論新形式下路橋企業(yè)人事檔案管理面臨的問題及解決辦法

陶榕烜

【摘 要】在我國路橋企業(yè)中，企業(yè)項目部都具有臨時性，且項目工期相對較長，工作環(huán)境比較艱苦，人事檔案材料的收集由于地域性的客觀原因相對比較困難。文章就新形勢下路橋企業(yè)特性與人力資源現(xiàn)狀作為切入點，淺要論述了我國路橋企業(yè)人事檔案面臨的形勢和存在的問題，并針對性提出改進(jìn)策略和方法。

【關(guān)鍵詞】新形勢下；路橋；人力資源現(xiàn)狀；人事檔案管理；面臨問題；解決辦法

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會進(jìn)步，路橋企業(yè)在各項社會事業(yè)中的重要性日漸突出。但是，路橋企業(yè)項目部因其缺乏固定的工作地點，流動性強(qiáng)的獨特企業(yè)特點，致使人事檔案材料的收集相對比較困難。因此，路橋企業(yè)人事檔案管理面臨問題和管理方法的探究極為重要。

1 路橋企業(yè)的特性與人力資源現(xiàn)狀

由于路橋企業(yè)的工程施工周期較長，少則一兩年，多則幾年。所以企業(yè)員工常年遠(yuǎn)離家鄉(xiāng)，并且隨著項目地點的變遷而變遷，幾乎沒有一個固定的工作地點。同時，路橋企業(yè)的項目一般在待開發(fā)區(qū)，基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施不完善、交通不便，而且項目部是臨時的，員工的生活條件以及工作條件都非常艱苦，使得一些員工堅持不下去，人員流動性較強(qiáng)。 另一方面，路橋企業(yè)的項目部分散在全國各地，所以企業(yè)的現(xiàn)場技術(shù)人員也分散在各個項目部。而每個項目部離總公司的距離比較遠(yuǎn)，導(dǎo)致各個現(xiàn)場技術(shù)人員的溝通較少，在一定程度上減少了信息與資源的共享。目前我國路橋企業(yè)人力資源的職稱評審是企業(yè)的硬指標(biāo)，使得路橋企業(yè)忙于應(yīng)付職稱評審而缺乏對員工的管理，缺少了企業(yè)文化，降低員工對企業(yè)的認(rèn)同感，導(dǎo)致路橋企業(yè)人員流動性強(qiáng)。

2 路橋企業(yè)人事管理中存在的問題和面臨的形勢

2.1 人事檔案管理人員流動性較大

目前，伴隨著國家經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，路橋企業(yè)業(yè)務(wù)量的不斷擴(kuò)大，公司規(guī)模、人員數(shù)量也在不斷提升。人事檔案的管理也面臨著新的挑戰(zhàn)。但是因為路橋人力資源管理的固有模式，人事檔案管理并未長期定員定崗，專人從事。檔案管理員同時身兼數(shù)職或者不定時調(diào)動崗位。造成檔案管理被動的局面。

2.2 由于路橋企業(yè)的特性，材料收集相對困難，造成更新速度緩慢

路橋企業(yè)項目部分散各地，企業(yè)的現(xiàn)場技術(shù)人員分散在各個項目部，每個項目部離公司距離比較遠(yuǎn)，在一定程度上造成了溝通和資源共享的障礙。由此，給收集材料造成一定困難。再加上企業(yè)人員對人事檔案管理的認(rèn)識和重視程度參差不齊，造成收集材料時總有部分人員的材料不能夠按時提交。由此造成人事檔案管理更新速度緩慢。人事檔案是記錄一個人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當(dāng)重要。因此，人事檔案實時更新和管理成為亟須解決的問題。

2.3 檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施落后

檔案管理大都采用“因地制宜”的原則。一間房間充當(dāng)著辦公、閱檔、倉庫三種職能。因此。它既不具備鐵門、鐵窗等基礎(chǔ)設(shè)施，也不具備軟件及硬件設(shè)施。由于查看檔案多是以手工的方式進(jìn)行，因此檔案紙張容易發(fā)黃變脆。這對檔案的完整與安全極為不利。此外，防火、防盜、防潮等工作也做的不夠深入。

2.4 檔案管理相關(guān)新政策、新知識的培訓(xùn)力度不夠

舉例來說，無論從是檔案紙張從A4到B5的轉(zhuǎn)變，檔案類別中第三類、第九類內(nèi)容的變化，再到檔案目錄格式的調(diào)整，“三齡一歷”審定表的認(rèn)定等一系列新政策、新知識的落實過程中，由于路橋企業(yè)的現(xiàn)狀，工作人員忙于具體的事物中，沒有進(jìn)行專業(yè)的工作培訓(xùn)，在進(jìn)行工作時不能很好的面對工作，這樣會導(dǎo)致工作效率降低。

2.5 由于部分路橋企業(yè)的前身是事業(yè)性質(zhì)，當(dāng)時人們的觀念中對人事檔案的管理沒有引起總夠的重視，導(dǎo)致后來轉(zhuǎn)換成企業(yè)身份后，部分人員退休審批時，發(fā)現(xiàn)人事檔案就是唯一的依據(jù)。但部分人員的材料因管理不善等歷史原因丟失，造成員工退休時審批非常困難，極大影響了工作的進(jìn)展。

3 路橋企業(yè)人事檔案管理的新方法

3.1 強(qiáng)化管理隊伍。為實現(xiàn)人事管理隊伍的強(qiáng)化，首先，單位應(yīng)定期對檔案管理人員開展專業(yè)的培訓(xùn)，使其能夠深刻的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并且能夠熟練掌握檔案管理的各項工作。其次，將檔案管理的專職人員與兼職人員進(jìn)行合理的配置，將相關(guān)福利待遇等進(jìn)行落實。建立高素質(zhì)、高質(zhì)量的檔案管理隊伍，能夠有效保證人事檔案的真實性以及完整性，也為人事檔案的實用性提供有效的保障。

3.2 路橋企業(yè)要想讓所有員工重視人事檔案，則要做好人事檔案的宣傳工作，注意檔案資料收集、提高檔案管理水平。在人事檔案工作中，最基礎(chǔ)的就是收集檔案材料。隨著政治體制改革的推進(jìn)、干部制度的改革、各種各樣的培訓(xùn)以及專業(yè)晉升等，需要入黨的材料逐年增多，這對檔案材料的收集提出了新的要求。檔案管理人員對各種檔案資料要及時收集。收集后要做到及時整理，做到有理有據(jù)。在收集后，經(jīng)過核實審查，要及時處理那些不符合歸檔的材料。對于那些手續(xù)不足的材料要從新退回到材料收集部門?？偠灾占降臋n案材料要完整、準(zhǔn)確，從而確保人事檔案的權(quán)威性。

3.3 改善檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。為了更新檔案管理設(shè)施，人力資源部門人員要積極與領(lǐng)導(dǎo)溝通，爭取得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施主要包括以下幾代呢：1）要加強(qiáng)專用檔案庫房的建設(shè)，提高防盜、防潮、防火能力；2）最好配備專用的鐵質(zhì)檔案柜，此外還應(yīng)有空調(diào)、滅火、防蛀等設(shè)備；3）應(yīng)經(jīng)常檢查防火、防蛀、防光等設(shè)施；4）加大資金投入，配備信息管理設(shè)備，比如電腦、打印機(jī)等。

3.4 加大培訓(xùn)力度，提高管理人員的素質(zhì)。路橋企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)在很大程度上影響了檔案管理工作的質(zhì)量。最為重要的是，檔案管理人員還要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)的管理方法，從而提高工作效率，并保證檔案質(zhì)量；路橋企業(yè)不斷加強(qiáng)對檔案工作的管理，盡量選擇作風(fēng)廉正、責(zé)任心強(qiáng)的人才進(jìn)行人事檔案管理；不斷對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，著重進(jìn)行現(xiàn)代化電子檔案管理知識的培訓(xùn)，使管理人員掌握現(xiàn)代化檔案管理知識。爭取做到與時俱進(jìn)，以此提高管理人員的綜合素質(zhì)，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。

3.5 提高企業(yè)對檔案管理的認(rèn)識，加強(qiáng)員工對檔案的認(rèn)識。路橋企業(yè)需要對檔案工作進(jìn)行深刻認(rèn)識，以確保在很大程度上促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。這就需要加強(qiáng)路橋企業(yè)對人事檔案管理工作的責(zé)任感，明確檔案對員工以及企業(yè)的重要性是每個路橋企業(yè)管理者的責(zé)任和義務(wù)。管理者對人事檔案工作的重視程度是做好檔案工作的重要保證。路橋企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)人事檔案工作，采用現(xiàn)代高科技技術(shù)，制定完整的法規(guī)制度和管理體制，健全基礎(chǔ)設(shè)施和服務(wù)功能。加強(qiáng)管理人員對人事檔案的認(rèn)識，從而更好地推進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

4 結(jié)語

人事檔案的形成源自于人事管理活動，其主要是對個人經(jīng)歷、工作能力以及其他各項基本狀況進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并且也是個人學(xué)歷以及資歷的主要證明材料。除此之外，人事檔案與組織關(guān)系、福利待遇等方面也有一定的關(guān)聯(lián)，具有相關(guān)法律作用，而且也常用于開具證明、職務(wù)調(diào)動、申報職稱等。人事檔案為企事業(yè)單位開發(fā)人力資源起到極為重要的作用。為此，強(qiáng)化人事檔案管理對企事業(yè)單位的長效發(fā)展具有重大的意義。因此，對于流動性強(qiáng)的路橋企業(yè)來說更應(yīng)該重視員工的人事檔案管理。

[責(zé)任編輯：田吉捷]