高校財(cái)會檔案的人為因素風(fēng)險(xiǎn)管理

高校財(cái)會檔案是高等學(xué)校在財(cái)務(wù)管理和會計(jì)核算等過程中形成的記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字圖表、會計(jì)憑單、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表、工資清冊等檔案。近年來，隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)充，辦學(xué)模式的不斷優(yōu)化和多元化發(fā)展辦學(xué)思路，伴隨而產(chǎn)生的財(cái)會憑單也日漸增多，越來越多的不確定因素也在危害著財(cái)會檔案的安全。因此，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前財(cái)會檔案管理面臨的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，財(cái)會檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理水平亟待提升。

1 財(cái)會檔案管理的人為因素風(fēng)險(xiǎn)

風(fēng)險(xiǎn)主要為可能遇到的危險(xiǎn)或不確定性，財(cái)會檔案的風(fēng)險(xiǎn)主要來自于三方面的不確定性因素：一是人為因素，二是社會因素，三是自然因素戰(zhàn)爭或者火災(zāi)等由人主導(dǎo)的因素；物理因素，比如溫度、濕度的控制是否能保持檔案的最佳保存狀態(tài)，是否做好了遮陽遮光防范。

其中，人為因素是造成所有風(fēng)險(xiǎn)災(zāi)難的首要因素。研究表明，70%-80%的災(zāi)難是由人犯錯誤造成的。對于檔案風(fēng)險(xiǎn)也多由人為因素引發(fā)，本文主要分析人為因素包含的各個方面。

1.1 領(lǐng)導(dǎo)層方面

財(cái)會檔案在各個行業(yè)中有著不同的意義，在銀行證券等金融行業(yè)中，財(cái)會檔案關(guān)系到金融資本的安全，是風(fēng)險(xiǎn)隱患中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；但在以教學(xué)科研為主的高校，往往從學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層開始就忽視財(cái)會檔案的重要性，在學(xué)校整體檔案管理中被排在次要位置。

研究顯示，85%的企業(yè)破產(chǎn)或者失敗源于領(lǐng)導(dǎo)層的錯誤管控，而其中73%是源于高層的決策失誤。領(lǐng)導(dǎo)層對于財(cái)會檔案的漠視，也使得財(cái)會檔案管理鮮有規(guī)范的制度條例來指導(dǎo)，這給財(cái)會檔案管理埋下了風(fēng)險(xiǎn)隱患。

1.2 部門間協(xié)作方面

財(cái)會檔案的管理涉及到財(cái)務(wù)部門和檔案部門，財(cái)務(wù)部門是財(cái)會檔案的形成部門，財(cái)務(wù)部門對財(cái)會檔案的收集、裝訂、整理、前期保管等工作將直接決定財(cái)會檔案的初期質(zhì)量。但財(cái)務(wù)部門并非專業(yè)的檔案管理部門，需要專業(yè)檔案部門的協(xié)助和配合，而一些高校檔案部門、財(cái)務(wù)部門以及與學(xué)校各二級單位三方面之間的聯(lián)系僅限于歸檔交接，并沒有建立良好的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。由于部門間互相不了解彼此的工作模式和需求，缺乏明確的分工，使得部門間互相推諉，造成溝通障礙。

1.3 檔案部門管理方面

對高校檔案部門來說，檔案部門內(nèi)部管理水平?jīng)Q定著部門的文化和發(fā)展，是檔案部門能否完善運(yùn)行各類檔案管理的關(guān)鍵。檔案部門管理風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)為：

一是檔案部門管理者領(lǐng)導(dǎo)水平欠缺，因其職業(yè)敏感性，對財(cái)會檔案人員的要求較高。二是檔案員工未能參與到風(fēng)險(xiǎn)決策中，職工提出的意見不被采納，打消了其工作積極性。三是檔案管理部門缺乏財(cái)會方面的專業(yè)知識，不注重與本校財(cái)會部門以及外界相關(guān)檔案部門的交流和學(xué)習(xí)，使得員工專業(yè)知識匱乏。

1.4 從業(yè)人員方面

檔案管理人員是接觸檔案最多的人員，也是指導(dǎo)歸檔和利用檔案的引導(dǎo)者，因此檔案管理人員的素質(zhì)決定了財(cái)會檔案的安全。財(cái)務(wù)檔案較其他檔案更為特殊，需要檔案管理人員兼?zhèn)錂n案管理能力和財(cái)務(wù)知識。。同時(shí)，財(cái)會檔案鮮有專門的人員進(jìn)行管理，人員流動性大，導(dǎo)致工作接續(xù)出現(xiàn)問題，檔案部門在查檔過程中發(fā)現(xiàn)漏裝、錯裝等問題時(shí)也會有未能及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)部門等情況。

1.5 查檔人員方面

隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，科研課題的審計(jì)工作也隨之增加，對學(xué)校資金收支分配情況和對科研課題相關(guān)的業(yè)務(wù)憑單等審計(jì)材料的查閱也相應(yīng)增加。在查檔高峰期，因?yàn)闄n案館的格局和人手不夠等限制，不能及時(shí)對查檔人員進(jìn)行監(jiān)管，造成了查檔隱患。同時(shí)，由于工作量大，工作實(shí)效要求高，因此為了提高工作效率，相關(guān)查檔老師也會派學(xué)生來檔案部門查詢財(cái)會檔案，這種委托的行為也可能給檔案管理造成風(fēng)險(xiǎn)隱患。

2 財(cái)會檔案的風(fēng)險(xiǎn)管控措施

財(cái)會檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理即預(yù)測未來的不確定性因素，并采取相應(yīng)的措施，以減少對檔案造成損失的過程。通過分析、識別和評估了上述人為因素可能造成的風(fēng)險(xiǎn)，可以從以下幾方面實(shí)施應(yīng)對措施：

2.1 提升財(cái)會檔案管理意識

要想提升財(cái)會檔案的管理水平，首相要從思想上扭轉(zhuǎn)對財(cái)會檔案的重視程度，提升財(cái)會檔案管理相關(guān)的人員的風(fēng)險(xiǎn)管控意識。首先，要讓學(xué)校管理者認(rèn)識到財(cái)會檔案風(fēng)險(xiǎn)管理對學(xué)校發(fā)展的重要性；其次，檔案部門要對財(cái)務(wù)部門及各二級單位相關(guān)人員普及檔案管理?xiàng)l例，加強(qiáng)其對檔案的前期整理水平及保管責(zé)任意識；第三，要通過采取各種安全方式教育和宣傳，加強(qiáng)職工的安全意識，形成全館的安全文化氛圍，做到人人參與，人人負(fù)責(zé)；第四，檔案館的從業(yè)人員更要以身作則，思想上加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案風(fēng)險(xiǎn)防范，行動上改變被動接收檔案的局面，減少倦怠情緒；最后，在檔案部門內(nèi)張貼查檔安全知識圖，重要的位置張貼警示標(biāo)志，讓風(fēng)險(xiǎn)意識深入每個查檔人的心。

2.2 建立財(cái)會檔案管理制度。

要制定“從上而下”的安全管理制度，上至主管校領(lǐng)導(dǎo)、檔案館及財(cái)務(wù)處主管領(lǐng)導(dǎo)，下至財(cái)務(wù)處及相關(guān)部門兼職檔案員、財(cái)會檔案專職管理人員、查檔人員，將相關(guān)的責(zé)任分散到每個檔案從業(yè)人員身上，使每個人都明確自己的責(zé)任和權(quán)利，履行自己的義務(wù)。同時(shí)，制定檔案獎懲制度，將違背財(cái)會檔案管理制度的行為予以指正，必要時(shí)限制查檔或通報(bào)，以加深其對財(cái)會檔案管理制度的執(zhí)行。

2.3 改進(jìn)檔案部門風(fēng)險(xiǎn)文化。

企業(yè)或組織的風(fēng)險(xiǎn)文化分為高責(zé)備文化和無責(zé)備文化。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后，領(lǐng)導(dǎo)者是否責(zé)備職工決定了其管理文化和管理水平。在檔案館風(fēng)險(xiǎn)文化塑造中，人是關(guān)鍵，要以人為本，提高館內(nèi)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管控文化。檔案管理者首先要提高自己的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對能力，注意行事方法；其次，要建立良好的自上而下的溝通機(jī)制，共同成長進(jìn)步；再次，管理者要采取鼓勵機(jī)制，對及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯誤，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的行為予以獎勵；第四，管理者要學(xué)會權(quán)力下放，將主動權(quán)交給具體負(fù)責(zé)財(cái)會檔案的職工，因?yàn)樗麄儾攀窃擃悪n案的直接管理員，對檔案的情況更為熟悉，因此要多采納他們的意見，賦予其更多的參與感與責(zé)任感，讓其從被動接受領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變成檔案的主導(dǎo)者；第五，合理利用資源，注重職工個人素質(zhì)全面發(fā)展，如邀請財(cái)務(wù)人員對本部門職工做財(cái)務(wù)專業(yè)知識的普及。

2.4 發(fā)展財(cái)會檔案信息化系統(tǒng)。

現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用在提高辦事效率的同時(shí)也降低了人為錯誤的發(fā)生，財(cái)會檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理也需要信息化系統(tǒng)的支撐。首先，通過將財(cái)會檔案數(shù)字化，一些往來賬目可以以電子檔案的形式查閱，緩解了來館翻閱紙質(zhì)檔案造成壓力，也減少了人為監(jiān)督和指導(dǎo)查檔的工作強(qiáng)度，降低了人為錯誤引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)；其次，加大對財(cái)會檔案數(shù)字化的硬件支持，提供先進(jìn)的設(shè)備，并培訓(xùn)財(cái)務(wù)檔案管理人員相關(guān)的電子檔案管理知識和信息化風(fēng)險(xiǎn)防范方法；第三，檔案部門要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)新，優(yōu)化部門網(wǎng)站建設(shè)，從各部門及教職工的需求出發(fā)，建立財(cái)會檔案專門頁面，普及財(cái)會檔案相關(guān)法律法規(guī)、專業(yè)知識、歸檔和查檔要求、操作流程等，減少溝通不善帶來的風(fēng)險(xiǎn)；第四開發(fā)檔案管理公眾號，利用自動化辦公系統(tǒng)，定期向教職工推送檔案工作內(nèi)容，并開發(fā)留言板及在線交流功能，讓公眾能參與到檔案館的建設(shè)中來，更好的改進(jìn)檔案管理工作。

3 總結(jié)

財(cái)會檔案是高校綜合檔案的重要組成部分，反映了高校某一時(shí)期的科研與教學(xué)活動，是高校發(fā)展史的見證，關(guān)系到學(xué)校的發(fā)展動向和今后的發(fā)展形勢。但是隨著風(fēng)險(xiǎn)管理意識的增強(qiáng)，我們意識到人為因素導(dǎo)致的不確定性和風(fēng)險(xiǎn)越來越影響著財(cái)會檔案的命運(yùn)。本文從提升管理意識、制定風(fēng)險(xiǎn)制度、改進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)文化和發(fā)展信息化系統(tǒng)方面對財(cái)會檔案提出了風(fēng)險(xiǎn)管控措施。這些措施的后期實(shí)施還需要根據(jù)實(shí)際情況不斷的調(diào)整和探索，以期實(shí)現(xiàn)優(yōu)化的全過程風(fēng)險(xiǎn)管理，確保財(cái)會檔案信息的

安全。

作者簡介

李倩（1986-），北京科技大學(xué)。