增強其準確性。

（四）合同系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，有利于實現(xiàn)職能管理部門聯(lián)動

目前合同全壽命周期流轉(zhuǎn)過程中，涉及業(yè)務(wù)歸口部門、職能管理部門、標的使用部門、財務(wù)部門、質(zhì)量安全部門、工程技術(shù)部門等，改變以往只是法律、財務(wù)和業(yè)務(wù)承辦部門管理關(guān)注合同的工作方式。各部門在系統(tǒng)上評審、審批合同，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通，協(xié)調(diào)解決，這樣可以能充分降低合同事前風(fēng)險，增加管理過程透明度，有利于保證合同管理流程干凈、廉潔，樹立良好管理氛圍。

三、合同信息化管理模式優(yōu)劣分析

（一）電子表格及數(shù)據(jù)庫管理模式

在大多數(shù)人的印象中，合同管理的主要工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、查詢。事實上，上述只是合同數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)性工作，在數(shù)據(jù)采集的基礎(chǔ)上進行分析，挖掘，發(fā)現(xiàn)問題，提供經(jīng)營決策輔助信息才是合同數(shù)據(jù)管理的真正目的。利用OFFICE系列電子表格和數(shù)據(jù)庫管理軟件進行合同數(shù)據(jù)的采集、統(tǒng)計、分析就是上述理念為基礎(chǔ)進行的合同數(shù)據(jù)初級管理模式。

在這種管理模式下，一般以合同記錄為基礎(chǔ)，建立合同信息數(shù)據(jù)庫，一條合同記錄包含的基本信息有：合同編號、合同名稱、合同類型、簽約對方、合同金額（收付方向、幣種及金額）、合同內(nèi)容要點、簽訂人及簽訂時間、合同承辦部門及經(jīng)辦人、合同約定完成期限，合同時間完成時間等信息。另外還可以根據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理需要增加是否重要合同、合同的項目歸屬等內(nèi)容?？傊?，合同記錄的字段設(shè)置是以經(jīng)營決策、統(tǒng)計分析和外部審計需要而設(shè)置，這一點在建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)時要充分考慮，否則將“差之毫厘謬以千里”，造成后期數(shù)據(jù)量極大的情況下返工。例如，一個資金來源主要是國撥資金和自籌經(jīng)費的企業(yè)，經(jīng)常需要迎接資金使用情況的外部審計，所以合同管理部門在設(shè)置合同數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)時，應(yīng)該設(shè)置一個是否國撥資金的選項，這樣的話，在有針對性統(tǒng)計合同數(shù)據(jù)時，篩選該字段就可以一目了然了解該部分合同的信息，而不用一份份核查。

這種合同管理模式具有上手快、培訓(xùn)相對容易、效率高等特點，如果使用OFFICE系列軟件的聯(lián)機功能的話，還可以進行多用戶同時操作。但數(shù)據(jù)庫管理模式缺乏流程控制管理，甚至無法實現(xiàn)最基本的合同審批功能，其次，OFFICE系列軟件在合同管理方面的工作界面相對不友好，這就需要專業(yè)系統(tǒng)管理模式來彌補其不足之處了。

（二）專業(yè)系統(tǒng)管理模式

專業(yè)系統(tǒng)管理模式顧名思義就是使用一套專業(yè)的系統(tǒng)實現(xiàn)合同相關(guān)流程、數(shù)據(jù)等信息化管理。這里需要強調(diào)的是，專業(yè)的合同管理系統(tǒng)不應(yīng)該從屬于財務(wù)管理系統(tǒng)，或是財務(wù)管理系統(tǒng)的一個模塊。因為從業(yè)務(wù)屬性來說，財務(wù)管理信息化更多考慮的是資金流，而合同管理信息化包括合同審批、履約、用印、匯總查詢等功能不僅僅包括資金流，還有信息流的傳遞和反饋，例如合同審批的意見反饋和落實，對合同承辦部門的履約預(yù)警提示等。所以合同管理系統(tǒng)應(yīng)該是一個相對獨立的系統(tǒng)，它與財務(wù)系統(tǒng)、物流管理系統(tǒng)、任務(wù)決策系統(tǒng)等可以有關(guān)聯(lián)接口，但必須具有高度的獨立性，并形成閉環(huán)管理。

在建立合同管理系統(tǒng)之前，首先要明確的是合同管理部門與其他職能部門工作責(zé)任界面劃分。舉例來說，如果確定合同對方選定過程管理也屬于合同管理部門職責(zé)，那么就要將該功能模塊做入系統(tǒng)中，但如該職責(zé)由其他部門負責(zé)，則對合同管理系統(tǒng)而言，供應(yīng)商選定過程資料僅是系統(tǒng)外部資料輸入，合同管理部門進行審核時也僅對其進行形式審核。一般而言，合同管理部門在信息化工作中職責(zé)主要有：合同標準文本管理、合同審批流程控制、合同履約情況監(jiān)控、合同數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計以及合同風(fēng)險庫化管理等。對于每個主功能模塊，下設(shè)不同的子功能模塊，大致歸類見下圖：

由此可見，一個高質(zhì)量、完整的合同管理系統(tǒng)幾乎涵蓋合同管理部門所有工作職責(zé)，它對合同管理效率和質(zhì)量的提高的顯而易見的。以目前國內(nèi)合同信息化管理水平，如果企業(yè)能達到熟練駕馭合同管理系統(tǒng)的程度，其合同管理水平至少能排入前20%了。

（三）綜合系統(tǒng)管理模式

前文所述，既然專業(yè)系統(tǒng)管理模式具有上述許多優(yōu)點，為何還要合同的綜合系統(tǒng)管理模式？合同綜合管理模式究竟有著什么樣的含義？

眾所周知，ERP模式管理已經(jīng)成為企業(yè)信息化管理的趨勢，所謂的ERP（Enterprise Resource Planning 企業(yè)資源計劃）除了具有生產(chǎn)資源計劃、財務(wù)、制造、銷售、采購等功能外，還有質(zhì)量管理，實驗室管理，業(yè)務(wù)流程管理，產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理，存貨、分銷與運輸管理，人力資源管理和定期報告系統(tǒng)。一個閉門造車的合同管理系統(tǒng)絕對不符合搭建企業(yè)ERP系統(tǒng)的理念和初衷。例如生產(chǎn)線上對A物資的需求是10個單位，經(jīng)過層層人工轉(zhuǎn)手，落到合同管理系統(tǒng)中采購員做的合同中，僅采購5個單位A物資，或采購30個單位A物資。前者造成生產(chǎn)線不能正常運行，后者造成浪費，這都是極大的合同事后風(fēng)險，但在合同管理系統(tǒng)中無法事先發(fā)現(xiàn)這類問題，因為合同任務(wù)來源清楚、審批流程無誤，履約及時。將與合同管理相關(guān)的業(yè)務(wù)流融入到合同管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)流和信息流的無縫銜接，減少中間的人為操作，這就是綜合系統(tǒng)管理模式基本理念和初衷。

筆者在工作實踐中也發(fā)現(xiàn)，不少業(yè)務(wù)部門對于實現(xiàn)綜合系統(tǒng)合同管理模式的需求也十分迫切。例如采購標的輸入，有時采購標的品名、規(guī)格、技術(shù)要求等篇幅多達幾張紙，經(jīng)辦人在手工編制合同文本時難免發(fā)生錯誤，而如果合同管理系統(tǒng)能從其他系統(tǒng)中直接抓取這些數(shù)據(jù)，或由使用部門直接將需求數(shù)據(jù)發(fā)送至采購部門經(jīng)辦人，作為合同文本，這樣就不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤的問題。合同履約跟蹤時與財務(wù)部門付款之間的銜接也存在著類似問題，由于信息流沒有梳理好或不暢通，造成合同管理部門不知情，合同貨款卻支付或合同管理部門確定合同履約完畢，但由于種種原因合同貨款未支付，合同實際沒有履約完畢。這都是由于沒有一個綜合性、系統(tǒng)性的合同管理系統(tǒng)所致。

以上是三類合同信息化管理模式的概述，筆者選擇在合同管理中主要的功能作為指標，分析三者的優(yōu)劣性。

四、合同信息化管理問題原因分析

（一）合同管理流程尚未標準化

合同信息化管理的基礎(chǔ)是合同管理流程標準化，合同管理系統(tǒng)程序的設(shè)計、流程的制訂和系統(tǒng)功能的設(shè)置均是將標準合同管理流程用計算機語言描述。某些企業(yè)合同標準化管理流程尚未固化和完善，例如合同審批流程混亂、合同統(tǒng)計數(shù)據(jù)形式一年一換，甚至沒有專門合同管理方面的規(guī)章制度，在這樣的企業(yè)中推行合同管理信息化工作可謂天方夜譚。

（二）合同管理系統(tǒng)開發(fā)質(zhì)量不高

即使一個企業(yè)具有統(tǒng)一、規(guī)范的合同管理流程，也不能保證合同管理信息化平臺一定能達到預(yù)期效果，首先，由于系統(tǒng)開發(fā)人員不是直接業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員，在進行系統(tǒng)開發(fā)時會傾向于考慮系統(tǒng)的效率如何達到最高，而忽略用戶的需求。其次，開發(fā)人員使用的軟件工具功能單一，造成系統(tǒng)無法實現(xiàn)某些功能。最后，系統(tǒng)開發(fā)人員的技術(shù)水平和與用戶的溝通能力也直接決定著合同管理系統(tǒng)的質(zhì)量水平。

（三）系統(tǒng)用戶未能充分發(fā)揮系統(tǒng)功能

在實踐中，即使系統(tǒng)開發(fā)質(zhì)量較高，還會發(fā)生由于使用者水平不高造成系統(tǒng)效率低下，流程不清等情況。這主要體現(xiàn)在兩個方面，一是承辦部門提交審批的合同質(zhì)量不高，造成頻繁的駁回。筆者曾經(jīng)在2周內(nèi)駁回67份合同，這還是在公司有標準合同文本的前提下。再高效的系統(tǒng)也只是對人工工作補充和提交，如果合同工作管理質(zhì)量不高，提高合同信息化管理水平只能是無本之木。二是使用人對系統(tǒng)功能尚未完全掌握，造成明明可以使用的功能，使用人卻無法通過實現(xiàn)。

五、合同信息化管理優(yōu)化探究

（一）長遠規(guī)劃、分步實施

合同信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)和推進是一個比較艱難的過程，同時也是暴露制度弊端，挑戰(zhàn)工作惡習(xí)和管理流程再造的過程。所以系統(tǒng)設(shè)計思路應(yīng)該遵循實現(xiàn)短期目標和規(guī)劃長遠發(fā)展的思路。

短期內(nèi)可以從管理流程相對固定的合同審批過程入手，全面實現(xiàn)合同的在線審批，合同簽訂數(shù)據(jù)的分類統(tǒng)計匯總；中期目標是實現(xiàn)履約跟蹤功能，實現(xiàn)合同閉環(huán)的信息化管理，加強系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理分析能力。最終目標是實現(xiàn)合同信息化管理平臺與相關(guān)系統(tǒng)的融合，即在本文第三部分提到的綜合管理系統(tǒng)模式。

這樣做的好處是，在每步實施的過程中，可以充分暴露系統(tǒng)問題，在問題得到完全解決，操作熟練后再實現(xiàn)上下游業(yè)務(wù)的功能拓展，穩(wěn)扎穩(wěn)打，逐步推進系統(tǒng)實施。

（二）細致溝通、求同存異

在合同管理系統(tǒng)的實施和推廣過程中，必定會遇到相當?shù)淖枇?。不同層級、崗位的管理人員對系統(tǒng)的需求不盡相同。例如：法律部門力求合同文本的合法性，財務(wù)部門關(guān)注合同付款條件，而業(yè)務(wù)承辦部門則追求合同流程的流轉(zhuǎn)的速率，在合同審批中，如果發(fā)生合同文本非原則性錯誤，審批人從嚴格把關(guān)的角度，應(yīng)將合同駁回重走流程，但經(jīng)辦人希望審批人帶意見通過，合同簽署時再落實審批意見。為解決這個矛盾，系統(tǒng)增設(shè)了在審批過程中可以上傳流程中的附件功能，對于合同文本細小錯誤，審批人與經(jīng)辦人經(jīng)過溝通后，在審批中補充上傳落實審批意見的合同文本或相關(guān)材料后通過審批，既在系統(tǒng)中留下痕跡，又提高了審批效率。

以上只是提高審批效率的一個例子，在系統(tǒng)使用中可能出現(xiàn)的情況千差萬別，如何實現(xiàn)管理質(zhì)量和效率的統(tǒng)一，這需要在實踐中多方面加強溝通，協(xié)商解決問題。“在發(fā)展中解決矛盾，在解決矛盾中發(fā)展”。

（三）加強培訓(xùn)、融入考核

上文中提到過，合同信息化管理問題之一是用戶自身水平不高，這可以通過培訓(xùn)考核的方式解決。首先，系統(tǒng)開發(fā)部門應(yīng)協(xié)同合同管理部門針對系統(tǒng)的使用、注意事項和常見問題編制系統(tǒng)使用說明。其次，合同管理部門對系統(tǒng)主要用戶進行培訓(xùn)，各業(yè)務(wù)部門組織內(nèi)部二級培訓(xùn)。最后，合同管理部門定期對各部門系統(tǒng)使用情況進行考核，并納入部門績效。以考核為手段，逐步提高各部門使用合同管理系統(tǒng)的水平。

六、結(jié)束語

合同管理信息化的最終目標是規(guī)范合同簽訂、防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，為公司的發(fā)展提供支持作用。推進合同信息化管理不僅需要先進的信息技術(shù)手段，系統(tǒng)的需求調(diào)研、部門協(xié)調(diào)、用戶水平的提高也是必不可缺的因素。實現(xiàn)合同信息化管理意味著企業(yè)向精細化管理邁進了一大步，促進企業(yè)良性發(fā)展的同時降低了資源消耗，為可持續(xù)發(fā)展社會做出了貢獻。

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