高等教育教學(xué)發(fā)展中高校檔案收集和利用工作研究

裴應(yīng)勝

摘 要：就近年來我國高等院校發(fā)展現(xiàn)狀來看，高效辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)模式進(jìn)一步深化和創(chuàng)新，這給高校檔案管理工作提出了更多的要求。高校檔案是我國檔案資源的重要組成部分，因此在高等教育發(fā)展中科學(xué)地抓好高校檔案管理工作，順應(yīng)檔案資源復(fù)雜化、多元化管理趨勢十分必要。針對我國高等教育教學(xué)發(fā)展中的檔案收集和利用工作展開詳細(xì)探討，以期促進(jìn)高校檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化，為高等教育教學(xué)發(fā)展提供有力的參考。

關(guān)鍵詞：高等教育教學(xué)；高校；檔案管理；收集；利用

中圖分類號：G278.6 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1001-7836（2016）10-0149-02

在高等教育教學(xué)發(fā)展過程中，高校檔案管理工作是重要的工作內(nèi)容。豐富的檔案資源能夠?yàn)楦咝０l(fā)展提供多元化的參考意見，對促進(jìn)高等教育教學(xué)深化發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。因此，要加大對高校檔案管理的重視力度，進(jìn)一步規(guī)范高校檔案收集和利用工作，提高工作效率[1]。高校檔案工作中收集和利用是兩個(gè)最活躍的環(huán)節(jié)，即首先通過收集，最后實(shí)現(xiàn)利用。就目前我國高校檔案工作現(xiàn)狀來看，加強(qiáng)這兩個(gè)環(huán)節(jié)管理十分必要。

一、高校檔案收集工作

在高校檔案工作過程中檔案收集為整個(gè)過程的起點(diǎn)，對檔案工作管理有著至關(guān)重要的影響，換句話說檔案收集工作質(zhì)量好壞，直接影響檔案工作分類、檢索、利用等其他環(huán)節(jié)。在高等教育教學(xué)不斷發(fā)展的過程中，檔案收集工作的質(zhì)量水平有所提升，如收集范圍不斷增大，從黨群、行政檔案收集擴(kuò)大到對教研、教學(xué)檔案的收集等等。同時(shí)檔案內(nèi)容也日趨多元化，對高校職能活動(dòng)以及相關(guān)工作進(jìn)行有效收集整理，不斷豐富館藏檔案[2]。在信息化社會(huì)發(fā)展過程中，檔案收集工作的載體已實(shí)現(xiàn)突破和創(chuàng)新，例如從紙張收集到錄音收集到現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)收集，實(shí)現(xiàn)了檔案收集載體材料的多樣化。

1高等教育教學(xué)發(fā)展中檔案收集工作的原則

就目前高等教育教學(xué)發(fā)展趨勢來看，為提高檔案工作效率，加強(qiáng)檔案收集，應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)原則：

完整性原則。檔案材料收集過程中首先要保證材料的完整性，以保護(hù)檔案原始記錄。在保證檔案材料完整、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上才能更加客觀地反映高?；顒?dòng)情況，體現(xiàn)檔案材料的自身價(jià)值，為高校發(fā)展提供可靠依據(jù)。

原始性原則。要保證檔案材料收集具有其原始性特征。在進(jìn)行材料收集時(shí)無論是上級下發(fā)的文件還是學(xué)校自行制定文件都應(yīng)保證其元件，不能采用復(fù)制件取代原件，即要最大限度保證源文件的歷史材料面貌[3]。

真實(shí)性原則。只有保證檔案材料收集的真實(shí)性才能為后者應(yīng)用，充分體現(xiàn)其檔案價(jià)值，對檔案資料反映的內(nèi)容以及相關(guān)數(shù)據(jù)信息等進(jìn)行引用，也對揭示高校實(shí)際發(fā)展情況有著重要意義。

2檔案收集基本方法

高校檔案收集的基本方法主要包括三種：

第一，定期集中收集。主要是指以歸檔制度為前提，參照指定的歸檔時(shí)間，檔案相關(guān)工作人員與各部門展開聯(lián)合工作，實(shí)現(xiàn)定時(shí)、定內(nèi)容、定人收集。這種檔案收集方式具有集中性特點(diǎn)，主要按照年度、文件類型等進(jìn)行歸檔，如教學(xué)內(nèi)容整理、黨政管理等等。

第二，重點(diǎn)收集與普遍收集結(jié)合[4]。為維護(hù)檔案收集的完整性，要做好全面收集工作，但同時(shí)要保證收集具有針對性和重點(diǎn)性。通過對重點(diǎn)部門、重點(diǎn)資料的收集形成有價(jià)值的重要資料，包括教研、辦公室等部門。同時(shí)，針對高校舉辦的重大活動(dòng)以及重大項(xiàng)目等要進(jìn)行檔案重點(diǎn)收集，這樣能夠促進(jìn)檔案收集工作更加完善和準(zhǔn)確。

第三，現(xiàn)場收集。在高校檔案收集工作中由于高等教育教學(xué)改革步伐較快，不斷開展各類型工作和活動(dòng)，因此針對這些檔案材料要采取現(xiàn)場收集的方法，避免出現(xiàn)收集時(shí)間不當(dāng)，錯(cuò)過檔案資料收集機(jī)會(huì)。例如，高校舉辦重大活動(dòng)，檔案收集工作人員只有在特定的時(shí)間和環(huán)境下才能實(shí)現(xiàn)檔案收集。當(dāng)重大活動(dòng)開展過程中高校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行發(fā)言，或?qū)Ω咝３晒M(jìn)行鑒定和驗(yàn)收，這些均屬于重要材料應(yīng)予以收集，因此應(yīng)授權(quán)檔案部門負(fù)責(zé)，通過專業(yè)人員進(jìn)行現(xiàn)場及時(shí)收集，或進(jìn)行追蹤收集，實(shí)現(xiàn)對檔案文件源頭的控制，并及時(shí)展開歸檔收集，通過有效鑒定后實(shí)現(xiàn)完整文件材料收集。

3加強(qiáng)檔案收集工作應(yīng)注意的問題

首先，要不斷增強(qiáng)歸檔意識(shí)。除了專業(yè)檔案收集人員應(yīng)增強(qiáng)歸檔意識(shí)外，還要對高校廣大職員進(jìn)行檔案意識(shí)培養(yǎng)[5]。在實(shí)踐調(diào)查中了解到，高校各部門或基層單位，兼職檔案員遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于專職檔案工作人員，因而，兼職檔案員有無檔案意識(shí)將在很大程度上決定歸檔材料是否完整、是否有價(jià)值。此外，由于高校自身的特點(diǎn)，大量的教職工本身就是高校檔案的“資料源”。例如，高?？蒲许?xiàng)目是教職工主持和參與的，科研過程中形成的文件、記錄、成果、榮譽(yù)證書等都可能成為檔案資料，而這些材料往往都掌握在當(dāng)事的教職工手中。由于平時(shí)在檔案工作中，只注重文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、教學(xué)檔案、干部人事檔案等，忽略了教職工手中的材料的收集，再加上部分教職工檔案意識(shí)淡薄，導(dǎo)致教職工手中的檔案資料收集難。通過歸檔意識(shí)的培養(yǎng)，能夠有效避免這些問題的出現(xiàn)，提高檔案收集效率和收集質(zhì)量。

其次，加強(qiáng)檔案收集范圍管理。檔案收集工作在高校管理中通常具有集中性特征，即在限定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行通知的發(fā)布，并對相關(guān)歸檔內(nèi)容和歸檔范圍進(jìn)行明確。但在調(diào)查中了解到，目前高等院校中對檔案范圍的規(guī)定具有一定的模糊性，且隨意性較大。因此，為適應(yīng)高等教育教學(xué)發(fā)展形勢下的高校檔案收集工作，要加強(qiáng)對檔案范圍的管理，通過積極地調(diào)整政策的應(yīng)用，對完善學(xué)校職能，促進(jìn)檔案完整都有著積極重要的意義。

最后，要豐富檔案收集的載體。高等教育教學(xué)發(fā)展逐漸深入，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集無法滿足現(xiàn)階段檔案收集工作需求。目前我國已步入現(xiàn)代信息化社會(huì)，多媒體技術(shù)應(yīng)用越來越廣泛，在高校教學(xué)以及相關(guān)活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的電子資料和信息，這要求檔案收集也要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，打破傳統(tǒng)紙質(zhì)收集工作形式，提高工作效率，并保證收集工作的完整性和全面性。在調(diào)查工作中了解到，目前我國諸多高校尚未實(shí)現(xiàn)信息化檔案收集管理，使很多重要檔案資源無法得到保存。在現(xiàn)代科技不斷發(fā)展的時(shí)代背景下，高校檔案收集要充分利用現(xiàn)代化設(shè)備，有效實(shí)現(xiàn)檔案資源準(zhǔn)確、全面收集。

二、高校檔案利用工作

檔案利用服務(wù)工作，是通過一定的方式方法，直接提供檔案信息，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。其任務(wù)在于及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、有效地為用戶提供所需的檔案信息材料。它是檔案工作的中心內(nèi)容，也是檔案管理工作最為活躍的一個(gè)環(huán)節(jié)。高校檔案利用服務(wù)，主要是以高校檔案為基礎(chǔ)，為全校師生、教職員工及社會(huì)服務(wù)的活動(dòng)。

為充分發(fā)揮高校檔案利用的作用，要從多方面進(jìn)行服務(wù)優(yōu)化，主要可以從以下幾個(gè)方面入手：

1高校檔案部門要提前進(jìn)行相關(guān)檔案工作的把握，根據(jù)學(xué)校具體工作安排對重大活動(dòng)或重大項(xiàng)目的開展提前做好介入，對所涉及的檔案進(jìn)行提前服務(wù)。

2要深刻認(rèn)識(shí)檔案展覽工作的重要性。通過檔案展覽發(fā)揮檔案資源的教育功能以及傳播信息功能。同時(shí)，檔案展覽也能夠?yàn)楦叩仍盒＝逃虒W(xué)發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)，提供重要信息依據(jù)。

3加強(qiáng)檔案的編研，豐富編寫形式，加大材料分析，保證決策依據(jù)的可靠性。做好檔案的開發(fā)利用，豐富檔案資源類型，從而進(jìn)一步創(chuàng)造出更高的社會(huì)效益。另外，為了保證檔案提供的準(zhǔn)確性和全面性，提高檔案利用的整體效率，要通過檔案信息資源的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檢索體系構(gòu)建，以促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用綜合能力的提升。

三、結(jié)束語

綜上所述，在高等教育教學(xué)發(fā)展中，高校檔案收集和利用工作應(yīng)進(jìn)一步完善，提高檔案工作效率，充分發(fā)揮檔案工作的功能性作用。針對高校檔案收集工作，應(yīng)不斷強(qiáng)化歸檔意識(shí)，進(jìn)一步保證檔案資源的完整性。同時(shí)，要對歸檔范圍更加明確，避免出現(xiàn)寶貴檔案文獻(xiàn)資源在檔案管理范圍之外的情況。在信息化社會(huì)發(fā)展背景下，要認(rèn)識(shí)到信息檔案管理的重要性和高效性，促進(jìn)檔案收集效率的提升。通過完善工作體系，建立檔案工作制度，保證檔案資源有效收集歸檔。針對檔案利用工作要從服務(wù)創(chuàng)新角度出發(fā)，不斷強(qiáng)化檔案展覽以及超前服務(wù)，發(fā)揮提供決策依據(jù)的重要職能作用。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案的編研，豐富編寫形式，加大材料分析力度，保證決策依據(jù)的可靠性。做好檔案的開發(fā)利用，豐富檔案資源類型，進(jìn)一步創(chuàng)造出更高的社會(huì)效益。

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（責(zé)任編輯：陳 樹）