信息化時(shí)代煤礦企業(yè)文秘工作探析

吳歡

摘要： 作為組織體系的重要機(jī)構(gòu)，文秘工作發(fā)揮著不可替代的作用，肩負(fù)著統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、“上傳下達(dá)”的責(zé)任，對(duì)組織體系運(yùn)轉(zhuǎn)效率有著極大的影響。與其他機(jī)構(gòu)相比，辦公室職能稍顯特殊，工作水平與人員思維關(guān)聯(lián)密切。所以，新形勢(shì)下，文秘工作也應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思路，積極引入以互聯(lián)網(wǎng)思維為代表的創(chuàng)新思維，以不斷提高工作水平。

Abstract： As an important organization of the organizational system， secretarial work plays an irreplaceable role， shouldering the responsibility of co-ordination and transition， and has great influence on the operation efficiency of the organization system. Compared with other institutions， the office function is slightly special. The level of work and personnel thinking are closely related. Therefore， in the new situation， the secretarial work should also actively change ideas， and actively introduce the Internet thinking as the representative of the innovative thinking to continuously improve the work level.

關(guān)鍵詞： 信息化時(shí)代；煤礦企業(yè)；文秘工作

Key words： information age；coal mine enterprise；secretarial work

中圖分類號(hào)：C931.46 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2017）13-0032-03

0 引言

近幾年來，計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的不斷發(fā)展，以及互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及，這給人們的生活帶來了極大地方便了人們的生活和企業(yè)的生產(chǎn)，給人們的工作方式也帶來了非常重要的改變，煤礦企業(yè)和煤礦企業(yè)的文秘工作也不例外。在這樣信息化時(shí)代的社會(huì)發(fā)展背景下，對(duì)于文秘工作者來說，無論是工作技能方面還是工作特征方面，都呈現(xiàn)出了非常大的變化，要想勝任文秘工作，首先就必須具備出謀劃策的能力，要能夠針對(duì)企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)，做出正確的分析，還要對(duì)文秘工作的特點(diǎn)有一定的了解，熟練掌握各項(xiàng)工作技能，才能更好地為企業(yè)服務(wù)。

1 煤礦企業(yè)中文秘工作的特點(diǎn)

煤礦企業(yè)中文秘工作的作用越來越呈現(xiàn)出其重要性，同時(shí)文秘工作的職能也增加了很多，肩負(fù)的責(zé)任也更加重大，煤礦企業(yè)中文秘工作的特點(diǎn)主要有以下幾個(gè)方面。

1.1 服務(wù)性

在煤礦企業(yè)文秘工作中，服務(wù)性是其最基本的一項(xiàng)屬性和特點(diǎn)，通常文秘人員的工作內(nèi)容實(shí)際上是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的工作內(nèi)容而決定的，也就是說文秘人員的工作內(nèi)容是將領(lǐng)導(dǎo)的工作作為核心與指導(dǎo)的。不管是類似于整理文檔這樣的日常事務(wù)，還是像組織召開會(huì)議這樣需要通過領(lǐng)導(dǎo)授意的事務(wù)，又或者是類似于市場(chǎng)調(diào)研這樣需要文秘人員主動(dòng)準(zhǔn)備的事務(wù)，這些事務(wù)的出發(fā)點(diǎn)都確保領(lǐng)導(dǎo)的工作可以順利開展，并以此為最終目的而開展服務(wù)。所以說，服務(wù)性是煤礦企業(yè)文秘工作的第一特點(diǎn)。

1.2 綜合性

在煤礦企業(yè)文秘工作中，綜合性是其一個(gè)比較明顯的特點(diǎn)，這就和文秘人員工作內(nèi)容的繁瑣有很大的關(guān)系了。在文秘人員的實(shí)際工作中，他們通常是以多重身份出現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)身邊的，可以是計(jì)劃員、參謀員，也可以是辦事員、接待員，有時(shí)充當(dāng)?shù)挠质切畔T，像接打電話、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、接待客戶、草擬文件以及組織活動(dòng)等工作全在他們的工作范圍內(nèi)，不僅要協(xié)調(diào)好左右關(guān)系，還要聯(lián)系好上下關(guān)系。所以說，煤礦企業(yè)文秘工作具有一定的綜合性，同時(shí)也非常的復(fù)雜。

1.3 高效性

在煤礦企業(yè)文秘工作中，高效性也是其一大特點(diǎn)，是相對(duì)于信息化時(shí)代這一社會(huì)背景來說的，因?yàn)楝F(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)要求效率的時(shí)代。特別是在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈的當(dāng)下社會(huì)，文秘工作人員的工作效率，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作效率有直接的關(guān)系，從而會(huì)影響到領(lǐng)導(dǎo)者做決策的效率以及決策質(zhì)量，良好的工作效率，有助于煤礦企業(yè)把握市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的先機(jī)，降低整個(gè)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)程度，同時(shí)也能夠提高煤礦企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。所以說，高效性也是信息化時(shí)代煤礦企業(yè)文秘工作的特點(diǎn)。

1.4 輔助性

在煤礦企業(yè)文秘工作中，還具有一定程度的輔助性，這主要針對(duì)的就是文秘工作人員起到的參謀作用，也就是說文秘工作人員有責(zé)任、有義務(wù)，必須為煤礦企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者提供一定的建議，幫助領(lǐng)導(dǎo)者做出正確、合理的決策，從而促進(jìn)煤礦企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。這就要求文秘工作人員必須具備超前的服務(wù)意識(shí)，做好充分的準(zhǔn)備工作，但是不能自以為是，超越自己該有的權(quán)限。

2 信息化時(shí)代煤礦企業(yè)文秘工作流程

簡(jiǎn)單的來說，煤礦企業(yè)中的文秘工作人員實(shí)際上就是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和得力助手，文秘工作人員工作效率的高低對(duì)很多方面都有重要的影響，小到領(lǐng)導(dǎo)的工作是否可以順利開展，大到可能影響整個(gè)煤礦企業(yè)是否能夠健康穩(wěn)定的發(fā)展。文秘工作的具體流程如圖1所示。

3 信息化時(shí)代煤礦企業(yè)文秘工作探究——以煤礦文秘工作者為例

3.1 具備一定的文字功底和語(yǔ)言表達(dá)能力

一定的文字功底和語(yǔ)言表達(dá)能力對(duì)于煤礦企業(yè)文秘工作人員來說是最基本的工作技能之一。就拿煤礦來說，在這樣信息化時(shí)代的背景下，煤礦企業(yè)的信息資源在不僅在數(shù)量上增加了很多，其表現(xiàn)形式也是多種多樣的，所以，作為煤礦企業(yè)的文秘工作者，就必須要依靠自己扎實(shí)的文字功底和語(yǔ)言表達(dá)能力來對(duì)這些信息資源進(jìn)行總結(jié)、概括以及提煉，確保拿給領(lǐng)導(dǎo)者的文件是重點(diǎn)突出、表述清楚流暢的，從而來提高領(lǐng)導(dǎo)者的工作效率。此外，在XX煤礦中，有一些會(huì)議記錄、草擬信函、寫演講稿等一些日常的工作也是需要文秘來完成的，這也需要文秘工作人員具有一定的文字功底。在煤礦企業(yè)中還會(huì)涉及到一些合同、法律、公文等工作，所以，文秘工作人員還要對(duì)這些有一定程度的了解，并且要掌握一些必要的類似于速寫速記等技能。

3.2 具備熟練地技術(shù)操作能力

信息化時(shí)代的到來，帶動(dòng)了辦公自動(dòng)化水平的提高，煤礦企業(yè)中文秘工作人員更應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，熟練的掌握現(xiàn)代化辦公設(shè)備的使用方法，從而提高工作效率以及工作質(zhì)量，例如打印機(jī)、通訊設(shè)備、傳真機(jī)等一些常用的辦公設(shè)備都應(yīng)該能夠熟練的使用，對(duì)一些例如Word、Excel、ppt等計(jì)算機(jī)辦公軟件也應(yīng)該可以熟練地操作。另外，對(duì)于文件下載、信息搜索、遠(yuǎn)程會(huì)議等也是需要文秘工作人員掌握的基本技能。

3.3 具備處理日常事務(wù)的能力

對(duì)于煤礦企業(yè)來說，文秘工作會(huì)涉及到各個(gè)方面，工作內(nèi)容也相對(duì)來說比較繁雜瑣碎，所以，煤礦企業(yè)文秘工作人員要不斷地鍛煉自己處理繁雜瑣碎事務(wù)的能力，在工作中做到謹(jǐn)慎高效、精益求精，可以將任何涉及到的事情都處理到位。例如，日常事務(wù)中的檔案管理和文件傳閱工作，文秘工作人員需要確保及時(shí)、準(zhǔn)確以及保密，而且在實(shí)際的工作中，文件和檔案的數(shù)量很多，這就要求文秘工作人員在滿足基本要求的前提下，不斷地提高自己的工作效率，從而更好的服務(wù)于煤礦企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者。另外，對(duì)于像職工上訪這樣的突發(fā)事件，文秘工作人員也要做到積極冷靜的應(yīng)對(duì)，顧全大局，并及時(shí)的做出處理，避免給領(lǐng)導(dǎo)造成不必要的麻煩和影響，給企業(yè)帶來?yè)p失。

3.4 具備良好的組織協(xié)調(diào)能力

在煤礦企業(yè)中，文秘工作人員是聯(lián)系上下關(guān)系、溝通左右關(guān)系的橋梁和紐帶，所以，煤礦企業(yè)的文秘工作人員必須要具備良好的組織協(xié)調(diào)能力，這也是對(duì)文秘工作人員最基本的工作技能要求。具體的說，就是文秘工作人員不僅要將煤礦企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者或者管理層的決策或者意見及時(shí)、準(zhǔn)確的傳達(dá)給企業(yè)基層人員，同時(shí)要確保企業(yè)基層各個(gè)部門的工作成果能夠及時(shí)的報(bào)告給管理層或者領(lǐng)導(dǎo)者，還要與企業(yè)中各個(gè)部門的工作人員保持良好的協(xié)作關(guān)系以及日常人際關(guān)系，從而確保領(lǐng)導(dǎo)者的工作能夠順利的完成，企業(yè)的相關(guān)活動(dòng)可以有序的進(jìn)行，這就要求煤礦企業(yè)文秘工作人員要具備很好的心理素質(zhì)以及較高的道德修養(yǎng)，在工作中做到禮貌待人、誠(chéng)懇守信、靈活機(jī)智等。

4 煤礦企業(yè)文秘工作具體建議措施

4.1 從文秘工作者角度

4.1.1 強(qiáng)化協(xié)調(diào)與組織能力開展職能創(chuàng)新

協(xié)調(diào)與組織能力是辦公室文秘人員工作的重要組成部分。其中協(xié)調(diào)組織能力分為對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)組織和對(duì)外協(xié)組織協(xié)調(diào)兩個(gè)方面。對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)組織有上下關(guān)系、文秘人員與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系、職能部門之間關(guān)系等協(xié)調(diào)組織。外部協(xié)調(diào)組織包括公共關(guān)系的處理、政府部門機(jī)構(gòu)的溝通、各類企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體的交流等。

在協(xié)調(diào)與組織時(shí)處理好局部與整體的關(guān)系，樹立全局觀念。只有樹立全局觀念，才能主動(dòng)將自己的工作置于全盤工作的大視野中，才能正確處理好局部與整體的關(guān)系，才能促進(jìn)全局工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。

在協(xié)調(diào)與組織時(shí)要注意自己的權(quán)限范圍。辦公室文秘人員在對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)組織和對(duì)外協(xié)調(diào)組織時(shí)，大部分情況下屬于受權(quán)辦事。受權(quán)辦事指領(lǐng)導(dǎo)干部依據(jù)工作的需要，將自己權(quán)限范圍內(nèi)的事務(wù)授權(quán)給辦公室文秘人員處理。在這種情況下，辦公室文秘人員要對(duì)授權(quán)的方式和任務(wù)內(nèi)容進(jìn)行清晰界定，是屬于確定授權(quán)還是彈性授權(quán)、亦或不確定授權(quán)，依據(jù)授權(quán)方式?jīng)Q定處理事務(wù)的步驟和方法。

4.1.2 強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)與質(zhì)量開展服務(wù)創(chuàng)新

辦公室文秘人員從工作內(nèi)容和職責(zé)來說，對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)、基層員工也是服務(wù)性質(zhì)的人員。這就要求辦公室文秘人員必須開展服務(wù)創(chuàng)新工作，擴(kuò)大自己能力創(chuàng)新的范圍。第一是轉(zhuǎn)化思維，化被動(dòng)為主動(dòng)，第二是改變態(tài)度，從死板到熱情。第三是力求務(wù)實(shí)，致力于解決實(shí)際問題。要從服務(wù)方式的創(chuàng)新到服務(wù)質(zhì)量的提升，圍繞企事業(yè)單位的中心工作，以領(lǐng)導(dǎo)放心、員工滿意為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作。在服務(wù)意識(shí)方面要有主動(dòng)服務(wù)和超前服務(wù)的意識(shí)，應(yīng)用現(xiàn)代化的眼光了解工作的現(xiàn)實(shí)需求和潛在需求及其規(guī)律性，積極探索辦公室文秘工作對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和員工服務(wù)的動(dòng)態(tài)適應(yīng)性。

4.1.3 利用現(xiàn)代化理論與工具開展技術(shù)創(chuàng)新

信息化、自動(dòng)化作業(yè)對(duì)我國(guó)普遍的辦公環(huán)境提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。加速辦公自動(dòng)化，進(jìn)一步改進(jìn)辦公設(shè)施，改善辦公條件，提高辦公室文秘人員工作質(zhì)量和效率，是當(dāng)今社會(huì)的大勢(shì)所趨。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化可以促進(jìn)辦公室的管理工作改革，輔助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)時(shí)間管理自動(dòng)化。同時(shí)辦公自動(dòng)化能夠更加及時(shí)準(zhǔn)確的進(jìn)行信息分享，建立單位內(nèi)部信息分享網(wǎng)絡(luò)，實(shí)時(shí)進(jìn)行信息傳遞和反饋。辦公室文秘人員要不斷加強(qiáng)專業(yè)能力和技術(shù)能力的學(xué)習(xí)，利用現(xiàn)代化的理論進(jìn)行內(nèi)部協(xié)調(diào)組織和文件檔案管理；利用現(xiàn)代化的工具提高工作效率和工作質(zhì)量。

4.2 從煤礦企業(yè)角度

①煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)劃，合理利用企業(yè)內(nèi)部管理機(jī)制管理企業(yè)，不斷深化改革辦公室職能，讓辦公室與企業(yè)內(nèi)部各部門相互聯(lián)系，彼此配合，促使辦公室效率最大化。

②由于煤礦事故頻發(fā)，下礦員工生命安全沒有得到合理保障，隨著國(guó)家相關(guān)條例頒發(fā)，煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立福利機(jī)制，保障員工基本權(quán)利。

5 結(jié)束語(yǔ)

總的來說，在煤礦企業(yè)中，文秘工作人員是領(lǐng)導(dǎo)者的幫手也是依靠，是領(lǐng)導(dǎo)者最得力的助手，所以，煤礦企業(yè)中的文秘工作人員必須要更隨時(shí)代發(fā)展的腳步，不斷地充實(shí)自己、完善自己、提高自己更方面的能力。尤其是在當(dāng)下信息化日益深入的時(shí)代，煤礦企業(yè)的文秘工作已經(jīng)呈現(xiàn)了出新的特點(diǎn)，對(duì)文秘工作人員的工作技能也有了更高的要求，煤礦企業(yè)的文秘工作人員更應(yīng)該積極地應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代帶來的改變，努力的適應(yīng)信息化時(shí)代高速發(fā)展的需求，更好的服務(wù)于煤礦企業(yè)。

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