對檔案價值鑒定的思考

范紅梅

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）04-000-02

摘 要 本文闡述檔案價值鑒定標(biāo)準(zhǔn)及發(fā)展現(xiàn)狀，論述了如何準(zhǔn)確有效的在檔案管理全過程中開展鑒定工作。

關(guān)鍵詞 檔案價值 鑒定 思考

自從德國柏林機密檔案館館長邁斯奈爾于1901年第一個提出檔案鑒定體系至今，已有一百多年的歷史了?！坝杏谩笔菣n案價值的核心表現(xiàn)，要以全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點來判定檔案的價值，做好檔案歸檔與保管利用的質(zhì)量控制。一直以來，檔案工作者都把檔案鑒定工作作為研究對象，從理論到實踐都展開了廣泛研討，如何準(zhǔn)確有效的在檔案的全過程中開展鑒定工作，做到不漏掉有價值的檔案、不多存一件垃圾檔案，科學(xué)地保管檔案，有效的提供利用，成為了檔案工作者研究的又一課題。

一、拓展檔案工作重點，提升檔案鑒定意識

（一）認(rèn)識檔案價值鑒定的特征

首先，檔案具有“為我”性，在檔案鑒定中既關(guān)系著檔案的現(xiàn)實價值，又對潛在價值和長遠(yuǎn)價值進(jìn)行評價和判別。在對檔案價值的鑒定時要著重考慮“為我用”的價值，把“為我”性放在第一。

其次，鑒定是對檔案價值有意識的評價和認(rèn)識，對所產(chǎn)生的可能性及后果有一定的預(yù)見和推斷。確信過去、現(xiàn)在和未來的社會活動之間存在著認(rèn)識檔案的自身價值，更深刻和全面地把握檔案的本質(zhì)特點和規(guī)律和相互的作用。

再次，鑒定具有不確定性，鑒定標(biāo)準(zhǔn)具有預(yù)測性。對檔案價值的鑒定，必須符合社會發(fā)展及利用者的需求，符合社會和經(jīng)濟(jì)效益的標(biāo)準(zhǔn)。同時在一定的范圍、時間和條件下鑒定工作具有相對穩(wěn)定性。

（二）建立看的見、摸得著、實在的檔案屬性標(biāo)準(zhǔn)

1.檔案來源標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)形成者的地位、作用和職能可影響甚至決定檔案的價值，如：最高級別的單位與一般單位形成的文件，其價值應(yīng)有所不同。本單位檔案部門應(yīng)保存反映公司有關(guān)主要職能及基本歷史面貌的文件材料，證明單位的存在與發(fā)展，對其職能有憑證、評價的作用。文件的價值應(yīng)充分體現(xiàn)檔案形成者的重要地位，本單位形成的文件材料應(yīng)當(dāng)是保存的重點。在鑒定文件的價值時，重點要看它是本單位產(chǎn)生的，還是外單位產(chǎn)生的，而不能簡單地認(rèn)為上級的就比本級的重要。

2.檔案的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。在鑒定過程中，文件內(nèi)容的重要性、信息的新穎性、綜合性、可理解性和時效性也發(fā)揮著重要的作用。內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)是指強調(diào)內(nèi)容的重要性和獨一性。在分析文件的內(nèi)容時，主要是看它的重要程度如何，是方針政策性的、重大事件的，還是一般行政事務(wù)的；是主要職能的，還是非主要職能；是反映全面和全局工作的，還是反映局部工作的；是有針對性的，還是普發(fā)性的；是有效時間內(nèi)的，還是失去時效的；是典型的，還是一般的。同時還應(yīng)注意基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、典型材料、原始數(shù)據(jù)、專題材料的價值。其中，信息的可理解性在電子文件鑒定時發(fā)揮著重要的作用。

3.檔案的形式特征標(biāo)準(zhǔn)。檔案的形式特征通常是指檔案的名稱、形成的時間、載體形態(tài)和記錄方式等。這些形式特征在某種情況下會對檔案的價值產(chǎn)生一定影響。

4.相對價值標(biāo)準(zhǔn)。相對價值是指被鑒定的檔案與其他檔案相比較而存在的價值，在一定情況下，某些檔案的保存價值可以相對提升或降低。相對價值的高低主要依據(jù)檔案群體的完整程度。因此，檔案鑒定不能只著眼于檔案個體本身，還應(yīng)綜合考慮全宗的完整程度。

5.效益標(biāo)準(zhǔn)。這是一個新的具有實用性的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。效益標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)為鑒定檔案的價值應(yīng)考慮保管檔案的投入與利用檔案產(chǎn)品之間的比率。效益標(biāo)準(zhǔn)的提出和接受，是檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)日趨實用化的重要表現(xiàn)。

（三）運用新職能鑒定論，適應(yīng)電子文件管理時代的發(fā)展

波蘭檔案學(xué)家卡林斯基提出了“職能鑒定論”，把檔案文件分成兩類：A類與B類，前者需要永久保存，后者屬于一定時間內(nèi)保存。到80年代，把職能鑒定因素跟來源原則密切關(guān)聯(lián)起來，分析和鑒定職能、計劃、活動和業(yè)務(wù)的重要性。鑒定的著眼點不是集中在單份文件上，而是集中在生成文件的政府職、任務(wù)和活動上，以解決大批量文件的鑒定問題。這一設(shè)想與電子文件的“批處理”思想不謀而合。新職能鑒定思想不僅僅適應(yīng)檔案館在新利用趨勢下的館藏檔案接收戰(zhàn)略，更適應(yīng)電子文件管理時代的鑒定需要。

二、建立以鑒定為重心的檔案工作格局，優(yōu)化檔案管理

（一）樹立檔案館藏精煉意識

隨著社會進(jìn)步和科技發(fā)展，在不斷增多的管理機構(gòu)的活動中，記錄著各類社會活動的文件數(shù)量日益膨脹，檔案人員要意識到，豐富館藏并不等于盲目擴(kuò)大收集檔案的種類，不能只講數(shù)量，不求質(zhì)量。在大量產(chǎn)生的文件中真正作為檔案永久保存的數(shù)量與比例是很小的，要使檔案鑒定與檔案優(yōu)化直接聯(lián)系在一起，通過比例鑒定法、選樣保管法、文件中心加快對半現(xiàn)行文件的處置等措施達(dá)到檔案優(yōu)化的目的。

（二）樹立檔案收藏的成本意識

在檔案價值鑒定工作中需考慮保管費用，這是檔案價值鑒定的效益觀點體現(xiàn)。不論是對于單位還是整個社會，在檔案工作中的花費都會計入到管理成本中。如果在接收檔案時，不做好前端控制，保管期限一律就長；到期檔案不及時鑒定，該銷毀的檔案不予處理，使已無保存價值的檔案繼續(xù)占據(jù)庫房等，就會加大管理成本，降低整體效益。

（三）加強依法治檔，實現(xiàn)信息資源共建共享

隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以數(shù)字化為載體的文檔管理已經(jīng)成為主流，電子文件的海量存貯，減輕實體檔案鑒定工作壓力，而鑒定電子檔案的真實性又成為了一個比較新的課題。電子檔案的真實性從技術(shù)上，利用數(shù)字簽名、身份識別等手段來完成校驗、鑒別電子檔案的真實和完整性。通過對電子檔案的形成、處理與利用全過程的控制，建立電子檔案管理員、身份識別、權(quán)限控制的程序檔案，利用系統(tǒng)自動捕獲等功能，收集檔案文件的元數(shù)據(jù)。按照電子檔案的認(rèn)證技術(shù)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)電子檔案復(fù)雜的技術(shù)性，制定符合實際工作的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使電子檔案的鑒定、保管和利用更趨于科學(xué)化。

三、做好檔案價值鑒定，提高館藏質(zhì)量

（一）繼續(xù)完善檔案鑒定法規(guī)及工作標(biāo)準(zhǔn)

檔案鑒定在檔案工作中占有重要位置的，應(yīng)在《檔案法》等法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)中增加檔案鑒定工作的內(nèi)容，將檔案鑒定寫進(jìn)“檔案機構(gòu)及其職責(zé)”，在強調(diào)“禁止擅自銷毀檔案”的同時，對進(jìn)館檔案做到“精煉”，加強有序、適時地開展檔案價值鑒定和失去保存價值檔案的銷毀工作等。

（二）培養(yǎng)專家型的鑒定人員

由于檔案價值主體是利用者，而檔案價值判斷的主體是檔案工作者，是代表利用者來認(rèn)識檔案價值的，在進(jìn)行檔案價值鑒定時，應(yīng)考慮不同層次在各個領(lǐng)域中的需求，有深度和廣度的挖掘檔案的價值所在，做到鑒定標(biāo)準(zhǔn)的原則性和靈活性相結(jié)合，增強鑒定工作的科學(xué)性，減少人為因素的影響，對分級管理有統(tǒng)一的認(rèn)識，這就要求，檔案人員必須具有檔案鑒定工作知識，熟悉鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對所鑒定的檔案有相應(yīng)的專業(yè)知識，同時還需具備多方面的知識。

（三）完善各種檔案保管期限表

在檔案鑒定中，檔案保管期限是檔案鑒定的重要標(biāo)準(zhǔn)，對鑒定工作具有指導(dǎo)意見，影響鑒定工作的質(zhì)量和效率。保管期限表的制定應(yīng)全面分析本單位形成檔案的現(xiàn)實作用和歷史價值，統(tǒng)籌考慮各類檔案的管理要求及檔案種類內(nèi)容的變化，在細(xì)則上要更具操作性，做到用語準(zhǔn)確，條款排列更有邏輯性。

綜上所述，檔案價值鑒定是檔案工作的核心，它關(guān)系到企業(yè)檔案的發(fā)展，應(yīng)高度重視，找準(zhǔn)差距，采取有效措施，使現(xiàn)代檔案管理思想和檔案鑒定理論在檔案館業(yè)務(wù)工作和組織變革中相互應(yīng)用、融合與體現(xiàn)，提升管理思想、調(diào)整工作思路，開辟出全新的工作模式。

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