試論博物館檔案管理的路徑與保護(hù)利用

摘 要： 檔案作為國(guó)家、城市及單位發(fā)展軌跡的展示與成果見(jiàn)證，在經(jīng)驗(yàn)借鑒與成果分享方面起著巨大作用。博物館是征集、典藏、陳列和研究代表自然和人類(lèi)文化遺產(chǎn)實(shí)物的場(chǎng)所，為公眾提供知識(shí)、文化教育和欣賞的社會(huì)公共機(jī)構(gòu)。而對(duì)檔案的收集管理顯得特別重要，做好檔案管理路徑的研究與保護(hù)利用分析十分必要。文章在論述博物館檔案管理含義及內(nèi)容的基礎(chǔ)上，從檔案收集、分類(lèi)再到歸檔對(duì)檔案管理思路進(jìn)行了梳理，并就檔案利用及保護(hù)提出了建議。

關(guān)鍵詞：博物館 檔案管理 路徑研究 利用保護(hù)

中圖分類(lèi)號(hào)：G26 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）01-0017-01

一、引言

伴隨現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，信息更新迅速，也對(duì)博物館檔案管理提出新的要求，帶動(dòng)博物館檔案管理的創(chuàng)新與改進(jìn)。通過(guò)梳理博物館檔案管理的基本思路，優(yōu)化檔案管理流程，有效引進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)才能讓博物館檔案管理走上科學(xué)化、規(guī)范化、合理化及統(tǒng)一化的道路。而借助檔案管理部門(mén)人員的配合與信息平臺(tái)的輔助支撐，讓博物館檔案管理更加高效與便捷，讓博物館檔案的管理、查詢、利用及保護(hù)落到實(shí)處，使得檔案管理的價(jià)值發(fā)揮到最大。

二、博物館檔案管理概述

檔案管理亦稱(chēng)檔案工作。它是檔案管理人員直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱(chēng)。檔案管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和保管利用等工作環(huán)節(jié)，隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響，檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)。博物館檔案管理是由博物館檔案管理人員對(duì)博物館檔案的實(shí)體資料與信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，面向大眾或者既定群體提供可利用的檔案業(yè)務(wù)服務(wù)。

1.博物館檔案管理的含義

博物館檔案管理是一種能夠在日常生活中運(yùn)營(yíng)和開(kāi)展博物館博物原始資料的記載，對(duì)博物館的藝術(shù)藏品的概況、歷史、藝術(shù)成就、藝術(shù)價(jià)值、考古考證及博物館日常運(yùn)行有關(guān)的資料等方面進(jìn)行歸檔記錄。它是由博物館檔案管理人員對(duì)博物館檔案的實(shí)體資料與信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，面向大眾或者既定群體提供可利用的檔案業(yè)務(wù)服務(wù)。其資料具有客觀、真實(shí)、全面的特點(diǎn)，并且能夠管理、保存和利用。博物館檔案管理工作系統(tǒng)而復(fù)雜，并不是孤立存在的，正是因?yàn)樵敿?xì)的博物館檔案管理才讓社會(huì)管理系統(tǒng)更加完成完善。博物館檔案管理本著統(tǒng)一性的原則，奠定了社會(huì)信息系統(tǒng)的資料基礎(chǔ)，無(wú)論是對(duì)歷史的發(fā)展還是指導(dǎo)當(dāng)下的社會(huì)改革都具有重要意義，因此必須努力做好博物館檔案的管理與保護(hù)。

2.博物館檔案管理的內(nèi)容

博物館檔案管理的內(nèi)容非常廣泛，具體有藝術(shù)藏品、美術(shù)作品、歷史博物品、藝術(shù)家手稿、藝術(shù)家檔案、藝術(shù)家日記、藝術(shù)家工作照和生活照、書(shū)畫(huà)資料、藏品的照片檔案、藏品的有關(guān)復(fù)印件、藏品的展覽文件、藏品檔案以及博物館日常管理形成的文件資料等等。博物館檔案管理更多的是服務(wù)性的管理工作，博物館的檔案資料也具有特殊性，是對(duì)歷史或者事件發(fā)展進(jìn)程、優(yōu)秀成果及細(xì)節(jié)問(wèn)題的記錄，是社會(huì)發(fā)展與社會(huì)改革的重要參考資料，博物館檔案管理可以有效地推動(dòng)檔案文化建設(shè)，并實(shí)現(xiàn)檔案信息的整理歸納，讓檔案記錄更加詳實(shí)，檔案分類(lèi)更加清晰，檔案利用價(jià)值更高。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理應(yīng)該包括對(duì)各種文件資料進(jìn)行收集、整理、編號(hào)、分類(lèi)、整合、歸檔、保管、利用。這是博物館檔案管理的基礎(chǔ)性內(nèi)容。除此以外，博物館檔案管理還涉及檔案借閱查找程序的完善、檔案參考資料的編制、各類(lèi)檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)等。做好博物館檔案管理最直接性的作用是推動(dòng)文化事業(yè)的發(fā)展，在總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上更好地指導(dǎo)未來(lái)的發(fā)展。

三、博物館檔案管理的方法及路徑

1.檔案的收集

信息資料的收集是檔案管理的前提。作為博物館檔案管理人員必須樹(shù)立資料收集自覺(jué)意識(shí)，具有資料捕捉的敏銳感，積極主動(dòng)地去搜集整理檔案文獻(xiàn)。而對(duì)資料的有效收集建立在對(duì)檔案文物足夠了解的基礎(chǔ)之上，資料收集不盲目，資料收集注重效果與質(zhì)量。對(duì)博物館的藏品、藝術(shù)品、歷史博物品、書(shū)畫(huà)藏品等可以用照片、文字等方式進(jìn)行收集整理。在博物館檔案資料收集過(guò)程中應(yīng)做好四個(gè)層面的關(guān)注。其一整個(gè)資料收集工作應(yīng)該保證檔案的整個(gè)形成過(guò)程，確保系列考察價(jià)值書(shū)面文件的事先制定。其二在檔案管理征集時(shí)，應(yīng)樹(shù)立系統(tǒng)完整的眼光，確保所收集到的資料能較全面地反映文物自身的歷史因素及事件發(fā)展歷程，便于檔案后期的整體和完整性的呈現(xiàn)。其三在資料收集過(guò)程中各部門(mén)工作人員應(yīng)加大協(xié)調(diào)，確保部門(mén)之間聯(lián)系密切和各部門(mén)工作人員對(duì)每一個(gè)檔案文件都有著清晰透徹的了解，這是后期檔案資料整理分類(lèi)的前提。其四制定合理的責(zé)任制度，“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，通過(guò)責(zé)任到人，讓不同的工作人員承擔(dān)不同類(lèi)型的檔案資料收集工作，一旦出現(xiàn)問(wèn)題可以責(zé)任到人，而不是盲目地指責(zé)批評(píng)，通過(guò)責(zé)任的明確更能激發(fā)工作人員的責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)博物館檔案資料的征集管理。資料收集作為檔案管理的前提，這是做好檔案管理的基礎(chǔ)性工作，必須引起的足夠重視。

2.檔案的分類(lèi)整理

積極做好檔案資料的分類(lèi)才能讓檔案資料查找更為高效便捷，也是確保檔案征集資料得到最大限度囊括的前提。越為細(xì)致的檔案資料分類(lèi)越能滿足讀者的查閱需求，實(shí)現(xiàn)博物館檔案信息及資料的最大限度價(jià)值發(fā)揮。隨著我國(guó)博物館檔案資料的豐富，檔案分類(lèi)也更加細(xì)化。因此必須建立與博物館資料容量相適應(yīng)的檔案分類(lèi)體系。分類(lèi)力求多元但不重疊。例如與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的檔案資料可以分為藏品、藝術(shù)家、歷史文物、書(shū)畫(huà)、名人筆記、地方志、照片檔案、展覽文件等。根據(jù)內(nèi)容涉及面不同可以分為工藝類(lèi)、美術(shù)類(lèi)、歷史類(lèi)、史料類(lèi)等。根據(jù)檔案形式不同可以分為文字檔案、圖片檔案、影像檔案等，細(xì)致的檔案分類(lèi)可以提升檢索效率，方便查閱。而細(xì)致的分類(lèi)使得檔案管理更加系統(tǒng)成熟，匯集多種檔案資料信息，做好檔案服務(wù)工作。

3.檔案的歸檔

當(dāng)檔案資料收集完成后需要對(duì)博物館檔案進(jìn)行歸檔處理，這也是檔案管理的最后一道工序。在對(duì)博物館檔案進(jìn)行歸檔時(shí)需要做好四個(gè)層面的關(guān)注。其一歸檔要按照時(shí)間順序。歸檔并不是隨意的，而是以時(shí)間軸線為參考按照事物發(fā)展的具體過(guò)程按照順序歸檔。其二在歸檔時(shí)要做好類(lèi)目的對(duì)應(yīng)。相同的類(lèi)目或者相關(guān)的類(lèi)目歸檔在一起，提升其后期查閱利用價(jià)值。其三在歸檔時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范。文字材料按照統(tǒng)一規(guī)則裝訂，照片附識(shí)黏貼。對(duì)于音視頻資料無(wú)法裝訂必須在檔案歸類(lèi)時(shí)做好內(nèi)容簡(jiǎn)介的說(shuō)明。其四發(fā)揮計(jì)算機(jī)歸檔優(yōu)勢(shì)，提升歸檔效率。可以嘗試信息編碼處理，統(tǒng)一集中歸檔，電子檔案與紙質(zhì)檔案管理結(jié)合起來(lái)，避免人工歸檔的失誤。做好檔案的正確歸檔才能確保博物館檔案的安全與高效利用。

四、博物館檔案的保護(hù)和利用

1.檔案的保護(hù)

博物館檔案具有極高的研究參考價(jià)值，有些檔案也容易丟失與損毀。做好博物館檔案的保護(hù)是確保檔案價(jià)值發(fā)揮的重中之重。檔案保護(hù)的實(shí)施者是人，因此必須針對(duì)工作人員做好檔案保護(hù)的教育培訓(xùn)。首先提升檔案管理人員的檔案保護(hù)意識(shí)。做到責(zé)任到人，無(wú)論是檔案資料的收集還是檔案分類(lèi)還是檔案歸檔都謹(jǐn)慎細(xì)致，確保萬(wàn)無(wú)一失。以崗位職責(zé)為目標(biāo)管理機(jī)制，明確形成覆蓋全館的檔案管理工作規(guī)范。其次必須做好檔案保護(hù)動(dòng)員，堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分散建檔、集中備案的原則，要求工作人員完整、準(zhǔn)確、詳實(shí)地完成檔案保護(hù)。最后必須在檔案保護(hù)中引入考核監(jiān)督機(jī)制，依據(jù)檔案保護(hù)程度對(duì)工作人員進(jìn)行量化考核，杜絕檔案保護(hù)中的失職行為，監(jiān)督懲罰鼓勵(lì)表?yè)P(yáng)并行。

2.檔案的利用

檔案利用層面除了做好常規(guī)利用指導(dǎo)外，必須發(fā)揮信息化時(shí)代下的電子處理優(yōu)勢(shì)，讓電子檔案利用得到最大限度推廣。博物館檔案工作人員借助電腦網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子資料收集整理歸檔，對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行電子資料的轉(zhuǎn)化，借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)博物館檔案資料的信息資源共享。檔案工作人員進(jìn)一步研究改進(jìn)檔案管理形式，讓檔案利用走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展之路，不斷嘗試摸索，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。在檔案利用指導(dǎo)中應(yīng)細(xì)致熱心，嚴(yán)于律己，確保檔案利用的合理和檔案管理的法制化，只有這樣才能讓博物館檔案得到最高效的利用。

五、結(jié)語(yǔ)

經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展推動(dòng)文化的蒸蒸日上，博物館檔案管理也備受關(guān)注，檔案管理的保護(hù)和利用，也提到了博物館日常管理的議事日程中。因此檔案管理利用與保護(hù)必須得到規(guī)范引導(dǎo)，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和找出不足的基礎(chǔ)上改革創(chuàng)新，采取有效的應(yīng)對(duì)舉措，適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)，讓博物館檔案價(jià)值得到更有效的發(fā)揮。

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作者簡(jiǎn)介：郭賢彬，男，漢族，浙江東陽(yáng)人，中國(guó)木雕博物館，本科學(xué)歷，檔案副研究館員職稱(chēng)。