干部檔案管理工作的對策

張威

隨著人事制度改革工作的不斷深入，人才流動日益頻繁，人事檔案的變化率和利用率迅速提高，對人事檔案的管理工作也提出了更高的要求。在人事檔案的收集、整理、歸檔及接轉等各個環(huán)節(jié)上都出現了以往不曾出現的新問題，需要我們管理人事檔案管理人員進行妥善處理和解決。

1 突出完整性，嚴把材料收集關

收集人事檔案文件材料是人事檔案工作的基礎。隨著政治經濟體制改革的不斷深化以及干部制度的改革，考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術晉升等需要入檔的文件材料不斷增多，給人事檔案文件材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與員工個人有關的各種文件材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的文件材料要及時進行處理，對手續(xù)不全的文件材料要退回形成部門進行補辦，確保文件材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。干部人事檔案管理部門要經常了解和掌握形成干部人事檔案材料的信息，定時定期地向形成材料的部門收集應歸檔的材料。遵循真實、完整、及時、規(guī)范的原則，定期對干部人事檔案進行全面的整理，對查出缺少的材料逐一進行登記、造冊和催討。對能補充的材料如獎懲材料和學歷學位材料，通過與個人催討的方法找到證書原件，留取復印件，注明復制時間并加蓋組織科公章存檔。

2 突出準確性，嚴把鑒別審核關

將干部任前檔案審核作為干部選拔任用工作的必經程序，對干部的“三齡一歷”、獎懲等情況進行認真審核，充分發(fā)揮檔案在干部工作中的重要作用。對檔案中的原有材料和新補充材料，逐份審查，準確鑒別。對同名同姓、同音異字、一人多名等材料，采取查看籍貫、對照“三齡一歷”、核對工作簡歷等方法進行甄別；在審核過程中，對檔案中的一些關聯材料和關聯信息相互進行印證。對于學歷學位材料、培訓材料、職稱材料、考察材料和任免材料的審核，根據干部本人最新任免材料和履歷材料所記載的學習、培訓、任職經歷，反向倒查之前的各項材料是否齊全，相互認證。

3 突出嚴肅性，嚴把整理質量關

自2010年10月1日起，干部人事檔案材料的載體一律采用國際標準A4型公文用紙，停止使用16開紙型，對不符合標準的材料進行及時更換。檔案原始材料進行逐頁檢查，對紙張出現破損、斷裂、發(fā)脆過薄的單頁材料進行托裱，對編目、裝訂錯誤的材料進行調整，使整理過的檔案做到“四無兩齊”，即：無損壞、無卷角、無折皺、無殘留金屬物和左、下兩面對齊。

4 突出規(guī)范性，嚴把制度健全關

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。一是健全各項制度。對檔案資料從收集、歸檔到移交，以及檔案的日常管理都要制定一套嚴格的制度，做到室內有制度、管理有薄冊、查閱有記載、轉遞有回執(zhí)。為了適應現代人力資源管理的要求，人事檔案管理必須更加制度化、規(guī)范化。對于那些不適應新形勢、新情況的規(guī)章制度，必須進行改革、及時更新。要對檔案文件材料的歸檔內容、分類、檔案用品標準重新進行規(guī)范。在文件材料的收集上要做到及時、完整；在文件材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保文件材料的真實性；在文件材料歸檔中要做到分類準確，裝訂整齊；在轉遞檔案文件材料中要做到按章辦事，確保檔案文件材料安全可靠；在查閱、傳閱檔案時，要熱情服務而又不失原則，保證檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動地與有關部門聯系，及時更新、補充新的檔案文件材料。二是嚴格工作程序。按照檔案管理的有關要求，進一步嚴格工作程序，加強檔案管理，提高檔案管理的規(guī)范化水平。在辦理干部調配、畢業(yè)生接收等方面手續(xù)時，堅持先調檔審核，再提部務會議討論；在接收新形成的學歷、學位材料時，先驗證學歷、學位證書再進檔，防止假文憑、假學歷材料混入干部人事檔案，對檔案管理中出現問題的，實行責任追究，保證檔案管理規(guī)范有序。

5 突出時效性，嚴把信息建設關

把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。通過輔助計算機、掃描儀等硬件設備，將檔案文字信息通過掃描轉變成為數字信息，實現人事檔案文卷與數據格式并存的管理模式。同時，可以建立數字化的信息網絡平臺，實現網上認識信息的接收、轉遞、儲存和資源共享。

6 加快人事檔案管理工作的科學化、現代化進程

隨著時代的發(fā)展，檔案文件材料越積越多，傳統的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便，延誤時間，而且會加大出錯率，因此建立人事檔案現代化信息管理系統勢在必行。人事檔案現代化信息管理系統是以員工個人人事信息為基礎的信息聯網系統，通過微機終端和系統互聯，可以實現個人信息微機檢索和聯網查詢，及時更新檔案信息，最大限度地為育才、用才、激才、留才提供服務，更好地為單位各項事業(yè)的發(fā)展做出貢獻。

7 提升人事檔案管理工作人員的素質培養(yǎng)

人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員的素質高低，因此作為人事檔案管理人員，需要不斷提高自身的政治素質和專業(yè)素質。隨著現代化進程的不斷推進，傳統的管理模式已不適應現在的檔案管理工作。因此，檔案管理部門在引進高素質人才的同時，更要注重對現有人員的培訓，全面提高檔案管理人員的綜合素質，使其能夠適應現代人力資源管理的新要求，端正思想，增強意識，轉變方式，變被動服務為主動服務；在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少失誤和差錯；檔案管理人員要肩負起宣傳檔案法、普及檔案知識的重任，提高全民檔案意識，在全社會形成人人關心檔案的良好氛圍。

（1）人才的引進和栽培。電子信息技術化在檔案管理工作之中的運用和發(fā)展，需要相關的技術人才作為技術支持才可以更好地發(fā)展。這就需要單位引進相關的技術人才，并且以引進帶動培養(yǎng)，以點帶面，以少帶多，從而發(fā)展自己單位的技術人才，只有以人才為支柱，才能夠更好地促進檔案管理工作的發(fā)展。那么這就需要我們對外公開招聘相關的人才，比如網絡建設人才和數據庫建設及維護人才等等，并且要把相關人才在檔案管理工作中分配開來，以其技術性的建設工作來培養(yǎng)其他工作人員，從而帶動發(fā)展更多的技術人才，形成良性的人才發(fā)展模式，更好地促進檔案管理工作的進行，提高其工作效率。

（2）培養(yǎng)檔案管理人員的責任素養(yǎng)。檔案作為單位信息的保存方式之一，其保密性要得到充分的保證，并且檔案的調用要保證沒有錯誤，不然造成的損失將是巨大的，假設單位的檔案出現了泄漏，或者是檔案調用出現錯誤，輕者給單位造成經濟損失，重者將危及單位的生存。從此看來，培養(yǎng)檔案管理工作人員的責任素養(yǎng)是不容忽視的問題，只有檔案管理的工作人員不出現或盡量少出現個人失誤，并且做好檔案管理的保密工作，才能使檔案管理工作更好地為單位服務。在此，我們可以把檔案管理人員的責任落實到每個工作人員的身上，加強其責任素養(yǎng)，這樣可以更好地保證檔案的保密性，也可以進一步減少檔案調用的失誤問題，從而提高檔案管理的工作效率。

（3）提高檔案管理人員的技術和專業(yè)水平。檔案管理的工作人員，作為檔案管理工作的核心，其更應該重視其工作的專業(yè)水平，并且向一專多能的復合型人才發(fā)展，在做好本職工作的前提下，盡可能地發(fā)展與工作相關的技術的素質培養(yǎng)，比如開展對多媒體技術的運用與學習，以及對電子信息技術設備的實踐，這就需要單位相關的支持，更需要檔案管理工作人員自身對“多能”的渴求，只有檔案管理工作人員的技術水平上去了，才能夠提高管理檔案工作的效率。