企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐與思考

摘 要 在新形勢下，企業(yè)檔案工作處在新的重要節(jié)點上，面臨著重新定位，轉(zhuǎn)型升級的壓力，面臨著從傳統(tǒng)時代到信息時代的跨越。檔案信息化建設(shè)，代表了企業(yè)檔案工作未來發(fā)展方向，作為管理企業(yè)檔案信息、聯(lián)結(jié)辦公自動化的關(guān)鍵一環(huán)，有利于提高企業(yè)檔案工作水平，維護企業(yè)檔案信息的真實、完整、可用和安全；有利于促進企業(yè)信息資源建設(shè)，實現(xiàn)信息資源總量增加、質(zhì)量提高和結(jié)構(gòu)優(yōu)化，為數(shù)字檔案館的最終實現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。本文就企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐與思考進行了詳細論述。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 信息化 建設(shè) 實踐與思考

一、引言

在企業(yè)的發(fā)展過程中，如果適當?shù)貞?yīng)用了信息化技術(shù)，就會對企業(yè)發(fā)展有著很多正能量的影響。而根據(jù)企業(yè)檔案管理工作整體發(fā)展來說，信息化技術(shù)的建設(shè)已經(jīng)是很常見的了。在我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)正式開展的過程中，相關(guān)信息化具體工作的實行還有待進一步提升。信息技術(shù)作為檔案資源共同享有的重要推動力之一，其正式應(yīng)用很好地加強了檔案資源的利用概率。在如今信息化的時代，信息技術(shù)也為整個企業(yè)的發(fā)展提供了充足的信息資源保證。通過實行了信息化建設(shè)，檔案信息的保存也是更加的完整與快速，并且也更好地提升了有關(guān)信息的整體開發(fā)和利用。在整個企業(yè)的發(fā)展進程中，檔案管理工作也要與時俱進，跟上企業(yè)整體的發(fā)展節(jié)奏，要努力配合信息化管理工作的具體實施，從而提升企業(yè)內(nèi)部的管理水平，相應(yīng)地降低檔案管理工作的工作成本，努力建設(shè)一個非常優(yōu)秀的檔案信息化管理部門，將檔案管理工作的一切使用價值進行最好的挖掘與發(fā)揮。

二、檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)的問題

第一，對其重視程度不夠。一些企業(yè)管理人員對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的整體重視程度不高，所以就不太會重視信息化建設(shè)工作的具體落實和發(fā)展。同時，管理人員因缺少對檔案信息化建設(shè)的認識，很多的技術(shù)上的問題都會很難進行，就算進行下去，結(jié)果肯定也還是不會很理想，長此以往就會造成企業(yè)發(fā)展較慢甚至會被一些發(fā)展較快的企業(yè)所取代。

第二，對信息化建設(shè)的發(fā)展投入資金缺乏。一些重視檔案信息化建設(shè)的企業(yè)，就會為發(fā)展檔案信息化建設(shè)而投入大量資金，用來完善其所需的硬件設(shè)施，從而達到其想要達到的效果。但是不重視檔案信息化發(fā)展的企業(yè)就不會為此投入過多的資金，這樣的話檔案的信息化建設(shè)就不會得到很好的發(fā)展，就算一些技術(shù)人員有很好的發(fā)展措施也是無可奈何，只能夠?qū)⑿畔⒒ㄔO(shè)停滯在初期的發(fā)展中，非常不利于企業(yè)的發(fā)展。

第三，檔案信息化建設(shè)過程中的安全問題。在實施檔案信息化建設(shè)的過程中，安全是其中最主要也是最為重要的一個問題。一些企業(yè)在實施檔案信息化建設(shè)時對其安全問題的重視程度不足，導致很多的工作人員的操作不夠規(guī)范，數(shù)據(jù)的保護上也出現(xiàn)很大的問題。并且在整個信息化建設(shè)的發(fā)展過程中根本就沒有一個很好地管理措施，再知道數(shù)據(jù)損壞時也無計可施，不能對損失的數(shù)據(jù)進行恢復，這樣就會對檔案管理工作帶來非常嚴重的影響，同時還會對公司造成很嚴重的損失。

第四，在信息化建設(shè)過程中的技術(shù)人員專業(yè)知識掌握程度不夠。一些企業(yè)所聘請的檔案信息化建設(shè)技術(shù)人員都沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓，或是沒有持有這方面的技術(shù)證書，在整體的技術(shù)人員中，兼職人數(shù)比正式員工數(shù)要多。檔案管理人員對這方面專業(yè)知識的了解程度不夠，從而也會導致在操作的過程中會出現(xiàn)很多根本沒必要出現(xiàn)的錯誤，造成信息化建設(shè)的落實效果不是很好。

三、對檔案信息化建設(shè)的具體思路

第一，要加強對檔案信息化建設(shè)技術(shù)人員的專業(yè)知識的培訓。在進行檔案管理工作的信息化建設(shè)的過程中，必須要擁有很好的專業(yè)知識的技術(shù)人員來進行工作，不能為節(jié)省資金就聘請一些不懂這方面專業(yè)知識的兼職員。新時期的檔案管理人員必須要具備很好的信息化實踐能力和檔案管理技能，這才能更好地勝任這份工作，所以為了能夠培養(yǎng)出優(yōu)秀的管理人員，我們更要積極地組織公司的技術(shù)人員進行定期的專業(yè)知識培訓，一直不斷的汲取在檔案信息化建設(shè)發(fā)展過程中所產(chǎn)生的新的技術(shù)性問題，這樣才能夠提高工作人員的工作能力。并且企業(yè)要組織定期的專業(yè)知識的考核，提升企業(yè)工作人員的學習積極性。

第二，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，需要企業(yè)足夠的投入支持。企業(yè)管理人員要通過對信息化實踐過程的了解，對其中應(yīng)用到的硬件設(shè)施進行相應(yīng)的完善與升級，并且要對這方面的知識進行不斷的學習，然后結(jié)合企業(yè)的實際情況與檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，進行對癥管理。只有對硬件設(shè)施進行不斷的完善與升級，滿足信息化建設(shè)所需要的條件，才能夠把檔案信息化建設(shè)進行很好的實施與落實。在企業(yè)的發(fā)展與建設(shè)過程中，企業(yè)管理人員必須要制定一個切實際的目標，并且要讓工作人員為此努力的奮斗。通過技術(shù)人員對檔案信息化建設(shè)的研究，管理人員要為此設(shè)計出一套合理的管理方案，這樣也可以對檔案信息化建設(shè)進行很好的管理，同時也會相應(yīng)地提高工作人員的工作效率。

第三，檔案信息化建設(shè)的安全管理問題。在信息化管理的形勢下，安全問題也是管理人員必須要重視的一個嚴肅的問題，在進行實踐的過程中，管理人員一定要重點對待安全問題。為了提升檔案信息化建設(shè)的安全性，要采取綜合性的安全措施進行解決。管理人員還要對進算計的防護軟件進行及時的更新，并且要結(jié)合工作人員的工作特點，對計算機防護軟件進行定期的病毒查殺，還要對計算機進行監(jiān)控，努力提高計算機運行系統(tǒng)的安全性，還要注意備份檔案內(nèi)容，這樣就可以避免檔案內(nèi)容的損壞與丟失。

第四，要相應(yīng)加強企業(yè)檔案管理的規(guī)范化和標準化的建設(shè)，時代的進步要求企業(yè)的檔案管理工作必須更加完善，企業(yè)在加強管理制度的同時，還要促進檔案信息化的建設(shè)，保證能夠正常的開展企業(yè)檔案管理工作。并且企業(yè)信息化建設(shè)的規(guī)范性也是必須要重視的，有一個合理而規(guī)范的管理制度才能正常的運行管理工作，這也是企業(yè)信息化建設(shè)進行發(fā)展與創(chuàng)新的必要前提。

四、結(jié)語

對于企業(yè)的整體發(fā)展與建設(shè)來說，檔案信息化建設(shè)可以為整個企業(yè)提供新鮮血液和發(fā)展的動力。并且檔案信息化的建設(shè)已經(jīng)是當前經(jīng)濟時代下企業(yè)中必須加以重視的一種建設(shè)內(nèi)容。企業(yè)只有積極地開展檔案信息化建設(shè)工作，才能在這發(fā)展迅速的社會中有一席立足之地，才會保證擁有足夠的競爭能力與同類型企業(yè)進行競爭，企業(yè)本身才會更好地與時俱進，跟隨現(xiàn)代社會的發(fā)展速度。所以，在企業(yè)的發(fā)展進程中，檔案管理工作的信息化建設(shè)，可以更好地發(fā)揮企業(yè)檔案管理工作的效用，提升檔案資源的整體利用率，促進企業(yè)管理決策水平的進一步提升。要努力配合檔案信息化管理工作的具體實施，從而提升企業(yè)內(nèi)部的管理水平，相應(yīng)地降低檔案管理工作的工作成本，努力建設(shè)一個優(yōu)秀的檔案信息化的管理部門，將檔案管理工作的使用價值進行最好的挖掘與發(fā)揮。

（作者單位為中鐵二局集團有限公司檔案館）

[作者簡介：吳靜（1979—），女，本科，工程師，主要從事檔案管理工作。]

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