論企業(yè)科技檔案管理中二維碼技術(shù)的應(yīng)用

原春紅

摘 要：科技的迅猛發(fā)展互聯(lián)+網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已給企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理和操作模式上帶來(lái)了全面的革新。為了提高企業(yè)的管理效率，提升檔案管理質(zhì)量，本文將二維碼技術(shù)在科技檔案管理中的應(yīng)用深入探討，以期今后以二維碼技術(shù)建立一個(gè)更加完備的企業(yè)科技檔案管理平臺(tái)。

關(guān)鍵詞：科技檔案；二維碼；應(yīng)用；企業(yè)

在企業(yè)中，不少一線(xiàn)的維檢修人員，他們對(duì)去檔案室查閱資料認(rèn)識(shí)程度不足，不了解查閱檔案為工作提供的便利。他們寧愿到現(xiàn)場(chǎng)去實(shí)地查看機(jī)器設(shè)備構(gòu)造，也不愿到檔案室查閱相關(guān)資料。二維碼技術(shù)的廣泛應(yīng)用，很多技術(shù)都采用該種手段。將二維碼技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)科技檔案管理中，無(wú)疑會(huì)提高企業(yè)對(duì)科技檔案的利用率和利用效率，充分發(fā)揮檔案工作的實(shí)際功效。

1 二維碼技術(shù)概述

1.二維碼的概念

所謂二維碼，是將數(shù)據(jù)符號(hào)信息通過(guò)黑白相間的圖形呈現(xiàn)，在呈現(xiàn)二維代碼編制過(guò)程中，將“0”“1”的計(jì)算機(jī)內(nèi)部邏輯基礎(chǔ)比特流概念植入其中，通過(guò)幾何圖形的表現(xiàn)二進(jìn)制文字?jǐn)?shù)值。隨后通過(guò)圖像輸入或光電掃描等形式，便看實(shí)現(xiàn)自動(dòng)讀取信息的自動(dòng)處理方式。

2.二維碼的起源

過(guò)去的一維碼無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前的市場(chǎng)需求，于是二維碼應(yīng)運(yùn)而生。物品標(biāo)識(shí)是一維碼最初的應(yīng)用范圍，但無(wú)法描述物品，這是由于一維碼的信息容量受限導(dǎo)致的。所謂物品標(biāo)識(shí)，就是將物品以代碼形式出現(xiàn)，并將生成的代碼以二維碼的形式出現(xiàn)在物品上，這樣便可以通過(guò)掃描二維碼來(lái)識(shí)讀物品，但是這樣的一維碼無(wú)法辨別物品信息的真?zhèn)?，僅能代表一維碼本身存在?，F(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，對(duì)有限的幾何空間提出了更多的需求，條形碼不斷承載越來(lái)越多的信息，于是在這樣的環(huán)境下二維碼營(yíng)運(yùn)而生。

3.二維碼的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)

二維碼的信息容量較大，可容納漢字500余個(gè)，數(shù)字近3000個(gè)，這樣的信息容量相當(dāng)于過(guò)去一維碼的幾十倍。可以將圖片、聲音、文字、指紋等內(nèi)容以二維碼的形式表現(xiàn)出來(lái)，不僅如此，還可以表示多種語(yǔ)言文字及圖像數(shù)據(jù)。如果二維碼出現(xiàn)無(wú)損等局部損壞時(shí)，它的容錯(cuò)糾錯(cuò)能力很強(qiáng)，依然可以正常識(shí)讀，局部損壞面積達(dá)一半時(shí)，仍可實(shí)現(xiàn)二維碼掃描，以獲取信息。此外，二維碼的誤碼率很低，在千萬(wàn)分之一以下，并且具有較好的保密性，制作成本較低，激光或CCD閱讀器均可識(shí)別，在制作中還可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整條碼符號(hào)的形狀及尺寸。

二維碼的應(yīng)用

最初二維碼是應(yīng)用在商業(yè)領(lǐng)域，從信息密度、編碼容量到制作成本、糾錯(cuò)能力，每一項(xiàng)都具有其他技術(shù)無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)，因此，二維碼一經(jīng)問(wèn)世便很快得到普及。如今，我們的生活、工作、學(xué)習(xí)等方方面面都滲透了二維碼技術(shù)，無(wú)論是互聯(lián)網(wǎng)新媒體，還是傳統(tǒng)媒體，從廣告到書(shū)籍，甚至火車(chē)票、名片，二維碼的身影隨處可見(jiàn)，“掃一掃”關(guān)注二維碼成為當(dāng)下人們的一種時(shí)尚，亦成為一種生活習(xí)慣。二維碼其自身的應(yīng)有價(jià)值如下圖所示：

2 二維碼技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的優(yōu)勢(shì)

自動(dòng)化、智能化的檔案管理工作是當(dāng)前檔案實(shí)體管理不斷尋求的目標(biāo)。自上世紀(jì)80年代，我國(guó)的檔案管理工作逐漸開(kāi)始步入數(shù)字化時(shí)代，一維碼應(yīng)運(yùn)而生，盡管應(yīng)用范圍有限，但在檔案管理中也得到廣泛應(yīng)用。隨后二維碼技術(shù)的普及，給檔案管理提供了科技含量，具體的表現(xiàn)如下：

1.檔案入庫(kù)階段

企業(yè)科技檔案管理，需要將實(shí)體檔案管理與相關(guān)信息管理系統(tǒng)相銜接。識(shí)別二維碼不僅能查閱相關(guān)檔案信息，還可以精確顯示實(shí)體檔案在檔案室所處具體位置。因此，在檔案入庫(kù)階段，就應(yīng)當(dāng)將二維碼矩陣中錄入相關(guān)檔案入庫(kù)信息。這樣只需掃描二維碼，就可以輕松掌握檔案的基本信息及位置信息，方便查閱。在查閱實(shí)體檔案過(guò)程中，也可以通過(guò)手機(jī)掃描二維碼精確找到實(shí)體檔案的存放位置，方便回置檔案。

2.檔案信息保存

過(guò)去的傳統(tǒng)檔案，僅能在檔案封面、背脊等地記錄簡(jiǎn)要信息，字?jǐn)?shù)較少，大多以摘要或目錄等形式出現(xiàn)，如果想要了解詳細(xì)內(nèi)容，則需要通過(guò)軟件調(diào)閱。二維碼技術(shù)的應(yīng)用，突破了字?jǐn)?shù)限制，在手機(jī)客戶(hù)端中掃描二維碼后，可以搜索出大量信息和目錄。方便盤(pán)點(diǎn)檔案使用，也保證了正確率。此外，傳統(tǒng)實(shí)體檔案留存內(nèi)容會(huì)隨著時(shí)間、檔案室溫度、濕度等因素受到影響，還會(huì)受到查閱頻率，翻看等情況的影響，紙質(zhì)或字跡會(huì)出現(xiàn)減退現(xiàn)象，而二維碼技術(shù)的應(yīng)用，可以將檔案信息留存至軟件系統(tǒng)中，這些內(nèi)容方便查閱，切是永久保存，不會(huì)受到查閱次數(shù)過(guò)多等因素影響信息保存。

3. 檔案信息的發(fā)布

隨著手機(jī)網(wǎng)絡(luò)的廣泛普及，人們獲取咨詢(xún)的方式越來(lái)越便捷。二維碼這種傳播方式更是極大便捷了信息的傳播。企業(yè)在更新科技檔案后，可以通過(guò)二維碼掃描的方式，獲取咨詢(xún)，對(duì)企業(yè)最新引進(jìn)的先進(jìn)設(shè)備等信息進(jìn)行更新，對(duì)機(jī)器構(gòu)造等內(nèi)容的信息及時(shí)通過(guò)二維碼的形式發(fā)布出去。方便企業(yè)相關(guān)人員查閱學(xué)習(xí)。企業(yè)的科技檔案中應(yīng)用了二維碼技術(shù)，是傳統(tǒng)檔案管理工作與現(xiàn)代數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合的有效途徑。此外，檔案信息發(fā)布通過(guò)二維碼制作目錄，一張A4尺寸的紙張可以印刷近50個(gè)二維碼，每個(gè)二維碼可容納近500個(gè)漢字的簡(jiǎn)介。因此，使用二維碼的方式可以大大節(jié)約檔案信息化建設(shè)的成本，節(jié)能環(huán)保。

4.二維碼技術(shù)在科技檔案管理中的應(yīng)用

首先，可以實(shí)現(xiàn)檔案的快速搜索。當(dāng)一份檔案生成二維碼后，只需通過(guò)相應(yīng)的設(shè)備便可清晰了解設(shè)備的資料目錄，還可以通過(guò)二維碼掃描查找是否有自己需要的科技檔案，再根據(jù)二維碼提供的檔案位置，輕松找到資料位置，省去翻閱檔案目錄的時(shí)間，提高工作效率，方便又快捷。

其次，方便借閱歸檔。企業(yè)的科技檔案借閱管理是檔案管理中的主要工作之一，員工在借閱檔案資料時(shí)，可以在制成的二維碼中獲得檔案資料的名稱(chēng)、所處位置等內(nèi)容，還可以將借閱者的基本信息一并生成二維碼，科技檔案管理的借閱情況一目了然。借閱登記的時(shí)間也大大節(jié)約，查找資料去向的時(shí)間也大大節(jié)省，給檔案管理工作帶來(lái)極大的便利。

在企業(yè)科技檔案管理中，二維碼技術(shù)的應(yīng)用范圍遠(yuǎn)不及與此，它可以根據(jù)具體科技檔案文件的使用周期進(jìn)行管理。但通常企業(yè)的檔案管理工作人員，所掌握的檔案管理工作范圍認(rèn)知有限，管理水平有限，對(duì)檔案管理工作的應(yīng)用在現(xiàn)階段還僅限于方便、快捷地搜索歸檔。

3 二維碼技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)科技檔案管理的價(jià)值

1.提高企業(yè)科技檔案的利用

對(duì)企業(yè)而言，效益是不斷追求的目標(biāo)，這也是檔案管理工作的意義所在。作為企業(yè)的科技檔案管理工作來(lái)說(shuō)，工作本身不會(huì)為企業(yè)創(chuàng)造效益的職能，但是能夠通過(guò)提高對(duì)檔案的利用價(jià)值，來(lái)提升科技檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展發(fā)揮的作用。在實(shí)際工作中，不少企業(yè)并未重視科技檔案管理的重要性，普遍忽視科技檔案管理工作的存在的意義，甚至有人認(rèn)為科技檔案管理可有可無(wú)。提高歸檔率和利用率是當(dāng)前檔案管理急需解決的問(wèn)題。此時(shí)，可以借助二維碼的普及度，讓科技檔案管理工作走進(jìn)職工中，提升企業(yè)對(duì)科技檔案管理工作的重視程度。只有檔案查閱對(duì)職工提供便捷的服務(wù)，檔案利用率自然就會(huì)得到提高，科技檔案在企業(yè)發(fā)揮的作用也自然會(huì)得到提高。

2.提高企業(yè)科技檔案信息水平

在企業(yè)的生產(chǎn)工作中，要想使科技檔案真正發(fā)揮應(yīng)有的作用，勢(shì)必要深入挖掘科技檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)揮的服務(wù)，將科技檔案信息密切結(jié)合企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，特別是對(duì)信息化工作方面的內(nèi)容。如果檔案管理的水平低，信息化能力不足，宣傳不到位，便會(huì)導(dǎo)致在實(shí)際工作中很難手機(jī)檔案相關(guān)信息，科技檔案的利用率也會(huì)隨之下降。推廣二維碼，無(wú)疑是為科技檔案提高利用率的有效途徑，讓人們通過(guò)二維碼了解科技檔案的具體信息，不斷開(kāi)拓檔案服務(wù)的新功能，為檔案的信息化管理與現(xiàn)代化查閱提供有效途徑。

3.提高對(duì)庫(kù)存檔案的監(jiān)督管理

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，特別是基層企業(yè)，缺乏專(zhuān)職檔案管理人員，大多是由其他職務(wù)的工作人員兼任檔案管理人員，他們?nèi)狈?zhuān)業(yè)性，主要忙于自己所在崗位的職業(yè)，對(duì)監(jiān)督管理科技檔案投入精力不足，缺乏相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。有時(shí)會(huì)出現(xiàn)崗位調(diào)整，管理科技檔案人員經(jīng)常出現(xiàn)輪流交接的現(xiàn)象，人員流動(dòng)性較大?？萍紮n案時(shí)長(zhǎng)出現(xiàn)缺少目錄、資料不齊等情況。隨著二維碼的推廣，很多一線(xiàn)職工或相關(guān)技術(shù)人員掌握了解二維碼顯示信息后，便于清楚了解其中是否存在無(wú)資料和資料不齊全的情況，這也無(wú)形當(dāng)中對(duì)管理檔案的相關(guān)人員起到監(jiān)督作用，切實(shí)使科技檔案管理人員負(fù)起責(zé)任。

4.提高檔案管理人員工作水平

二維碼技術(shù)正式投入使用后，對(duì)傳統(tǒng)管理科技檔案人員無(wú)疑是一個(gè)挑戰(zhàn)，需要熟練掌握基本的二維碼技術(shù)，并將該項(xiàng)技術(shù)應(yīng)用到科技檔案管理中。檔案管理人員需要掌握新的知識(shí)，將管理方法與現(xiàn)代信息化管理方式相結(jié)合，滿(mǎn)足企業(yè)的實(shí)際需求，提供工作效率和檔案管理質(zhì)量，進(jìn)一步提高檔案管理的合理性，節(jié)約成本，提高工作效率，間接為企業(yè)創(chuàng)造更多效益。

4 結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)的科技檔案管理采用二維碼技術(shù)，可以大大提高工作便利，方便信息識(shí)別，對(duì)建設(shè)數(shù)字化的科技檔案館提供有力保障，信息檢索系統(tǒng)可以利用二維碼技術(shù)將其得到轉(zhuǎn)型和升級(jí)。二維碼技術(shù)將企業(yè)的基層員工與檔案信息連接在一起，實(shí)現(xiàn)了“立體檔案”的目標(biāo)，一定程度上可以降低錯(cuò)誤率的出現(xiàn)，共享檔案資源，為企業(yè)管理科技檔案提供重要平臺(tái)，提高科技檔案的利用率，創(chuàng)新檔案管理的相關(guān)服務(wù)業(yè)務(wù)，將更多科技水平注入到科技檔案管理中來(lái)，方便職工查閱科技檔案信息，為企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展提供更多科技檔案方面的支持，實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技檔案管理水平的不斷攀升，從側(cè)面推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

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