淺析如何做好人事檔案管理工作

李秋潔

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）04-000-01

摘 要 在人們的工作生活中，檔案扮演著重要的角色，但是很多人誤認為人事檔案沒用，出現(xiàn)了忽視人事檔案管理的現(xiàn)象，影響了檔案管理工作。因此，筆者就人事檔案管理工作的問題及對策談幾點看法。

關(guān)鍵詞 人事檔案 管理

人事檔案是記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來以備考察的文字、表格及其他形式的歷史記錄，是全面考察了解正確選拔人才的一個重要依據(jù)。

人事管理部門根據(jù)人事檔案為職工提供身份認定和辦理社會保險；為員工申報職稱；調(diào)整工資；根據(jù)檔案確定退休年齡；根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡；代為繳納職工的養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等等。

要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，加強對人事檔案的管理，提高人事檔案工作的管理水平，及時研究解決人事檔案管理工作中遇到的問題，為人事管理工作提供好的保障和服務(wù)。

一、人事檔案管理主要存在的問題

1.人事檔案管理重視程度不夠。相當一部分人認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，因此忽視人事檔案管理工作，最終形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況。人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設(shè)服務(wù)。

2.人事檔案管理工作缺乏力度。一是少數(shù)管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度，建立了制度也存在執(zhí)行不嚴格現(xiàn)象，收集歸檔工作被動、不及時。二是收集歸檔的材料不全面、不真實準確，人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，一些鑒定、考核和評價材料大都是套話，內(nèi)容形式相同，不能準確反映每個人的真實情況。三是人事檔案用紙規(guī)格不一。人事檔案材料須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，但現(xiàn)行的辦公材料大部分是A4紙，紙張的大小不同，在立卷歸檔時進行技術(shù)加工、折疊、剪裁及裱糊，使人事檔案案卷很不美觀。

3.人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟。由于機構(gòu)調(diào)整、科室重組、人員競聘上崗等原因，原有的人事檔案管理人員難免崗位變動，接任的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解。日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平

4.檔案室設(shè)備配備不齊全。大多采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設(shè)施，也無其他硬軟件設(shè)施，防火、防潮、防盜等手段停留在較低的水平上。

5.檔案管理手段落后。目前人事檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，僅限于把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。由于反復(fù)調(diào)用原件，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色，直接影響到檔案的完整與安全，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

二、筆者關(guān)于人事檔案管理的建議

1.重視人事檔案管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)將其納入到議事日程，定期對檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，進一步推進人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化建設(shè)。

2.提高人事檔案管理工作水平。首先，進一步完善各項檔案管理制度，狠抓落實。要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案整理工作細則，使人事檔案的整理更加科學、全面、完整。其次，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備。

3.加強人事檔案管理人員隊伍建設(shè)。首先選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理工作，教育培養(yǎng)他們了解管理檔案的重要性，增強責任心。主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術(shù)，提高檔案管理的技術(shù)水平。檔案員要勤奮學習，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，踏踏實實地做好本職工作，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。

4.更新檔案管理設(shè)施。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜；庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。要加大資金投入，配備先進計算機管理設(shè)備。

5.注重人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時，可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行人事檔案管理創(chuàng)新，對不屬于保密范圍的檔案信息實現(xiàn)有效共享。

總之，人事檔案管理工作要從制度上更新，還要從觀念上更新，積極采取有效措施，探索檔案現(xiàn)代管理模式，走出目前人事檔案所存在的困境，做到與時俱進，加快發(fā)展，更好地為黨的組織、人事工作服務(wù)。